Digitale Transformation in Unternehmen: Was bedeutet der digitale Wandel für Betriebe?

ERP-Systeme sind praktisch das Gehirn der digitalen Transformation in Unternehmen. Sie greifen in sämtliche Unternehmensbereiche ein und nutzen dabei alle Kernprozesse, die zur Unternehmensführung notwendig sind. Das sind etwa Personalwesen, Finanzwesen, Logistik etc.,  die daraufhin in ein einziges System integriert werden. Dadurch können Unternehmen unglaublich viel Zeit und Kosten sparen.

Cloud-Systeme ermöglichen die einfache Verwaltung von Systemen, Daten, Dokumenten und Anlagen. Durch sie können Mitarbeiter beispielsweise von verschiedenen Standorten aus jederzeit auf Informationen zugreifen und diese mit anderen teilen.

KI und Algorithmen für maschinelles Lernen helfen Firmen dabei, Daten besser zu verstehen und für sich zu nutzen. Als Teil der digitalen Transformation in Unternehmen ermöglichst du es Führungskräften schnell zu handeln, wenn durch technische Analysen beispielsweise Risiken, Schwächen oder Chancen erkannt werden.

Wenn du digitale Transformation gestalten möchtest, darfst du dabei eines nicht vergessen: Es geht nicht darum, deine Produkte oder Dienstleistungen grundlegend zu verändern. Vielmehr liegt der Fokus darauf, wie du in Zukunft wirtschaften und mit deiner Umgebung zusammenarbeiten möchtest.

Um dich der Umsetzung von digitaler Transformation im Unternehmen zu nähern, solltest du dich mit einer Reihe von Themen beschäftigen:

Design Thinking bezeichnet eine Strategie zur digitalen Transformation in Unternehmen. Es handelt sich dabei um eine Methode, bei der die Bedürfnisse und Wünsche von Kunden bei der Entwicklung neuer Ideen und Lösungen im Mittelpunkt stehen. Wichtig ist es, in einem multidisziplinären Team zu arbeiten, um alle Aspekte eines Problems zu beleuchten. Außerdem steht die schnelle Testung eines Prototyps im Vordergrund: Einer der Erfolgsfaktoren digitaler Transformation ist es folglich, die jeweilige Zielgruppe im gesamten Prozessdesign zu integrieren.

Wenn du Design Thinking bei der digitalen Transformation deiner Produkte und Prozesse verwenden willst, folge diesen Schritten:

1. Definiere das Problem bzw. die Ausgangssituation; z.B. willst du mit digitalen Speisekarten deinen Kunden ein neues Bestellerlebnis bieten.
2. Beobachte deine Kunden und verstehe deren Bedürfnisse, um später die optimale Lösung für sie zu finden: Was würden die Kunden bei der digitalen Bestellung erwarten? Welche Hürden müssen sie überwinden?
3. Schaffe eine Synthese zwischen dem Problem und den Kundenbedürfnissen: Wie nutzen deine Kunden die digitale Speisekarte?
4. Entwickle daraus konkrete Ideen: Wie könnte die ideale Speisekarte aussehen?
5. Erstelle einen Prototyp bzw. modelliere die Lösung für den Einsatz bei deinen Kunden.
6. Starte den ersten Testlauf mit deinen Kunden.

Digitale Transformation in Unternehmen muss zwingend von der Führungsebene einer Organisation gelebt und gefördert werden. Das heißt, du als Unternehmer und Führungskraft bist gefragt. Change Management bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die anstehenden Veränderungen für Mitarbeitende in allen Abteilungen klar und verständlich sind. Sorge mit einer transparenten Kommunikation auf Augenhöhe dafür. Für den Erfolg der digitalen Transformation muss deine Unternehmenskultur stimmen: Hör auf die Ideen, Meinungen und Probleme der Mitarbeitenden und nimm diese ernst. Betrachte den Veränderungsprozess stets als Gemeinschaftsaufgabe.

Eine Transformation sollte nie aus Zwang heraus geschehen. Bereiche, die gut funktionieren, kannst du guten Gewissens beibehalten. Dabei solltest du aber auch immer die Zukunft im Auge behalten: Plane beispielsweise die ganzheitliche Analyse deiner Produktionsprozesse ein. Das hilft dir zu verstehen, was du verändern könntest, um Kosten einzusparen oder die Bedürfnisse deiner Kunden besser zu bedienen. An dieser Stelle wirst du merken, dass du eventuell ganze Geschäftsbereiche neu denken oder grundlegende Innovationen vorantreiben musst.

Die Entwicklung und Auswirkungen von digitaler Transformation werden in der Gesellschaft und Wirtschaft stark diskutiert. Es ist daher wichtig für Unternehmer, die Hürden und Chancen der digitalen Transformation zu kennen, um auf Fragen von Mitarbeitern antworten zu können.

