DMS: Was können Dokumenten-Management-Systeme und welchen Nutzen bieten sie deinem Unternehmen?

Das Dokumenten-Management umfasst die strukturierte Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aller geschäftlichen Unterlagen – elektronisch und zentralisiert. Ein Dokumenten-Management-System (Abkürzung DMS) ist eine datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Von Verträgen, Aufträgen und Rechnungen bis hin zur Dokumentation von Arbeitsabläufen. DMS können sowohl lokal als auch in einer Cloud genutzt werden.

Papiergebundene Dokumente resultieren heutzutage immer mehr in regelrechten Papierfluten, in denen man leicht den Überblick verliert. Egal ob es dabei um die Ablage, die Bearbeitung, die Katalogisierung, die spätere Suche oder die Archivierung geht. Durch den stockenden Informationsfluss werden Arbeitsabläufe ausgebremst. Das kann sich nicht nur negativ auf die Motivation deiner Mitarbeiter auswirken, sondern auch teuer werden. Der Einsatz eines DMS kann hier eine sinnvolle Lösung sein. Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements lassen sich Verwaltungsabläufe beschleunigen und zentralisieren.

Es gibt verschiedene Dokumenten-Management-Systeme, von Open-Source-Software bzw. kostenlosen Systemen (meist mit geringerem/reduziertem Funktionsumfang) bis hin zu Cloud basierten DMS. Auch SharePoint, die bekannte Webanwendung von Microsoft, kannst du als DMS nutzen.  

Funktionen und Preise variieren je nach Software oder Lizenzmodell. Egal, ob Freeware oder kostenpflichtiges Dokumenten-Management-System – mach dir vor der Einführung eine DMS-Checkliste, was es erfüllen sollte. So kannst du leichter den für deine Bedürfnisse besten Anbieter finden.

Die Etablierung einer virtuellen Dokumentenverwaltung hat ein Ziel: Tägliche Aufgaben und die Auftragsbearbeitung sollen vereinfacht werden. Hier einige Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen, die für dich als Unternehmer interessant sein können:

• Erfassen und Scannen neuer Schriftstücke
• Suchen und Recherchieren durch Verschlagwortung der Inhalte
• Vereinfachter Workflow durch zeit- und ortsunabhängigen Zugang
• Flexible Bearbeitung durch zentralisierten Zugriff
• Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten
• Verschiedene Automatisierungen
• Digitale Ablage von alten Papierdokumenten sowie E-Mail-Archivierung
• Generelles Archiv wichtiger Unterlagen

Das hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

• Welche Funktionen benötigst du?
• Welchen Anbieter favorisierst du?
• Wie groß ist der technische Aufwand für die Einführung?

Nach der Installation solltest du zusätzlich eine Testphase definieren und die Schulung der Mitarbeiter bzw. Anwender einleiten.

DMS werden in ganz unterschiedlichen Branchen eingesetzt. Alle Abteilungen, in denen Verwaltungsaufwand entsteht, gelten als Anwendungsbereiche für ein Dokumenten-Management-System. Die folgenden Beispiele zeigen, in welchen Unternehmensbereichen du ein digitales Dokumentenmanagement einsetzen kannst:

• Buchhaltung: Nutze ein DMS zur Verwaltung von Rechnungen, Belegen, Jahresabschlüssen, Bilanzen etc.
• Einkauf/Verkauf: Setze ein DMS ein, um Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen oder Formulare digital zu sichern.
• Vertrieb: Profitiere von einem DMS und arbeite zentral an Angeboten, Handelsbriefen oder Anfragen zu arbeiten. 
• Produktion: Integriere ein DMS in deinen Produktionsabteilungen und speichere produktionsrelevante Unterlagen wie Arbeitsanweisungen, Materiallisten oder Arbeitsanweisungen zentralisiert ab.

Je größer das Unternehmen, desto größer die Informations-Datenbank. Ein Dokumenten-Management-System macht jedoch nicht nur bei großen Datenmengen Sinn. Auch in Kleinunternehmen und im Mittelstand vereinfachen DMS die Arbeitsabläufe. Zudem ist es einfacher, digitale Prozesse schon früh im Unternehmen einzuführen, als sie später im gewachsenen Unternehmen auf- oder umzurüsten.

