Definition
Was ist eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?
Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) definiert die elektronische Rechnung in § 2. Danach ist eine Rechnung eine elektronische Rechnung (international E-Invoice), wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Das strukturierte elektronische Format deckt die Ausstellung, die Übermittlung und den Empfang ab.
- Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung.
Warum ist die E-Rechnung für Unternehmen wichtig?
Die Corona-Pandemie hat nicht nur die Digitalisierung in den Unternehmen allgemein vorangebracht, sondern auch speziell die Verbreitung von elektronischen Rechnungen. So setzt laut einer aktuellen BITKOM-Studie inzwischen nur noch ein Viertel der Betriebe überwiegend auf papierbasierte Rechnungen. Alle anderen Unternehmen erstellen E-Rechnungen. Diese Entwicklung ist auch kaum verwunderlich, denn elektronische Rechnungen helfen Unternehmen, Kosten zu sparen und Prozesse zu verbessern.
Statt Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu verschicken, versenden und empfangen Unternehmen ihre Rechnungen in einem vorgegebenen Format elektronisch (z. B. per E-Mail).
Info
In welchem Format müssen E-Rechnungen ausgestellt sein?
Unternehmen versenden E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Formate lassen sich automatisch und medienbruchfrei verarbeiten.
Elektronische Rechnungssysteme erstellen die strukturierten digitalen Rechnungen automatisch, lesen die Daten aus und verarbeiten sie direkt weiter. Neben ZUGFeRD und XRechnung ist auch EDI(Electronic Data Interchange) ein mögliches Rechnungsformat der elektronischen Rechnung. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes bestätigt, dass ZUGFeRD und XRechnung zulässige Formate sind. Der Umstieg auf die elektronische Rechnung lohnt sich: Unternehmen sparen pro Rechnung etwa 4,50 € als Rechnungssender und rund 11,20 € als Rechnungsempfänger. Im Vergleich zur Papierrechnung entfallen Druck-, Porto- und Archivierungskosten vollständig.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Basics der E-Rechnung, erläutern die wichtigsten Vorteile und erklären, welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, um elektronische Rechnungen erfolgreich einzuführen.
Info
E-Rechnung im Handwerksbetrieb
Ein Handwerksbetrieb versendet monatlich 50 Rechnungen. Mit Papierrechnungen fallen pro Rechnung Kosten für Druck, Papier, Kuvert und Porto an – im Schnitt rund 4,50 €. Seit der Umstellung auf E-Rechnungen versendet der Betrieb alle Rechnungen direkt aus seiner Buchhaltungssoftware per E-Mail. Die jährliche Ersparnis allein auf der Versandseite: rund 2.700 €. Hinzu kommt der geringere Zeitaufwand, da das Drucken, Kuvertieren und der Gang zur Post komplett entfallen.
Achtung
Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich
Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Das Wachstumschancengesetz schreibt dies vor. Bisher galt diese Pflicht nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern wie Behörden und Einrichtungen. Auch Kleinunternehmer und Unternehmen, die nur steuerfreie Leistungen erbringen, müssen künftig E-Rechnungen empfangen können. Das Gesetz sieht unterschiedliche Übergangsfristen vor: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden. Ab 2028 müssen jedoch alle Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen verwenden.
Was sind die wichtigsten Grundlagen der E-Rechnung?
Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 hat Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichgestellt. Mit diesem Gesetz haben sich die Bedingungen für E-Rechnungen vereinfacht, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Unternehmen benötigen seitdem weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch eine Anbindung an EDV-Systeme über das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, elektronische Datenanbindung von Unternehmen).
Info
Müssen Rechnungen unterschrieben werden?
Die kurze Antwort lautet: Nein, auch die E-Rechnung müssen Sie nicht unterschreiben. Eine Unterschrift kann aber Vorteile bieten und lässt sich auch digital einfach umsetzen.
Rechtlich gilt nun jedes Dokument als Rechnung, mit dem Sie eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen, egal ob elektronisch oder in Papierform.
Alle Rechnungen behandelt das Finanzamt gleich. Um die Vorsteuer abziehen zu können, müssen sie jedoch verschiedene rechtliche Anforderungen erfüllen.
