Was ist Personalmanagement und was sind seine Aufgaben?
Im Grunde lässt sich Personalmanagement einfach definieren als alle Maßnahmen und Strategien im personellen Bereich eines Unternehmens. Das Personalmanagement ist Teil des strategischen Managements, welches innerhalb deiner Firma gewährleisten soll, dass die Ressource Mensch in ausreichender Menge vorhanden ist. Nur so ist es dir möglich, alle Arbeitsabläufe permanent durchzuführen und langfristig deine Unternehmensziele zu erreichen. Der Erfolg eines Unternehmens ist abhängig von seinen Mitarbeitern, die im Idealfall qualifiziert sind und eigenständig arbeiten können. Das Personalmanagement ist vergleichbar mit dem Kundenmanagement, mitarbeiterzentriertes Arbeiten lautet also das Stichwort. Seine Aufgabe ist sowohl die Mitarbeiterbindung als auch die Personalbeschaffung neuer Talente. Um das Personalmanagement und seine Aufgaben möglichst effizient zu gestalten, bietet es sich bei einer gewissen Unternehmensgröße an, einen Personalleiter einzustellen.
Modelle und Trends im Personalmanagement
Die Herausforderungen des Personalmanagements bestehen darin, Modelle zu entwickeln, welche die internen Unternehmensziele nicht nur berücksichtigen, sondern sie auch fördern. Einfluss nehmen hierbei unter anderem folgende Faktoren:
- Unternehmens- und Personalstrategien
- Unternehmenskultur
- Wertschöpfungsmanagement
- Personalmarketing
- Leistungsmanagement
- Personalmanagemententwicklung
Deshalb ist es im Personalmanagement auch eine wichtige Aufgabe, aufgeschlossen gegenüber diversen Erkenntnissen, die zu einer Weiterentwicklung führen können, zu sein.
Digitales Personalmanagement und seine Aufgaben
Die Digitalisierung ist ein fester Bestandteil der Unternehmenswelt. Egal ob Bewerbungsgespräche via Video-Call, Weiterbildungsmöglichkeiten durch Webinare oder spezielle Workforce-Management-Systeme – Firmen müssen mit der Zeit gehen, wenn sie attraktiv für Fachkräfte bleiben wollen. Zudem hast du bei einem digitalen Personalmanagement gleichzeitig den Vorteil, dass du deine Strukturen entschlackst und für reibungslosere Abläufe sorgst.
Die Vorteile eines digitalen Personalmanagements:
- digitale Rekrutierung
- bessere interne Kommunikation
- bessere Digitalkompetenz
- mobiles Arbeiten
- digitale Weiterbildungsmaßnahmen
- höhere Attraktivität
Nachhaltiges Personalmanagement (NPM) und seine Aufgaben
Ein sehr beliebtes Zukunftsmodell im HRM-Bereich ist das nachhaltige Personalmanagement. Selbstverständlich spielen auch bei diesem Ansatz wirtschaftliche Faktoren eine große Rolle. Ein Unternehmen, welches keine Gewinne erzielt, wird nicht lange auf dem Markt bestehen bleiben. Im Fokus stehen jedoch ebenfalls das Humankapital und die Investition darin. Nachhaltiges Personalmanagement hat vor allem die Mitarbeiterbindung als wichtige Aufgabe. Der Grund: Angestellte, die sich mit einer Firma verbunden fühlen, leisten bessere Arbeit, bleiben länger im Unternehmen und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Voraussetzung dafür ist, dass Beschäftigte eine entsprechende Betreuung bekommen.
Die Vorteile eines nachhaltigen Personalmanagements:
- bessere Reputation
- Wettbewerbsvorteil
- zufriedene Mitarbeiter
- positiver Einfluss auf die Unternehmenskultur
Agiles Personalmanagement und seine Aufgaben
Bisher waren planungsgesteuerte Ansätze gang und gäbe im Personalwesen. Tatsächlich hält jedoch auch das agile Personalmanagement immer mehr Einzug in Deutschlands Firmen. Und es ist nicht ohne Grund von Bedeutung. Denn es basiert auf den Wünschen und Anforderungen der Mitarbeiter an ihre Arbeitgeber. Um die Unternehmensziele zu erreichen, musst du als Arbeitgeber agiler sein und flexibel auf neue Herausforderungen reagieren können. Das bedeutet auch, dass deine Mitarbeiter motiviert sein müssen, mit dir zu arbeiten. Eine gemeinsame Entwicklung ist hierbei unabdingbar. Du musst deinen Angestellten demnach die Möglichkeit geben, agil zwischen verschiedenen Themenbereichen agieren zu können.