Die Digitalisierung in Unternehmen greift in so gut wie alle Bereiche ein. Dabei kann sie eine ganze Reihe von Vorteilen bieten, wenn die Transformation gezielt und vorausschauend vorangetrieben wird. Erfolgsfaktoren digitaler Unternehmen sind beispielsweise:

1. Gewinnmaximierung, indem du Daten und automatisierte Geschäftsprozesse für grundlegende Entscheidungen nutzt.
2. Erhöhte Flexibilität, indem du wandelbare Technologien einsetzt.
3. Mitarbeitermotivation, indem du diese in die Transformation einbindest.
4. Begeisterung neuer und bestehender Kunden, weil du Innovationen etablierst.
5. Steigerung der Reputation, weil sie als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden.
6. Verkürzung der Entwicklungszeit, da neue Produkte schneller zur Marktreife kommen.
7. Verbesserung der Qualität, sowohl im Hinblick auf Produkte als auch auf den Service.

Die Transformation geht allerdings auch mit gewissen Risiken einher. Dazu gehören beispielsweise:

1. Fortlaufende Prozesse, die viele Ressourcen beanspruchen
2. Grundlegende Veränderung erforderlich, die die gesamte Unternehmenskultur betrifft
3. Steigende Kosten: zumindest zu Beginn ist digitale Transformation kostspielig aufgrund der Einführung neuer Technologien und Prozesse
4. Zeitintensiver Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitenden
5. Umgestaltung der Arbeit: betrifft sowohl Arbeitsstellen als auch Arbeitsweisen

Hast du dich dazu entschieden, die digitale Transformation in deinem Unternehmen voranzutreiben, ist der erste Schritt bereits getan.

Auch wenn sich der genaue Prozess je nach Betrieb unterscheidet, können die fünf Phasen oder Bausteine der digitalen Transformation in Unternehmen wie folgt aussehen:

1. Analyse des Status quo: Wie bei jeder Veränderung ist es ratsam, dir zunächst den Status quo eines bestimmten Prozesses oder deiner gesamten Organisation anzuschauen. Das Reifegradmodell der digitalen Transformation hilft dir dabei zu verstehen, wie digital dein Unternehmen bereits ist. Überprüft werden dabei je nach Anwendung Aspekte wie die technologische Ausstattung, Prozessgestaltung und Kundenerfahrung. Frag dich konkret: Welche Prozesse werden aktuell noch analog abgewickelt und könnten digitalisiert werden? Die Bandbreite ist groß: von Kundenmanagementsystemen, die dir z. B. dabei helfen, Kundendaten schnell aufrufbar zu machen bis zu automatisierten Onlinebuchungs- und Reservierungstools für Hotels oder Restaurants.
2. Formulierung der Ziele: Nachdem du dir den aktuellen Digitalisierungsstand näher angeschaut hast, ist es an der Zeit, konkrete Ziele für dein Transformationsvorhaben zu formulieren. Fokussiere dich auf einen bestimmten Bereich und definiere, was du auf welche Weise erreichen möchtest. Wichtig dabei ist, dass du SMART-Ziele festlegst. Das steht für: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
3. Erstellung einer Strategie inkl. Handlungsempfehlungen: An dieser Stelle orientierst du dich an deinen Zielen und leitest daraus eine konkrete Strategie ab. Unabhängig davon, ob die Optimierung eines Prozesses (z. B. die digitale Datenpflege deiner Friseurkunden) oder neue Geschäftsmodelle (z. B. das Etablieren eines Lieferservices mithilfe einer Online-Bestellsoftware) im Vordergrund stehen – bei der digitalen Transformation deines Unternehmens benötigst du einen klaren Aktionsplan. Konkrete Handlungsempfehlungen gehören dazu. Lass dich außerdem von Vorreitern auf deinem Markt inspirieren und schau, welche Systeme und Wege andere Unternehmen anwenden.
4. Digitale Umsetzung der Transformation in Unternehmen: Bei der Umsetzung deines Vorhabens solltest du agile Projektmanagementmethoden anwenden, die dich und dein Team dabei unterstützen, so effizient wie möglich zu arbeiten. In dieser Phase, aber auch schon zu Projektbeginn, nutzen Unternehmen gerne professionelles Consulting. Unternehmensberatungen können für die digitale Transformation wertvolle Tipps und Denkanstöße liefern.
   Halte außerdem Ausschau nach Förderprogrammen: Oftmals wird die Beratung für digitale Transformation vom Staat oder anderen Institutionen finanziell gefördert.
5. Ausleben einer neuen Unternehmenskultur: Digitale Transformation kann im Unternehmen erst Früchte tragen, wenn sie auch nach der ersten Umsetzungsphase von allen Mitarbeitern und Führungskräften sowie im Service und der Kommunikation weiterhin aktiv betrieben wird. Wichtig ist es dabei, sie als sich ständig wandelnden Prozess zu begreifen und dabei regelmäßig auf neue Industrieentwicklungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren. Daher ist digitale Transformation kein in sich geschlossenes Projekt, sondern bedarf ständiger Wiederholung und Optimierung.