Papierrechnungen existieren nur als bildhafte Darstellungen und lassen sich nicht automatisch verarbeiten. Für PDF-Rechnungen gilt dasselbe. Bei beiden müssen Sie die Daten manuell eingeben oder eine Texterkennungssoftware nutzen. Das lässt sich mit einem Foto eines Formulars vergleichen: Sie sehen zwar den Inhalt, können die Daten aber nicht direkt weiterverarbeiten.
E-Rechnungen hingegen basieren auf einem strukturierten Format wie XML. Dadurch lassen sie sich automatisch verarbeiten und Sie können Rechnungsdaten medienbruchfrei austauschen. Anders als bei Papier- oder PDF-Rechnungen liest Ihre Software die Daten automatisch aus und übernimmt sie direkt in die Buchhaltung. Mit einer E-Rechnungs-Software erstellen, bearbeiten und versenden Sie Ihre Rechnungen ganz einfach.
Tipp
Digitalisierung bestehender Rechnungen
Sie dürfen auch bereits vorliegende Papierrechnungen digitalisieren (scannen) und digital aufbewahren. Die Dateien, z. B. im PDF- oder TIFF-Format, treten dann an die Stelle der ursprünglichen Papierrechnungen. Die Papieroriginale können Sie anschließend sogar vernichten, auch wenn das nicht unbedingt empfehlenswert ist. Allerdings sinken die Anforderungen an die Papierablage, da Sie z. B. nicht mehr chronologisch sortieren müssen.
Achtung
Regelung bei Rechnungen an Faxgeräte
Rechnungen von Computer- oder Standard-Fax an Faxgeräte gelten als Papierrechnungen. Deshalb müssen Sie diese Rechnungen auch in Papierform archivieren. Bedenken Sie dies, wenn Sie die Voraussetzungen für elektronische Rechnungen prüfen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung für Empfänger und Sender?
Unternehmen profitieren von zahlreichen Vorteilen, wenn sie auf die elektronische Rechnung umsteigen. Dazu gehören vor allem:
- Kostensenkung, z. B. weniger Bearbeitungs-, Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten. Auch der Aufwand und die Kosten für Archivierung sinken, weil Sie weniger Lagerplatz und Archivierungsordner benötigen. Indem Unternehmen Rechnungen digital versenden, sparen sie nicht nur Kosten, sondern optimieren auch interne Prozesse. Während Sie für eine Papierrechnung vom Drucken bis zum Postweg 6 bis 8 Minuten benötigen, versenden Sie eine E-Rechnung in unter einer Minute.
- Einfachere interne Prüfung, da alle Fachabteilungen sofort auf elektronische Rechnungen zugreifen können. Interne Laufzeiten entfallen und Sie müssen Rechnungen nicht mehr kopieren.
- Schnellerer Geldeingang da E-Rechnungen schneller ankommen als auf dem Postweg. Das wirkt sich positiv auf Ihre Liquidität aus. Mit der höheren Liquidität können Sie etwa Ihre Kreditlinie reduzieren oder Skonto ziehen.
- Verbesserung der Abläufe, z. B. Kuvertierung, Frankierung, Laufzeiten zu Post oder Briefkasten entfallen. Sie greifen bei Rückfragen schneller auf Rechnungen zu und archivieren leichter und platzsparender.
- Generelle Zeitersparnis, da Sie Rechnungen z. B. nicht mehr scannen müssen und direkt im Betrieb weiterverarbeitet können. Wenn Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen, versenden sie ihre Rechnungen elektronisch und verkürzen so die Bearbeitungszeit.
- Höchste Transparenz im elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsworkflow: Wenn Sie z. B. die Plattform OZG-RE nutzen, sehen Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnung unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.
Info
GoBD-konforme Archivierung
Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten dieselben Vorschriften wie für Papierrechnungen. Sie müssen E-Rechnungen im empfangenen elektronischen Format archivieren und für mindestens 8 Jahre (bis Ende 2024: 10 Jahre) maschinell lesbar halten. Es reicht nicht aus, die Rechnung in Papierform aufzubewahren.
Tipp
Mit Lexware einfach elektronische Rechnungen erstellen
Lexware eRechnung hilft Ihnen dabei, in wenigen Schritten E-Rechnungen zu erstellen. In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware Office M, L, XL
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus / pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk / premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
Thema Kostensparpotenziale: Warum ist die E-Rechnung kostengünstiger als die Papierrechnung?