Die Vorteile des agilen Personalmanagements:
- proaktive Denkweise
- mehr Flexibilität
- besseres Bewusstsein für die eigenen Stärken
- Mitarbeiterbindung
Internationales Personalmanagement und seine Aufgaben
Viele Unternehmen agieren nicht mehr nur innerhalb Deutschlands oder der DACH-Region, sondern sind international aktiv. Es ist somit nur die logische Konsequenz, dass es ebenfalls Aufgabe des Personalmanagements ist, international zu werden. Neben dem Bewerbermanagement sind Personalmanager in diesen Fällen auch dafür zuständig, die Personalbeschaffung international auszurichten und sowohl die Personalplanung als auch die Personalentwicklung auf diese Gesichtspunkte auszurichten. Im Gegensatz zum normalen HRM ist dies mit mehr Aufwand verbunden, da auch die Administration wächst – schließlich musst du die Besonderheiten der einzelnen Länder berücksichtigen sowie eventuell vorliegende kulturelle Unterschiede.
Die Vorteile des internationalen Personalmanagements:
- bessere Erschließung neuer Märkte
- Reduzierung der Kosten durch Vor-Ort-Mitarbeiter
- verbesserter Austausch
- mehr und anderes Know-how
- Globalisierungsmöglichkeiten
Strategisches Personalmanagement und seine Aufgaben
Bei diesem Ansatz stehen folgende Merkmale im Fokus:
- Langfristigkeit
- Ganzheitlichkeit
- Potenzialorientierung
- Zielorientierung
- Betrachtung von Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken
Das oberste Ziel des strategischen Personalmanagements und damit seine Hauptaufgabe ist die Umsetzung sowie die Erreichung der Unternehmensziele. Personalbeschaffung, -entwicklung und -beurteilung sind enorm wichtig. HR-Manager müssen stets alle Einflussfaktoren im Blick behalten und mit dem Personal so agieren, dass sie jegliches Risiko minimieren, während sie gleichzeitig sich bietende Chancen maximal ausreizen sollten. Es handelt sich hierbei zwar um eine klassische Personalmanagement-Strategie, jedoch ebenfalls um eine bewährte. Im strategischen Personalmanagement lassen sich konkrete Ziele im Laufe des Geschäftsjahres stetig kontrollieren. Diese Möglichkeit sollte unbedingt genutzt werden, um die Unternehmensziele auch mit dem Personalmanagement bestmöglich zu unterstützen. Einige Kennzahlen zur Zielerreichung in diesem Bereich sind:
- Fluktuationsrate
- Krankenstand
Um die wesentlichen Kennzahlen immer im Überblick zu behalten, bietet es sich hierfür auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen an, eine Personalmanagement-Software zu verwenden.
Die Vorteile des strategischen Personalmanagements:
- Mitarbeiter werden gezielt eingestellt
- optimale Mitarbeiterleistung
- Förderung eines konstruktiven Arbeitsumfelds
- Abstimmung übergeordneter Ziele
- Antrieb für herausragende Leistungen
Ganzheitliches Personalmanagement und seine Aufgaben
Mitarbeitermotivation ist das A und O eines erfolgreichen Unternehmens. Das ganzheitliche Personalmanagement versucht im Rahmen dessen, nicht nur Mitarbeiter zu finden, die den Anforderungen des Marktes genügen. Du musst mit deinen Angestellten zusammenarbeiten und dich entwickeln. Generell ist ein bedeutendes Ziel des Personalmanagements – und damit eine wichtige Aufgabe – die Fluktuation niedrig zu halten. Indem du die Potenziale deiner Mitarbeiter entdeckst und ausschöpfst, erreichst du gleichzeitig die von dir gesteckten Unternehmensziele. Fördere die Angestellten, die du bereits im Unternehmen hast und verpasse ihnen einen „Feinschliff“. So entwickelst du beispielsweise Junioren langfristig zu Führungskräften weiter, auf die du dich verlassen kannst. Dazu eignen sich vor allem Schulungen, Weiterbildungen sowie der Besuch von Konferenzen oder Kongressen, die deinen Mitarbeitern neue Denkansätze vermitteln und ihr Wissen erweitern.
Die Vorteile des ganzheitlichen Personalmanagements:
- Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter steigt
- geringe Fluktuation
- Kostenvorteile
- verstärkte Konzentration
Ziele des Personalmanagements
Das vorrangige Ziel eines erfolgreichen Personalmanagements – und damit eine seiner wichtigsten Aufgaben – ist die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Die Personalabteilung muss sich mit den Bedürfnissen der Angestellten auseinandersetzen und diese – sofern möglich – erfüllen. Denn zufriedene Mitarbeiter bleiben länger in einem Unternehmen, arbeiten motivierter und können nachweislich sogar Krankentage auf ein Minimum reduzieren. Wer gern zur Arbeit geht, ist leistungsfähiger, was sich wiederum positiv auf die Erfüllung deiner Unternehmensziele auswirkt. Die Personalkosten sind niedriger, da du nicht das Problem hast, permanent neue Mitarbeiter einarbeiten zu müssen. Stattdessen baust du auf den bereits vorhandenen Kompetenzen auf.
