Personalakte anlegen und Verwaltungsaufwand reduzieren
Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen bewusst dafür, eine Personalakte anzulegen, um Mitarbeiterdaten übersichtlich zu dokumentieren.
Einige Mitarbeiterdaten müssen Sie ohnehin aufbewahren, etwa für die Entgeltabrechnung oder steuerliche Zwecke. Für viele andere Unterlagen gibt es jedoch keine festen gesetzlichen Vorgaben.
Wie Sie Mitarbeiterdaten organisieren, bleibt ebenfalls weitgehend Ihnen überlassen. Sie können Dokumente einzeln ablegen oder eine strukturierte Personalakte anlegen und dort wichtige Unterlagen sammeln.
Info
Der Vorteil von Personalakten:
Wenn Sie Personalakten führen, haben Sie alle notwendigen Unterlagen jederzeit griffbereit. Das erleichtert zum Beispiel das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses oder die Vorbereitung auf eine Prüfung durch die Sozialversicherung.
Der Inhalt einer Personalakte: Welche Unterlagen gehören hinein?
Der Inhalt einer Personalakte dokumentiert das gesamte Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters.
In einer Personalakte sammeln Sie alle Unterlagen und Nachweise, die sich auf die Person des Mitarbeiters und die Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses beziehen. Ein vollständiger Inhalt der Personalakte hilft Ihnen, wichtige Mitarbeiterdaten langfristig zu überblicken.
Typische Inhalte für eine Personalakte sind beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen
- Der Arbeitsvertrag
- Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
- Abmahnungen
- Bescheinigungen und Nachweis
- Fortbildungsnachweise
- Arbeitszeugnisse
Wie Sie die Personalakte anlegen, können Sie frei entscheiden. Manche Unternehmen nutzen klassische Hängeordner, andere verwalten Mitarbeiterdaten digital.
Achtung
Auf datenschutzkonforme Speicherung und DSGVO achten
Wichtig ist in jedem Fall, dass der Inhalt einer Personalakte datenschutzkonform gespeichert wird und die Mitarbeiterdaten gemäß DSGVO geschützt sind.
Personalakte frühzeitig anlegen
Am besten legen Sie die Personalakte schon bei der Einstellung des neuen Mitarbeiters an. Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, sollten sie die Personalakte anlegen und die ersten Dokumente darin ablegen.
Neben Bewerbungsanlagen und den Arbeitsvertag wächst die Personalakte mit der Zeit und die Inhalte werden um weitere Dokumente ergänzt.
In ein Personalakte dürfen Sie jedoch nur bestimmte Unterlagen aufnehmen. In die Personalakte darf nur, was in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.
Dazu gehören neben den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag auch Abmahnungen, alle den Mitarbeiter betreffenden Bescheinigungen, der mit ihm geführte Schriftverkehr, Nachweise über Fortbildungen und Zeugnisse.
Tipp
Checkliste: Personalakte anlegen
Wie eine Personalakte aufgebaut sein sollte und was Sie inhaltlich berücksichtigen sollten, haben wir für Sie übersichtlich in einer kostenlosen Checkliste festgehalten.
Diese Unterlagen gehören nicht in die Personalakte
Mitarbeiter haben jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen.
Sie können außerdem verlangen, dass unzulässige Dokumente aus dem Inhalt der Personalakte entfernt bzw. korrigiert werden. Auch Mitarbeiterunterlagen mit ursprünglich richtigem Inhalt müssen entnommen werden, wenn sie für die Beurteilung des Mitarbeiters nicht mehr relevant sind.
Ein Beispiel dafür wäre: Ein Mitarbeiter erhält eine Abmahnung und widerspricht dem Vorwurf. In diesem Fall kann er verlangen, dass seine Gegendarstellung ebenfalls in einer Personalakte aufgenommen wird.
Stellt sich später heraus, dass ein Vorwurf unbegründet war, muss die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Es reicht nicht, den „falschen“ Vorwurf durchzustreichen, zu schwärzen oder zu überkleben.