Einer der größten Vorteile der E-Rechnung besteht darin, dass Unternehmen in vielen Bereichen und bei verschiedenen Prozessen Zeit und Kosten sparen. Hier einige Beispiele:
| Bereich | Einsparungspotenzial |
|---|---|
| Erstellen von Ausgangsrechnungen | Sie müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr von Hand schreiben. |
| Die Archivierung (Abspeichern oder Ablegen) übernimmt das System. | |
| Drucken, Falten, Kuvertieren entfallen. | |
| Kosten für Porto oder Briefumschläge, Papier, Druckkosten für Rechnungsformulare entfallen. | |
| Eingangsrechnungen | Die Archivierung (Abspeichern und Ablegen) übernimmt das System. |
| Archivierung | Sie müssen keine Räume, Keller oder Gebäude für das Archiv mehr vorhalten. Zwei Festplattensysteme (Archivierung und Datensicherung) reichen aus. |
| Tagesgeschäft | Bei Reklamationen können Sie sofort auf die entsprechende Rechnung zugreifen – ohne Suchzeiten oder Gänge ins Archiv. |
| Inkasso | Durch verkürzten Postlauf kommt die Rechnung früher beim Empfänger an und wird dementsprechend früher bezahlt. |
| Die nicht mit der Hand erstellte Rechnung geht automatisch in die Rechnungseingangsüberwachung bzw. den Mahnlauf ein. | |
| Steuerprüfungen | Sie können die benötigten Rechnungen punktuell und sofort für die Steuerprüfung heraussuchen. |
| Beim sog. Z3-Zugriff erledigt der Prüfende die Suche. Dadurch entfallen Kosten im Betrieb (Heraussuchen von Ordnern und Belegen sowie ggf. Verbringen). |
Info
Schnellerer Zahlungseingang für Dienstleister
Eine freiberufliche IT-Beraterin stellt am Monatsende 30 Rechnungen an ihre Geschäftskunden. Früher vergingen per Post zwei bis drei Werktage, bis die Rechnung ankam – und die Zahlungsfrist begann erst ab Zugang zu laufen. Seit sie E-Rechnungen per E-Mail versendet, erreichen ihre Rechnungen die Kunden noch am selben Tag. Ergebnis: Der durchschnittliche Zahlungseingang hat sich um vier bis fünf Tage beschleunigt.
Welche gesetzlichen und organisatorischen Voraussetzungen gelten für die elektronische Rechnung?
Auch wenn KMU ein elektronisches Rechnungsverfahren einfacher umsetzen können, müssen sie dennoch einige Punkte beachten, damit das Finanzamt die Rechnungen steuerlich anerkennt.
Zustimmung, Echtheit und Unversehrtheit
- Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung bzw. dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Sie können die Zustimmung explizit einholen, indem Sie beim Geschäftskontakt nachfragen. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, indem Kunden z.B. eine elektronische Rechnung einfach bezahlen.
- Eine elektronische Rechnung ist nur gültig, wenn ihre Echtheit feststeht. Die empfangsberechtigte Person muss die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher prüfen.
- Auch die Unversehrtheit des Inhalts müssen Sie gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass niemand die gesetzlich erforderlichen Angaben verändert hat. Zudem müssen Sie eine E-Rechnung mit aktuellen elektronischen Medien lesen können.
Kontrollverfahren und Datenspeicherung
- Ihr Unternehmen muss ein betriebliches Kontrollverfahren (Prüfpfad) einrichten. Führen Sie das Kontrollverfahren möglichst elektronisch durch, da Sie so Medienbrüche vermeiden und schneller prüfen können. Im Vergleich zur manuellen Prüfung erledigt eine E-Rechnungs-Software den Abgleich von Rechnung, Vertrag und Lieferschein in Sekundenschnelle.
