Wie funktioniert die Umsatzsteuer für Selbstständige?
Die Umsatzsteuer für Selbstständige ist eine Verbrauchsteuer, die beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen anfällt. Du berechnest sie zusätzlich zum Nettopreis und führst sie später an das Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer – auch Mehrwertsteuer genannt – auf einer Rechnung gehört nicht dir. Du leitest sie lediglich als Zwischenstation an das Finanzamt weiter.
Wichtig ist das sogenannte Vorsteuerprinzip. Kaufst du als Selbstständiger etwas für dein Unternehmen ein, zahlst du ebenfalls Umsatzsteuer. Diese sogenannte Vorsteuer kannst du dir vom Finanzamt erstatten lassen. Entscheidend ist dabei: Voraussetzung dafür ist, dass du selbst unter die Umsatzsteuerpflicht fällst und ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen hast.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Du stellst 1.000 Euro netto für eine Dienstleistung in Rechnung. Dazu kommen 19 Prozent, also 190 Euro Umsatzsteuer. Dein Kunde zahlt dir 1.190 Euro. Kaufst du im gleichen Zeitraum einen Laptop für 1.000 Euro plus 190 Euro Umsatzsteuer, kannst du diese 190 Euro als Vorsteuer abziehen. Du führst also keine Umsatzsteuer ab, denn die beiden Beträge gleichen sich aus.
Wann musst du als Selbstständiger Umsatzsteuer zahlen
Grundsätzlich gilt: Fast alle Selbstständigen sind umsatzsteuerpflichtig. Dazu zählen sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler. Du musst Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer selbstständig ausweisen, sobald du Umsätze erzielst, die nicht unter die Umsatzsteuerbefreiung fallen, und eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) sind einige Selbstständige von der Umsatzsteuer befreit, zum Beispiel medizinische Heilberufe oder Bildungsangebote mit staatlicher Anerkennung.
Es gibt drei relevante Steuersätze:
- 19 Prozent als Regelsteuersatz in den meisten Branchen
- 7 Prozent zum Beispiel für Bücher, Lebensmittel oder Kultur
- 0 Prozent bei gesetzlich geregelten Ausnahmen
Die meisten Selbstständigen müssen also 19 Prozent Umsatzsteuer ausweisen. Auf der Rechnung sieht das dann beispielhaft so aus:
- Kosten für Dienstleistung XYZ: 1.000 Euro
- Umsatzsteuer (19 Prozent): 190 Euro
- Rechnungsbetrag (brutto): 1.190 Euro
Achtung
Umsatzsteuer und Einkommensteuer: Die wichtigsten Unterschiede
Die Umsatzsteuer bezieht sich auf deine Umsätze. Deine Kunden zahlen sie mit jeder Rechnung, du führst diese Steuer später an das Finanzamt ab. Sie beeinflusst deinen Gewinn nicht direkt.
Die Einkommensteuer richtet sich nach deinem Gewinn. Dieser ergibt sich aus deinen Einnahmen minus Ausgaben. Erst aus diesem zu versteuernden Einkommen berechnet das Finanzamt deine Einkommensteuer.
Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuer als Selbstständiger vermeiden
Gerade für Existenzgründer ist die Kleinunternehmerregelung interessant. Sie gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 Euro liegt. Entscheidest du dich dafür, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Vorsteueranmeldung abgeben. Das spart Zeit und Nerven, ist allerdings an diese Umsatzgrenze gebunden.
Zudem verzichtest du bei der Kleinunternehmerregelung auf den Vorteil des Vorsteuerabzugs. Dadurch können hohe Anfangsinvestitionen für dich deutlich teurer werden, weil du selbst die Umsatzsteuer beim Kauf von Gegenständen bzw. Dienstleistungen bezahlen musst. Überlege daher gut, ob deine Kunden überwiegend private Verbraucher sind, denen ein höherer Bruttopreis keine Rolle spielt, oder ob du vor allem mit Unternehmen arbeitest, die selbst Vorsteuer abziehen können.
Selbstständig und Kleinunternehmer: Checkliste
Als selbstständiger Kleinunternehmer auf die Umsatzsteuer verzichten – lohnt sich das? Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Erzielst du eher geringe Umsätze?
- Hast du nur wenige Investitionen eingeplant?
- Sind deine Kunden überwiegend Privatkunden?
- Benötigst du einfache Buchhaltungsprozesse?
- Möchtest du dich in der Anfangsphase auf dein Business konzentrieren?
Falls mehrere Punkte auf dich zutreffen, solltest du darüber nachdenken, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen.
So meldest und bezahlst du die Umsatzsteuer als Selbstständiger richtig
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Gründer müssen diese in der Regel im ersten und zweiten Jahr monatlich melden. Später kann die Zahlung vierteljährlich oder einmal im Jahr erfolgen.
Schritt für Schritt zur Umsatzsteuervoranmeldung
1. Ausgangsrechnungen erfassen
Sammle alle Rechnungen, die du an deine Kunden gestellt hast. Achte darauf, Nettobetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer getrennt zu erfassen. Am einfachsten gelingt das direkt in einer Buchhaltungssoftware, die diese Daten automatisch strukturiert.
2. Eingangsrechnungen sammeln und prüfen
Auch als Selbstständiger zahlst du bei vielen Einkäufen Umsatzsteuer. Bewahre alle Belege auf, die du für dein Unternehmen bezahlst, zum Beispiel für Hardware, Miete oder Software-Abos. Sind Umsatzsteuer und Pflichtangaben korrekt ausgewiesen, kannst du die Vorsteuer später beim Finanzamt geltend machen.
3. Vorsteuer und Zahllast berechnen
Ziehe die Vorsteuer aus deinen Einkaufsbelegen von der Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen ab. Das Ergebnis nennt man Zahllast. Liegt die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erhältst du die Differenz vom Finanzamt zurück.
4. Umsatzsteuervoranmeldung digital an das Finanzamt senden
Selbstständige, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldung digital einreichen. Melde dich hierfür bei ELSTER an oder nutze eine Buchhaltungssoftware, welche die Daten automatisch übermittelt. Prüfe alle Angaben sorgfältig, bevor du absendest. Nach der Übermittlung weiß das Finanzamt, wie viel Umsatzsteuer du zahlen musst oder erstattet bekommst.
5. Umsatzsteuer oder Erstattung fristgerecht begleichen
Fällt eine Zahllast an, überweise den Betrag pünktlich, um Säumniszuschläge zu vermeiden. Bei einer Erstattung geht das Geld in der Regel automatisch auf dein Geschäftskonto ein. Prüfe dementsprechend den Zahlungseingang.
Achtung
Darfst du als Selbstständiger ohne MwSt. einkaufen?
Einkäufe ohne Umsatzsteuer sind nur möglich, wenn die Leistung selbst gesetzlich steuerbefreit ist. Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du zwar Vorsteuer abziehen, aber du zahlst die Umsatzsteuer zunächst beim Einkauf und bekommst sie erst später über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück.
Was passiert, wenn du die Umsatzsteuer für Selbstständige falsch berechnest oder vergisst?
Wenn du Fehler entdeckst, kannst du Rechnungen korrigieren oder eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Wirst du vom Finanzamt erwischt, drohen Säumniszuschläge und Nachzahlungen.
