Definition
Was ist eine Liquiditätsplanung?
Die Liquiditätsplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Sie verschafft dir einen Überblick über die voraussichtliche Entwicklung deiner Zahlungsfähigkeit in den nächsten 12-24 Monaten. Du musst alle zahlungsrelevanten Positionen detailliert und monatlich oder sogar wöchentlich planen. Der Liquiditätsplan ist ein gutes Frühwarnsystem für finanzielle Probleme.
Der Zeithorizont der Liquiditätsplanung kann laut Definition sowohl kurzfristig als auch mittel- und langfristig sein. Der Zweck dahinter besteht darin, jederzeit für ausreichend liquide Mittel zu sorgen. Hierfür stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um bei Bedarf deine Liquidität zu verbessern:
- Kredite und Darlehen
- Änderung der Zahlungsbedingungen gegenüber deinen Kunden
- Änderung der Zahlungsbedingungen gegenüber deinen Lieferanten
- Investitionen verschieben
Tipp
Ein Liquiditätsplan ist für Gründer und bestehende Unternehmer wichtig
Ein Liquiditätsplan hilft dir nicht nur bei einem bestehenden Unternehmen. Wenn du in Zukunft eine eigene Firma gründen willst, ist die Liquiditätsplanung ein fester Bestandteil jedes Business- und Finanzplans.
Die 3 wichtigsten Punkte der Liquiditätsplanung
1. Sieh dir für die Liquiditätsplanung – ggf. mit deinem Steuerberater oder deiner Buchführungskraft – die Geschäftsvorfälle der letzten 2 Jahre durch und halte fest, welche Geschäftsvorfälle zu Ein- oder Auszahlungen geführt haben.
Achtung
Nicht alle Kosten gehören in die Liquiditätsplanung
Bestimmte Kosten, etwa Abschreibungen oder kalkulatorische Kosten, gehören laut Definition nicht in die Liquiditätsplanung. Gleiches gilt für die Zuführung oder die Auflösung von Rückstellungen. Der 2-Jahres-Zeitraum stellt sicher, dass du bei der Liquiditätsplanung keine Positionen vergisst, die in sehr großen Abständen anfallen. Ein Liquiditätsplaner hilft dir, die Übersicht zu behalten.
Typische Einzahlungspositionen sind:
- Umsätze (soweit zahlungsrelevant)
- Lizenz- und Pachterlöse
- Darlehensauszahlungen
- Einzahlungen von Gesellschaftern
- Erlöse aus Vermögensverkäufen
- Miet-, Zins- und Dividendenerträge
- Steuererstattungen
Typische Auszahlungspositionen sind:
- Kosten (ohne Abschreibungen und kalkulatorische Kosten)
- Investitionen
- Tilgungen
- Zinszahlungen
- Gesellschafterentnahmen
- Steuernach- und -vorauszahlungen
- Umsatzsteuer-Zahllast
- Lizenzen
- Pachten
- Leasing usw.
2. Gehe von einem Planungshorizont von einem Jahr aus und plane bei allen Zahlungspositionen zunächst Jahreswerte.
3. Brich die Jahreszahlen dann auf Monate oder Wochen herunter, um einen Überblick über die Entwicklung deiner Liquidität in jedem Monat zu erhalten.
Tipp
Liquiditätsplanung auf Monatsebene
In den meisten Branchen genügt eine Liquiditätsplanung auf Monatsebene. Nur wenn du sehr viele Einzahlungen und Auszahlungen hast und es innerhalb eines Monats erhebliche Schwankungen gibt, solltest du wöchentlich planen.
Buchung von Geschäftsvorfällen, die nicht mit den Zahlungszeitpunkten übereinstimmen
Berücksichtige, dass bei bestimmten Positionen die Buchungen von Geschäftsvorfällen nicht mit den Zahlungszeitpunkten übereinstimmen. Das ist z. B. der Fall, wenn du auf Rechnung verkaufst.
Dann erzielst du zwar Umsätze, die in der Buchhaltung erfasst werden und dir u. U. zu einem Gewinn verhelfen. Du generierst zu diesem Zeitpunkt aber noch keine Einzahlungen. Diese folgen erst mit Verspätung, nach Ablauf des von dir gewährten Zahlungsziels, z. B. 30 Tage.
Bei den Auszahlungen musst du für die Liquiditätsplanung z. B. beim Einkauf die von deinen Lieferanten gewährten Zahlungsziele berücksichtigen.