- Alternativ dürfen Sie auch manuell kontrollieren, z. B. indem Sie die Rechnung mit Auftrag, Vertrag oder Bestellung abgleichen. Ihren bisherigen Prüfprozess für
Papierrechnungen müssen Sie zu Beginn der Umstellung in der Regel nicht anpassen. - Um den Rechnungseingang nachzuweisen, müssen Sie die E-Mails oder anderen Daten abspeichern. Legen Sie ein separates Verzeichnis für Ein- und Ausgangsrechnungen an, um die Voraussetzungen für den digitalen Rechnungsversand zu erfüllen. Diese Verzeichnisse können Sie dann nach Jahren und/oder geschäftlichen Kontakten erweitern.
Web-Download einer E-Rechnung
- Bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) erfasst elektronische Dokumente automatisch und versieht sie mit einem elektronischen Zeitstempel. So weisen Sie den Eingang eindeutig nach, ohne die E-Mail zwingend archivieren zu müssen.
- Aus Dokumentationsgründen sollten Sie E-Mails dennoch nicht löschen – sie dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und enthalten oft zusätzliche relevante Informationen.
- Auch beim Web-Download, etwa beim Herunterladen einer Telefonrechnung, müssen Sie den Eingang dokumentieren. Dieser gilt als erfolgt, sobald ein Empfangssystem die Rechnung so speichert, dass die zuständige Person sie bearbeiten kann (§ 87a AO). Eine reine E-Mail-Benachrichtigung reicht nicht aus.
Bedingungen an die Archivierung
- Bei der Archivierung müssen Sie sicherstellen, dass Sie Rechnungen mindestens acht Jahre lang lesen und auswerten können. Die Frist beginnt mit dem Jahresabschlusses, und kann im Einzelfall auch länger dauern.
- Elektronische Rechnungen müssen Sie digital in dem Format archivieren, in dem sie eingehen. Ein Ausdruck in Papierform reicht nicht aus.
- Sie dürfen elektronische Rechnungen unter einem anderen Namen speichern, etwa wenn das die innerbetriebliche Ablage und Archivierung verbessert.
Umsatzsteuer-Gesetz und externe Buchhaltung
- Jede Rechnung, egal ob elektronisch oder in Papierform, muss alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, vor allem die Kriterien des § 14 (4) Umsatzsteuer-Gesetzes.
- Falls ein Steuerberater Ihre Buchhaltung übernimmt, müssen Sie ihn über das Vorgehen informieren und nach eventuell zusätzlich erforderlichen Maßnahmen fragen.
Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?
Wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten, muss diese wie jede analoge Papierrechnung alle relevanten Rechnungsbestandteile gemäß den umsatzsteuerlichen Vorgaben (§ 14 Umsatzsteuergesetz) aufweisen:
- Vollständiger Name
- Lieferantenanschrift
- Anschrift Leistungsempfänger
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Darüber hinaus schreibt der § 5 der E-Rech-V noch folgende Angaben vor:
- Die sogenannte Leitweg-Identifikationsnummer, die Sie bei der Auftragserteilung erhalten
- Fälligkeitsdatum der Rechnungssumme
- ergänzende Zahlungsbedingungen
- die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
- De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Achten Sie darauf, dass es spezielle Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen gibt.
Wie erstellen Sie eine E-Rechnung in 5 Schritten?
- Rechnungsformat wählen: Entscheiden Sie sich für ein Format – XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für den B2B-Bereich.
- Pflichtangaben eintragen: Erfassen Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Leistungsbeschreibung und Rechnungsnummer.
- Rechnungsdaten prüfen: Kontrollieren Sie Beträge, Steuersätze und Leistungsdatum auf Richtigkeit.
- E-Rechnung versenden: Senden Sie die Rechnung direkt aus Ihrer Software per E-Mail oder über ein Kundenportal an den Empfänger.
- Rechnung archivieren: Speichern Sie die E-Rechnung GoBD-konform im Originalformat und bewahren Sie sie mindestens 8 Jahre auf.
Mit einer E-Rechnungs-Software von Lexware erledigen Sie alle fünf Schritte in einem System, von der Erstellung bis zur Archivierung.
Info
ZUGFeRD, XRechnung & Co: E-Rechnungsrichtlinie der EU legt die Format-Vorgaben fest
Die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie") legt fest, wie eine elektronische Rechnung konform gestaltet sein muss. Diese sieht vor, dass eine elektronische Rechnung:
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird
- deren Format auch ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen muss
- bei der eine Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument die notwendigen Voraussetzungen nicht erfüllen
Alle EU-Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland müssen die E-Rechnungsrichtlinie für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden in nationales Recht umsetzen.
