Personalakten digitalisieren: Das müssen Sie beachten

In der Personalakte werden alle für das Beschäftigungsverhältnis wichtigen persönlichen Unterlagen und Daten aufbewahrt. Anders als bei der Personalakte in Papierform werden Informationen und Schriftstücke bei der elektronischen Personalakte digitalisiert und eingescannt in speziellen Programmen gesammelt. Mit Hilfe der Software können die Unterlagen dann z. B. mit Schlagwörtern versehen, zu Listen zusammengestellt und mit geringem Aufwand verwaltet werden.

Eine Pflicht zur Führung von digitalen Personalakten gibt es bisher nicht. Allerdings sind Arbeitgeber seit Januar 2022 verpflichtet, bestimmte Dokumente digital vorzuhalten. Dies betrifft u. a.:

• Nachweise der Elternschaft,
• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden,
• Krankenkassenbescheinigungen über die Feststellung der Versicherungspflicht.

Welche weiteren Dokumente digital geführt werden müssen, ist in der Beitragsverfahrensordnung  und im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch geregelt.

Die Argumente für die digitale Akte sind vielfältig. Wenn Sie Personalakten digitalisieren, heißt das für Sie beispielsweise:

• Weniger Platz- und Papierbedarf.
• Ein strukturiertes, einheitliches System, das Überblick und schlanke, standardisierte Arbeitsabläufe bietet.
• Nutzer finden benötigte Daten mit wenig Aufwand.
• Änderungen und Ergänzungen sind durch automatisierte Prozesse schnell und leicht zu bewerkstelligen.
• Sensible Daten werden sicher aufbewahrt.
• Der Inhalt ist orts- und zeitunabhängig abrufbar z. B. in anderen Niederlassungen oder im Homeoffice.
• Es ist jederzeit ersichtlich, wer welche Daten genutzt hat.
• Mehrere Berechtigte können gleichzeitig Daten abfragen.
• Bisher aufwändig in Papierform erledigte Verwaltungsarbeiten können elektronisch bearbeitet sowie Dokumente versandt, ausgewertet und ggf. unterzeichnet werden.

Sicher ist: Die digitale Transformation macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Ob sich die Umstellung auf elektronische Personalakten für einen Betrieb derzeit lohnt, hängt einerseits davon ab, welcher Aufwand für die Digitalisierung von bereits vorhandenen Akten anfällt und mit welchen Kosten für die Einrichtung der erforderlichen Infrastruktur und der gewünschten Software zu rechnen ist. Andererseits ist zu berücksichtigen, welche Zeitersparnis und andere Vorteile die digitale Lösung für die speziell in diesem Unternehmen anfallenden Arbeiten im Personalbereich bietet.

In die Personalakte gehören unabhängig von ihrer Form folgende Inhalte:

• Bewerbungsunterlagen und Weiterbildungsbescheinigungen
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Gehaltsentwicklung
• Sozialversicherungsunterlagen
• Daten zur Lohnsteuer
• Zwischenzeugnisse und Beurteilungen
• gegenseitige Korrespondenz
• Unterlagen zu Elternzeit
• Daten zu Urlaub und Krankheit
• Abmahnungen

Alles, was die Privatsphäre betrifft, wie z. B. die politische Einstellung, Social-Media-Aktivitäten oder die Gewerkschaftszugehörigkeit haben in der Personalakte nichts zu suchen. Auch ärztliche Unterlagen oder die Infos zur Kandidatur für den Betriebsrat gehören nicht in die Personalakte.

Eine Pflicht, digitalisierte Dokumente aufzubewahren, besteht nicht. Dennoch ist es in vielen Fällen sinnvoll, sie nicht zu vernichten. Werden sie im Streitfall als Beweismittel benötigt, kann es von Vorteil sein, sie im Original unterschrieben vorlegen zu können. Das gilt vor allem für Verträge und andere Schriftstücke wie:

• Arbeitsverträge
• Änderungsverträge
• Befristungen
• Aufhebungsverträge
• Kündigungsschreiben

Auch wenn diese Dokumente ordnungsgemäß eingescannt wurden, wird ihnen oft weniger Beweiskraft zugestanden als dem Original.

Wie bei der Personalakte in Papierform sind bei der digitalen Personalakte bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.

• lohnsteuerrelevante Unterlagen (6 Jahre)
• Digitale- oder Papierbelege über Mindestlohnzahlung (2 Jahre)
• Beitragsnachweise für die Sozialversicherung (5 Jahre)

Andere Inhalte sollten nach Ausscheiden des Angestellten aus dem Betrieb so lange aufbewahrt werden, bis die Geltendmachung eventueller Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschlossen ist. Die gesetzliche Verjährungsfrist für solche Ansprüche beträgt drei Jahre.

Nach den geltenden Vorschriften dürfen z. B. personenbezogene Daten nur gespeichert werden, solange ein berechtigtes Interesse dafür besteht. Die Daten müssen sicher verschlüsselt sein. Nur ein möglichst kleiner Personenkreis darf Zugriff haben und das nur, soweit es für die jeweilige Arbeit nötig ist. Personaldaten dürfen außerdem nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht in ihre Personalakte und sie dürfen ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, gehen Sie am besten in mehreren Schritten vor. Anfangs gilt es, den richtigen Anbieter auszuwählen. Die wichtigsten Fragen dabei sind:

• Kann die Software in vorhandene Systeme integriert werden?
• Überzeugt das Datenschutzkonzept?
• Gefällt die Oberfläche und Bedienbarkeit der Software?
• Sind gewünschte Extras z. B. digitale Signierung möglich oder kann die Software entsprechend erweitert werden?
• Wie hoch sind die Kosten, um Ordner digitalisieren zu lassen?

Software-Anbieter aus Deutschland, die für hiesige Betriebe in Frage kommen könnten, sind zum Beispiel Personio, rexx systems oder die digitale Personalakte von Haufe HR Services.

Verantwortliche bestimmen: Zur Umstellung auf die elektronische Personalakte ist ein Team aus Mitarbeitern aus dem Personalbereich und aus der IT zu benennen. Zu dessen Aufgaben gehört es auch, im Vorfeld sicherzustellen, dass die vorhandene Hardware den technischen Anforderungen der gewünschten Software entspricht.

Berechtigungen festlegen: Die Personalakte besteht aus vertraulichen Daten, die unter besonderem Schutz stehen. Darum muss eindeutig bestimmt werden, wer genau auf welche Daten oder welche Bereiche Zugriff haben soll, wer Änderungen vornehmen und wer Dokumente hinzufügen darf.

Personalakten digitalisieren: Dokumente zu scannen, kann je nach Umfang und Organisation der vorhandenen Papierakten sehr aufwändig sein. Gerade in kleinen Unternehmen werden die Daten häufig an mehreren Stellen aufbewahrt und müssen zunächst händisch zusammengestellt werden. Anfangs ist es aber ratsam, die vorhandenen Akten durchzusehen und Personalunterlagen, die nicht mehr gebraucht und nicht mehr aufbewahrt werden müssen, auszusortieren.

Verantwortliche für zukünftige Arbeiten benennen: Nach erfolgreicher Umstellung sollten Personen benannt werden, die für das Einscannen späterer in Papierform eingehender Dokumente verantwortlich sind. Zudem ist es sinnvoll, Fristen für das Einscannen festzulegen, damit die elektronische Akte möglichst immer aktuell bleibt.