Info
Welche Daten braucht der Arbeitgeber
Auch wenn eine Personalakte keine Pflicht ist, bleibt die Frage: Was braucht der Arbeitgeber für den Arbeitsvertrag?
- Persönliche Daten: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnadresse
- Steuer-ID: Die 11-stellige Steueridentifikationsnummer, z. B. auf der Lohnsteuerbescheinigung, ist für steuerliche Abrechnungen notwendig.
- Steuerliche Informationen: Angaben zu Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Konfession werden für die Lohnabrechnung benötigt.
- Sozialversicherungsnummer: Diese ist im Sozialversicherungsausweis zu finden, der bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vorgelegt werden muss. Sie wird für Meldungen an die Sozialversicherungsträger verwendet.
- Kontodaten: Für die Gehaltsüberweisung ist die Bankverbindung des Mitarbeitenden erforderlich.
- Nachweis der Krankenversicherung: Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse ist vorzulegen. Fehlt diese, erfolgt die Anmeldung bei der zuletzt genutzten Krankenkasse.
Welche Daten und Unterlagen man für den Arbeitsvertrag braucht, ist im Grunde immer dasselbe. Ihr neuer Arbeitgeber wird Sie über die genauen Informationen hierfür aufklären und die entsprechenden Dokumente einfordern. Über die Frage, was der neue Arbeitgeber von der Krankenkasse erfährt, müssen Sie sich übrigens keine Sorgen machen. Hierbei geht es nur um administrative Daten. Der Arbeitgeber erfährt nichts über bestehende Diagnosen oder vorangegangene Krankheiten.
Personalakten nicht durchnummerieren
Geben Sie den Personalakten keine Seitenzahlen. Wenn später Dokumente ergänzt oder entfernt werden, entstehen sonst schnell Unklarheiten im Inhalt der Personalakte.
Sammelbelege wie z. B. Gehaltslisten, die mehrere Mitarbeiter betreffen, sollten grundsätzlich nicht in der Personalakte eines einzelnen Mitarbeiters aufbewahrt werden. Prozessakten aus einem laufenden Rechtsstreit gehören ebenfalls nicht hinein. Auch Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, haben in der Personalakte nichts zu suchen.
Personalakten sind vertraulich zu behandeln
Eine Personalakte enthält zahlreiche sensible Mitarbeiterdaten. Deshalb müssen Arbeitgeber beim Umgang mit der Personalakte besonders sorgfältig vorgehen.
Nur wenige berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die Personalakte haben und der Kreis sollte sich nur auf die Mitarbeiter beschränken – die diese Inhalte der Personalakte für ihre Arbeit benötigen.
Der Arbeitgeber ist auch für die vertrauliche Behandlung der Daten durch den Sachbearbeiter verantwortlich. Beim Umgang mit Personalakten sind zahlreiche Datenschutzvorschriften zu beachten.
Sensible Informationen – etwa zum Gesundheitszustand eines Mitarbeiters – sind besonders zu schützen. Entsteht dem Mitarbeiter durch den nachweislich sorglosen Umgang mit seiner Personalakte ein Nachteil, muss der Arbeitgeber den Schaden ersetzen.
Elektronische Personalakte anlegen
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, eine elektronische Personalakten anzulegen.
Bei einer digitalen Lösung werden Dokumente eingescannt und mithilfe einer speziellen Software verwaltet. Dadurch geht die Datensuche schnell und einfach und ist nach Stichworten möglich. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Personalakte: Die elektronische Personalakte kann ohne Schwierigkeiten durch weitere Funktionen ergänzt werden, beispielsweise ein digitales Verfahren zur Urlaubsgenehmigung und -verwaltung.
Manche Unterlagen müssen außerdem dem Finanzamt sowie der Sozialversicherung für eine bestimmte Zeit verfügbar sein. Unterlagen, wie etwa ein Arbeitszeugnis, müssen so lange aufbewahrt werden, wie mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Leider gibt es keine messbare Frist, an der sich der Arbeitgeber orientieren könnte. Umso besser ist es, wenn Unterlagen sauber in der Personalakte hinterlegt sind – egal ob klassisch oder digital.