Welche Rechnungsformate gibt es für elektronische Rechnungen?
Im Allgemeinen gibt es drei Formate, di die Voraussetzungen für elektronische Rechnungen (B2B und B2C) erfüllen:
- ZUGFeRD (internationale Variante)
- XRechnung (Standardverfahren Deutschland)
- Facture-X Verfahren (französische Variante)
Während ZUGFeRD eine hybride Form ist (aus PDF und XML), handelt es sich bei XRechnungen um reine XML-Dateien. Neben den genannten Formen gibt es das internationale EDIFACT-Format, das Unternehmen insbesondere für den internationalen Handel nutzen. Damit lassen sich strukturierte Daten ebenfalls elektronisch übertragen. Voraussetzung ist jedoch, dass das Format den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht.
Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?
Ja, eine Rechnung per Mail ist gültig. Sofern die erstellte elektronische Rechnung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, können Sie diese auch per E-Mail versenden. Sie benötigen mittlerweile keine digitale Signatur mehr.
Info
Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Sie dürfen eine Rechnung als PDF versenden, jedoch entspricht dies nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung, weil ein PDF keine strukturierten Datensätze enthält, die sich maschinell verarbeiten lassen. Eine E-Rechnung muss Daten in einem formatierbaren XML-Format bereitstellen, damit Systeme diese automatisiert austauschen und weiterverarbeiten können. PDFs sind nur bildhafte Darstellungen. Um die Daten zu erfassen, müssen Sie manuell eingreifen – etwa mithilfe einer Texterkennungssoftware. Dadurch entsteht ein Medienbruch, der es erschwert, Prozesse zu automatisieren. E-Rechnungen hingegen ermöglichen es, Rechnungen medienbruchfrei und voll automatisiert auszutauschen.
Wie führen Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen ein?
Die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen ist kein Hexenwerk. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten:
- Im ersten Schritt bearbeiten Sie den Rechnungseingang. Richten Sie dafür ein spezielles E-Mail-Postfach ein und kontrollieren Sie dieses täglich, einschließlich des Spam-Ordners, damit keine Rechnungen verloren gehen. Ohne separates Postfach müssen Sie den gesamten Mail-Eingang täglich prüfen. So vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen.
- Kontrollieren Sie bei jeder Rechnung auch die Lesbarkeit und verschieben Sie korrekt formatierte Rechnungen in einen Ordner „Rechnungseingang" oder „Eingangsrechnungen". Bei vielen Rechnungen und Geschäftspartnern richten Sie am besten für jedes Jahr und jeden Partner einen eigenen Ordner ein.
- Anschließend führen Sie die inhaltliche Rechnungsprüfung durch, bei überschaubarer Rechnungsanzahl auch parallel. Prüfen Sie, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht und ob Herkunft, Inhalt, Leistung und rechtliche Bestandteile korrekt sind. Kontrollieren Sie zusätzlich, ob Absender und Rechnungsaussteller identisch sind, und gleichen Sie die Rechnung mit Verträgen, Bestellungen und Preisvereinbarungen ab.
- Legen Sie vorab fest, wie Sie mit fehlerhaften Rechnungen umgehen – z. B. Rücksendung unter Angabe der Beanstandungen. Speichern Sie fehlerhafte Rechnungen separat und kennzeichnen Sie diese als offenen Vorgang.
- Zeitgleich prüfen Sie die formellen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz. Stellen Sie sicher, dass sich der Gesamtbetrag korrekt aus den einzelnen Positionen zusammensetzt und Umsatzsteuer sowie Bruttobetrag stimmen.
- Legen Sie geprüfte Rechnungen in einem Ordner „geprüfte Rechnungen" ab, bei Bedarf mit Unterverzeichnissen nach Monat oder Lieferant. Bei fehlerhaften Rechnungen verfahren Sie wie bei Punkt 2.
- Nach der Rechnungsprüfung buchen Sie die Rechnungen zeitnah und unverändert. Leiten Sie geprüfte elektronische Rechnungen möglichst täglich mit einem entsprechenden Kontierungshinweis an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung weiter. Hier können Sie den gleichen Prozess wie bei Papierrechnungen nutzen.