Wenn du über den Einsatz einer DMS-Lösung nachdenkst, möchtest du sicherlich im Vorfeld wissen, warum eine solche Anwendung sinnvoll ist. Die Firmendokumente zu digitalisieren und zentral abzulegen, hat viele Vorteile für dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:

• Optimierter Informationsfluss: Durch effizientes Dokumenten-Management sind Informationen leichter zugänglich und der Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen fällt leichter. Und das sowohl inhouse als auch von unterwegs.
• Optimierter Workflow durch DMS: Mehr Struktur und der schnelle Zugang zu Informationen sorgen dafür, dass deine Mitarbeiter nicht so viel Zeit mit der Suche verbringen und effizienter arbeiten können.
• Zufriedene Mitarbeiter: Einfache Arbeitsprozesse sorgen für eine Entlastung deiner Mitarbeiter.
• Geringere Kosten: Ein besserer Workflow kann kostensparend sein. Aber auch die Einsparungen von Papier, Druckerkosten und Archivräumen sorgen für geringere Kosten.
• Weniger Stauraum: Nicht nur Archivräume fallen weg. Auch Regale, Aktenschränke und Papierstapel in den Büros sind Geschichte. Den Platz kannst du nun anderweitig nutzen.
• Sicherheit und Datenschutz: Vor allem bei einer Revision ist es wichtig, dass alle Firmenprozesse belegbar sind. Mit einem durchdachten Dokumenten-Management kannst du dies viel einfacher erzielen. Außerdem werden Dokumente gesichert und geschützt abgespeichert, sodass sie nicht gefälscht oder verändert werden können. So bist du auch in der Lage, dich an die GoBD zu halten.

Nun weißt du, was DMS sind und wofür du ein elektronisches Dokumenten-Management-System verwenden kannst. Doch welche Arten von DMS-Systemen gibt es und welches eignet sich für deine Bedürfnisse? 

Zunächst musst du dir überlegen, ob du ein On-Premise, ein Hybrid- oder ein Cloud-DMS für dein Unternehmen benötigst.

• On-Premise-Systeme (Vor-Ort-DMS): werden lokal installiert. Du benötigst entsprechende technische Ressourcen.
• Cloud-DMS sind ausschließlich digital. Du benötigst keine eigene Hardware.
• Hybrid-Systeme sind eine Kombination aus den beiden genannten Varianten.
• Branchenspezifisches DMS: Solche Systemlösungen sind mit speziellen Anwendungen bzw. Funktionen ausgestattet, die auf spezielle Branchen angepasst sind.
• Open-Source-DMS: Hier arbeitest du mit einer frei verfügbaren Software. Die hierin programmierten Lösungen kannst du individuell auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zuschneiden.
• Mobiles DMS: Diese Variante ist so konzipiert, dass sich der Zugriff besonders einfach für mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets gestaltet.

Damit du das richtige DMS für deine Bedürfnisse findest, solltest du dir in erster Linie darüber im Klaren sein, welche Anforderungen du an dein revisionssicheres Dokumenten-Management hast.

• Was sind deine Schwachstellen und was benötigst du für eine DMS Applikation, um diese zu beheben?
• Welche Funktionen benötigst du, um deinen Arbeitslauf effizienter zu gestalten?
• Was sagen deine Angestellten zu dem Thema? Oftmals haben die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Bedürfnisse, denen das Dokumenten-Management-System gerecht werden muss.

Aber welche Anbieter und welche Systeme gibt es auf dem Markt?

Bevor du dich für ein Dokumenten-Management-System entscheidest, gilt es zu klären, welche Dokumente du in einer DMS-Lösung verwalten kannst? Im Grunde kannst du ein Dokumenten-Management-System für alle Formen von Unterlagen benutzen:

• E-Mails
• Websites
• Word-Dokumente
• Videos
• PDFs

Das kommt in erster Linie auf die Art des Systems und deine Bedürfnisse an. Reine Ablagesysteme, die lokal implementiert werden, sind deutlich günstiger, als wenn du ein personalisiertes und flexibles Modell auswählst. Du solltest bei der Auswahl des Dokumenten-Management-Systems immer berücksichtigen, was du willst und womit du am besten arbeiten kannst – hierbei sollte der Preis zunächst keine Rolle spielen. Ein gutes System hat seinen Preis. Cloud-Modelle bieten dir oftmals die Möglichkeit, flexibel Funktionen hinzuzubuchen oder wieder abzubuchen. Dadurch sind die Kosten skalierbarer.