Wie kann ich meine Steuererklärung als Selbstständiger optimal vorbereiten?

Jeder, der ein Einkommen über einen geringen Betrag hinaus erwirtschaftet, muss Einkommensteuer zahlen. Deren Höhe richtet sich nach dem persönlichen Gewinn, den Sie als Selbstständiger nach Abzug aller Betriebsausgaben erwirtschaften.

Im ersten Jahr Ihrer Selbstständigkeit geht das Finanzamt von Ihren Angaben über den erwarteten Gewinn m Gründerfragenbogen aus. Es stellt sich also zunächst die Frage, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln müssen: Entweder sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen eine Bilanz erstellen oder Sie dürfen eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) machen.

Die Kriterien für Bilanz bzw. EÜR:

• Als Kaufmann bzw. Kauffrau sind Sie immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Indizien für eine kaufmännische Tätigkeit sind:
  • eine Kreditaufnahme
  • Käufern wird der Kauf auf Rechnung ermöglicht
  • Inventur
  • Personaleinsatz
  • der Unternehmensgegenstand
  • die Geschäftsausstattung
  • das Betriebsvermögen etc.
• GmbHs und AGs müssen in jedem Fall eine Bilanz erstellen.
• Als Gewerbetreibender sind Sie dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn Sie folgende Grenzen überschreiten:
  • Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder
  • Gewinn von mehr als 80.000 Euro.
  • In der Regel fordert Sie das Finanzamt zur doppelten Buchführung oder zur Bilanzierung auf.
• Freiberufler können unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und ihres Gewinns ihre Einkünfte per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Sie müssen nicht bilanzieren, können dies aber freiwillig tun. Bei der EÜR wird der Gewinn durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres ermittelt.
• Personengesellschaften (z. B. die GbR) unterliegen nicht der Einkommensbesteuerung. Hier sind die einzelnen Gesellschafter steuerpflichtig, sie müssen also ihren Anteil am Gewinn der Gesellschaft im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Die Personengesellschaft gibt dafür eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung des Gewinns beim Finanzamt ab.
• Kleinunternehmer, deren Umsatz (zuzüglich Umsatzsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, unterliegen einer Sonderregelung (§ 19 UStG). Sie müssen keine EÜR aufstellen; jedoch ist die Steuererklärung für selbstständige Unternehmer dann Pflicht.

Es gilt: Sammeln Sie lieber zu viele Geschäftsbelege als zu wenige. Für die Steuererklärung als Selbstständiger sind folgende Belege wichtig:

• Lieferscheine
• Kreditoren- und Debitorenrechnungen
• Quittungen für Barzahlungen (auch formlose)
• Überweisungsbelege
• beim Firmenwagen: Tankbelege
• Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen der Bank etc.

Es kommt dabei nicht darauf an, ob die Ware mit oder ohne Mehrwertsteuer eingekauft wurde.

Es empfiehlt sich, verschiedene Ordner anzulegen:

• einen Ordner für die Rechnungen der Schuldner (Debitoren)
• einen für die Rechnungen der Gläubiger (Kreditoren)
• einen für Verträge sowie Bankunterlagen
• einen für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA).

Alternativ legen Sie die Belege auch in einem einzigen Ordner nacheinander (immer den neuesten nach oben) ab. Hauptsache ist, dass Sie die Belege systematisch ablegen (etwa alphabetisch sortiert oder nach Monaten) und durchnummerieren, um nicht den Überblick zu verlieren. Führt Ihr Steuerberater für Sie die Buchhaltung durch, sollten Sie zusätzlich einen Ordner für den Steuerberater anlegen, der Ihre Einkommensteuererklärung prüft. Hier sollten Sie die monatlichen Unterlagen (Belege, Rechnungen, Bankauszüge etc.) ablegen und diese erst bei Rückgabe des Ordners in Ihren speziellen Geschäftsordnern (Debitoren- und Kreditorenrechnungen usw.) archivieren.

Bei der Steuererklärung von Selbstständigen ist es am einfachsten, eine Excel-Liste mit folgenden Informationen für jeden Beleg anzulegen:

• Datum
• Lieferant
• Bezeichnung
• Bruttobetrag
• Belegnummer

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, notieren Sie sich außerdem den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Das Gleiche gilt für die Ausgaben (separate Liste).

Bei der EÜR gilt das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben gehören also zu dem Jahr oder Monat, in dem sie wirklich geflossen sind. Ausgenommen sind wiederkehrende Leistungen (z.B. Miete oder Umsatzsteuer aus monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen) innerhalb von 10 Tagen vor und nach dem Jahresende; diese werden buchhalterisch noch für das Vorjahr erfasst.

Wirtschaftsgüter mit einem Wert von mehr als 800 Euro netto, z. B. ein Schreibtisch oder eine Maschine, werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Für Geschäftswagen greift zudem regelmäßig die 1-%-Regelung (statt Fahrtenbuch), die Sie bei der Steuererklärung als Selbstständiger berücksichtigen müssen.

Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ergibt sich für Sie als Selbstständiger der Gewinn, den Sie in die Steuererklärung eintragen müssen: in Anlage G (bei Gewerbe) oder Anlage S (bei freiberuflichen Tätigkeiten). Die Anlagen G oder S werden zusammen mit der Anlage EÜR bei der Einkommensteuererklärung abgegeben. Außerdem muss eine Jahres-Umsatzsteuererklärung (auch bei Kleingewerbe) ausgefüllt werden.

Wenn Sie Ihren Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich (Pflicht zur doppelten Buchführung/Bilanz) ermitteln, fügen Sie als Selbstständiger der Steuererklärung die Abschriften der Bilanz (bei Betriebseröffnung auch die Eröffnungsbilanz) und der Gewinn- und Verlustrechnung bei.

Ihre Einkommensteuer ist nach Ablauf eines Kalenderjahres fällig, spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres (2023: 2. September 2024). Bis dahin muss auch die Steuererklärung von Selbstständigen dem Finanzamt vorliegen. Wird die Zeit knapp, können Sie eine Fristverlängerung bis zum eigentlichen Fristende beantragen. Als Gründe akzeptiert der Fiskus:

• Umzug,
• Krankheit,
• Kur,
• aber auch Arbeitsüberlastung
• und einen aus beruflichen Gründen vorgezogenen Urlaub.

Bei der Einkommensteuererklärung müssen Sie als Selbstständiger, wie alle anderen Steuerpflichtigen, zuerst den Mantelbogen ausfüllen. Außerdem sind für Sie folgende Formulare relevant:

• Anlagen G (für Gewerbetreibende)
• Anlage S (für Freiberufler und sonstige selbstständige Berufe)
• Anlage EÜR
• Gewerbesteuerjahreserklärung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Umsatzsteuerjahreserklärung

Wir erklären Ihnen, wofür welches Formular gedacht ist und ob Sie es ausfüllen müssen.

Verpassen Sie die Fristen oder geben willentlich Ihre Steuererklärung als Selbstständiger nicht ab, folgen Strafzahlungen. Das Finanzamt fordert in diesem Fall einen Verspätungszuschlag, der gesetzlich geregelt ist. Er beträgt 0,25 % der festgelegten Steuer, mit einem Mindestwert von 25 Euro pro verspäteten Monat. Die maximale Höhe der Nachzahlungen beträgt 25.000 Euro – weshalb Sie die Steuererklärung als Selbstständiger so schnell wie möglich nachreichen sollten.  

Alle Kreditinstitute, bei denen Sie ein Konto oder Depot unterhalten, sind verpflichtet, Ihnen eine zusammenfassende Jahresbescheinigung zu schicken. Sie listet sämtliche Zinseinnahmen und Spekulationsgeschäfte auf. Diese Daten brauchen Sie, um die Anlage KAP der Steuererklärung als Selbstständiger auszufüllen.

Nehmen Sie die Jahreserklärung jedoch kritisch unter die Lupe: Sie ist oftmals falsch und unvollständig. Zudem sind die Zahlen nur schwer nachvollziehbar, da sie nur zusammengefasst dargestellt werden. Deshalb sollten Sie eine separate Steuerbescheinigung von Ihrer Bank verlangen sowie die einzelnen Wertpapierabrechnungen sowie die Ertragsaufstellung heranziehen.

Da gerade zu Beginn der Selbstständigkeit jeder Euro zählt, sollten Sie die diversen Freibeträge nutzen. 

• Der Grundfreibetrag wirkt für alle steuerpflichtigen Personen - somit reduziert er die Last der Steuern von Freelancern und Freiberuflern sowie Gewerbetreibende. Seit dem 1. Januar 2024 beträgt er für Alleinstehende 11.604 Euro, für verheiratete Paare mit gemeinsamer Veranlagung 23.208 Euro. Erst ab diesen Beträgen greift die Einkommenssteuerpflicht. 
• Der Veräußerungsfreibetrag (§ 16 Abs. 4 EstG) reduziert den zu versteuernden Gewinn beim Verkauf eines Unternehmens. Dieser greift erst nach dem Vollenden des 55. Lebensjahres oder bei permanenter Berufsunfähigkeit und verringert die Steuerlast um 45.000 Euro. Übersteigt der Veräußerungsgewinn 136.000 Euro, wird dieser Wert vom Freibetrag abgezogen – demnach wirkt er nur bis zu einem Gewinn von 181.000 Euro. 
• Mit dem Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (§ 24b EstG) profitieren Alleinerziehende Selbstständige von 4.260 Euro Steuerfreibetrag (bis Ende 2022: 4.008). Dafür muss die Person der Steuerklasse II angehören und darf keine erwachsenen Personen im Haushalt zählen. Jedes weitere Kind reduziert die Steuerlast um 240 Euro. 
• Eltern können alternativ zum Kindergeld den Kinderfreibetrag (§ 32 EstG) in Anspruch nehmen. Der Kinderfreibetrag (einschließlich des Freibetrags für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf des Kindes) wird rückwirkend zum 1. Januar 2022 um 160 Euro auf 8.548 Euro erhöht. Zum 1. Januar 2023 steigt er um weitere 404 Euro auf 8.952 Euro und zum 1. Januar 2024 um weitere 360 Euro auf 9.312 Euro.

Neben den Freibeträgen erhöhen Sie Ihren Gewinn mit unseren Steuertipps für Selbstständige.