- Achten Sie bei der Bezahlung auf einen fristgerechten Ausgleich und beachten Sie mögliche Skontofristen. Geben Sie auf der Überweisung Rechnungsdatum und -nummer an, damit Sie jederzeit einen Bezug zwischen Rechnung und Zahlung herstellen können. Verschieben Sie gezahlte Rechnungen in einen Ordner mit der Bezeichnung „Bezahlte (Eingangs-)Rechnungen". Bei Bedarf erstellen Sie auch hier Unterverzeichnisse.
- Im Anschluss archivieren Sie geprüfte und gebuchte Rechnungen elektronisch und bewahren sie mindestens acht Jahre lesbar auf. Legen Sie alle Rechnungen unverändert nach einem einheitlichen Schema ab, z. B. nach Eingangsdatum, Rechnungsnummer und Geschäftskontakt. Bei mehr als 120 bis 150 Rechnungen pro Jahr empfiehlt sich ein Rechnungseingangsbuch. Archivieren Sie auch die zugehörigen E-Mails.
- Stellen Sie sicher, dass niemand die archivierten Rechnungen verändern kann oder das System Veränderungen protokolliert. Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien, die auch in acht Jahren noch lesbar sein müssen.
- Überprüfen Sie, ob Sie das „ZUGFeRD-Format“ als übergreifendes Format für elektronische Rechnungen nutzen möchten, statt individuelle Lösungen zu entwickeln. Der Standard erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln, und diese ohne weitere Hilfen auszulesen und weiterzuverarbeiten.
- Bei Ausgangsrechnungen verfahren Sie analog. Erstellen Sie auch hier separate Verzeichnisse, z. B. nach Jahren und Kunden, und legen Sie ggf. weitere Verzeichnisse mit Bezeichnungen wie „Bezahlte (Ausgangs-)Rechnungen" an. Die Anforderungen an formelle und inhaltliche Aspekte sowie Archivierung gelten analog den Eingangsrechnungen.
- Informieren Sie alle Geschäftspartner schriftlich über die Voraussetzungen der elektronischen Rechnungsstellung.
Info
Rechnungseingang in der Schreinerei
Eine Schreinerei richtet ein separates E-Mail-Postfach rechnungen@schreinerei-mueller.de ein und prüft dieses jeden Morgen. Eingehende E-Rechnungen verschiebt der Inhaber direkt in den Ordner „Eingangsrechnungen 2025" und sortiert nach Lieferanten. So hat er jederzeit den Überblick, vermeidet verspätete Zahlungen und findet bei Rückfragen sofort die richtige Rechnung.
Checkliste: Der richtige Umgang mit der E-Rechnung
Die folgende Checkliste zeigt Ihnen, welche Punkte Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre Fakturierung auf die E-Rechnung umstellen oder wenn ein Lieferant Sie fragt, ob Sie mit elektronischen Rechnungen einverstanden sind:
| Ereignis | Was ist zu tun? |
|---|---|
| Einführung elektronischer Fakturierung | Prüfen Sie den Ablauf in Ihrem Betrieb, ob dieser als Prüfpfad den kritischen Betrachtungen einer Umsatzsteuerprüfung standhält. |
| Im Zweifel den Prüfpfad optimieren | |
| Elektronische Fakturierung an eigene Kunden | Fragen Sie Ihre Kunden, ob sie der elektronischen Fakturierung zustimmen (am besten schriftlich!) |
| Zeigen Sie die Vorteile der elektronischen Fakturierung auf | |
| Rücksprache wegen Datenformat | |
| Prüfen Sie ggf., inwieweit Sie Ihre Kundschaft unterstützen müssen und können | |
| Anfrage eines Lieferanten, ob Sie mit elektronischer Rechnung einverstanden sind | Können Sie das Datenformat in Ihrem Betrieb lesen und archivieren? |
| Benötigen Sie für die E-Rechnung zusätzliche Software? | |
| Reicht die Speicherkapazität des bisherigen Systems? | |
| Können Sie den bisherigen Prüfpfad für Papierrechnungen übernehmen? | |
| Müssen Sie am bisherigen Prüfpfad Veränderungen vornehmen (z. B. Informationsfluss, EDV-Zugriffsberechtigungen)? | |
| Reicht die vorhandene Hardware aus, um E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren? | |
| Falls Ihre Steuerberatung die Buchführung übernimmt: Fragen Sie nach, wie Sie elektronische Rechnungen empfangen und welche zusätzlichen Maßnahmen Sie ergreifen müssen. |
FAQ-E-Rechnung
