Kleinunternehmerregelung: Das müssen Kleinunternehmer beachten

Außer bei einem Neustart als Unternehmer bzw. Existenzgründer können Sie sich beim Finanzamt umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer registrieren lassen, wenn Sie folgende Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen:

• Die Umsatzgrenze des Vorjahres liegt bei höchstens 22.000 Euro (bis 31.12.2019: 17.500 Euro).
• Die Kleinunternehmergrenze des geschätzten Umsatzes im laufenden Kalenderjahr liegt bei 50.000 Euro.

Beispiel: Sie erzielten im Vorjahr einen Umsatz von 12.000 Euro und werden in diesem Jahr voraussichtlich einen Umsatz von 40.000 Euro verbuchen. Folge: In diesem Jahr profitieren Sie noch von der Kleinunternehmerregelung. Erst im Folgejahr müssen Sie Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen. Das gilt selbst dann, wenn Ihr Umsatz im nächsten Jahr voraussichtlich wieder unter 22.000 Euro liegen sollte.

Da die Kleinunternehmerregelung eine Sondervorschrift zur Umsatzsteuer darstellt, spielt es keine Rolle, ob der Kleinunternehmer seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt oder per Bilanz. Doch in der Regel werden Kleinunternehmer ihren Gewinn wegen nur geringer Umsätze nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Wer freiwillig bilanziert und die Umsatzhöchstgrenzen von 22.000 Euro und 50.000 Euro nicht überschreitet, profitiert also auch von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Wenn Sie eine Firma gegründet haben und Umsätze prognostizieren, die Sie als Kleinunternehmer definieren, dann gilt die einfache Buchführung. Durch den Wegfall der Umsatzsteuer ist es Ihnen zudem erlaubt, auf die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt zu verzichten. Das sind die einzigen Unterschiede zu Unternehmen, die der Regelbesteuerung nach §12 UStG unterworfen sind. Denn auch als Kleinunternehmer müssen Sie die Umsatzsteuerklärung abgeben. Und wie diese auszusehen hat, hängt von Ihrer Rechtsform ab: 

• Sind Sie Freiberufler, Einzelunternehmer oder haben eine GbR, dann reicht als Kleinunternehmer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). 
• Haben Sie eine OHG bzw. Kapitalgesellschaften als Rechtsform gewählt, so sind Sie per Gesetz zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. 

Unternehmer, die beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragen, unterliegen denselben steuerlichen Verpflichtungen wie jeder andere Unternehmer auch. Nach Gewinnermittlung gilt auch für Sie als Kleinunternehmer die Regelung ebenfalls Einkommensteuer bzw. Kapitalertragssteuer zu bezahlen. Zudem können für Kleinunternehmer Gewerbesteuern und auch Lohnsteuer anfallen. Einzige Ausnahme: In den Ausgangsrechnungen für erbrachte wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. 

Übrigens: Das Finanzamt gewährt Ihnen auch als Kleinunternehmer einen Freibetrag zur Einkommenssteuer (11.604 Euro). Generell profitieren Sie also in mancher Hinsicht von der Vereinfachung des Umsatzsteuergesetzes, das für Sie als Kleinunternehmer im § 19 UStG geregelt ist: 

• Umsatzsteuervoranmeldung sind für Kleinunternehmer nicht relevant. 
• Auf Ihren Kundenrechnungen müssen Sie als Kleingewerbetreibender nicht zwischen Nettopreis und Vorsteuerbetrag unterscheiden. 
• Denn die Kleinunternehmerregelung erlaubt es, die Vorsteuer nicht auszuweisen. 
• Die Umsatzsteuersätze von 19 % und 7 % spielen für Sie keine Rolle, weil Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. 

Seit 2024 müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben. Diese bürokratische Entlastung kam durch das Wachstumschancengesetz zustande. Welche Steuererleichterungen das Wachstumschancengesetz sonst noch beinhaltet, erfahren Sie in folgendem Artikel.

In der Rechnung weist ein Kleinunternehmer nur den Nettobetrag aus. Ein Umsatzsteuerbetrag oder der Hinweis auf einen Umsatzsteuersatz ist bei der Kleinunternehmerregelung nicht zulässig. Besonderheit: Kommt die Regelung für Kleinunternehmer zur Anwendung, scheidet für die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer eine Vorsteuererstattung aus.

Während des Jahres muss der Kleinunternehmer grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Das ist dank der Kleinunternehmerregelung eine echte bürokratische Entlastung.

Bisher war es grundsätzlich Pflicht, eine Umsatzsteuerjahreserklärung trotz Kleinunternehmerregelung in elektronischer Form ans Finanzamt zu übermitteln. Das Finanzamt erwartete in dieser Erklärung Angaben zur Höhe des Gesamtumsatzes nach § 19 UStG des Vorjahrs und zur Höhe des voraussichtlichen Gesamtumsatzes nach § 19 UStG des laufenden Jahres. Durch das Wachstumschancengesetz wurde diese Pflicht aufgehoben. Das heißt, ab dem Steuerjahr 2024 müssen Sie keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben. Ausnahme: Das Finanzamt fordert Sie explizit dazu auf.  

