Buchhaltung & Finanzen

Abgabefristen und Vorbereitung: So gehst du die Steuererklärung als Selbstständiger an

Das Ausfüllen der Steuererklärung ist für Selbstständige nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung, und die Abgabefristen versetzen einen gerne unter Zeitdruck. Aber es hilft nichts: Bis zum 31. Juli des Folgejahres soll die Steuererklärung beim Finanzamt liegen, sofern du die Steuererklärung selbst vornimmst. Ziehst du eine Steuerberatung hinzu, gilt eine großzügigere Abgabefrist für deine Steuererklärung. Mehr zum Thema sowie hilfreiche Tipps liest du hier.

Zuletzt aktualisiert am 18.07.2025
Von Dipl. Wirtschaftsjuristin Cecilia Hardenberg
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In 6 Schritten die Steuererklärung als Selbstständiger vorbereiten

1. Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanz

Jeder, der ein Einkommen über einen geringen Betrag hinaus (im Fachjargon Grundfreibetrag) erwirtschaftet, muss Einkommensteuer zahlen. Deren Höhe richtet sich nach dem persönlichen Gewinn, den du als Selbstständiger nach Abzug aller Betriebsausgaben erwirtschaftest.

Im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit geht das Finanzamt von deinen Angaben über den erwarteten Gewinn im Gründerfragenbogen aus. Es stellt sich also zunächst die Frage, wie du deinen Gewinn ermitteln musst: Entweder bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet und musst eine Bilanz erstellen oder du darfst eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) machen.

Die Kriterien für Bilanz bzw. EÜR:

  • Als Kaufmann bzw. Kauffrau bist du immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Indizien für eine kaufmännische Tätigkeit sind:
    • eine Kreditaufnahme
    • Käufern wird der Kauf auf Rechnung ermöglicht
    • Inventur
    • Personaleinsatz
    • der Unternehmensgegenstand
    • die Geschäftsausstattung
    • das Betriebsvermögen etc.
  • GmbHs und AGs müssen in jedem Fall eine Bilanz erstellen.
  • Als Gewerbetreibender bist du dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn du folgende Grenzen überschreitest:
    • Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder
    • Gewinn von mehr als 80.000 Euro.
    • In der Regel fordert dich das Finanzamt zur doppelten Buchführung oder zur Bilanzierung auf.
  • Freiberufler können unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und ihres Gewinns ihre Einkünfte per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Sie müssen nicht bilanzieren, können dies aber freiwillig tun. Bei der EÜR wird der Gewinn durch die Gegenüberstellung der zugeflossenen Einnahmen und abgeflossenen Ausgaben eines Kalenderjahres ermittelt.
  • Personengesellschaften (z. B. die GbR) unterliegen nicht der Einkommensbesteuerung. Hier sind die einzelnen Gesellschafter steuerpflichtig, sie müssen also ihren Anteil am Gewinn der Gesellschaft im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Die Personengesellschaft gibt dafür eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung des Gewinns beim Finanzamt ab.
  • Kleinunternehmer, deren Umsatz (zuzüglich Umsatzsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, unterliegen einer Sonderregelung (§ 19 UStG). Sie müssen keine Umsatzsteuerjahreserklärung ans Finanzamt übermitteln.

2. Sammle akribisch alle Belege

Es gilt: Sammle lieber zu viele Geschäftsbelege als zu wenige. Für die Steuererklärung als Selbstständiger sind folgende Belege wichtig:

  • Lieferscheine
  • Kreditoren- und Debitorenrechnungen
  • Quittungen für Barzahlungen (auch formlose)
  • Überweisungsbelege
  • beim Firmenwagen: Tankbelege
  • Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen der Bank etc.

Es kommt dabei nicht darauf an, ob die Ware mit oder ohne Mehrwertsteuer eingekauft wurde.

Achtung

Kopiere Belege für die Steuererklärung

Bei der Steuererklärung musst du nicht nur die Abgabefristen beachten! Gesetzlich bist du auch dazu verpflichtet, alle diese Geschäftsunterlagen zwischen 8 und 10 Jahre aufzubewahren. Da Kassenbons auf Thermopapier häufig innerhalb von 1 bis 2 Jahren verblassen, empfiehlt es sich, diese bei ihrer Ablage zu kopieren und an die Kopie zu heften.

