Notfallordner: Was tun, wenn der Geschäftsführer ausfällt?

Jederzeit kann es zu einem unerwarteten Ausfall kommen: ein Unfall oder eine Erkrankung. Szenarien, die verdeutlichen, wie notwendig es ist, dass du dich als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin für den Ernstfall vorbereitest.

Ein Notfallordner ist in so einem Fall unabdingbar. Dieser kann bei Bedarf „aus der Schublade“ gezogen werden und enthält – wenn er richtig geführt wird – alle wichtigen Informationen, die dein Stellvertreter benötigt, um die Firma in deiner Abwesenheit zu führen.

Es empfiehlt sich, den Notfallordner bei deinem Rechtsanwalt oder Steuerberater zu hinterlegen - oder an einem sicheren Ort, an den man in jeder Situation jederzeit problemlos herankommt (z. B. bei dir zu Hause). Informiere in jedem Fall auch deinen möglichen Stellvertreter und deine Assistenz über den Aufbewahrungsort.

Im Notfallordner solltest du alle wichtigen Fakten rund um die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und das notwendige Hintergrundwissen festhalten. Damit stellst du sicher, dass deine Stellvertretung auf Anhieb alle anliegenden Geschäfte überblickt. Im Folgenden erhältst du einen Überblick über die unterschiedlichen Inhalte, die ein Notfallordner enthalten sollte:

Zu den wichtigsten Bestandteilen des Notfallordners gehören notwendige Vollmachten, damit deine Stellvertretung die Legitimation zum Handeln nachweisen kann. Gerade in unsicheren Zeiten, ist es dabei wichtig, nicht nur eine Person, sondern mehreren Personen Vollmachten zu erteilen. Denn es ist nicht ausgeschlossen, dass gleichzeitig mehrere Personen kurz- oder mittelfristig ausfallen und nicht handlungsfähig sind. Halte in der Akte auch fest, welchen Personen du welche Vollmachten gegeben hast.

Wenn du eine Liste, der in ihrer Firma und im Privatbereich erteilten Vollmachten, für den Notfallordner erstellst und diesem beifügst, erleichterst du deinem Stellvertreter die Arbeit ebenfalls sehr – und kannst diesen vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Für ein kleineres Unternehmen reicht eine Liste aus, in der alle Vollmachten – sowohl die für den Normalbetrieb als auch die für den Notfall – aufgezählt werden. Denk auch hier unbedingt daran, die Angaben regelmäßig zu aktualisieren.

Damit dein Vertreter einen möglichst umfassenden Einblick erhält, was wann zu tun ist und welche Personen über was zu informieren sind, solltest du außerdem folgende Dokumente in den Notfallordner legen:

• To-do-Liste:
  Erstelle eine To-do-Liste, die vorgibt, welche Maßnahmen zeitnah zu erledigen sind, wenn ein Stellvertreter deinen Platz einnimmt. So weiß deine Vertretung sofort, welche Schritte sie zuerst angehen muss.
• Fristen und Termine:
  Du solltest auch eine Liste mit den wichtigsten Fristen und Terminen für deinen Notfallordner anlegen. Diese ergeben sich einerseits aus Gesetzen, zum Beispiel wenn es darum geht, wann die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben ist. Andererseits ergeben sie sich aus vertraglichen Regelungen, beispielsweise zu einem vereinbarten Liefertermin.
  Halte im Notfallordner aktuelle Fristen und Termine in einem eigens dafür vorhandenen Kalender fest, der im Vorsorgefall deinem Stellvertreter zugänglich gemacht werden muss. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Termine und Fristen, die nicht im aktuellen Kalender auftauchen, in Form einer Liste zu dokumentieren. Dabei ist zwischen den Fristen und Terminen, die die Firma einzuhalten hat, und solchen, die von Dritten gegenüber dem Unternehmen zu wahren sind, zu unterscheiden.
• Kontaktpersonen und Ansprechpartner:
  Erstelle eine Übersicht über die wichtigsten im Notfall anzusprechenden Kontaktpersonen und Ansprechpartner. Damit bekommt dein Stellvertreter einen Überblick darüber, welche Personen in welchen Fällen angesprochen werden können. Halte in diesem Dokument auch besondere Anmerkungen zu den Kontaktpersonen fest, etwa wenn gegenüber einer Person bestimmte Informationen nicht preisgegeben werden sollen.
• Vereine und Verbände:
  Auch über die Zugehörigkeit zu Vereinen und Verbänden und der von dir eventuell ausgeübten Funktionen solltest du deine Vertretung im Notfallordner informieren. So weiß sie Bescheid, wenn der Verein oder Verband eine Anfrage stellt.

Die Mitarbeiter einer Firma können der neu bestellten Geschäftsführung wichtige Unterstützung bieten. Im Notfall können sie mit ihren Kenntnissen dazu beitragen, den Betrieb vorläufig aufrechtzuerhalten. Gib deshalb im Notfallordner deinem Stellvertreter einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur sowie über die Kenntnisse, Aufgabengebiete und Kompetenzen der Mitarbeiter.

Außerdem ist es für deinen Stellvertreter wichtig, folgende Fakten zu wissen:

• Wer ist als Angestellter tätig und wer als freier Mitarbeiter?
• Wo sind die Arbeitsverträge hinterlegt
• Wann werden Lohn- und Honorarzahlungen fällig.

Über diese und ähnliche Angelegenheiten muss sich dein Stellvertreter zügig einen Überblick verschaffen können.

