Was sind Debitoren und Kreditoren

Der Begriff „Debit“ ist Ihnen vielleicht von der Debitkarte bekannt. Debit bezeichnet eine Lastschrift. Das Wort leitet sich vom lateinischen „debere“ ab, was „schulden“ bedeutet. Debitoren sind also Schuldner.

Kredit stammt vom lateinischen „credere“ ab, was so viel wie „glauben“ oder „vertrauen“ bedeutet. Kreditoren vertrauen demnach darauf bzw. glauben daran, dass Debitoren die offenen Schulden bezahlen und geben ihnen deshalb Waren und Dienstleistungen sozusagen auf Kredit.

Beide Begriffe werden größtenteils im Rechnungswesen verwendet.

Von Debitoren und Kreditoren spricht man bei sogenannten Zielkäufen. Das sind Käufe, bei denen ein Zahlungstermin oder eine Zahlungsfrist gesetzt ist. Das Gegenteil sind Barkäufe, bei denen die Rechnung direkt nach Erbringung der Leistung erfolgt.

Dadurch ist also automatisch jeder Kunde, der etwas auf Rechnung erhält, ein Debitor, und jeder Unternehmer oder Selbstständige, der etwas auf Rechnung anbietet, automatisch Kreditor. Praktisch kann jede natürliche und juristische Person und jedes Unternehmen beide Rollen einnehmen.

• Debitor = Schuldner von Lieferungen und Leistungen
• Kreditor = Gläubiger von Lieferungen und Leistungen

Wenn Sie eine Kreditkarte haben und diese belasten, dann nehmen Sie einen Kredit bei Ihrem Kreditor, der Bank, auf. Durch eine Kreditkarte bauen Sie vorerst Schulden (Verbindlichkeiten) auf, die Sie anschließend abbezahlen. Ihre normale Girokonto-Karte hingegen ist eine Debitkarte. Wenn Sie 1.000,00 Euro auf Ihrem Bankkonto haben, besagt das, dass Ihre Bank Schulden in Höhe von 1.000,00 Euro bei Ihnen hat. Belasten Sie diese Debitkarte, verringern Sie die Schulden der Bank bzw. Sie verringern Ihre Forderungen gegen die Bank.

Ist Ihre Bank Ihr Kreditor, so hat Sie Ihnen eine Leistung zur Verfügung gestellt und Sie müssen diese bezahlen. Ebenfalls sind Lieferanten Kreditoren.

Ist Ihre Bank Ihr Debitor, so haben Sie zuvor etwas eingezahlt und heben nun Geld durch Ihre EC-Karte ab. Sie haben eine Leistung (Ihr Geld) zur Verfügung gestellt und wollen nun darüber verfügen, sodass Ihre Bank Sie auszahlen muss. Kunden sind damit ebenfalls Debitoren.

Es kann vorkommen, dass ein Debitor eine Gutschrift erhält. Ein noch nicht bezahltes Produkt ist zum Beispiel defekt und wird deshalb zurückgeschickt. Ein Teil des Betrages wird dem Debitor gutgeschrieben. Dadurch wird er gleichzeitig Kreditor, bis diese Gutschrift erfolgt ist. Dabei spricht man von einem kreditorischen Debitor.

Der Buchungssatz für kreditorische Debitoren lautet dann „Umsatzerlöse an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“. Dieser Buchungssatz reflektiert, wie die ursprünglich vom Debitor erwartete Zahlung durch die Rücksendung der Ware in eine Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber dem Debitor umgewandelt wird, und zeigt auf, dass das Unternehmen nun in der Schuld des Debitors steht.

Sollte dieser Fall in der Phase des Jahresabschlusses eintreten, greift laut dem HGB das Saldierungsverbot. Die Gutschrift fällt dann nämlich auf zwei Kalenderjahre. Hier darf die Summe der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nicht durch einen negativen Saldo in den Debitorenkonten gemindert werden. Sie müssen den Betrag deshalb vorerst in der Bilanz unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ verbuchen.