Info
Elektronische Personalakten mit neuer Software umsetzen
Auch in Deutschland existieren zahlreiche Software-Anbieter, die sich auf digitale Personalakten spezialisieren, wie zum Beispiel Personio, rexx systems oder Haufe HR Services. Was muss ich wissen, bevor ich mich für einen Anbieter entscheide? Mehr dazu lesen Sie hier:
Beispiel: Privatsphäre wahren
Ein Beispiel zeigt, wie wichtig der sachliche Bezug zum Arbeitsverhältnis ist.
Eine Mitarbeiterin gewinnt die Wahl zur „Miss Baggersee“. Die lokale Presse berichtet ausführlich darüber. Der Arbeitgeber möchten den Zeitungsartikel aufbewahren und überlegt, ihn in der Personalakte abzulegen.
Das ist jedoch nicht erlaubt. Der Artikel betrifft ausschließlich die Privatsphäre der Mitarbeiterin und gehört daher nicht zum Inhalt einer Personalakte. Nur wenn die Mitarbeiterin ausdrücklich zustimmt, darf der Artikel in der Personalakte abgelegt werden.
Personalakten sind keine Pflicht, aber sinnvoll
Welche Mitarbeiterdaten ein Arbeitgeber benötigt, lässt sich relativ einfach beantworten. Dazu gehören vor allem persönliche Daten, steuerliche Angaben, Bankverbindung und Nachweise der Krankenkasse.
Diese Informationen können über Personalfragebögen oder Personaldatenblätter und den dazugehörigen Dokumentenerfasst werden.
Eine Personalakte erfüllt jedoch einen umfassenderen Zweck. Hier geht es um den Werdegang des Mitarbeiters und weniger um reine Unterlagen für den Arbeitsvertrag. Die Informationen, die Sie in der Personalakte sammeln, können Sie zum Beispiel für Mitarbeitergespräche nutzen. Damit behalten Sie einen besseren Überblick und können fundiertes Feedback geben.
Personalakte sorgt für Übersicht und Sicherheit
Eine strukturierte Personalakte hilft Unternehmen, Mitarbeiterdaten übersichtlich zu verwalten und wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis schnell verfügbar zu haben.
Es besteht zwar keine gesetzliche Pflicht, aber eine Personalakte erleichtert den Alltag in der Praxis:
- Wenn Sie frühzeitig eine Personalakte anlegen, vermeiden Sie später aufwendiges Zusammensuchen von Dokumenten.
- Zum Personalakte Inhalt gehören nur Unterlagen mit direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis.
- Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und falsche Mitarbeiterdaten korrigieren zu lassen.
- Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Mitarbeiterdaten müssen sicher und nur für berechtigte Personen zugänglich sein.
- Digitale Lösungen können den Zugriff auf den Inhalt einer Personalakte erleichtern und administrative Prozesse beschleunigen.
Ob Sie eine klassische Papierakte führen oder eine digitale Lösung wählen – der übersichtliche Inhalt einer Personalakte schafft Transparenz und reduziert langfristigen Verwaltungsaufwand.
FAQ zur Personalakte
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Personalakte anzulegen?
Nein, eine gesetzliche Pflicht besteht nicht in Deutschland. Arbeitgeber müssen jedoch bestimmte Mitarbeiterdaten für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zwecke aufbewahren.
Welche Unterlagen gehören zum Inhalt einer Personalakte?
Der Inhalt umfasst alle Dokumente, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Dazu gehören Bewerbungsunterlange, der Arbeitsvertrag, Fortbildungsnachweise, Bescheinigungen und Dokumente wie Abmahnungen.
Was passiert mit der Personalakte nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses?
Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters dürfen Unternehmen die Personalakte nicht sofort löschen. Viele Mitarbeiterdaten müssen weiterhin für steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Zwecke aufbewahrt werden.
