Personalakte anlegen und sich die Arbeit leichter machen
Eins gleich vorab: Sie sind nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte anzulegen bzw. Personalakten zu führen.
Zwar müssen Sie manche Mitarbeiterdaten – beispielsweise diejenigen, die zur Entgeltabrechnung benötigt werden – einige Jahre aufbewahren; für andere Personalunterlagen gibt es dagegen keine Vorgaben. Wie Sie Mitarbeiterdaten aufheben, bleibt ebenfalls weitgehend Ihnen überlassen. Sie können also nach dem Motto verfahren „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“ – oder eine Personalakte anlegen und dort alle wichtigen Unterlagen eines Mitarbeiters sammeln. Der Vorteil: Wenn Sie Personalakten führen, haben Sie alle notwendigen Unterlagen jederzeit griffbereit – z. B. zum Ausstellen eines Zeugnisses oder zur Prüfung durch die Sozialversicherung.
Was gehört in eine Personalakte?
Wenn Sie Personalakten führen, dokumentieren Sie das Arbeitsverhältnis. In Personalakten werden alle Unterlagen, Nachweise und Schriftstücke gesammelt – mit und ohne Aufbewahrungsfrist –, die sich mit der Person eines bestimmten Arbeitnehmers und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen. In welcher Form Sie Ihre Personalakten führen und wie Sie sie nennen, spielt keine Rolle. Sie können einfach Hängeordner als Personalakte anlegen, Karteikarten erstellen oder elektronische Personalakten auf dem Rechner führen. Wichtig ist, dass die Daten nach der DSGVO geschützt sind.
Personalakte frühzeitig anlegen
Am besten ist es, wenn Sie die Personalakte schon bei der Einstellung des neuen Mitarbeiters anlegen - sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Die Personalakte enthält dann zunächst die Bewerbungsunterlagen und den Arbeitsvertrag und wird nach und nach durch weitere Unterlagen ergänzt.
Entscheidend ist, dass die Personalakte möglichst lückenlos Auskunft über den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters gibt und alle für das Arbeitsverhältnis wichtigen Unterlagen enthalten sind. Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, in Ihrem Unternehmen Personalakten zu führen, ergeben sich einige Rechte und Pflichten. So dürfen Sie z. B. nur bestimmte Unterlagen in die Akte aufnehmen. In die Personalakte darf nur, was in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.
Dazu gehören neben den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag auch Abmahnungen, alle den Mitarbeiter betreffenden Bescheinigungen, der mit ihm geführte Schriftverkehr, Nachweise über Fortbildungen und Zeugnisse.
Tipp
Checkliste: Personalakte anlegen
Wie eine Personalakte aufgebaut sein sollte und was Sie inhaltlich berücksichtigen sollten, haben wir für Sie übersichtlich in einer kostenlosen Checkliste festgehalten.
Diese Unterlagen haben in der Personalakte nichts zu suchen
Der Mitarbeiter darf seine Personalakte jederzeit einsehen. Er kann verlangen, dass Unterlagen, die nicht in seiner Personalakte sein dürfen, herausgenommen werden. Falsche Personalaktendaten müssen korrigiert werden. Auch Mitarbeiterunterlagen mit ursprünglich richtigem Inhalt müssen entnommen werden, wenn sie für die Beurteilung des Mitarbeiters nicht mehr relevant sind.
Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine Abmahnung erhalten und bestreitet den zugrunde liegenden Sachverhalt, kann er verlangen, dass seine Gegendarstellung in die Personalakte aufgenommen wird. Stellt sich heraus, dass nur einer der in der Abmahnung enthaltenen Vorwürfe nicht den Tatsachen entspricht, muss die Abmahnung aus der Akte entfernt werden. Es reicht nicht, den „falschen“ Vorwurf durchzustreichen, zu schwärzen oder zu überkleben.