Umgang mit Einmalzahlungen
Setze Einmalzahlungen zu den Zeitpunkten an, an denen sie fällig werden, z. B. das Urlaubsgeld im Juni und das Weihnachtsgeld im November, Versicherungen oder Steuerzahlungen im jeweiligen Fälligkeitsmonat.
Berücksichtigung von Bar- oder Buchgeldbeständen
Berücksichtige bei der Liquiditätsplanung auch mögliche vorhandene Bar- oder Buchgeldbestände:
- Stelle die geplanten Ein- und Auszahlungen gegenüber. Du erhältst eine Über- bzw. Unterdeckung (Einzahlungen übertreffen Auszahlungen bzw. umgekehrt). Prüfe, ob die aktuelle Kreditlinie genügt, um eine mögliche Unterdeckung über das Jahr hin auszugleichen. Ist das nicht der Fall, musst du dich umgehend um die Erschließung neuer Liquidität kümmern.
- Stelle deinen Plandaten monatlich oder wöchentlich die Istwerte gegenüber, um zu prüfen, ob du mit deinen Annahmen richtig lagst. Kommt es zu größeren Abweichungen, musst du aktiv werden und Maßnahmen zur Sicherung deiner Liquidität einleiten.
- Nimm deine Liquiditätsplanung jährlich neu vor und beginne mit der Planung spätestens im Oktober, um auch frühzeitig einschätzen zu können, wie es konkret mit deiner Liquidität im kommenden Jahr weitergehen wird.
Planung der Auszahlungen bei der Liquiditätsplanung
Beginne mit der Planung der Auszahlungen. Diese kannst du in der Regel besser und leichter abschätzen, weil zahlreiche Zahlungsverpflichtungen feststehen und es konkrete Termine gibt. Beispielsweise weißt du, in welcher Höhe und wann die Gehalts-, Miet- oder Energiezahlungen fällig werden.
Die Höhe und Zahlungszeitpunkte anderer Auszahlungen, etwa für Werbung oder Investitionen, kannst du zumindest grundsätzlich selbst festlegen. Da die Auszahlungen für Materialien und Rohstoffe von den Umsätzen abhängen, solltest du diese Positionen parallel in deine Liquiditätsplanung aufnehmen.
Planung bei Verkauf auf Rechnung
Besonders schwierig ist die Planung der Einzahlungen aus Umsätzen, wenn du überwiegend auf Rechnung verkaufst, also Forderungen generierst. Du erzielst hier zwar Umsätze, aber noch keine Einzahlungen. Diese erfolgen erst zu einem späteren Zeitpunkt, frühestens nach Ablauf der Zahlungsfristen.
Bei der Liquiditätsplanung musst du daher diese Verzögerung bewusst einkalkulieren. Ebenso die Tatsache, dass es zu Zahlungsverzögerungen oder sogar -ausfällen kommt, weil Kunden nicht pünktlich, nur teilweise oder gar nicht zahlen. So gehst du dabei vor:
- Analysiere, wie groß die Abstände zwischen Rechnungsstellung (Umsatz) und tatsächlichem Zahlungseingang im Schnitt sind. Faustregel: Zahlungsziel plus 18 Tage, bei 30 Tagen also 48 Tage.
- Überprüfe, ob und in welchem Umfang es bei dir in der Vergangenheit zu Zahlungsausfällen gekommen ist. Kürze die fakturierten Umsätze um diesen Prozentsatz.
- Plane bei den Einzahlungen aus Umsatzerlösen ggf. mit einem Puffer und reduziere die erwarteten Zahlungen um 2-5 %. So bist du auch dann auf der sicheren Seite, wenn sich mehr Zahlungen verzögern oder es zu höheren Ausfällen kommt als du vorhergesehen hast.
Besonderheit bei Handwerkern und Dienstleistern
Als Handwerker oder Dienstleister darfst du bei größeren Aufträgen den gesamten Rechnungsbetrag vom Kunden erst einfordern, wenn du die Leistung vollständig erbracht hast und der Kunde sie abgenommen hat. Der Kunde darf bis dahin Geld zurückhalten, um dich bei Mängeln unter Druck zu setzen, diese zeitnah zu beseitigen. Das erschwert die Liquiditätsplanung. Dir steht aber die Möglichkeit offen, vom Kunden einen Vorschuss zu verlangen, z.B. in Höhe der Materialkosten.