Im Gegensatz dazu spricht man von einem debitorischen Kreditor, wenn ein Kreditor mehr Geld bezahlt hat, als eigentlich gefordert. In solch einem Fall steht ihm eine Rückzahlung des überschüssigen Betrags durch den Lieferanten zu. Ein typisches Beispiel hierfür ist, wenn ein Unternehmen aus Versehen eine höhere Summe an seinen Lieferanten überweist als gefordert.

Wenn Sie debitorische Kreditoren buchen müssen, weil Sie mehr Geld als gefordert erhalten haben, buchen Sie den überschüssigen Betrag als Verbindlichkeit. Nach Rücküberweisung des zu viel erhaltenen Betrags lösen Sie die Buchung auf, um die debitorischen Kreditoren zu bereinigen.

Es kann außerdem vorkommen, dass ein Kreditor zu einem Debitor wird. Schulden beschränken sich nicht nur auf Geldbeträge. Es kann sich auch um Waren handeln. Haben Sie beispielsweise eine Anzahlung für eine Ware getätigt, die noch nicht geliefert wurde, schuldet Ihnen der Lieferant diese Ware und wird so Debitor. Sie schulden ihm aber auch noch den Restbetrag, also bleibt er auch Kreditor.

Das Debitorenkonto ist ein essenzieller Bestandteil der Debitorenbuchhaltung und wird für jeden Schuldner angelegt. Dieses Konto dokumentiert sämtliche offene Rechnungen sowie eingegangene Zahlungen des betreffenden Kunden. Normalerweise führt das Unternehmen für jeden Kunden ein separates Debitorenkonto, um Klarheit zu schaffen, doch in manchen Fällen können Konten mehrerer Schuldner zu einer Debitorengruppe zusammengefasst werden.

Neben seiner Rolle bei der Erfassung und Überwachung von Forderungen erleichtert das Debitorenkonto auch den Prozess der Forderungseinziehung, einschließlich etwaiger Mahnverfahren.

Darüber hinaus spielt das Debitorenkonto eine wichtige Rolle in der finanziellen und betrieblichen Planung eines Unternehmens. Mithilfe dieser Konten lässt sich abschätzen und analysieren, wann mit Zahlungseingängen zu rechnen ist. Die exakte Führung und Verwaltung der Debitorenkonten sind nicht standardisiert und werden von jedem Unternehmen individuell angepasst, sodass sie zur jeweiligen Unternehmensstruktur passen.

Beim Debitorenkonto handelt es sich um Buchhaltungskonten, die nicht in die Bilanz eingehen. Stattdessen fließt der Saldo in die Bilanz unter dem Konto „Forderungen für Lieferungen und Leistungen“. Das ist im Handelsgesetzbuch (HGB) so festgelegt.

Unternehmer, Kleinunternehmer und Selbstständige müssen sich spätestens beim Rechnungsabschluss mit dem Thema Debitorenverlust auseinandersetzen. In der Regel ist das zum Jahresende, als zum 31. Dezember, der Fall.

In der Buchführung des betroffenen Unternehmens werden diese Debitorenverluste als Wertminderung des Debitorenvermögens wie eine Abschreibung behandelt. Um solche Verluste zu vermeiden, wird das Forderungsmanagement eingesetzt.

Ein zentrales Element im Forderungsmanagement ist das Mahnwesen. Mit diesem können Sie bei offenen Forderungen Maßnahmen ergreifen, um Kunden zur Zahlung zu bewegen.

Nach der ersten Mahnung, mit eventueller Kündigungsandrohung und Mahnkosten, folgt die zweite und schließlich die dritte Mahnung als letzte Aufforderung. Reagiert der Schuldner weiterhin nicht, suchen Gläubiger rechtliche Unterstützung beim Rechtsanwalt oder wenden sich an ein Inkassobüro.

Bleibt eine außergerichtliche Lösung erfolglos, leitet die Debitorenbuchhaltung ein gerichtliches Mahnverfahren ein, bei dem ein Mahnbescheid beantragt wird. Dieser informiert den Schuldner über das anstehende Verfahren, wobei die anfänglichen Kosten vom Gläubiger getragen und später vom Debitor zurückgefordert werden können.