Personalakten nicht durchnummerieren
Verpassen Sie den Personalakten keine Seitenzahlen. Sie sind wenig hilfreich und stiften nur Verwirrung, wenn Sie ein Dokument herausnehmen müssen.
Sammelbelege wie z. B. Gehaltslisten, die mehrere Mitarbeiter betreffen, dürfen grundsätzlich nicht in der Personalakte eines einzelnen Mitarbeiters aufbewahrt werden. Prozessakten aus einem laufenden Rechtsstreit gehören ebenfalls nicht hinein. Auch Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, haben in der Personalakte nichts zu suchen.
Personalakten sind vertraulich zu behandeln
Die richtigen Datenschutzvorkehrungen sind wichtig, denn: Personalakten bestehen aus vertraulichen Unterlagen, die dem Datenschutz unterliegen und die Sie sorgfältig aufbewahren müssen. Der Arbeitgeber muss den Kreis derjenigen, die Zugang zu den Personalakten haben, möglichst klein halten. Personalakten dürfen nur demjenigen zugänglich sein, der sie und die darin enthaltenen Informationen für seine Arbeit benötigt. Auch für die vertrauliche Behandlung der Daten durch den Sachbearbeiter ist der Arbeitgeber verantwortlich. Beim Umgang mit Personalakten sind zahlreiche Datenschutzvorschriften zu beachten.
Sensible Informationen – etwa zum Gesundheitszustand eines Mitarbeiters – sind besonders zu schützen. Entsteht dem Mitarbeiter durch den nachweislich sorglosen Umgang mit seiner Personalakte ein Nachteil, muss der Arbeitgeber den Schaden ersetzen.
Elektronische Personalakte anlegen
Auch in kleinen Unternehmen lässt sich beobachten, dass sie immer häufiger elektronische Personalakten führen.
Dokumente werden eingescannt und mithilfe einer speziellen Software verwaltet. Das schafft Platz im Büro. Außerdem ist die Datensuche schnell und einfach nach Stichworten möglich. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Personalakte: Die elektronische Personalakte kann ohne Schwierigkeiten durch weitere Funktionen ergänzt werden, beispielsweise ein digitales Verfahren zur Urlaubsgenehmigung und -verwaltung.
Manche Unterlagen, die Sie in der Personalakte führen, müssen fürs Finanzamt oder die Sozialversicherung eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden. Unterlagen, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, müssen so lange aufbewahrt werden, wie mit Ansprüchen des Arbeitnehmers (zum Beispiel Arbeitszeugnis) zu rechnen ist. Leider gibt es keine messbare Frist, an der sich der Arbeitgeber orientieren könnte. Umso besser ist es, wenn Unterlagen sauber in der Personalakte hinterlegt sind.
Info
Elektronische Personalakten mit neuer Software umsetzen
Auch in Deutschland existieren zahlreiche Software-Anbieter, die sich auf digitale Personalakten spezialisieren, wie zum Beispiel Personio, rexx systems oder Haufe HR Services. Was muss ich wissen, bevor ich mich für einen Anbieter entscheide? Mehr dazu lesen Sie hier:
Beispiel: Privatsphäre wahren
Mitarbeiterin M. hat die Wahl zur Miss Baggersee gewonnen. Die örtliche Presse berichtet umfassend in Wort und Bild. Arbeitgeber A. möchte den Bericht gerne aufbewahren. Bei Ansprachen zum Betriebsjubiläum oder runden Geburtstagen ist er immer froh, solche Anekdoten einflechten zu können. Damit er ihn bei Bedarf schnell wiederfindet, legt er den Bericht in der Personalakte ab. Darf er das?
Antwort: Nein. Den Zeitungsbericht darf er nicht in der Personalakte führen. Er betrifft ausschließlich die Privatsphäre der Mitarbeiterin und steht in keinem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Er darf den Ausschnitt nur in die Personalakte aufnehmen, wenn M. ausdrücklich damit einverstanden ist.
