Firma gründen: Mit diesen Kosten ist zu rechnen

Tatsächlich fängt deine Gründung erst einmal in deinem Kopf an. In diesem Zusammenhang spielt das leidige Thema Geld bereits eine große Rolle. Denn oft ist es schon das Zünglein an der Waage, wenn es um die reinen Kosten sowie um dein Startkapital zur Existenzgründung geht. Dabei steht deine Geschäftsidee noch gar nicht zur Diskussion. Die Frage ist zunächst, ob deine Liquidität ausreicht, um alle Gründungskosten für Verwaltungsaufwände und Behördengängezu finanzieren, oder ob du hierfür bereits ein Darlehen für dein Unternehmen aufnehmen musst. Das A und O bei Gründern wie dir ist immer die Frage, wie gut du angesichts aller Herausforderungen, finanziell über die Runden kommst, wenn du deine Firma gründest und vielfältige Kosten auffangen musst. Das heißt für dich zur Vorbereitung: Plane alle Ausgaben zur Gründung penibel und korrekt, erfasse sie in deinem Finanzplan, der später auch zum Businessplan erstellen relevant ist. Erst wenn du diese Größen ermittelt hast, kannst du einschätzen, inwieweit du zusätzliche Geldgeber, Darlehen oder Fördergelder brauchst. 

Der folgende Kostenblock erklärt Gebühren, Honorare und Kosten für Genehmigungen, die deine Gründung als Freiberufler oder Selbstständiger verursachen können. Ein Überblick soll dir zur Unternehmensführung Orientierung geben:

• Anmeldung eines Gewerbes: Als angehender Gewerbetreibender musst du bei der Stadtverwaltung deines künftigen Firmensitzes ein Gewerbe per Formular anmelden, damit du eine Firma offiziell gründen kannst. Die Kosten variieren je nach Bundesland und liegen bei 20 bis 65 Euro.  
• Wählst du als Gesellschaftsform eine UG, GmbH oder GmbH & Co. KG bist du zu einer Eintragung ins Handelsregister verpflichtet und zahlst hierfür eine Gebühr. Die Höhe dieser hängt vom Unternehmenswert ab. Über diese Kosten informiert z. B. ein Unternehmensberater vor Existenzgründung. Auch Steuerberater sind geeignete Anlaufstellen.
• Honorare für Notar und Anwalt: Wenn du eine Kapitalgesellschaft, wie UG, GmbH oder AG gründest, fallen Kosten an, und zwar für die Ausarbeitung der Satzung bzw. des Gesellschaftervertrags sowie für die notarielle Beurkundung. Die Höhe richtet sich nach dem Gegenstandswert der Firma. Auch wenn du eine GbR  gründest, können Kosten entstehen, nämlich dann, wenn Experten zu einem Gesellschaftervertrag raten. In diesem Fall zahlst du Anwalts- und Notarkosten.
• Spielst du mit dem Gedanken, eine Personengesellschaft wie KG bzw. OHG  zu gründen, kommen Kosten für die Gewerbeanmeldung, den Eintrag ins Handelsregister und für den Notar auf dich zu. Insgesamt musst du das Geschäftskonto für dein Startup mit mindestens 250 Euro belasten.
• Eine englische Limited, kurz Ltd. gründen – das bedeutet einmalige Kosten bei Gründung, aber auch jährliche Folgekosten für Sekretär und Postadresse in England. Die amtlichen Gebühren zum Eintrag ins englische Register sind zwar günstig und betragen beispielsweise nur einen Bruchteil der Gründungskosten einer GmbH. Deutsche Gründer wie du sind allerdings gezwungen, die Dienste eines Limited-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, um den Gründungsprozess zu realisieren. Und dieser kostet und das jedes Jahr aufs Neue. Da lohnt es sich auf lange Sicht, die Rechtsform einer GmbH zu wählen, wenn du eine Firma gründest. Ihre Kosten sind zwar zu Beginn höher, aber dauerhaft stellt sie die günstigere Variante dar.
• Patentschutz und Eintragung von Marken verursachen ebenfalls Kosten. Spezialisten wie Patentanwälte kümmern sich um die Prüfung der schützenswerten Erfindungen, Technologien und Marken- bzw. Firmennamen und die entsprechende Anmeldung eines Patents. Das kann mehrere Tausend Euro in Anspruch nehmen.
• Gründer wie du nehmen unabhängig von der gewählten Rechtsform häufig vor der Gründung einer Firma oft kostenpflichtige Betreuung durch Unternehmensberater oder Gründerseminare in Anspruch. Das ist wichtig, um dein Geschäftsmodell und Gründungsthemen wie Marktanalyse zu diskutieren. Wenn du die Kosten nicht alleine tragen kannst, gibt es Förderprogramme, die dir dabei helfen. Die Industrie- und Handelskammer (IHK) kann dich informieren, dort finden Gründer Hilfe.
• Bestimmte Gewerbe machen zusätzlich zu ihrer Anmeldung weitere Nachweise nötig, die wiederum Ausgaben verursachen: Das können ein polizeiliches Führungszeugnis,branchenspezifische Fortbildungsnachweise oder Zulassungen sein, aber auch Genehmigungsgebühren durch das Gesundheits- und Gewerbeaufsichtsamt. 

