Was ist eine Liquiditätsplanung?
Über eine Liquiditätsplanung muss jedes Unternehmen verfügen. Sie verschafft einen Überblick über die voraussichtliche Entwicklung Ihrer Zahlungsfähigkeit in den nächsten 12-24 Monaten. Sie müssen alle zahlungsrelevanten Positionen detailliert und monatlich oder sogar wöchentlich planen. Der Liquiditätsplan ist ein gutes Frühwarnsystem für finanzielle Probleme.
Der Zeithorizont der Liquiditätsplanung kann sowohl kurzfristig als auch mittel- und langfristig sein. Der Zweck dahinter besteht darin, jederzeit für ausreichend liquide Mittel zu sorgen. Hierfür stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um bei Bedarf Ihre Liquidität zu verbessern:
Kredite und Darlehen
Änderung der Zahlungsbedingungen gegenüber Ihren Kunden
Änderung der Zahlungsbedingungen gegenüber Ihren Lieferanten
Investitionen verschieben
Ein Liquiditätsplan hilft Ihnen nicht nur bei einem bestehenden Unternehmen. Überlegen Sie, in Zukunft eine eigene Firma zu gründen, ist die Liquiditätsplanung ein fester Bestandteil jedes Business- und Finanzplans.
Die 3 wichtigsten Punkte der Liquiditätsplanung
1. Sehen Sie sich für die Liquiditätsplanung – ggf. mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchführungskraft – die Geschäftsfälle der letzten 2 Jahre durch und halten Sie fest, welche Geschäftsfälle zu Ein- oder Auszahlungen geführt haben.
Achtung
Nicht alle Kosten gehören in die Liquiditätsplanung
Bestimmte Kosten, etwa Abschreibungen oder kalkulatorische Kosten, gehören nicht in die Liquiditätsplanung. Gleiches gilt für die Zuführung zu oder die Auflösung von Rückstellungen. Der 2-Jahres-Zeitraum stellt sicher, dass Sie bei der Liquiditätsplanung keine Positionen vergessen, die nur in sehr großen Abständen anfallen. Ein Liquiditätsplaner hilft Ihnen, die Übersicht zu behalten.
Typische Einzahlungspositionen sind:
- Umsätze (soweit zahlungsrelevant)
- Lizenz- und Pachterlöse
- Darlehensauszahlungen
- Einzahlungen von Gesellschaftern
- Erlöse aus Vermögensverkäufen
- Miet-, Zins- und Dividendenerträge
- Steuererstattungen
Typische Auszahlungspositionen sind:
- Kosten (ohne Abschreibungen und kalkulatorische Kosten)
- Investitionen
- Tilgungen
- Zinszahlungen
- Gesellschafterentnahmen
- Steuernach- und -vorauszahlungen
- Umsatzsteuer-Zahllast
- Lizenzen
- Pachten
- Leasing usw.
2. Gehen Sie von einem Planungshorizont von 1 Jahr aus und planen Sie bei allen Zahlungspositionen zunächst Jahreswerte.
3. Brechen Sie die Jahreszahlen dann auf Monate oder Wochen herunter, um einen Überblick über die Entwicklung Ihrer Liquidität in jedem Monat zu erhalten.
Tipp
Liquiditätsplanung auf Monatsebene
In den meisten Branchen genügt es, wenn Sie eine Liquiditätsplanung auf Monatsebene erstellen. Nur wenn Sie sehr viele Einzahlungen und Auszahlungen haben und es innerhalb eines Monats erhebliche Schwankungen gibt, sollten Sie wöchentlich planen.
Buchung von Geschäftsfällen, die nicht mit den Zahlungszeitpunkten übereinstimmen
Berücksichtigen Sie, dass bei bestimmten Positionen die Buchungen von Geschäftsfällen nicht mit den Zahlungszeitpunkten übereinstimmen. Das ist z. B. der Fall, wenn Sie auf Rechnung verkaufen.
Dann erzielen Sie zwar Umsätze, die in der Buchhaltung erfasst werden und Ihnen u. U. zu einem Gewinn verhelfen. Sie generieren zu diesem Zeitpunkt aber noch keine Einzahlungen. Diese folgen erst mit Verspätung, nach Ablauf des von Ihnen gewährten Zahlungsziels, z. B. 30 Tage.
Bei den Auszahlungen müssen Sie für die Liquiditätsplanung z. B. beim Einkauf die von Ihren Lieferanten gewährten Zahlungsziele berücksichtigen.