3. Lege alle Belege Monat für Monat in Ordnern ab

Es empfiehlt sich, verschiedene Ordner anzulegen:

Alternativ legst du die Belege auch in einem einzigen Ordner nacheinander (immer den neuesten nach oben) ab. Die Hauptsache ist, dass du die Belege systematisch ablegst (etwa alphabetisch sortiert oder nach Monaten) und durchnummerierst, um nicht den Überblick zu verlieren. Führt dein Steuerberater für dich die Buchhaltung durch, solltest du zusätzlich einen Ordner für den Steuerberater anlegen, der deine Einkommensteuererklärung prüft und dann gemäß den Abgabefristen beim Finanzamt einreicht. Hier solltest du die monatlichen Unterlagen (Belege, Rechnungen, Bankauszüge etc.) ablegen und diese erst bei Rückgabe des Ordners in deinen speziellen Geschäftsordnern (Debitoren- und Kreditorenrechnungen usw.) archivieren.

Tipp

Steuererklärung selbst erstellen oder mit Berater?

Als Selbstständiger kannst du die Steuererklärung selbst anfertigen oder einen Berater beauftragen. Grundsätzlich gilt: Je komplizierter deine Situation ist oder je weniger du dich mit Steuern auskennst, desto mehr lohnt es sich, die Steuererklärung erstellen zu lassen – zum Beispiel beim Steuerberater. Bei komplexen Fällen, beispielsweise in größeren Betrieben oder bei mehreren Einkommensfaktoren, sollte die Steuererklärung von einem Steuerberater übernommen werden – denn die Nachzahlungen bei Fehlern können die Kosten der Dienstleistung weit übersteigen.  

Weitere Gründe, die dafür sprechen:

  • Der Steuerberater übernimmt die ganze Kommunikation mit dem Finanzamt – gerade bei Verzögerungen kann er schnell eine Fristverlängerung aushandeln.
  • Dein Zeitaufwand minimiert sich auf das Sammeln aller Belege und Rechnungen.
  • Ein Steuerberater kann dir ggf. Schlupflöcher und Fallstricke nennen, die bares Geld einsparen.
  • Du schaffst es nicht, die Steuererklärungen 2025 bis zum 31. Juli 2026 fertigzustellen. Schalte einen Steuerberater ein, erwartet das Finanzamt die Erklärungen 2025 erst am 01. März 2027. Alternative: Beantrage mit plausiblen Gründen (z.B. akute Erkrankung) schriftlich eine Fristverlängerung.

4. Erstelle eine Liste der Einnahmen und Ausgaben

Bei der Steuererklärung von Selbstständigen ist es am einfachsten, eine Excel-Liste mit folgenden Informationen für jeden Beleg anzulegen:

  • Datum
  • Lieferant
  • Bezeichnung
  • Bruttobetrag
  • Belegnummer

Bist du umsatzsteuerpflichtig, notierst du dir außerdem den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Das Gleiche gilt für die Ausgaben (separate Liste).

Bei der EÜR gilt das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben gehören also zu dem Jahr oder Monat, in dem sie wirklich geflossen sind. Ausgenommen sind wiederkehrende Leistungen (z.B. Miete oder Umsatzsteuer aus monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen) innerhalb von 10 Tagen vor und nach dem Jahresende; diese werden buchhalterisch noch für das Vorjahr erfasst.

Wirtschaftsgüter mit einem Wert von mehr als 800 Euro netto, z. B. ein Schreibtisch oder eine Maschine, werden über mehrere Jahre abgeschrieben. 

Tipp

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Bei einer Unternehmensgründung können schon vor der Betriebsanmeldung Ausgaben entstehen, die du im Gründungsmonat als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ zu den Ausgaben hinzurechnen darfst. Aufgepasst: Das gilt nur für die Einkommensteuer. Bist du gewerbesteuerpflichtig, wirken sich vorweggenommene Betriebsausgaben bei der Gewerbesteuer nicht mindernd aus.