Bei größeren bzw. länger laufenden Aufträgen kannst du Teilzahlungen (etwa nach Baufortschritt) vereinbaren. Bei kleineren Aufträgen, z.B. Reparaturen oder Wartungen, kannst du sofort abrechnen - das erleichtert die Liquiditätsplanung erheblich und beugt finanziellen Ausfällen vor. Am besten ist es, du führst das unmittelbar vor Ort nach erledigter Arbeit durch. Voraussetzung ist, dass du dem Kunden frühzeitig mitteilst, dass du so verfährst.
Versuche dabei, Barzahlungen möglichst zu vermeiden, vor allem, wenn der Kunde eine Arbeit als „haushaltsnahe Dienstleistung“ von der Steuer absetzen möchte. Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich keine Barzahlungen, sondern nur bargeldlose Zahlungen.
Tipp
Mobiler Kartenleser
Mit einem mobilen Kartenleser für EC-/Girokarten kannst du bei deinen Kunden direkt nach der Abwicklung des Auftrags kassieren.
Kartenleser verfügen über ein PIN-PAD für garantierte Zahlungen sowie Drucker, mit dem du dem Kunden einen Beleg ausdrucken kannst; die Rechnung kannst du bei fest umrissenen Aufgaben ggf. vorab ausdrucken oder dem Kunden im Nachgang zu den Arbeiten schicken. So ist auch die Forderung des Finanzamtes nach bargeldloser Zahlung erfüllt.
Praxis-Beispiel: Liquiditätsplanung - so entsteht ein Liquidtätsplan
Andreas Heck betreibt eine Möbelschreinerei. Nachdem er in letzter Zeit wegen Zahlungsverzögerungen und sogar -ausfällen von Kunden seine Kreditlinie öfter vollständig ausnutzen und 2-mal sogar ungeplant überziehen musste, hat ihn sein Banksachbearbeiter angesprochen. Er hat ihm empfohlen, umgehend eine Liquiditätsplanung durchzuführen, damit er einen besseren und nachvollziehbaren Überblick über die voraussichtliche Entwicklung der Zahlungsfähigkeit seines Unternehmens bekommt.
Ziel ist, mögliche Zahlungsengpässe frühzeitig zu erkennen, sodass ihm genug Zeit bleibt, um bei Bedarf Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Der Banksachbearbeiter erläutert außerdem, dass er die Finanz- und Liquiditätsplanung ohnehin für den nächsten Kreditantrag bzw. die Ausweitung der Kreditlinie benötigt. Zudem können weitere ungeplante oder unangekündigte Überziehungen zur Folge haben, dass das Institut den Kredit kündigt.
Heck setzt sich mit seinem Steuerberater zusammen, der ihn bei der Erstellung der Liquiditätsplanung unterstützen soll. Beide sehen sich die Geschäftsvorfälle der letzten 2 Jahre an und erstellen eine Übersicht aller zahlungsrelevanten Vorgänge dieses Zeitraums, unterteilt nach Ein- und Auszahlungen. Hierbei stellt er sich unter anderem folgende Fragen:
- Wie hoch sind Kassenbestand und Kontoguthaben?
- Welche Ausgaben sind fest terminiert bzw. zu welchem Zeitpunkt absehbar.
- Welche Einnahmen fallen zu welchem Zeitpunkt an?
Da die Zahl der Buchungen mit 120-150 pro Monat relativ gering ist, entscheidet sich Heck für eine monatliche Darstellung. Allerdings will er sich erst einen Überblick über die Jahreswerte verschaffen und diese in einem zweiten Schritt auf die Monate herunterbrechen. Für diesen Fall lohnt sich eine Liquiditätsvorschau.
Planung der Auszahlungen
Bei der Liquiditätsplanung beginnt Heck mit den Auszahlungen. Hier kann er Werte und Zahlungszeitpunkte bei vielen Positionen ohne großen Aufwand relativ genau abschätzen, weil es Verträge und feste Vereinbarungen gibt.
- Für sein Gehalt sowie für die Personalkosten der Mitarbeiter, aber auch für Mieten, Versicherungen, Auszahlungen für Tilgung und Zinsen (Raten bestehender Kredite) oder viele Steuerarten gibt es konkrete Zahlen und Zeitpunkte.
- An Investitionen plant das Unternehmen den Kauf von 2 Maschinen in den Monaten April und Mai und 2 Pkw im Juni und Oktober. Für die Anlagegüter holt sich Heck Angebote ein und setzt den jeweils höchsten Wert aus den Angeboten an, um bei den möglichen Auszahlungen „auf Nummer sicher zu gehen“.
