Privateinlagen und Privatentnahmen vom Geschäftskonto
Laut Definition sind Privatbuchungen alle Privateinlagen und Privatentnahmen vom oder auf das Geschäftskonto. Während Entnahmen das Eigenkapital deines Unternehmens mindern, wird es durch Privateinlagen erhöht.
Private Entnahmen und Einlagen beschränken sich aber nicht rein auf Geldbeträge: Nach § 4 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG) gelten alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb für betriebsfremde Zwecke entnommen werden, als Privatentnahme. Das beinhaltet also auch Waren, Leistungen oder Erzeugnisse.
Einlagen sind das exakte Gegenteil davon und gelten für alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb aus einem betriebsfremden Bereich zugeführt werden. Privatbuchungen sind nicht steuerlich veranlasst. Deshalb dürfen sie die steuerliche Gewinnermittlung nicht beeinflussen. Den Wert des Privatvermögens hingegen schon.
Kapitalgesellschaften, wie die GmbH, UG, AG oder KGaA, dürfen nach den Einkommensteuer-Richtlinien keine Privatbuchungen vornehmen.
Privateinlagen auf das Geschäftskonto buchen
Arten der privaten Einlage:
- Bareinlagen
- Scheineinlagen
- Sacheinlagen
- Nutzungsüberlassung
Wenn ein Eigentümer oder Gesellschafter eines Unternehmens Kapital in das Unternehmen einbringt, nennt man das Privateinlage. Mit einer Einlage kann der Eigentümer das Eigenkapital des Unternehmens erhöhen und so finanzielle Engpässe vermeiden, die Liquidität verbessern oder wichtige Investitionen tätigen. Durch eine Privateinlage wird auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens verbessert.
Generell ist es immer sinnvoll, unter dem Verwendungszweck “Privateinlage” anzugeben, damit diese als solche dokumentiert werden kann. Privateinlagen musst du nicht zurückzahlen, da es sich nicht um ein Rechtsgeschäft handelt. Du kannst schließlich mit dir selbst keinen Vertrag abschließen. Eine Privateinlage auf dein Firmenkonto ist eine normale Buchung, wie von jedem anderen Konto auch.
Privatentnahmen vom Geschäftskonto buchen
Arten der Privatentnahme:
- Sachentnahmen
- Leistungsentnahmen
- Nutzungsentnahmen
- Barentnahmen
Das Geld von deinem Geschäftskonto darfst du ohne Weiteres auf dein Privatkonto überweisen oder Geld aus der Geschäftskasse für die private Nutzung entnehmen.
Für jede Entnahme solltest du einen Eigenbeleg erstellen, also eine Quittung oder Rechnung mit Ort, Datum, Betrag, deinem Namen und deiner Unterschrift. Zusätzlich gibst du als Verwendungszweck „Privatentnahme“ an, damit die Entnahme erfasst werden kann. Transferiere Geld zwischen Kasse und Bank, betexte diesen Vorgang mit „Geldtransit“. Sei aber vorsichtig mit zu vielen Entnahmen und Einzahlungen.
Das Finanzamt kann misstrauisch werden, wenn häufig große Summen eingezahlt und entnommen werden. Das kann sogar so weit führen, dass der Verdacht entsteht, dass bei dir Schwarzgeld im Umlauf ist. Berate dich am besten mit deinem Steuerberater, wie viel „zu viel“ ist.
Gehalt von Selbstständigen
Als selbstständiger Einzelunternehmer kannst du dir kein Gehalt auszahlen lassen. Du kannst auch kein Gehalt von dir selbst beziehen. Du bestimmst also selbst, wie viel Geld du von deinem Geschäftskonto als Privatentnahme entnimmst, um deine Lebenshaltungskosten abzudecken.
Die Entscheidung kann schwierig sein. Nimmst du nur gerade so viel, wie du zum „Überleben“ benötigst, oder fährst du lieber die Kosten deines Unternehmens so weit herunter, dass mehr für dich selbst übrig bleibt? Beide Richtungen bergen gewisse Risiken für dich oder dein Unternehmen.
Ein Haushaltsplan kann dir dabei helfen, einen Überblick über deine Ausgaben zu behalten. Schaffe dir eine Übersicht über deine laufenden Ausgaben wie Miete, Raten und Nebenkosten. Anschließend rechnest du aus, was du monatlich für die Haushaltsführung, das Tanken und alles Weitere ausgibst, das du für Leben und Arbeit benötigst. Zuletzt listest du alle weiteren Kosten auf, wie Mitgliedsbeiträge in Vereinen oder die Abbuchungen von Versicherungen.
Alternativ kannst du dir auch überlegen, was du realistisch in einer Festanstellung in deinem Job verdienen würdest, und dir den entsprechenden Betrag auf dein Privatkonto überweisen. Dabei solltest du aber ehrlich zu dir selbst sein und nicht jeden Monat eine „Gehaltserhöhung“ vornehmen.
Grundsätzlich ist es immer besser, wenn du dir selbst etwas weniger auszahlst und Rücklagen bildest. Laufen die Geschäfte mal nicht so gut, hast du dann ein wenig Geld zum Überbrücken. Und die Steuern müssen natürlich auch jedes Jahr bezahlt werden. Die Liquidität deines Unternehmens musst du immer im Auge behalten. Am besten erstellst du einen Dauerauftrag, der monatlich dein Unternehmergehalt von deinem Geschäftskonto auf dein Privatkonto überweist.
Tipp
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Wie wirken sich Privatbuchungen auf die Steuer aus?
Aus steuerlicher Sicht spielen private Entnahmen und Einzahlungen von Geld keine Rolle: Weder die Umsatzsteuer noch der Gewinn werden davon beeinflusst. Allerdings haben Privatentnahmen steuerliche Auswirkung auf die Einkommensteuer der Unternehmer oder Gesellschafter.
Anders ist es bei Sachentnahmen/-einlagen oder der privaten Nutzung von Unternehmensleistungen. Diese Vorgänge beeinflussen in der Regel die Umsatzsteuer deines Unternehmens. Deshalb musst du in der Buchhaltung die privaten Sach- und Leistungsbuchungen auf einem Privatkonto und einem Unterkonto erfassen und durch Buchungssätze dokumentieren.