Umgang mit Einmalzahlungen
Setzen Sie Einmalzahlungen zu den Zeitpunkten an, an denen sie fällig werden, z. B. das Urlaubsgeld im Juni und das Weihnachtsgeld im November, Versicherungen oder Steuerzahlungen im jeweiligen Fälligkeitsmonat.
Berücksichtigung von Bar- oder Buchgeldbeständen
Berücksichtigen Sie bei der Liquiditätsplanung auch mögliche vorhandene Bar- oder Buchgeldbestände:
- Stellen Sie die geplanten Ein- und Auszahlungen gegenüber. Sie erhalten eine Über- bzw. Unterdeckung (Einzahlungen übertreffen Auszahlungen bzw. umgekehrt). Prüfen Sie, ob die aktuelle Kreditlinie genügt, um eine mögliche Unterdeckung über das Jahr hin auszugleichen. Ist das nicht der Fall, müssen Sie sich umgehend um die Erschließung neuer Liquidität kümmern.
- Stellen Sie Ihren Plandaten monatlich oder wöchentlich die Istwerte gegenüber, um zu prüfen, ob Sie mit Ihren Annahmen richtig lagen. Kommt es zu größeren Abweichungen, müssen Sie aktiv werden und Maßnahmen zur Sicherung Ihrer Liquidität einleiten.
- Erstellen Sie Ihre Liquiditätsplanung jährlich neu und beginnen Sie mit der Planung spätestens im Oktober, um auch frühzeitig einschätzen zu können, wie es konkret mit Ihrer Liquidität im kommenden Jahr weitergehen wird.
Planung der Auszahlungen bei der Liquiditätsplanung
Beginnen Sie mit der Planung der Auszahlungen. Diese können Sie in der Regel besser und leichter abschätzen, weil zahlreiche Zahlungsverpflichtungen feststehen und es konkrete Termine gibt. Beispielsweise wissen Sie, in welcher Höhe und wann die Gehalts-, Miet- oder Energiezahlungen fällig werden.
Die Höhe und Zahlungszeitpunkte anderer Auszahlungen, etwa für Werbung oder Investitionen, können Sie zumindest grundsätzlich selbst festlegen. Da die Auszahlungen für Materialien und Rohstoffe von dem Umsätzen abhängen, sollten Sie diese Positionen parallel in Ihre Liquiditätsplanung aufnehmen.
Planung bei Verkauf auf Rechnung
Besonders schwierig ist die Planung der Einzahlungen aus Umsätzen, wenn Sie überwiegend auf Rechnung verkaufen, also Forderungen generieren. Sie erzielen hier zwar Umsätze, aber noch keine Einzahlungen. Diese erfolgen erst zu einem späteren Zeitpunkt, frühestens nach Ablauf der Zahlungsfristen.
Bei der Liquiditätsplanung müssen Sie daher diese Verzögerung bewusst einkalkulieren. Ebenso die Tatsache, dass es zu Zahlungsverzögerungen oder sogar -ausfällen kommt, weil Kunden nicht pünktlich, nur teilweise oder gar nicht zahlen. So gehen Sie dabei vor:
- Analysieren Sie, wie groß die Abstände zwischen Rechnungsstellung (Umsatz) und tatsächlichem Zahlungseingang im Schnitt sind. Faustregel: Zahlungsziel plus 18 Tage, bei 30 Tagen also 48 Tage.
- Überprüfen Sie, ob und in welchem Umfang es bei Ihnen in der Vergangenheit zu Zahlungsausfällen gekommen ist. Kürzen Sie die fakturierten Umsätze um diesen Prozentsatz.
- Planen Sie bei den Einzahlungen aus Umsatzerlösen ggf. mit einem Puffer und reduzieren Sie die erwarteten Zahlungen um 2-5 %. So sind Sie auch dann auf der sicheren Seite, wenn sich mehr Zahlungen verzögern oder es zu höheren Ausfällen kommt als Sie vorhergesehen haben.
Besonderheit bei Handwerkern und Dienstleistern
Als Handwerker oder Dienstleister dürfen Sie bei größeren Aufträgen den gesamten Rechnungsbetrag vom Kunden erst einfordern, wenn Sie die Leistung vollständig erbracht haben und der Kunde sie abgenommen hat. Der Kunde darf bis dahin Geld zurückhalten, um Sie bei Mängeln unter Druck zu setzen, diese zeitnah zu beseitigen. Das erschwert die Liquiditätsplanung. Ihnen steht aber die Möglichkeit offen, vom Kunden einen Vorschuss zu verlangen, z.B. in Höhe der Materialkosten.