Jede Geschäftsidee zieht die Frage nach sich, welche Rechtsform  der Gründer für seine künftige Arbeit als Selbstständiger wählen sollte. Bestimmte Berufe machen nur eine Gewerbeanmeldung erforderlich, andere Tätigkeitsprofile legen eine bestimmte Rechtsform nahe. Wann unter Umständen Notarkosten bei Unternehmensgründung anfallen, zeigt dir folgende Übersicht: 

• UG und GmbH: Wählst du eine von ihnen als Rechtsform, so sind Ausgaben für die Gewerbeanmeldung und den Eintrag ins Handelsregister in Höhe von circa 600 bis 1.500 Euro fällig. Das hängt davon ab, ob auf Basis eines sogenannten Musterprotokolls oder einer Satzung gegründet wird. In jedem Fall muss ein Notar aktiv werden und den Vertrag notariell prüfen und beglaubigen. Dazu gehört auch die Eintragung im Register.  Die administrativen Kosten für die Formalitäten einer UG sind vergleichsweise niedrig und liegen zwischen 300 und 800 Euro.
• Gründest du dagegen eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen, dann ist weder ein Handelsregistereintrag noch ein Notar als Prüfungsinstanz nötig. In diesem Fall belaufen sich die Gründungskosten auf circa 200 Euro. Einzelunternehmer können ihre Firma gründen und müssen nur Kosten für die Gewerbeanmeldung begleichen, die je nach Bundesland zwischen 15 und 65 Euro liegen.
• Startest du hingegen als Freiberufler, fallen weder Kosten für die Gewerbeanmeldung noch für die Gründung an. In der Regel reicht nämlich ein formloses Schreiben an das Finanzamt, mit dem du die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit anmeldest. Es können lediglich variable Beratungskosten auf dich zukommen. Dies ist allerdings optional.  

Gründest du eine Firma, kommen weitere Kosten zustande. Sie zu pauschalieren, ist jedoch nicht möglich. Letztendlich hängt alles mit dem Geschäftsmodell deiner Firma zusammen. Folgende Bereiche oder Aktivitäten sind Kostentreiber und sollten von dir vorab eingeplant werden:  

• Maklerprovision: Du hast für deinen Gewerbestandort oder Büro, die Unterstützung eines Maklers in Anspruch genommen? Für seine Dienstleistung musst du nach Abschluss eines Mietvertrages die vereinbarte Provision zahlen.
• Provision für Personalvermittlung: Auch diese Beauftragung kostet, wenn dir eine Agentur Personal vermittelt hat.
• Büro- und Geschäftsausstattung: Alles, was du als Unternehmer für dich oder dein Personal benötigst, fällt unter Anschaffungs- und Betriebsausgaben vor Gründung und muss bezahlt werden. Das ist technisches Inventar wie Computer, Smartphones, Geschäftswagen, aber auch Büromöbel, Einrichtungsobjekte wie Leuchten usw.
• IT-Dienstleister zur Installation digitaler Technologien machen sich ebenfalls als Kostenfaktor bemerkbar. Denke nur an Telefonanlage und Co. oder an die Computer im Büro.
• Als Hersteller musst du unter Umständen Ausgaben für Maschinen, Werkzeuge und Technik aller Art kalkulieren, die du vor Gründung erwerben musst. Dazu kommen Investitionen für Produktentwicklung, Design und Vertrieb.
• Um schlussendlich am Markt als neue Firma wahrgenommen zu werden, bedarf es immer einer Marketingstrategie. Dazu gehören klassische Werbung, aber auch eine Ausstattung mit Corporate Identity (Logo, Visitenkarten, Flyer, Videos) und vor allem eine professionelle Webseite. All diese Faktoren sind wesentlich für deinen Erfolg, verursachen jedoch Ausgaben.

Wenn du alle Punkte durchdacht und in deinem Finanzplan berücksichtigt hast, darfst du deine Lebenshaltungskosten nicht vergessen. Denn beim selbstständig machen, fallen auch hier Kosten an. Du wohnst, isst, hast möglicherweise Familie und brauchst, um alles in deinem Privatleben am Laufen zu halten, regelmäßige Einnahmen zur Absicherung dieser Kosten. Das heißt: Wenn du deine Firma gründest, plane unbedingt Kosten wie ein Gehalt für dich ein. Denn du brauchst regelmäßige Einkünfte, um zum Beispiel alle wichtigen Versicherungen abzudecken. Kalkuliere deshalb z. B. in deiner GmbH ein Geschäftsführer-Gehalt mit ein. Hast du dich für eine Personengesellschaft als Rechtsform entschieden, dann wird dein Gehalt als Privatentnahme behandelt. Beides sollte so niedrig wie möglich angesetzt sein, denn als Gründer solltest du besonders in der Anlaufphase sparsam wirtschaften. 

