E-Bilanz: Die elektronische Bilanz fürs Finanzamt

Im folgenden Praxisbeitrag verraten wir Ihnen, wie sich Rückfragen bei Übermittlung der E-Bilanz per Datenfernübertragung vermeiden lassen, welche neuen Vorgaben es in der Taxonomie gibt und wie Lexware Sie in Punkto E-Bilanz unterstützt.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um Bilanz in elektronischer Form – also um die digitale Steuererklärung eines Unternehmens. Diese wurde 2014 vom Bundesministerium eingeführt. Seitdem ist eine Übermittlung des Jahresabschlusses beim Finanzamt in Papierform nicht mehr möglich. Zur E-Bilanz gehört unter anderem die Gewinn- und Verlustrechnung. Als Grundlage dient § 5b EStG (Einkommenssteuergesetz).

Im Grunde alle bilanzierenden Unternehmen. Eine E-Bilanz-Pflicht ist nun also für wen vorgesehen? In der Praxis gehören zur Handelsbilanz verpflichtete Personen dazu:

• Freiberufler, die freiwillig Bücher führen
• Land- und Forstwirte, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren
• Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (soweit keine Befreiung möglich ist für Einzelkaufleute wegen Unterschreitung der Grenzwerte der Umsatzerlöse bzw. des Jahresabschlusses)
• Kapitalgesellschaften
• Gewerbetreibende, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun
• Betriebsausgaben/Betriebsveräußerung: Wer seinen Gewinn bisher nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt hat und seinen Betrieb aufgibt oder veräußert, muss eine Aufgabenbilanz erstellen. Auch diese ist als elektronische Bilanz an die Finanzbehörde zu übermitteln.
• Eröffnungsbilanz: Bei Gründung eines Unternehmens oder beim Wechsel der Gewinnermittlungsart von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung gelten ebenfalls die Grundsätze zur E-Bilanz als Pflicht. Das ist zum Beispiel bei einer GmbH der Fall.

Die Finanzverwaltung legt fest, welche Mindestdaten elektronisch zu übermitteln sind. Das vorgeschriebene Datenschema für die E-Bilanz sowie für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird als Taxonomie bezeichnet. Das Bundesfinanzministerium erweitert die zu übermittelnden Daten Jahr für Jahr (siehe u. a. BMF, Schreiben v. 06.06.2018). Eine Übersicht der Taxonomien finden Sie unter www.esteuer.de.

Der Datensatz umfasst steuerrechtlich das Stammdaten-Modul und das Jahresabschluss-Modul:

Folgende Berichtsbestandteile gehören unter anderem in der E-Bilanz zu den Pflichtbestandteilen

• Einheitsbilanz oder Handelsrechtliche Bilanz inkl. Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz:
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ergebnisverwendung
• Angaben zum Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG / Einkommenssteuergesetz (seit 2018 in der E-Bilanz ein Pflichtfeld, vorher freiwillig)
• Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften)
• Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
• Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder)
• Steuerliche Modifikationen (z. B. Umgliederungen oder Überleitungsrechnungen)
• Anlagespiegel

Daneben existierende Berichte können freiwillig elektronisch übermittelt werden:

• Gesellschafterbeschlüsse
• Haftungsverhältnisse
• Kapitalflussrechnung
• Aufsichtsratberichte

In Ausnahmefällen kann es jedoch sinnvoll sein, den Finanzbehörden freiwillig mehr E-Bilanz-Daten zu übermitteln als vorgeschrieben. Denn insbesondere, wenn dem Finanzamt folgende Infos fehlen, sind Rückfragen an den Unternehmer vorprogrammiert (Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung v. 15.12.2015, Az. O 2245.2.1-3/46 St 15):

• Kontennachweise
• Anlagespiegel
• Weitere Informationen über die Zusammensetzung erheblicher Beträge in den Auffangpositionen bzw. über Zu- und Abgänge im Anlagevermögen.

Die freiwilligen Zusatzinfos müssen Sie nicht als elektronische Bilanz ans Finanzamt übermitteln. Sie können diese auch auf dem Postweg an den zuständigen Sachbearbeiter schicken.

Es gilt, die Bilanz elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Damit das Verfahren vereinheitlicht wird, hat sich die Finanzbehörde auf eine Übermittlung im XBRL-Datenformat verständigt (XBRL = e Xtensible Business Reporting Language; www.xbrl.de). Die Daten selbst bekommen über die sog. Taxonomie ihre Struktur. Steuerpflichtige müssen sich grundsätzlich an die Kerntaxonomie halten. In bestimmten Branchen wird die Kerntaxonomie durch spezifische Spezialtaxonomien ersetzt. Das ist z. B. bei Versicherungsunternehmen und Zahlungsinstituten der Fall.

