Zusammenfassung
Debitoren im Überblick
- Bei Debitoren handelt es sich um die Kundschaft beziehungsweise um die Schuldner von Unternehmen und Selbstständigen.
- Um Kunden mit schlechter Zahlungsmoral zu identifizieren, dienen die Auswertungen der Debitorenbuchhaltung
- Bei der Einschätzung des Debitorenrisikos kommt oftmals auch das Scoring, eine Art Bonitätseinschätzung, zum Einsatz. Beim Scoring wird die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsausfall oder einen Zahlungsverzug möglichst genau eingeschätzt. Das Scoring ist Bestandteil des sogenannten Informationsmanagements als wesentlicher Ergänzung und Erweiterung der Debitorenbuchhaltung.
- Die Betrachtung von Debitoren hilft Unternehmen, rechtzeitig reagieren zu können und beispielsweise Lieferungen an Kunden (Debitoren), die von der Insolvenz bedroht sind, einzustellen.
Definition
Was bedeutet Debitor?
Debitoren (abgeleitet vom lateinischen Verb „debere“ für „schulden“, „müssen“) sind Abnehmer von Waren oder Dienstleistungen, die Ihnen das Entgelt für die entsprechende Ware oder Dienstleistung noch schuldig sind.
Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung ist also das Forderungsmanagement gegenüber Kunden. Sie ist in jedem Unternehmen und genauso bei Kleinunternehmern und Selbstständigen ein wesentlicher Teil der Buchhaltung und für die weitere Planung von großer Bedeutung. Erst mit der Debitorenbuchhaltung lässt sich ein Überblick über offene und bezahlte Rechnungen und damit auch über die Liquidität gewinnen.
Info
Was ist Liquidität?
Die Liquidität zeigt inwieweit ein Unternehmen dazu fähig ist, allen Zahlungsverpflichtungen vollständig nachzukommen.
Wer sind Debitoren und Kreditoren?
Generell fallen Lieferanten unter den Begriff Kreditoren und Kunden beziehungsweise Käufer gelten als Debitoren. Während sich die Debitorenbuchhaltung mit den Forderungen eines Unternehmens befasst, ist die Kreditorenbuchhaltung mit den Schulden der Firma beschäftigt.
Kreditoren können bei Krediten Banken oder externe Lieferanten sowie Anbieter von Dienstleistungen sein, die ein Unternehmen oder ein Selbstständiger bezieht. Aus diesem Grund ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Beschaffungswesen – dem Einkauf – verknüpft. Der Begriff Kreditor stammt aus dem Lateinischen und wird von „creditis“, also glauben bzw. vertrauen, abgeleitet. Kreditoren vertrauen also darauf, dass ihr Kunde, der Debitor, seine offenen Schulden bezahlt. Der Kreditor gibt seinem Kunden deshalb Waren und Dienstleistungen auf Kredit; er stellt folglich eine Rechnung, die nach einer bestimmten Frist später bezahlt werden kann. Jedes Unternehmen und jeder Kleinunternehmer oder Selbstständige nimmt beide Rollen ein: Er verkauft Waren und Dienstleistungen und hat dabei mit seinen Kunden beziehungsweise Schuldnern – auch Debitoren genannt – zu tun. Dabei ist er selbst Kunde bei anderen Anbietern und damit deren Debitor.
Mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie Lexware Office haben Unternehmen und Selbstständige stets einen Überblick über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.
Was sind kreditorische Debitoren und was debitorische Kreditoren?
Kommt es zu einer Überzahlung des Kreditors spricht man von einem debitorischen Kreditor. Dieser hat Anspruch auf eine Rückerstattung des zu viel entrichteten Betrags durch den Lieferanten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen seinem Lieferanten versehentlich zu viel Geld überweist. Nach der Überweisung hat das Unternehmen Anspruch auf die Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrages.
Im Unterschied dazu spricht man von kreditorischen Debitoren, wenn es zu einer Überzahlung des Kunden kommt. Dies kann beispielsweise die Ursache haben, dass es eine berechtigte Reklamation gegeben hat. Der Kunde hat eine Ware bezahlt und diese aufgrund eines Mangels zurückgeschickt.
Kreditorischer Debitor – Beispiel
Kunde Müller hat das an ihn gelieferte Fenster bezahlt, stellt nun aber fest, dass das Fenster leicht beschädigt war. Er reklamiert beim Lieferanten und erhält eine Gutschrift. Kunde Müller wird nunmehr als kreditorischer Debitor geführt. In der Bilanz wird das Ganze als sonstige Verbindlichkeiten beim Lieferantenausgewiesen.
Wer vergibt eine Debitorennummer?
In der Debitorenbuchhaltung wird den Debitoren eine Debitorennummer zugeteilt. Dies ist aus zwei Gründen wichtig:
- Identifizierung von Debitoren
- Zuordnung von Forderungen
Sie ist aber nicht zu verwechseln mit der Kundennummer, unter der sämtliche Transaktionen mit dem Kunden registriert werden. Zu den Aufgaben der Debitorenverwaltung zählt das Erstellen und Verwalten von
- Rechnungen
- Gutscheinen
- Ratenzahlungen und
- Zahlungserinnerungen
Analog gibt es in der Kreditorenbuchhaltung auch Kreditorennummern. Kreditorennummern erfüllen den gleichen Zweck wie Debitorenummern. Nur behandelt die Kreditorenbuchhaltung eben die Verbindlichkeiten, die das Unternehmen selbst offen hat und teilt die Kreditorennummern den externen Lieferanten und Dienstleistern zu. Die Kreditorennummer wird also im System des Rechnungsempfängers gepflegt und ist die Kennung des Rechnungsstellers. Grundsätzlich ist das Führen von Debitoren- oder Kreditorennummern freiwillig und keine gesetzliche Pflicht.