Bei der Ermittlung des Umsatzes im Rahmen der Kleinunternehmerregelung sind einige Besonderheiten zu beachten. Es ist auf den Gesamtumsatz im Sinn des § 10 Abs. 1 und 3 UStG abzustellen. Das bedeutet im Klartext:

• Schritt 1: Zunächst sind die gesamten Einnahmen des Jahres zu erfassen. Dazu gehören auch die Umsätze aus der Privatnutzung von Gegenständen (z.B. private Nutzung des Firmenwagens).
• Schritt 2: Von diesen Einnahmen sind bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze abzuziehen (Umsätze nach § 4 Nr. 8i, Nr. 9b und Nr. 11-18 UStG).
• Schritt 3: Die erzielten Einnahmen eines Jahres sind zudem um Umsätze aus bestimmten steuerfreien Hilfsgeschäften zu kürzen (Umsätze nach § 4 Nr. 8a-h, Nr. 9a und Nr. 10 UStG)
• Schritt 4: Im letzten Schritt sind auch die Umsätze aus dem Verkauf oder aus der Entnahme von Gegenständen des Anlagevermögens zu mindern.

Ergebnis: Der verbleibende Betrag ist der Gesamtumsatz nach § 19 UStG. Liegt dieser Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro, ist die Kleinunternehmerregelung in diesen beiden Jahren anzuwenden.

Da die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eine rein umsatzsteuerliche Sondervorschrift ist, hat sie keinerlei Auswirkung auf die Einkommensteuer und auf die Gewerbesteuer. Das bedeutet im Klartext: Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung hat ein Unternehmer für jedes Jahr seinen Gewinn zu ermitteln.

Das Finanzamt berechnet je nach Höhe des Gewinns im Einkommensteuerbescheid die darauf anfallende Einkommensteuer. Erbringt ein Unternehmer gewerbliche Einkünfte von mehr als 24.500 Euro, fällt zusätzlich Gewerbesteuer an. Die wird allerdings auf die Einkommensteuer angerechnet.

Betriebsprüfungen durch die Mitarbeiter der Finanzbehörde fürchten fast alle Unternehmer. Oft liegt es daran, dass ihnen nicht klar ist, was der Inhalt jener Prüfung sein wird oder weil sie nicht mit einer Prüfung gerechnet haben. Auch Sie als Kleinunternehmer bzw. mit einem Kleingewerbe können geprüft werden, denn Betriebsprüfungen finden unabhängig von Unternehmensart, -größe oder Branche statt. 

Das Finanzamt wird vor allem dann auf Sie und Ihr Kleinunternehmen aufmerksam, wenn Sie einige der folgenden Auffälligkeiten aufweisen: 

• Die Steuererklärungen Ihres Kleinunternehmens kommen verspätet. 
• Sie überweisen Steuern nicht fristgerecht. 
• Ihre Gewinne aus dem Kleinunternehmen schwanken stark. 
• Ihre Steuererklärung war nicht nachvollziehbar. 

Wer als Kleinunternehmer seinen Steuerbescheid richtig deuten kann, ahnt, wann eine Betriebsprüfung ansteht. Im Bescheid heißt es dann möglicherweise, dass dieser „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ steht oder nur als „vorläufig“ aufzufassen ist. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens.  

Lässt sich ein Firmeninhaber beim Finanzamt umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren, weist er in seinen Ausgangsrechnungen für erbrachte Leistungen keine Umsatzsteuer aus. Es darf auch kein Hinweis auf einen Umsatzsteuersatz in der erscheinen. Das mag zunächst kompliziert klingen, ist es aber nicht. In unserem Artikel geben wir Ihnen fünf Tipps zum Thema Kleinunternehmer und Rechnungen. Wir erklären Ihnen, wie eine Rechnung für Kleinunternehmer aussehen muss und welche Vorschriften der Kleinunternehmerregelung Sie beachten müssen.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steht allen Unternehmen zu – egal in welcher Rechtsform sie betrieben werden. Entscheidend ist einzig und allein, dass Kleinunternehmer die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro und 50.000 Euro nicht überschreiten.

Für Existenzgründer sind in Punkto Kleinunternehmerregelung zwei Besonderheiten zu beachten. Zum einen gilt für das laufende Jahr, dass der Umsatz voraussichtlich nicht über 22.000 Euro liegen darf. Zum andern ist bei Gründung des Unternehmens während des Jahres der prognostizierte Umsatz auf 12 Monate hochzurechnen.