- Zusammen mit dem Steuerberater überschlägt Heck auch die anstehenden Steuernachzahlungen und die mögliche Höhe der Vorauszahlungen sowie die voraussichtlichen Zahlungszeitpunkte. Den Materialaufwand will Heck erst planen, wenn die Zahlen für die Umsätze vorliegen. Denn beide Größen hängen direkt voneinander ab.
- Für kleine Positionen, etwa für Bankgebühren, Bewirtungen, Reisen oder Büromaterial will er später, wenn alle anderen Auszahlungen feststehen, noch einen monatlichen Pauschalwert von ca. 8 % aller restlichen Auszahlungen bilden.
Planung der Einzahlungen
Bei den Einzahlungen berücksichtigt Heck in seiner Liquiditätsplanung zunächst nur die Umsätze und bereits geplante Verkäufe von Vermögensgegenständen. Er orientiert sich bei der Planung am Geschäftsverlauf des letzten und des aktuellen Jahres.
Er berechnet zunächst, wie viele Aufträge im ganzen Jahr bearbeitet wurden und bricht die Zahlen dann auf die Monate herunter. Die Zahlungszeitpunkte ermittelt er, indem er mit dem Steuerberater prüft, wie lange es im Schnitt in den letzten Jahren gedauert hat, bis aus fakturiertem Umsatz Zahlungen entstanden sind. Entsprechend setzt er die Zeitpunkte dann in seiner Liquiditätsplanung ein. Die so realistisch geplanten Einzahlungen reduziert Heck pauschal um 3 %, um Unwägbarkeiten und Zahlungsausfälle abfedern zu können.
Die noch offene Planung der Materialauszahlungen erstellt er im Anschluss an die Einzahlungsplanung. Dazu berechnet er den durchschnittlichen Materialeinsatz, den er für jeden Auftrag benötigt und unterstellt gleichzeitig, dass sich die Rohstoffkosten wie in den letzten Jahren im Mittel um 3 % erhöhen.
Zum Schluss berechnen Heck und sein Steuerberater noch die Höhe der Umsatzsteuer-Zahllast und die Pauschalbeträge für die kleineren Auszahlungen.
Ergebnis: Bei der Gegenüberstellung der Ein- und Auszahlungen stellen sie fest, dass Heck, wenn die Planungen so eintreten, in 3 Monaten mit Unterdeckungen (Auszahlungen übersteigen die Einzahlungen) rechnen muss, die die aktuelle Kreditlinie übersteigen.
Maßnahmen: Heck spricht noch einmal mit seinem Banksachbearbeiter, der die Qualität der Liquiditätsplanung prüft und ihm am Ende eine Erhöhung des Kontokorrentkredits zusichert.
Vor- und Nachteile der Liquiditätsplanung für Unternehmen
Für eine rollierende Liquiditätsplanung berücksichtigst du laut Definition einen festen Zeitraum (beispielsweise 12 Monate) und unterteilst diese sowohl in monatliche als auch wöchentliche Bereiche. Aufgrund der Ergebnisse kannst du eine dynamische Liquiditätsplanung erstellen, welche ausreichend Liquidität für Engpässe ermöglicht. Das sind jedoch nicht die einzigen Vorteile. Wir haben für dich einen Überblick erstellt:
Vorteile:
- Liquiditätsentwicklung eines Unternehmens
- Potenzielle Risiken sind planbar
- Überleben des Unternehmens wird gewährleistet
- Risiken werden frühzeitig sichtbar
Nachteile:
- Exakte Erkenntnisse sind nicht möglich, da zu viele Faktoren auf Schätzungen beruhen
- Regelmäßige Aktualisierung notwendig
FAQ: Antworten rund um das Thema Liquiditätsplanung
Wie sieht der Aufbau eines Liquiditätsplans aus?
Im Grunde erfolgt die Liquiditätsrechnung nach einem einheitlichen Schema:
Anfangsbestand aller liquiden Mittel (Kassen- und Bankbestand)
+ alle Einzahlungen innerhalb der zu berücksichtigenden Zahlungsperiode
- Summe aller Auszahlungen innerhalb der Periode (Miete, Personalkosten, Materialkosten etc.)
= Liquidität
Was ist die Liquidität ersten und zweiten Grades laut Definition bei der Liquiditätsplanung?
Bei der Liquiditätsplanung bezeichnet der Liquiditätsgrad 1 die sofort verfügbaren Zahlungsmittel. Der Liquiditätsgrad 2 berücksichtigt neben diesen Zahlungsmitteln zusätzlich die kurzfristigen Forderungen.