Bei größeren bzw. länger laufenden Aufträgen können Sie Teilzahlungen (etwa nach Baufortschritt) vereinbaren. Bei kleineren Aufträgen, z.B. Reparaturen oder Wartungen, können Sie sofort abrechnen - das erleichtert die Liquiditätsplanung erheblich und beugt finanziellen Ausfällen vor. Am besten ist es, Sie führen das unmittelbar vor Ort nach erledigter Arbeit durch. Voraussetzung ist, dass Sie dem Kunden frühzeitig mitteilen, dass Sie so verfahren.
Versuchen Sie dabei, Barzahlungen möglichst zu vermeiden, vor allem, wenn der Kunde eine Arbeit als „haushaltsnahe Dienstleistung“ von der Steuer absetzen möchte. Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich keine Barzahlungen, sondern nur unbare Zahlungen.
Tipp
Mobiler Kartenleser
Sie können sich aber einen mobilen Kartenleser für EC-/Girokarten anschaffen und damit beim Kunden direkt nach Abwicklung des Auftrags kassieren.
Kartenleser verfügen über ein PIN-PAD für garantierte Zahlungen sowie Drucker, mit dem Sie dem Kunden einen Beleg ausdrucken können; die Rechnung können Sie bei fest umrissenen Aufgaben ggf. vorab ausdrucken oder dem Kunden im Nachgang zu den Arbeiten schicken. So ist auch die Forderung des Finanzamtes nach unbarer Zahlung erfüllt.
Praxis-Beispiel: Liquiditätsplanung - so erstellen Sie einen Liquidtätsplan
Andreas Heck betreibt eine Möbelschreinerei. Nachdem er in letzter Zeit wegen Zahlungsverzögerungen und sogar -ausfällen von Kunden seine Kreditlinie öfter vollständig ausnutzen und 2-mal sogar ungeplant überziehen musste, hat ihn sein Banksachbearbeiter angesprochen. Er hat ihm empfohlen, umgehend eine Liquiditätsplanung einzuführen, damit er einen besseren und nachvollziehbaren Überblick über die voraussichtliche Entwicklung der Zahlungsfähigkeit seines Unternehmens bekommt.
Ziel ist es, mögliche Zahlungsengpässe frühzeitig zu erkennen, sodass ihm genug Zeit bleibt, um bei Bedarf Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Der Banksachbearbeiter erläutert Heck außerdem, dass er die Finanz- und Liquiditätsplanung ohnehin für den nächsten Kreditantrag bzw. die Ausweitung der Kreditlinie benötigt. Zudem können nochmalige ungeplante oder unangekündigte Überziehungen zur Folge haben, dass das Institut den Kredit kündigt.
Heck setzt sich mit seinem Steuerberater zusammen, der ihn bei der Erstellung der Liquiditätsplanung unterstützen soll. Beide sehen sich die Geschäftsfälle der letzten 2 Jahre an und erstellen eine Übersicht aller zahlungsrelevanten Vorgänge dieses Zeitraums, unterteilt nach Ein- und Auszahlungen. Hierbei stellt er sich unter anderem folgende Fragen:
Wie hoch sind Kassenbestand und Kontoguthaben?
Welche Ausgaben sind fest terminiert bzw. zu welchem Zeitpunkt absehbar.
Welche Einnahmen fallen zu welchem Zeitpunkt an?
Da die Zahl der Buchungen mit 120-150 pro Monat relativ gering ist, entscheidet sich Heck für eine monatliche Darstellung. Allerdings will er sich erst einen Überblick über die Jahreswerte verschaffen und diese erst in einem zweiten Schritt auf Monate herunterbrechen. Für diesen Fall lohnt sich eine Liquiditätsvorschau.
Planung der Auszahlungen
Bei der Liquiditätsplanung beginnt Heck mit den Auszahlungen. Hier kann er Werte und Zahlungszeitpunkte bei vielen Positionen ohne großen Aufwand relativ genau abschätzen, weil es Verträge und feste Vereinbarungen gibt.
- Für sein Gehalt sowie für die Personalkosten der Mitarbeiter, aber auch für Mieten, Versicherungen, Auszahlungen für Tilgung und Zinsen (Raten bestehender Kredite) oder viele Steuerarten gibt es konkrete Zahlen und Zeitpunkte.
- An Investitionen plant das Unternehmen den Kauf von 2 Maschinen in den Monaten April und Mai und 2 Pkw im Juni und Oktober. Für die Anlagegüter holt sich Heck Angebote ein und setzt den jeweils höchsten Wert aus den Angeboten an, um bei den möglichen Auszahlungen „auf Nummer sicher zu gehen“.