Für die Übermittlung der Jahresabschlüsse aller Wirtschaftsjahre müssen Sie überprüfen, welche Taxonomie zu verwenden sind. Das Bundesfinanzministerium veröffentlich jährlich die neue Taxonomie für die E-Bilanz.

Versendet werden die fertigen Unterlagen Ihrer E-Bilanz via ELSTER. So heißt das Online-Portal der Länderfinanzbehörde. Sie erhalten als bilanzierendes Unternehmen einen individuellen Zugang durch ein Zertifikat. So ist es möglich, die Identität nachzuweisen, wenn Sie Ihre E-Bilanz selbst erstellen und diese über ELSTER abgeben bzw. übermitteln. Denken Sie aber daran, dass Sie die elektronische Bilanz nicht nur in ELSTER hinterlegen müssen. Hinterlegen Sie diese auch beim Bundesanzeiger.

Die Anpassung der EDV-Buchhaltung an die elektronischen Übermittlungsvorgaben, die Schulung des Personals in der Finanzbuchhaltung und die Abstimmung mit dem Steuerberater kosten Zeit und Geld. Der Gesetzgeber hat daher für die E-Bilanz eine Härtefallregelung vorgesehen. Das Finanzamt kann auf Antrag des Unternehmers auf die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten verzichten, wenn die Verpflichtung für ihn eine unbillige Härte darstellt. Eine unbillige Härte liegt vor, wenn die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Da die Finanzverwaltung mittels der elektronischen Übermittlungsverpflichtung der Bilanzdaten, über Verknüpfungen und Kennzahlen Auffälligkeiten etc. "per Knopfdruck" prüfen möchte, müssen Härtefallanträge überzeugend begründet werden. Hier einige Gründe, mit denen Sie argumentieren können:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich nach § 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Abs. 8 AO, dass ich wegen eines Härtefalls von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten befreit werde. Es ist für mich derzeit wirtschaftlich und persönlich unzumutbar, die Vorgaben zu erfüllen. Nachfolgend die Gründe für das Vorliegen des Härtefalls:

Ich habe nicht das Personal und nicht die finanziellen Mittel, meine EDV-Buchhaltung in absehbarer Zeit auf die gesetzlichen Vorgaben umzustellen. Siehe hierzu die Angebote des Steuerberaters und des Softwareanbieters und einen Auszug aus meiner Gewinnermittlung aus dem Jahr XX.

• Ich gebe meinen Betrieb in … Jahren auf.
• Ich bin Existenzgründer und habe nicht die finanziellen Rücklagen, die vom Gesetzgeber gewünschten Vorgaben in absehbarer Zeit umzusetzen.
• Ich bin Einzelunternehmer und habe derzeit weder die Zeit noch das technische Know-how für die Umsetzung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten.

Die Erfahrung aus abgeschlossenen E-Bilanz-Umstellungen zeigt, dass in folgenden Bereichen der größte Anpassungsbedarf besteht: 

• Umsatzerlöse
• Mieten
• Vorräte beziehungsweise Materialaufwand
• Löhne und Gehälter

Wir haben einige Praxisbeispiele zusammengestellt, die zeigen, wie Sie eine selbst E-Bilanz erstellen können und welche Besonderheiten Sie in der E-Bilanz-Praxis beachten müssen. In jedem E-Bilanz-Beispiel wird auch zwischen Minimal- und Maximalstrategie unterschieden.

Eine Bäckerei bietet neben dem Backwarenverkauf in der Bäckerei einen Catering-Service an. Als Teil der Serviceleistung werden die Speisen aufgebaut und ausgegeben. Damit fällt das Catering nicht unter den ermäßigten Steuersatz, sondern es wird die reguläre Umsatzsteuer fällig. Wenn versehentlich minderwertige Backwaren verkauft werden oder Fehler beim Catering-Service passieren, gewährt die Bäckerei ihren Kunden nachträglich Rabatte (siehe Tabelle). Es wird in der E-Bilanz mit Steuerschlüssel gebucht.

