Warenwirtschaft: Deshalb ist sie ein wichtiges Steuerungselement für Unternehmen

Häufig sind es Kleinigkeiten, die zu großen Schwierigkeiten führen: Zum Beispiel, wenn genau der Farbton ausgegangen ist, den der Kunde für seine Hauswand ausgesucht hat. Oder wenn keine Rechnungsstellung erfolgt, obwohl der Auftrag längst abgeschlossen ist. Das ist genauso ärgerlich wie unnötig, denn ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung und Versandabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und Lagerverwaltung alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. 

Eine WaWi bringt mehrere Aufgaben mit sich. Zu den Hauptaufgaben zählen:

• Einkauf bzw. Warenbeschaffung
• Wareneingang
• Lagerverwaltung
• Verkauf
• Warenausgang und Versand

Besonders in kleinen Unternehmen sind viele Aufgaben der Warenwirtschaft meist Chefsache. Sie als Unternehmer begleiten Ihre Artikel von der Bestellung über die Lagerung bis hin zur Auslieferung. Sie steuern und kontrollieren den Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen, erstellen Angebote und kümmern sich um die Fakturierung. Dabei kommt auch der persönliche Kontakt zu den Kunden nicht zu kurz: Für Fragen und Anregungen sind Sie der erste Ansprechpartner. Wächst die Firma aber, bleibt Ihnen als Unternehmer häufig nicht die Zeit, sich ausreichend um die Warenwirtschaft zu kümmern. Schließlich sind Sie auch für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. 

Hierbei handelt es sich um die Verwaltung des Warenangebots. Wie sehen die aktuellen Lagerbestände aus? Welche Waren werden in welcher Stückzahl wann gebraucht und müssen bestellt werden? Ist ein reibungsloser Warenstrom gewährleistet? Eine wichtige Aufgabe der Lagerverwaltung ist es also, immer die richtige Menge der benötigten Artikel vorrätig zu haben, damit es nicht zu Lieferengpässen kommt.

Bei diesem Prozess der Warenwirtschaft geht es um die Annahme der bestellten Güter. Zur Erklärung: Sobald Sie Waren geliefert bekommen, nehmen Sie diese an, prüfen sie auf etwaige Schäden und kontrollieren dabei sowohl die gelieferte Menge als auch die Qualität der Produkte. Die Rechnungen, die Ihre Lieferanten stellen, überprüfen Sie ebenfalls auf Basis dieser Daten.

Das Herzstück Ihres Unternehmens sind die Kundendaten. In einem Warenwirtschaftssystem verwalten Sie diese übersichtlich und haben immer an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle nötigen Informationen. Einmal eingegeben, sind die Kundendaten in allen Programmbereichen per Klick verfügbar. So sind Sie in der Lage, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. schnell und einfach zu erstellen. Zudem können Sie jederzeit die offenen Rechnungen aufrufen und bei Zahlungsverzug Mahnungen versenden. Retouren gehören ebenfalls zum Bereich Verkauf. Auch diese wickeln Sie in einer Unternehmenssoftware für die Warenwirtschaft effizient ab und erstellen die entsprechenden Gutschriften.

Nachdem eine Bestellung eingegangen ist und die Ware aus dem Lager geholt wurde, muss sie zum Kunden gelangen. Hierbei handelt es sich um den Warenausgang in der Warenwirtschaft. Sie kontrollieren noch einmal die Bestellung des Kunden, prüfen Menge, Qualität sowie Lieferadresse und machen die Ware anschließend versandfertig.

Hier sind die wichtigsten Vorteile eines digitalen Warenwirtschaftssystems und, was es ausmacht, auf einen Blick: 

• Im Warenwirtschaftssystem erfolgt nach Definition eine zentrale Verwaltung aller Funktionen. Sie können auf viele Einzelprogramme oder mit der richtigen Auswahl auch auf Individualsoftware für die einzelnen Bereiche verzichten. Es reicht ein einziges Programm, das alle relevanten Module enthält und Ihnen eine einfache Möglichkeit bietet. Buchungen und Bewegungsdaten aufzuzeichnen. 
• Sie ermöglichen deutlich mehr Transparenz, da alle Informationen zentral gespeichert werden und kein umständlicher Datenaustausch notwendig ist. Sie wissen ganz genau, was in den einzelnen Filialen passiert, wie sich verschiedene Abläufe auf Ihren Lagerbestand auswirken und können schnellere Reaktionszeiten garantieren. 
• Eine Warenwirtschaftssoftware ist gerade bei einem Online-Shopsystem zwingend notwendig, wenn Sie die Kundenzufriedenheit steigern wollen. Denn Kunden können gnadenlos sein, wenn eine Bestellung nicht so erfolgt, wie sie es möchten oder wie es ihnen im Vorfeld versprochen wurde.  
• Ein elektronisches Warenwirtschaftssystem optimiert zudem alle Bestellprozesse, die Logistik und die Produktion.
• Ein WWS erleichtert Ihnen das Rechnungs- und Forderungsmanagement. Sie können alle Zahlungseingänge automatisch überwachen, auf finanzielle Rückstände entsprechend reagieren und wissen stehts über Ihren Lagerbestand Bescheid.