5. Gewinnermittlung und Eintragung in die Einkommensteuererklärung

Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ergibt sich für dich als Selbstständiger der Gewinn, den du in die Steuererklärung eintragen musst: in Anlage G (bei Gewerbe) oder Anlage S (bei freiberuflichen Tätigkeiten). Die Anlagen G oder S werden zusammen mit der Anlage EÜR bei der Einkommensteuererklärung abgegeben. Außerdem muss eine Jahres-Umsatzsteuererklärung (auch bei Kleingewerben) ausgefüllt werden.

Wenn du deinen Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich (Pflicht zur doppelten Buchführung/Bilanz) ermittelst, fügst du als Selbstständiger der Steuererklärung die Abschriften der Bilanz (bei Betriebseröffnung auch die Eröffnungsbilanz) und der Gewinn- und Verlustrechnung bei.

Tipp

Steuererklärung als Selbstständiger: Mit Programm noch sicherer

Spätestens bei Gewerbebetrieben mittlerer Größe sind integrierte Buchhaltungsprogramme sinnvoll. Software-Lösungen von Lexware beinhalten Steuerprogramme, die Lieferscheine und Rechnungen verwalten und alles summieren. Der Buchführungsservice ist übersichtlich, erleichtert dir oder dem Steuerberater die Arbeit und erlaubt es, per digitalem Steuerformular deine Steuererklärung direkt an das Finanzamt weiterzuleiten.

6. Abgabefristen: Rechtzeitige Abgabe der Steuererklärung als Selbstständiger

Deine Einkommensteuer ist nach Ablauf eines Kalenderjahres fällig, spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres (2025: 31. Juli 2026) – nicht zu vergleichen mit der Abgabefrist der Lohnsteuer eines Arbeitnehmers! Bis dahin muss auch die Steuererklärung von Selbstständigen gemäß den Abgabefristen dem Finanzamt vorliegen. Wird die Zeit knapp, kannst du eine Fristverlängerung bis zum eigentlichen Fristende beantragen. Als Gründe akzeptiert der Fiskus:

  • Umzug,
  • Krankheit,
  • Kur,
  • aber auch Arbeitsüberlastung
  • und einen aus beruflichen Gründen vorgezogenen Urlaub.

Sollte ein Steuerberater für dich die Steuererklärung anfertigen und einreichen, gelten andere Abgabefristen. So verlängert sich hierdurch beispielsweise die Abgabefrist für die Steuererklärung 2025 automatisch bis zum 01. März 2027. 

Achtung

Beachte die Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung

Für die Abgabe der Umsatzsteuer beziehungsweise Umsatzsteuervoranmeldung gelten andere Abgabefristen! Diese musst du je nach Umsatzsteuerzahllast monatlich, quartalsweise oder jährlich einreichen. Sie ist immer am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums abzugeben und sofort zu bezahlen. Das ist darauf zurückzuführen, dass sie ein durchlaufender Posten ist. Du ziehst hierbei noch die Umsatzsteuer ab, die du selbst als Betriebsausgaben zahlen musst, und überweist den Rest ans Finanzamt.

Hier eine Übersicht, zu wann du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen musst:

  • bis 2.000 Euro jährliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • 2.000 - 9.000 Euro quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
  • mehr als 9.000 Euro monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Im ersten Gründungsjahr lässt das Finanzamt dich deine voraussichtliche Umsatzsteuerlast schätzen. Solltest du selbst unter oder über dieser Schätzung liegen, darfst du nicht eigenständig den Zahlungszeitraum wechseln – das geht nur in Absprache mit dem Finanzamt.  

Tipp

Steuererklärung kopieren

Bevor du als Selbstständiger die Steuererklärung in elektronischer Form ans Finanzamt übermittelst, solltest du diese kopieren. Mit der Kopie kannst du deinen Steuerbescheid schneller nachprüfen und auf Rückfragen besser reagieren.

Wichtige Hinweise zur Steuererklärung als Selbstständiger

Einkommensteuervorauszahlung

Nach dem Gründungsjahr legt das Finanzamt jährlich deine Vorauszahlung fest, die du vierteljährlich überweisen musst. Die Steuererklärung für das gesamte vergangene Kalenderjahr wird dann im Folgejahr erstellt und eine noch bestehende Steuerschuld wird mit den Vorauszahlungen verrechnet. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind jeweils am:

  • 10. März,
  • 10. Juni,
  • 10. September
  • und 10. Dezember fällig.

