Definition
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist ein inoffizielles Schreiben, das du einem Kunden, sei es eine Privatperson oder ein Unternehmen, zukommen lässt, wenn dieser einen offenen Rechnungsbetrag nicht fristgerecht begleicht. Damit gibst du dem Kunden die Möglichkeit, seiner Zahlung ohne Mahngebühren oder Zinsen nachzukommen.
Die Zahlungserinnerung ist vergleichbar mit einer ersten Mahnung, klingt allerdings weniger fordernd. Ein Kunde fühlt sich so weniger unter Druck gesetzt, wodurch du gute Kundenbeziehungen aufrechterhalten kannst.
Wann ist eine Zahlungserinnerung angebracht?
Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnung sofort fällig ist. Allerdings ist es gesetzlich geregelt, dass ein Kunde 30 Tage Zeit hat, um einen offenen Betrag zu überweisen. Sollte der Kunde diese Frist nicht einhalten und in Verzug geraten, kannst du ihn an seine Zahlung erinnern. Dies ist sowohl schriftlich als auch per Telefon möglich. Empfehlenswert ist es allerdings, dies auf schriftlichem Wege, zum Beispiel durch eine freundliche E-Mail, zu erledigen. So hast du einen Nachweis, sollte der Schuldner behaupten, nie an seine Zahlung erinnert worden zu sein.
Tipp
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Info
Eine Zahlungserinnerung muss nicht unbedingt erfolgen
Wenn ein Kunde seine ausstehende Rechnung nicht zum Zahlungsziel begleicht, bist du nicht dazu verpflichtet, ihm eine Zahlungserinnerung zu schicken. Du kannst ihn auch sofort ermahnen. Allerdings ist dies nicht ratsam, da Kunden sich so schnell vor den Kopf gestoßen fühlen.
Die Entscheidung liegt dennoch bei dir und kann auch davon abhängen, mit welchem Kunden du es zu tun hast. Handelt es sich um einen Kunden, der seine Rechnungen immer fristgerecht bezahlt, liegt sicherlich ein Versehen vor. Sollte der Kunde jedoch schon öfter durch nicht bezahlte Rechnungen aufgefallen sein, ist es durchaus angemessen, ihn zu ermahnen.
Welche Angaben muss eine Zahlungserinnerung enthalten?
Da es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt, ist sie an keine gesetzlichen Pflichtangaben gebunden. Trotz dessen solltest du darauf achten, so viele Informationen wie nötig darin anzugeben. Am besten orientierst du dich dafür an die Pflichtangaben eines Mahnschreibens. So bist nicht nur du, sondern auch dein Kunde darüber im Klaren, worum es sich genau handelt und welche Bedingungen gelten.
Gib für eine wirkungsvolle Zahlungserinnerung folgende Informationen an:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Kundennummer
- Rechnungsnummer und -datum
- Betreff: „Zahlungserinnerung“
- Offener Rechnungsbetrag
- Zahlungsaufforderung mit neuem Zahlungsziel
- Bankverbindung, auf der das Geld überwiesen werden soll
- Deine Kontaktdaten, damit der Kunde dich bei Unklarheiten oder Fragen direkt kontaktieren kann
Tipp
Lege der offenen Rechnung eine Kopie bei
Es kann immer passieren, dass ein Kunde eine Rechnung verlegt, verloren oder sogar nie erhalten hat. Lege deshalb immer eine Kopie der offenen Rechnung bei, sodass dein Kunde weiß, um welche es sich genau handelt. So sparst du Zeit und es entfallen weitere kommunikative Zwischenschritte.