Teilbereiche und Hauptaufgaben des Personalmanagements
In erster Linie geht es beim Personalmanagement darum, qualifiziertes Fachpersonal für dein Unternehmen zu finden – idealerweise für bestimmte Aufgaben, Abteilungen oder Projekte. Um dies zu ermöglichen, unterteilt sich das operative Personalmanagement in verschiedene Teilbereiche:
Personalplanung
Gestaltest du eine Abteilung neu, musst du passende Mitarbeiter dafür einstellen. Geht eine Angestellte in Mutterschutz und Elternzeit, benötigst du für den Zeitraum Ersatz. Agiere daher vorausschauend. Aus diesem Grund wird der Bedarf an Fachkräften in kurz-, mittel- und langfristig unterteilt.
- Kurzfristiges Personalmanagement: Ein Mitarbeiter hat gekündigt und du benötigst schnell einen adäquaten Ersatz. Die Auftragslage ist sehr gut, doch du stößt an deine Grenzen. Eventuell kann ein Interim-Manager helfen. Diesen benötigst du kurzfristig und ausschließlich für die Überbrückung der aktuellen Auslastung.
- Mittelfristiges Personalmanagement: Du weißt, dass du bald neue Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigst. Du beginnst also rechtzeitig damit, geeignete Bewerber für die Stelle zu finden, um diese mittelfristig besetzen zu können.
- Langfristiges Personalmanagement: Du weißt, wo es mit deinem Unternehmen hingehen soll. Du planst, deine Abteilungen zu erweitern. Es ist daher sinnvoll, Mitarbeiter zu finden, mit denen du entsprechend wachsen kannst.
Tipp
Behalt den Überblick über Fehlzeiten
Zur Personalplanung gehört auch, eventuelle Urlaubs- oder Fehlzeiten zu berücksichtigen, damit du nicht unvorbereitet bist. Lexware fehlzeiten hilft dir dabei, Personalengpässe zu vermeiden.
Personalbeschaffung
Ganz banal gesagt: Hierbei handelt es sich um die Besetzung offener Postenmit qualifiziertem Personal. Im Rahmen des Personalmanagements ist es eine wichtige Aufgabe, Stellenausschreibungen zu erstellen, Bewerbungsunterlagen zu sichten, das Bewerbermanagement zu übernehmen und die einzelnen Fachabteilungen bei der Personalauswahl zu unterstützen.
Personaleinsatz
Sind die Mitarbeiter gefunden, müssen Sie natürlich entsprechend ihrer Qualifikationen eingesetzt werden. Auch dies ist eine Aufgabe des Personalmanagements und wird vom Personaleinsatz übernommen. Die Mitarbeiter finden die passende Stelle für einen Angestellten, damit dieser den größtmöglichen Mehrwert für dein Unternehmen bietet.
Personalverwaltung
Die Mitarbeiter in diesem Aufgabenfeld des Personalmanagements sind dafür zuständig, dass die administrativen Aufgaben im Hintergrund reibungslos funktionieren. Sie erstellen beispielsweise die Arbeitsverträge, pflegen die Informationen über die Krankenkassen und behalten stets den Überblick darüber, welche Mitarbeiter neu dazukommen und welche aus dem Unternehmen ausscheiden.
Personalentwicklung
Wie bereits in den einzelnen Modellen erwähnt, ist die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter eine wichtige Aufgabe des Personalmanagements. Idealerweise verfolgst du dabei eine zielgerichtete Strategie. Was willst du erreichen? Welche Stärken haben die Mitarbeiter und wie kannst du diese mittels Weiterbildungen unterstützen?
Tipp
Nutze die Vorteile von Employer Branding
Employer Branding ist in Bezug auf Mitarbeiterbindung und Personalentwicklung ein wichtiges Stichwort. In unserem Beitrag zu diesem Thema findest du alle wichtigen Informationen und Instrumente, mit deren Hilfe du es schaffst, Mitarbeiter langfristig an dein Unternehmen zu binden.
Entgeltmanagement
Das Entgeltmanagement bzw. die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ebenso oft Aufgabe des Personalmanagements. Dieser Teil beschäftigt sich mit den Löhnen und Gehältern deiner Angestellten. Du passt bei Erhöhungen die Gehälter an und ermittelst die Einstiegsgehälter. Mit dem richtigen Gehalt förderst du die Leistungsbereitschaft deiner Mitarbeiter.
Tipp
Pünktliche Lohn- und Gehaltseingänge sorgen für mehr Zufriedenheit
Selbstverständlich wollen deine Angestellten jeden Monat pünktlich und in voller Höhe ihr Gehalt bzw. ihren Lohn erhalten. Mit dem Lohnabrechnungsprogramm Lexware lohn+gehalt ist das kein Problem. Pflege einfach alle notwendigen Daten in die Software ein. Anschließend kann die Entgeltabrechnung quasi automatisch erstellt werden. Die Löhne und Gehälter überweist du dank integriertem Online-Banking per Klick an deine Mitarbeiter.
Personalcontrolling
Jedes Unternehmen agiert hinsichtlich bestimmter KPIs (Kennzahlen). Diese bestimmen letztendlich alle personalwirtschaftlichen Prozesse. Im Rahmen des Personalmanagements ist die Aufgabe des Controllings die Kontrolle, Planung und Steuerung.