Warenwirtschaftssysteme haben neben den bereits erwähnten Vorteilen aber einen weiteren Pluspunkt: Sie sparen sich Zeit, Energie und Arbeit. Zudem reduzieren Sie Kosten, die beispielsweise durch falsche Lieferungen entstehen würden.

Im Grunde benötigt jede Firma in jedem Wirtschaftszweig ein Warenwirtschaftssystem. Denn nur so ist es möglich, alle Prozesse optimal abzubilden. 

Sobald Sie Güter und Dienstleistungen anbieten oder im produzierenden Gewerbe tätig sind, lohnt sich eine Warenwirtschaft. In folgenden Branchen kommen Warenwirtschaftsprogramme besonders oft zum Einsatz. Denn dort ist es enorm wichtig, Arbeitsabläufe zu strukturieren und effizient abzubilden sowie Warenein- und -ausgänge im Blick zu behalten:

• Im Handel
• In der Logistik
• Bei produzierenden Unternehmen

Kleinunternehmen oder Start-ups sind oftmals der Meinung, dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems etwas ist, was lediglich größere Unternehmen betrifft. Dem ist aber nicht so. Auch wenn bei kleinen Firmen die Auftragslage meist überschaubar ist – spätestens, wenn Betriebe wachsen, ist ein Warenwirtschaftssystem zwingend notwendig. Denn:

• Je höher die Auftragslage und je mehr Bestellungen am Tag, umso unübersichtlicher wird die sogenannte Zettelwirtschaft.
• Es kann im schlimmsten Fall zu Lieferengpässen oder -schwierigkeiten kommen, was wiederum für große Kundenunzufriedenheit sorgt. 

Nur glückliche Kunden ermöglichen Ihnen eine große Gewinnspanne. Wenn Sie schnell auf verschiedene Auftragslagen reagieren und langfristig nicht im Chaos versinken wollen, lohnt sich die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für Sie so früh wie möglich.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Warenwirtschaftsprogrammen von diversen Anbietern – diese bieten jeweils angepasste Lösungen für bestimmte Branchen, Unternehmensgrößen und Anforderungen. Dabei wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten WWS unterschieden.  

Diese Form der Warenwirtschaftumfasst Funktionen für die gesamte Materialwirtschaft – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Logistik und Rechnungsstellung. Sie behalten einen umfassenden Überblick über alle Arbeitsabläufe, erkennen Optimierungsbedarf schnellstmöglich und können in Echtzeit auf Veränderungen reagieren. Hinzu kommt die Tatsache, dass Ihnen alle Informationen im Detail vorliegen. Mit diesem Warenwirtschaftssystem wissen Sie jederzeit, was auf Lager liegt, wo sich die entsprechende Ware befindet und wie hoch oder niedrig der Bestand ist. Dies hilft Ihnen langfristig auch bei der Buchhaltung.

Dieses Warenwirtschaftssystem umfasst nach seiner Definition alle Funktionen eines geschlossenen Systems und zusätzlich Schnittstellen nach außen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie beispielsweise sowohl stationär als auch online Ihre Dienstleistungen oder Waren anbieten. Für den stationären Verkauf gibt es ebenfalls Kassensysteme mit Warenwirtschaftssystem. Die externen Verbindungen dieses WWS umfassen zudem einen Zugang zu Banken, was unter anderem den Datenaustausch enorm vereinfacht. Sie können alle Partner miteinander verknüpfen und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gewährleisten. 

Hierbei handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, bei dem einige oder mehrere Funktionen durch ein anderes System abgedeckt werden. Dieses wird mithilfe einer Schnittstelle ans Warenwirtschaftsprogramm angebunden.