Beispiel:
Gründerin Katrin Ernst eröffnet ihren Betrieb im April und prognostiziert von April bis Dezember Umsätze in Höhe von 18.000 Euro. Sie beantragt im Gründerfragebogen des Finanzamts die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Folge: Das Finanzamt wird den Antrag und die umsatzsteuerliche Registrierung als Kleinunternehmerin ablehnen. Denn der auf 12 Monate hochgerechnete Umsatz beträgt 24.000 Euro (18.000 Euro: 9 Monate x 12 Monate) und liegt damit über der Höchstgrenze für Existenzgründer von 22.000 Euro.

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzung, kann er freiwillig darauf verzichten. In diesem Fall muss in Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Schöner Nebeneffekt des Verzichts auf die Kleinunternehmerregelung: Für die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen kann der Unternehmer eine Vorsteuererstattung beantragen.

Der Verzicht auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann formlos erfolgen. Es empfiehlt sich ein Schreiben ans Finanzamt, ab welchem Jahr zur Regelbesteuerung mit Umsatzsteuerausweis gewechselt werden soll.

Ein Wermutstropfen beim freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist, dass der Unternehmer mindestens für fünf Jahre an diesen Verzicht gebunden ist. Damit soll verhindert werden, dass jährlich zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung gewechselt wird. Je nachdem, welche Regelung gerade umsatzsteuerlich besser ist.

Verzichtet ein Unternehmer auf die Kleinunternehmerregelung, obwohl er die Voraussetzungen erfüllt, ist er an diesen Verzicht für die nächsten fünf Jahre gebunden. Etwas anderes gilt, wenn die Kleinunternehmerregelung wegfällt, weil die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro oder 50.000 Euro überschritten wurden. In diesem Fall kann jederzeit wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung gewechselt werden, wenn die Voraussetzungen (Umsatzgrenzen nicht überschritten) erfüllt werden.

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bietet Vor- und Nachteile, die ein Unternehmer gegeneinander aufwägen muss.

Folgende Vorteile sprechen für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: 

• Sind die Kunden Privatkunden und Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, profitieren diese, weil sie nur den Nettopreis aufwenden müssen. Rechnet ein Kleinunternehmer 100 Euro netto für eine Leistung ab, muss ein Kunde bei einem Regelversteuerer 119 Euro für dieselbe Leistung bezahlen (bis 1.1.2021: 116 Euro). Die Kleinunternehmerregelung führt hier auf jeden Fall zu einem klaren Wettbewerbsvorteil. 
• Durch die Kleinunternehmerregelung fällt bürokratischer Aufwand weg, wie die pünktliche Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. 
• Der Unternehmer hat kaum Ausgaben oder für die Ausgaben besteht kein Vorsteuerabzug. Die Kleinunternehmerregelung führt hier also zu keinen umsatzsteuerlichen Nachteilen. 
• Ohne die Umsatzsteuer profitieren Sie von einem vereinfachten Rechnungswesen, was vor allem entgegenkommt, wenn Sie nebenberuflicher Gründer sind. 

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann aber auch zu folgenden Nachteilen führen: 

• Lässt sich ein Unternehmer beim Finanzamt als Kleinunternehmer registrieren, hat er aus Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug. In Jahren mit sehr hohen Ausgaben kann die Kleinunternehmerregelung zu einem finanziellen Nachteil führen. 
• Die Kleinunternehmerregelung kann bei bestimmten Kunden zu einem Imageverlust führen. Potenzielle Kunden scheuen Geschäfte mit Unternehmen mit nur sehr geringen Umsätzen, weil diese möglicherweise schneller in Insolvenz gehen und so Anzahlungen oder Ansprüche auf Gewährleistungen verloren gehen können. 
• Bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung haben Unternehmer mit Vorjahresumsätzen von maximal 61.356 Euro im laufenden Jahr keinen Anspruch auf Vorsteuerpauschalierung (= Erstattung von Vorsteuern nach bestimmten Prozentsätzen unabhängig von den Ausgaben). 
• Schwierig wird es, wenn ein Kleinunternehmer vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden hat. Denn sie stellen Mehrwertsteuerbeträge in Rechnung, die sie vom Finanzamt erstattet bekommen. In so einem Fall ist die Entscheidung pro Kleinunternehmerregelung wegen der Mehrwertsteuer als Kleingewerbetreibender möglicherweise von Nachteil. 
• Preiserhöhung bei Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht: Sobald Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Umsatzsteuerpflicht wechseln müssen (z. B. weil Ihr Jahresumsatz zu hoch ist), müssen Sie Ihre Preise erhöhen, wenn Sie weiterhin denselben Netto-Betrag einnehmen möchten.  

Beispiel-Rechnung mit Kleinunternehmerregelung (KUR) vs. umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen (Beispielrechnung in Höhe von 300,00 €): 

• Mit KUR: Endpreis = Nettopreis für Geschäftskunden = 300,00 € 
• Ohne KUR: Endpreis - 19 % Mehrwertsteuer = Nettopreis für Geschäftskunden = 252,10 €