- Zusammen mit dem Steuerberater überschlägt Heck auch die anstehenden Steuernachzahlungen und die mögliche Höhe der Vorauszahlungen sowie die voraussichtlichen Zahlungszeitpunkte. Den Materialaufwand will Heck erst planen, wenn die Zahlen für die Umsätze vorliegen. Denn beide Größen hängen direkt voneinander ab.
- Für kleine Positionen, etwa für Bankgebühren, Bewirtungen, Reisen oder Büromaterial will er später, wenn alle anderen Auszahlungen feststehen, noch einen monatlichen Pauschalwert von ca. 8 % aller restlichen Auszahlungen bilden.
Planung der Einzahlungen
Bei den Einzahlungen berücksichtigt Heck in seiner Liquiditätsplanung zunächst nur die Umsätze und bereits geplante Verkäufe von Vermögensgegenständen. Er orientiert sich bei der Planung am Geschäftsverlauf des letzten und des aktuellen Jahres.
Er berechnet zunächst, wie viele Aufträge im ganzen Jahr bearbeitet wurden und bricht die Zahlen dann auf die Monate herunter. Die Zahlungszeitpunkte ermittelt er, indem er mit dem Steuerberater prüft, wie lange es im Schnitt in den letzten Jahren gedauert hat, bis aus fakturiertem Umsatz Zahlungen entstanden sind. Entsprechend setzt er die Zeitpunkte dann in seiner Liquiditätsplanung ein. Die so realistisch geplanten Einzahlungen reduziert Heck pauschal um 3 %, um Unwägbarkeiten und Zahlungsausfälle abfedern zu können.
Die noch offene Planung der Materialauszahlungen erstellt er im Anschluss an die Einzahlungsplanung. Dazu berechnet er den durchschnittlichen Materialeinsatz, den er für jeden Auftrag benötigt und unterstellt gleichzeitig, dass sich die Rohstoffkosten wie in den letzten Jahren im Mittel um 3 % erhöhen.
Zum Schluss berechnen Heck und sein Steuerberater noch die Höhe der Umsatzsteuer-Zahllast und die Pauschalbeträge für die kleineren Auszahlungen.
Ergebnis: Dann stellen sie Ein- und Auszahlungen gegenüber und stellen fest, dass sie, wenn die Planungen so eintreten, in 3 Monaten mit Unterdeckungen (Auszahlungen übersteigen die Einzahlungen) rechnen müssen, die die aktuelle Kreditlinie übersteigen.
Maßnahmen: Daher spricht Heck noch einmal mit seinem Banksachbearbeiter, der die Qualität der Liquiditätsplanung prüft und ihm am Ende eine Erhöhung des Kontokorrentkredits zusichert.
Vor- und Nachteile der Liquiditätsplanung für Unternehmen
Eine rollierende Liquiditätsplanung berücksichtigen Sie einen festen Zeitpunkt (beispielsweise 12 Monate) und unterteilen diese sowohl in monatliche als auch wöchentliche Bereiche. Aufgrund der Ergebnisse können Sie eine dynamische Liquiditätsplanung erstellen, welche ausreichend Liquidität für Engpässe ermöglicht. Das sind jedoch nicht die einzigen Vorteile. Wir haben für Sie einen Überblick erstellt:
Vorteile:
- Liquiditätsentwicklung eines Unternehmens
- Potenzielle Risiken sind planbar
- Überleben des Unternehmens wird gewährleistet
- Risiken werden frühzeitig sichtbar
Nachteile:
- Exakte Erkenntnisse sind nicht möglich, da zu viele ungewisse Faktoren auf Schätzungen beruhen
- Regelmäßige Aktualisierung notwendig
FAQ: Antworten rund um das Thema Liquiditätsplanung
Wie sieht der Aufbau eines Liquiditätsplans aus?
Im Grunde erfolgt die Liquiditätsrechnung nach einem einheitlichen Schema:
Anfangsbestand aller liquiden Mittel (Kassen- und Bankbestand)
+ alle Einzahlungen innerhalb der zu berücksichtigenden Zahlungsperiode
- Summe aller Auszahlungen innerhalb der Periode (Miete, Personalkosten, Materialkosten etc.)
= Liquidität
Was ist die Liquidität ersten und zweiten Grades bei der Liquiditätsplanung?
Bei der Liquiditätszahl ersten Grades handelt es sich um kurzfristig verfügbare Mittel, während es sich bei den Kennzahlen des zweiten Grades um langfristige Posten handelt.