Fällt das Einkommen höher als geplant aus, führt dies zu einer Steuernachzahlung. Entsprechend werden die Einkommensteuervorauszahlungen angepasst. Dies hat schon manchen Selbstständigen finanziell in die Enge getrieben. Rechne daher mit der Steuer und lege dir rechtzeitig Geld zurück!

Diese Formulare müssen Selbstständige bei der Steuererklärung ausfüllen

Bei der Einkommensteuererklärung musst du als Selbstständiger, wie alle anderen Steuerpflichtigen, zuerst den Mantelbogen ausfüllen. Außerdem sind für deine Steuererklärung folgende Anlagen bzw. Formulare relevant:

Wir erklären dir, wofür welches Formular gedacht ist und ob du es ausfüllen musst.

Das kommt in den Mantelbogen

Im Mantelbogen vermerkst du alle relevanten Daten zu deiner Person:

  • Name und Adresse
  • Geburtsdatum
  • Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer
  • Zuständiges Finanzamt
  • Familienstand

Anlage G, Anlage S und Anlage EÜR

Die Anlage G ist für Gewerbetreibende. Die Anlage S in der Steuererklärung bezieht sich auf Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, ist also für Freiberufler oder sonstige selbstständige Berufe gedacht. In beiden Varianten trägst du den Gewinn oder Verlust ein.

Wenn du deinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst, musst du die Anlage EÜR ausfüllen. 

Info

Kann man die Steuererklärung online selbst machen?

Ja, du kannst deine Steuererklärung online selbst und kostenlos an das Finanzamt übermitteln – mit ELSTER (Elektronische Steuererklärung), dem offiziellen Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung.

Fristen der Steuererklärung als Selbstständiger beachten

Verpasst du die Abgabefristen oder gibst willentlich deine Steuererklärung als Selbstständiger nicht ab, folgen Strafzahlungen. Das Finanzamt fordert in diesem Fall einen Verspätungszuschlag, der gesetzlich geregelt ist. Er beträgt 0,25 % der festgelegten Steuer, mit einem Mindestwert von 25 Euro pro verspäteten Monat. Die maximale Höhe der Nachzahlungen beträgt 25.000 Euro – weshalb du die Steuererklärung als Selbstständiger so schnell wie möglich nachreichen solltest.  

Achtung

Alle Einkünfte berücksichtigen

Als Selbstständiger musst du nicht nur deine Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit bzw. aus dem Gewerbebetrieb nachweisen. Auch deine weiteren Einkommensquellen aus:

  • Vermietung und Verpachtung,
  • aus Kapitalvermögen,
  • aus nichtselbstständiger Arbeit
  • oder aus sonstigen Einkünften (z. B. Rentenzahlungen)

aus dem betreffenden Steuerjahr interessieren das Finanzamt.

Einkünfte aus Kapitalvermögen: Jahresbescheinigung der Banken richtig lesen

Alle Kreditinstitute, bei denen du ein Konto oder Depot unterhältst, sind verpflichtet, dir eine zusammenfassende Jahresbescheinigung zu schicken. Sie listet sämtliche Zinseinnahmen und Spekulationsgeschäfte auf. Diese Daten brauchst du, um die Anlage KAP der Steuererklärung als Selbstständiger auszufüllen.

Nimm die Jahreserklärung jedoch kritisch unter die Lupe: Sie ist oftmals falsch und unvollständig. Zudem sind die Zahlen nur schwer nachvollziehbar, da sie nur zusammengefasst dargestellt werden. Deshalb solltest du eine separate Steuerbescheinigung von deiner Bank verlangen sowie die einzelnen Wertpapierabrechnungen sowie die Ertragsaufstellung heranziehen.

Tipp

Freistellungsauftrag und Werbungskosten

Mit einem Freistellungsauftrag musst du bestimmte Geldanlagen nicht versteuern! 

Erstelle eine separate Excel-Liste, in die du sämtliche Einnahmen (Zinsen und Dividenden) und die abgezogenen Steuern (Zinsabschlagsteuer, Kapitalertragsteuer, Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag) für jedes deiner Konten und Depots sowie für Dividendenzahlungen einträgst und addierst. Du kannst diese auch dem zuständigen Finanzbeamten übermitteln. Das erleichtert ihm die Arbeit und sorgt für eine reibungslose Bearbeitung deiner Steuererklärung.