Du hast alle relevanten Gründungskosten für die Erstellung deines Finanzplans bzw. Businessplans ermittelt? Dann folgt nun der nächste Schritt bzw. Kostenfaktor. Denn sobald du dein Geschäft eröffnet hast oder deine selbstständige Tätigkeit als Freiberufler gestartet hat, wirst du Monat um Monat Fixkosten stemmen für:   

• Miete der Geschäftsräume, des Büros, der Maschinenhalle
• Betriebskosten wie Strom, Wasser, Heizung, Telefongebühren
• Gehälter für Personal und für dich
• Steuern wie Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer  
• Beiträge für Haftpflichtversicherungen, Berufsgenossenschaft, IHK-Mitgliedschaft u.ä. 

Klugerweise hast du als Existenzgründer Versicherungen abgeschlossen, sie stellen jedoch ebenfalls eine regelmäßige Kostenquelle dar, die du kalkulieren musst. Das betrifft dich privat und beruflich. Gemeint sind beispielsweise unumgängliche Versicherungen, die du neben einer Krankenversicherung brauchst: 

• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Haftpflichtversicherung
• Rentenversicherung – freiwillige Beiträge 

Versicherungen, die die Haftung deines Unternehmens betreffen, sind ebenfalls unerlässlich: 

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Rechtsschutzversicherung 

Je nach Geschäftsidee und Branche, innerhalb derer du dich etablieren möchtest, können noch weitere branchenspezifische Versicherungen nötig sein. Die IHK informiert zur Existenzgründung und erklärt alle Kosten, die damit zusammenhängen. Lass dich beraten. 

Sich selbstständig zu machen verursacht viele Kosten. Damit fühlst du dich jetzt etwas überrollt? Kosten über Kosten, die gerade in der Entwicklungsphase und bei der Gründung einer Firma dein Budget strapazieren? Keine Sorge! Neben dem Ausgabenballast gibt es für frischgebackene Selbstständige auch zahlreicheSteuertipps, die dir bares Geld sparen. Dein Steuerberater kann alle Fragen zur Existenzgründung und den Kosten beantworten. Er erklärt dir dabei den Unterschied zwischen reinen Gründungskosten und Gründungsinvestitionen, die du tätigen musst, wenn du eine Firma gründest. 

Neben den Kosten, die auf dich zukommen, um eine Firma zu gründen, solltest du auch die Grundlagen der Umsatzsteuer verstehen. Denn sie ist ein wesentlicher Bestandteil des deutschen Steuerrechts.  Nachfolgend geben wir dir einen kurzen Einblick:

Systematik der Umsatzsteuer: In Deutschland liegt die reguläre Umsatzsteuer bei 19 Prozent. Für ausgewählte Waren und Dienstleistungen gilt ein reduzierter Steuersatz von 7 Prozent. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bist du dazu verpflichtet, diese Steuer auf deine Rechnungen aufzuschlagen und an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, die Vorsteuer – also die von anderen Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer – vom Finanzamt zurückzufordern. Dieser sogenannte Vorsteuerabzug ist ein wichtiger Baustein, um die finanzielle Flexibilität deines Unternehmens zu sichern.

Tätigkeit und Vorsteuerabzug: Im umsatzsteuerlichen Sinne beginnt deine Unternehmenstätigkeit nicht erst mit der Unterschrift unter der Gewerbeanmeldung. Vielmehr beginnt sie mit der ersten vorbereiteten Handlung, wie einer Marktanalyse, dem Kauf von Möbeln oder dem Anmieten eines Büros. Sobald dir in dieser Phase Kosten entstehen, kannst du sie per Vorsteuerabzug geltend machen. Wichtig ist bloß, dass du von vornherein als Unternehmer auftrittst.

Kleinunternehmerregelung: Beträgt dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro und du rechnest im laufenden Jahr mit einem Umsatz von 100.000 Euro? Dann kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung beanspruchen. Es bedeutet: Du brauchst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Allerdings kannst du auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Gründungskosten sind so vielfältig wie Gründungsideen. Deshalb ist es essenziell für deinen Erfolg, dass du dich, wenn du eine Firma gründest, damit beschäftigst. Wenn du wenig kaufmännisches Wissen besitzt, dann wende dich zur optimalen Vorbereitung unbedingt an einen Steuerberater oder besuche ein Gründungsseminar, um deine Wissenslücken aufzufüllen. Entwickle einen soliden Finanzplan, der all jene Ausgaben zur Gründung berücksichtigt. Dazu gehören auch deine Lebenshaltungskosten in Form eines Gründergehalts oder einer Privatentnahme. Über die Höhe der laufenden Kosten deines Betriebs solltest du genau Bescheid wissen und für das erste Jahr ein entsprechendes Finanzpolster bereithalten. Erst wenn du weißt, was deine Gründung kostet, kannst du deine finanziellen Möglichkeiten prüfen. Das heißt, wie lange kommst du aus eigener Kraft zurecht, ab wann benötigst du einen Kredit oder bestimmte Fördergelder? Mach dich also vertraut mit der Zahlenwelt rund um deine Geschäftsidee und nutze als angehender Unternehmer alle Informationen, die sich dir bieten und die du gewinnbringend für die Gründung deiner Firma und für dich nutzen kannst.