Folgende Umsätze liegen am 28.3.2024 vor:

• Minimalstrategie: 
  Bei den Umsatzerlösen kann die Auffangposition „Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen“ genutzt werden. Eine Unterscheidung, ob die Ware mit 7 % oder 19 % besteuert wird, kann dann unterbleiben. Erlösschmälerungen werden getrennt von den Umsatzerlösen gebucht. Die E-Bilanz sieht dafür das Mussfeld „in Umsatzerlöse verrechnete Erlösschmälerungen“ vor. Auffangpositionen gibt es hierfür nicht.
• Maximalstrategie:
  Unterschiede ergeben sich dahingehend, dass die Auffangposition nicht genutzt wird und die Erlöse nach Umsatzsteuertatbeständen gebucht und gemappt werden.

Die E-Bilanz erfordert im Buchungsverhalten zwingend eine Differenzierung zwischen der Position „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“, der Position „unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen“ sowie der Position „fertige Erzeugnisse und Waren“; das führt häufig zu Schwierigkeiten und erhöhtem Anpassungsbedarf. Die von der Finanzverwaltung veröffentlichte FAQ-Liste sieht eine Vereinfachung dahingehend vor, dass eine Aufteilung nur vorzunehmen ist, wenn dies in der bisherigen Buchführungspraxis auch gemacht wurde. Das heißt: Wenn beispielsweise bisher die Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren nicht getrennt verbucht wurden, wird auch künftig nicht beanstandet werden, wenn der gesamte Wareneinkauf unter den Aufwendungen für bezogene Waren ausgewiesen wird.

Beispiel: Der Metzger M bezieht folgende Waren für seine Metzgerei:

Zudem stellt M Dosenwurst selbst her. Dafür lässt er sich Schweinefleisch liefern, konserviert dieses und packt es mithilfe der zugekauften Konservendosen ab. In seiner Metzgerei verkauft er außerdem die verkaufsfertig bezogenen Salate und die zugekauften Getränke. Wie ist dieser Sachverhalt bei der Minimal- und bei der Maximalstrategie zu erfassen? Das Schweinefleisch und die Konservendosen stellen in der E-Bilanz Roh,- Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) dar, als Handelswaren gelten die Getränke und die Salate.

Das Buchungsverhalten hat (bei Minimal- und Maximalstrategie) folgende Auswirkungen in der Taxonomie der E-Bilanz-Umsetzung:

Maximalstrategie:

Hier erfolgt der Ausweis in der Taxonomie über die Position „Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer“ (Mussfeld). In diesem Fall werden die Bezüge offengelegt. Die „Gehälter“ und das „Geschäftsführergehalt“ werden getrennt erfasst.

Maximalstrategie:

Es wird getrennt auf eigene Konten gebucht. Das Finanzamt kann dann in der E-Bilanz erkennen, dass Verträge zwischen den Gesellschaftern und der Gesellschaft bestehen und kann die Angemessenheit der Vergütung an den Gesellschafter (evtl. verdeckte Gewinnausschüttung) prüfen (Fremdüblichkeit).

Das Gespräch mit dem Steuerberater ist unerlässlich. Schließlich muss dieser die an das Finanzamt zu übermittelnden Bilanzdaten prüfen, sortieren und den Datensatz an die Finanzbehörde übersenden.

Auch nach dem Gespräch mit dem Steuerberater bieten sich mehrere Optionen zur weiteren Vorgehensweise:

• Auslagerung: Ist ein Unternehmen zeitlich und wissensmäßig nicht in der Lage, die buchhalterischen Umstellungsarbeiten zu erbringen, ist die vollständige Auslagerung der Buchhaltung in der Umstellungs- und Anfangsphase an den Steuerberater sinnvoll. Das ist zwar mit zusätzlichen Kosten verbunden, aber die Unternehmer können sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die E-Bilanz den Experten überlassen.
• Kontrolle: Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, die Anpassungsarbeiten zusammen mit sowohl einem Softwareanbieter als auch einem Steuerberater umzusetzen und die Buchhaltung weiter vor Ort im Unternehmen abzuwickeln, sollten Sie den Steuerberater zumindest in der Anfangsphase stärker einbinden und mit Kontrollaufgaben beauftragen.
• Schulung des Personals: Da sich Steuerberater ohnehin intensiv mit den gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz auseinandersetzen (müssen), sollte der Steuerberater das Personal schulen.

In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter nur die handelsrechtlichen Buchungen vornehmen. Die Anpassung an die steuerlichen Vorschriften erledigte meist der Steuerberater.

Da neben der Bilanz und der Gewinn und Verlustrechnung auch die Überleitungsrechnung bei Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz auf elektronischem Weg übermittelt werden muss, sollten die Mitarbeiter bereits unterjährig auch steuerlich buchen. Damit werden schon während des Jahres die korrekten Gliederungstiefen der zu übermittelnden E-Bilanzdaten festgelegt.