Wie werden Debitorenverluste verbucht?
Mit dem Thema Debitorenverluste müssen sich Unternehmen, Kleinunternehmer und Selbstständige spätestens beim Rechnungsabschluss, in der Regel zum 31. Dezember eines Jahres, befassen.
Debitorenverluste sind dann Verluste im Zusammenhang mit offenen Kundenrechnungen aufgrund von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. In der Buchhaltung des Gläubigers wird diese Wertverminderung des Debitorenvermögens wie eine Abschreibung behandelt. Um es nicht zu Debitorenverlusten kommen zu lassen, gibt es das sogenannte Forderungsmanagement.
Info
Eine Debitorenliste hilft dabei, den Überblick zu bewahren!
Um den Überblick über alle offenen Forderungen nicht zu verlieren, sollten Sie eine Debitorenliste oder eine Offene-Posten-Liste führen. Diese Liste führt alle offenen Rechnungen auf, die Ihre Kunden noch bezahlen müssen. Mit Lösungen wie Lexware buchhaltung gelingt Ihnen dies ohne großen Aufwand.
Welche Maßnahmen kann man bei offenen Forderungen als Kreditor ergreifen?
Das Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die eine Firma, ein Kleinunternehmen oder ein Selbstständiger im Zusammenhang mit offenen Forderungen ergreifen kann. Das zentrale Element dabei bildet das Mahnwesen:
- Auf die erste Mahnung folgt die zweite Mahnung, meist schon versehen mit einer Kündigungsandrohung bzw. Berechnung von Mahnkosten.
- Bei Nichterfolg kommt es nun zur dritten und letzten Mahnung.
- Falls der Debitor noch immer nicht reagiert, werden die entsprechenden Maßnahmen entweder in Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt juristisch ergriffen oder der Vorgang wird an ein Inkassobüro weitergeleitet.
- Erfolgt auch weiterhin keine Reaktion vom Schuldner, steht die außergerichtliche Einigung vor dem Scheitern. So folgt das gerichtliche Mahnverfahren.
- In diesem Fall beantragt die Debitorenbuchhaltung gerichtlich einen Mahnbescheid. Das Gericht lässt dem Debitor nach erfolgter Prüfung der formalen Richtigkeit des Antrags einen Mahnbescheid zukommen. Ein Mahnbescheid ist vereinfacht gesagt, ein Schreiben, dass der Schuldner vom Gläubiger erhält. Der Mahnbescheid setzt den Schuldner darüber in Kenntnis, dass ein gerichtliches Mahnverfahren stattfinden wird. Die Kosten für den Mahnbescheid muss der Gläubiger zuerst selbst vorstrecken, kann diese jedoch beim jeweiligen Debitor wieder einfordern.
Wichtig:
Laut Mahnwesen muss nicht zwingend gemahnt werden, wenn im Vertrag festgehalten ist, dass ein Kunde mit Ablauf des Zahlungsziels automatisch in Verzug gerät. Dann sind direkt Maßnahmen wie Kostenberechnungen möglich, beispielsweise für die Bearbeitung. Privatkunden müssen explizit auf diese Regelung aufmerksam gemacht werden.
Tipp
Mahnschreiben persönlich prüfen!
Das Mahnwesen erfordert gründliche Prüfung. Prüfen Sie deswegen Mahnschreiben persönlich vor dem Versand, falls Ihre Software pünktlich und korrekt die fälligen Mahnungen generiert. So können Sie unschöne Situationen vermeiden. Außerdem hilft ein persönliches Gespräch mit dem Kunden oft mehr als ein formales Stück Papier.
Weitere Begrifflichkeiten rund um Debitoren und die Debitorenbuchhaltung
Was ist eine Debitorenfrist?
Die Debitorenfrist bzw. -laufzeit ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl. Sie beschreibt, welches durchschnittliche Zahlungsziel das Unternehmen den einzelnen Kunden gewährt. Mit der Debitorenlaufzeit wird das durchschnittliche Zahlungsziel der Kunden festgelegt. Die Debitorenlaufzeit gehört zu den Debitorenkennzahlen. Mit Unterstützung dieser Laufzeit,wird der durchschnittliche Zeitraum zwischen der Rechnungsstellung und dem Geldeingang ermittelt.
Was ist ein Debitorenkonto?
Ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung ist das Debitorenkonto. Dieses wird für jeden einzelnen Schuldner, den Debitor, erstellt. Dabei erfasst das Debitorenkontoalle offenen Rechnungen und Zahlungen des jeweiligen Kunden. Für eine optimale Übersicht wird für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto geführt. Allerdings ist es auch möglich, mehrere Schuldner in einem gemeinsamen Konto zusammenzufassen. Es wird dann eine sogenannte Debitorengruppe gebildet.
- Während das Debitorenkonto für die Dokumentation ausstehender und beglichener Forderungen genutzt wird, besitzt es eine weitere wichtige Funktion. Es hilft dabei, im nächsten Schritt nicht beglichene Forderungen einzutreiben, gegebenenfalls mit einem Mahnverfahren.
- Zusätzlich unterstützt ein Debitorenkonto die Unternehmens- und Finanzplanung. Hierbei kann mit den Debitorenkonteneingeschätzt und analysiert werden, wann ein Zahlungseingang erfolgen wird. Wie genau die Debitorenkonten verwaltet werden müssen, ist nicht vorgeschrieben. Die Verwaltung und Organisation wird von jedem Unternehmen individuell gestaltet und an die eigene Struktur angepasst.