Wie formuliert man eine Zahlungserinnerung: Vorlagen für Formulierungen
Je nachdem, wie die Beziehung zu deinem Kunden ist, kannst du für Zahlungserinnerungen unterschiedliche Texte und Formulierungen nutzen. Du kannst einen freundlichen, sachlichen, humorvollen oder scharfen Ton einschlagen. Wichtig ist, dass du in jedem Fall deutlich und höflich bist. Im Folgenden findest du einige Beispielformulierungen:
Freundlich
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
uns ist aufgefallen, dass du deine Rechnung noch nicht beglichen hast. Wir bitten dich freundlich, dies bis zum TT.MM.JJJJ nachzuholen. Solltest du den Betrag bereits an uns überwiesen haben, betrachte dieses Erinnerungsschreiben bitte als gegenstandslos.“
Sachlich
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
Du hast die Rechnung in Höhe von X Euro noch nicht beglichen. Wir bitten dich, den offenen Betrag bis zum TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Solltest du der Zahlung bereits nachgekommen sein, betrachte dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
Humorvoll
Liebe(r) Frau/Herr XY,
wir alle kennen es: Der Alltag funkt dazwischen und schon hat man etwas Wichtiges vergessen. Zum Glück ist es in diesem Fall nur deine Rechnung. Bitte begleiche diese einfach bis zum TT.MM.JJJJ, dann ist alles geklärt.“
Scharf
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY,
Du hast deine offene Rechnung bislang nicht beglichen. Aus diesem Grund geben wir dir bis zum TT.MM.JJJJ Zeit, dies zu tun, bevor wir rechtlich gegen dich vorgehen. Solltest du unserer Aufforderung bis zum genannten Zeitpunkt nicht nachkommen, werden wir den Erlass eines Mahnbescheides beim zuständigen Amtsgericht beantragen.“
Vorlage für eine Zahlungserinnerung
Als Unternehmer oder Freiberufler schreibst du täglich zahlreiche Rechnungen. Da kann es schnell passieren, dass du es mit säumigen Zahlern zu tun hast und mehrere Zahlungserinnerungen versenden musst. Um Zeit zu sparen und dir die Arbeit zu erleichtern, kann es helfen, eine Zahlungserinnerung mithilfe einer Vorlage oder eines Musters anzufertigen. So hast du ein Grundgerüst und musst nur die Details anpassen. Hier musst du allerdings darauf achten, dass die Vorlage der Zahlungserinnerung auch zur individuellen Situation des Kunden passt. Es gibt nämlich viele Gründe, warum Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen. Zum Beispiel haben sie es einfach vergessen oder es liegen schwerwiegendere Gründe wie Krankheit oder Zahlungsunfähigkeit vor.
Zahlungserinnerung Vorlage: Hier erhältst du eine kostenlose Vorlage für eine höfliche Zahlungserinnerung. Das Muster für die Zahlungserinnerung kannst du als ODT-Datei für Word oder OpenOffice downloaden.
Was tun, wenn der Kunde trotz Zahlungserinnerung nicht zahlt?
Wenn der säumige Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert und du weiterhin auf eine Überweisung wartest, solltest du weitere Schritte einleiten. Der Zahlungsverzug beeinflusst nämlich deine Liquidität, wodurch du selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten könntest. Du hast mehrere Möglichkeiten:
- Erste Mahnung schicken
- Zweite Mahnung schicken
- Inkassobüro beauftragen
- Gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Wenn du dich für ein gerichtliches Mahnverfahren entscheidest, solltest du beachten, dass die Kosten dafür zunächst von dir übernommen werden müssen, bevor du dem Schuldner in Rechnung gestellt wirst.
Tipp
Dein Kunde kann nicht zahlen?
Unter Umständen kann es passieren, dass ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, weil er es schlichtweg nicht kann. Wenn dies der Fall ist, kannst du dem Kunden entgegenkommen und ihm zum Beispiel eine Stundung oder eine Ratenzahlung anbieten.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – was ist der Unterschied?
Der größte Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt darin, dass die Mahnung gesetzlich geregelt ist (§ 286 BGB), während es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt.
Ein weiterer, nicht rechtlicher Unterschied ist die Wirkung auf den Kunden. Eine Mahnung hat einen strengen Beigeschmack und könnte einen Kunden sehr verärgern, sollte zuvor keine freundliche Zahlungserinnerung bei ihm eingegangen sein.
Sofortige Zahlungen mit Mobile Payment – ganz ohne Zahlungserinnerungen
Wer Zahlungserinnerungen komplett umgehen möchte, kann auf Mobile Payment setzen. Diese Methode erlaubt es, Zahlungen direkt beim Kunden zu verarbeiten – unkompliziert über Smartphone oder Tablet.
Anstatt auf Überweisungen zu warten, erfolgt die Transaktion sofort und wird umgehend gutgeschrieben. Dadurch vermeidest du Verzögerungen und stellst sicher, dass offene Beträge direkt beglichen werden.
Fazit zur Zahlungserinnerung
Es kann immer passieren, dass ein Kunde vergisst, eine Rechnung zu bezahlen. Durch eine Zahlungserinnerung weist du ihn darauf hin. Trotz der Tatsache, dass es sich bei der Zahlungserinnerung um ein inoffizielles Schreiben handelt, solltest du dabei eine gewisse Form beachten, wobei dir unsere Vorlage für die Zahlungserinnerung eine große Hilfe sein kann. Auch der Ton der Erinnerung ist wichtig. Darüber entscheidet sich nämlich, wie die Kommunikation zwischen dir und deinem Kunden weiter verläuft. Höflichkeit ist hier das A und O. Gerade, wenn du zum ersten Mal eine Erinnerung schreibst, hilft ein gut aufgebautes Muster für Zahlungserinnerungen, um nichts Wichtiges zu vergessen.
In den meisten Fällen zahlen Kunden nach einer Zahlungserinnerung den offenen Betrag vor Ablauf der neuen Frist. Sollte dies nicht der Fall sein, solltest du über rechtliche Schritte nachdenken. Wenn der Kunde seine Rechnung aus persönlichen oder finanziellen Gründen nicht bezahlen kann, liegt es bei dir, ob du ihm entgegenkommst.