Ebenfalls notwendig ist es, Informationen über solche Regelungen mit Mitarbeitern niederzulegen, die nicht im Arbeitsvertrag erfasst sind: Etwa, wenn du einem Mitarbeiter ein Darlehen zur Verfügung gestellt hast, einer Mitarbeiterin und ihrer Familie besondere Vergünstigungen oder Rabatte gewährt werden oder einem Mitarbeiter ein Firmenwagen gestellt wird.

Für den Stellvertreter ist es wichtig, Zugang zu Codes, Kennwörtern und ähnlichen Informationen zu haben, um zum Beispiel Online-Überweisungen vornehmen zu können oder Zugang zu geschützten Daten und Dokumenten zu erhalten. Allerdings solltest du diese eventuell nicht direkt in den Notfallordner übernehmen. Denn du solltest beachten, dass dein Notfallordner auch in falsche Hände geraten kann, etwa infolge eines Einbruchs in deiner Firma oder bei der Person, bei der der Notfallordner hinterlegt ist.

Nimm daher in deinen Notfallordner keine Liste mit Kennwörtern, Codes und anderen vertraulichen Informationen auf, sondern gib darin nur Hinweise, wo diese zu finden sind. Wenn du eine Schlüsselordnung erstellt hast, gilt das Gleiche. Arbeite auch hier mit mindestens zwei Listen.

Bewahre die Liste mit den eigentlichen Informationen so sicher wie möglich auf. Hinterlege sie zum Beispiel in einem Banksafe oder bei einer besonders vertrauenswürdigen Person, etwa bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater. Hier kann deine Vertretung die Liste dann in Empfang nehmen.

Um sich schnell einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu verschaffen, benötigt dein Stellvertreter eine Zusammenstellung des vorhandenen Vermögens und der Verbindlichkeiten. Deshalb solltest du im Notfallordner auch deine jährliche Bilanz bzw. EÜR und am besten auch deine monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hinterlegen.

Wenn der Notfall eintritt, muss dein Stellvertreter auch einen Einblick in die Liquidität des Unternehmens erhalten. Außerdem muss er in der Lage sein, eventuelle Verbindlichkeiten fristgerecht auszugleichen. Das ist nur möglich, wenn die entsprechenden Kontoverbindungen bekannt sind und entsprechende Kontovollmachten vorliegen. Aus diesem Grund sind die Bankverbindungen besonders sorgfältig zu dokumentieren und stets aktuell zu halten – am besten in digitaler Form.

Als Geschäftsführer wirst du in der Regel eine Fülle von privaten und betrieblichen Versicherungen abgeschlossen haben. Liste diese getrennt voneinander auf, vor allem wenn du unterschiedliche Personen als Vorsorgebevollmächtigte für den privaten Bereich einerseits und den betrieblichen andererseits eingesetzt hast.

Wie du siehst, ist ein Notfallordner für Unternehmen essentiell – unabhängig davon, ob der Geschäftsführer erkrankt oder verstirbt. Um eine bessere Übersicht zu garantieren, empfiehlt sich zunächst ein Inhaltsverzeichnis, durch welches ersichtlich ist, welche Bestandteile der Notfallordner hat – auch einzelne Register sind möglich. Wenn du die Dokumente zusammenstellst, achte darauf, dass alle Inhalte vorliegen und hake diese entsprechend ab. Dann vergisst du nichts und dein Unternehmen ist im Fall der Fälle in sicheren Händen:

• Gesellschaftsverträge
• Handelsregisterauszüge
• Geschäftsführungsordnung
• Vollmachten und Zugangsberechtigungen
• Berater und alle Vertraute (mitsamt vollständigem Namen, Adresse und dazugehörigen Telefonnummern)
• Beiratsmitglieder (ebenfalls mit allen notwendigen Daten)
• Bankverbindungen
• (stille) Gesellschafter und Darlehensgeber (ebenfalls mit allen notwendigen Daten)
• Versicherungsverträge
• Mietverträge
• Leasingverträge
• Grundstücksliste
• Jahresabschlüsse
• Passwörter

Denke zudem daran, nicht nur einen Notfallordner für dein Unternehmen anzulegen. Der private Bereich ist ebenfalls wichtig.

Tritt der Ernstfall ein und ein Gesellschafter-Geschäftsführer verstirbt, stellt dieser Umstand gerade Familienmitglieder vor eine große Herausforderung – besonders dann, wenn es sich um ein Inhaber-geführtes Familienunternehmen handelt. In besonderen Fällen gab es im Vorfeld keinen Stellvertreter, weil du dich bester Gesundheit erfreutest und Risiken weit weg schienen. Gehe daher kein Risiko ein und füge deinem Notfallordner eine Maßnahmenliste hinzu. Diese sollte folgende Punkte beinhalten:

• Aktuelle Geschäftspolitik
• Kontaktdaten und Unterlagen bezüglich der Hausbank mit Hinweisen zur Kontaktaufnahme
• Überblick aller relevanten Projekte, Produkte und Dienstleistungen
• Kontaktdaten der wichtigsten Kunden, Lieferanten und aller relevanten Personen rund um das Unternehmen mit Hinweisen zur Kontaktaufnahme
• Details zur etwaigen Waisen- und Witwenversorgung durch das Unternehmen
• Gesellschafterversammlung einberufen
• Kontaktaufnahme mit den Mitgesellschaftern