Wie kann ich eine XRechnung öffnen und lesen?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – wenn Sie diese direkt öffnen, sehen Sie nur maschinenlesbaren Code. Um die Rechnung visuell darzustellen, benötigen Sie einen sogenannten Viewer. Die Finanzverwaltung stellt über das ELSTER-Portal unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit. Dort laden Sie die XML-Datei hoch und sehen die Rechnung in einer übersichtlichen, lesbaren Darstellung – ganz ohne Anmeldung oder ELSTER-Konto. Alternativ lesen Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office XRechnungen automatisch ein und zeigen alle Rechnungsdaten direkt in der Software an. ZUGFeRD-Rechnungen hingegen enthalten.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Anwendung:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Format | Reine XML-Datei | Hybrid aus PDF + eingebettetem XML |
| Lesbarkeit | Nur mit Viewer oder Software lesbar | Auch als PDF direkt lesbar |
| Maschinenverarbeitung | Ja, vollständig automatisiert | Ja, über den eingebetteten XML-Datensatz |
| Typischer Einsatz | B2G (öffentliche Auftraggeber, Behörden) | B2B (Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen) |
| Vorteil | Von Behörden häufig vorgeschrieben | Empfänger kann Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen |
Beide Formate sind für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zugelassen. Welches Format sich für Sie eignet, hängt davon ab, ob Sie vor allem mit Behörden oder mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten.
Wie funktioniert die E-Rechnung bei Barkäufen über 250 Euro?
Für Barkäufe gelten keine Sonderregelungen. Das bedeutet: Auch wenn Sie als Unternehmer beispielsweise Material im Baumarkt kaufen oder ein Geschäftsessen im Restaurant bar bezahlen, muss der Rechnungsaussteller eine E-Rechnung erstellen, sobald der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto übersteigt. Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinen FAQ ausdrücklich klargestellt.
Praxistipp
In der Regel erhalten Sie vor Ort zunächst einen regulären Kassenbeleg als sonstige Rechnung. Hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse, damit der Verkäufer Ihnen anschließend eine korrekte E-Rechnung nachsenden kann. Liegt der Betrag bei 250 Euro oder darunter, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung – hier besteht keine E-Rechnungspflicht.
Müssen Freiberufler und Vermieter E-Rechnungen erstellen?
Freiberufler und Vermieter gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer im Sinne des UStG. Deshalb müssen auch sie seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten die allgemeinen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 müssen auch Freiberufler und Vermieter E-Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen. Eine Ausnahme besteht bei steuerfreien Leistungen: Wer ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringt – etwa bestimmte Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum – muss keine E-Rechnungen ausstellen, muss sie aber trotzdem empfangen können.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, die Sie bereits versendet haben, dürfen Sie nicht nachträglich ändern oder überschreiben. Gehen Sie stattdessen in drei Schritten vor:
- Stornorechnung erstellen: Erstellen Sie eine Stornorechnung, die die fehlerhafte Originalrechnung vollständig aufhebt. Führen Sie darin alle ursprünglichen Beträge mit negativem Vorzeichen auf und verweisen Sie eindeutig auf Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung.
- Korrigierte Rechnung ausstellen: Stellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus.
- Alle Dokumente archivieren: Bewahren Sie alle drei Dokumente – Originalrechnung, Stornorechnung und korrigierte Rechnung – GoBD-konform auf.
Wichtig: Auch die Stornorechnung und die korrigierte Rechnung müssen im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, wenn die Originalrechnung eine E-Rechnung war.
Müssen Vereine elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen?
Vereine sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Das betrifft beispielsweise Sportvereine, die Werbeflächen verkaufen, Catering bei Veranstaltungen anbieten oder Räumlichkeiten an andere Unternehmen vermieten. Für solche B2B-Umsätze müssen auch Vereine seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt das auch für den Versand. Rein ideelle Tätigkeiten und Mitgliedsbeiträge fallen dagegen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