Steuern sparen als Selbstständiger

Da gerade zu Beginn der Selbstständigkeit jeder Euro zählt, solltest du die diversen Freibeträge nutzen. 

  • Der Grundfreibetrag wirkt für alle steuerpflichtigen Personen - somit reduziert er die Last der Steuern von Freelancern und Freiberuflern sowie Gewerbetreibenden. Seit 2026 beträgt er für alleinstehende 12.348 Euro, für verheiratete Paare mit gemeinsamer Veranlagung 24.696 Euro. Erst ab diesen Beträgen greift die Einkommensteuerpflicht.
  • Der Veräußerungsfreibetrag (§ 16 Abs. 4 EstG) reduziert den zu versteuernden Gewinn beim Verkauf eines Unternehmens. Dieser greift erst nach dem Vollenden des 55. Lebensjahres oder bei permanenter Berufsunfähigkeit und verringert das zu versteuernde Einkommen um 45.000 Euro. Übersteigt der Veräußerungsgewinn 136.000 Euro, wird dieser Wert vom Freibetrag abgezogen – demnach wirkt er nur bis zu einem Gewinn von 181.000 Euro.
  • Mit dem Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (§ 24b EstG) profitieren Alleinerziehende Selbstständige von 4.260 Euro Steuerfreibetrag. Dafür muss die Person der Steuerklasse II angehören und darf keine erwachsenen Personen im Haushalt zählen. Jedes weitere Kind reduziert das zu versteuernde Einkommen jeweils um 240 Euro.
  • Eltern können alternativ zum Kindergeld den Kinderfreibetrag (§ 32 EstG) in Anspruch nehmen. 2026 beträgt der Kinderfreibetrag 9.756 Euro (einschließlich des Freibetrags für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf des Kindes). 2025 lag der Kinderfreibetrag noch bei 9.600 Euro.

Neben den Freibeträgen erhöhst du deinen Gewinn mit unseren Steuertipps für Selbstständige. 

Steuererklärung für Selbstständige: Beispiel aus der Praxis

Fall: Herr Lose ist selbstständig tätig und hat im Jahr 2024 sein Unternehmen gegründet. Im Jahr 2025 erwirtschaftet er 30.000 EUR Gewinn, im Jahr 2026 zeichnet sich ein Gewinn von 60.000 EUR ab. Erstmals fertigt er in 2026 eine Einkommensteuererklärung für das Jahr 2025 an und gibt sie innerhalb der Abgabefrist ab. Als der Steuerbescheid ins Haus flattert, trifft ihn fast der Schlag. Das Finanzamt fordert 5.800 EUR Steuer für das Jahr 2025 und pro Quartal 1.500 EUR Einkommensteuervorauszahlung.

Lösung: Die Steuerforderung ist berechtigt. Bis zur ersten Steuerzahlung seit der Unternehmensgründung vergehen häufig 2 Jahre – dann kommt es aber in der Regel besonders dick: Das Finanzamt verlangt dann nicht nur die Steuer für das erste Jahr (das Gründungsjahr), sondern auch gleich die Vorauszahlung für das laufende Jahr. Hinzu kommt in diesem Fall, dass der Gewinn von Herrn Lose im Jahr 2026 nochmals gestiegen ist, er muss also damit rechnen, dass die Vorauszahlungen von vierteljährlich 1.500 EUR nicht ausreichen und sich im nächsten Jahr wieder eine Steuernachzahlung ergibt.

Tipp

Lege Geld für die Einkommensteuer zurück

Lege unbedingt das Geld zurück, das du später für die Einkommensteuer brauchen wirst, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten. Zudem solltest du stets den Überblick über deine Finanzsituation bewahren, um bei einem eventuell höheren Gewinn rechtzeitig reagieren zu können. Anpassungen sind dann unumgänglich, um entspannt dem Steuerbescheid entgegenzusehen. Je nach Verdienst solltest du 15 bis 42 % des Gewinns auf einem eigenen Konto zurücklegen.