Was macht ein Prokurist?
Definition
Was ist ein Prokurist?
Ein Prokurist ist ein Mitarbeiter, der dazu bevollmächtigt ist, ein Unternehmen in rechtlichen Angelegenheiten zu vertreten. Prokuristen haben in der Regel eine hohe Stellung im Unternehmen und tragen große Verantwortung, da sie Geschäftsbeschlüsse maßgeblich mitgestalten.
Prokuristen sind wichtige Entscheidungsträger auf der Leitungsebene eines Unternehmens. Sie können zum Beispiel auf die Macht- und Besitzverhältnisse im Unternehmen Einfluss nehmen, die Größe des Unternehmens mitbestimmen und Geschäftserfolge herbeiführen. Auch bei Themen wie Personal- und Finanzpolitik spielen Prokuristen eine oft tragende Rolle.
Die Bezeichnung Prokurist leitet sich ab von der Prokura – einer besonderen Art von Vollmacht. Diese erlaubt dem Prokuristen, im Namen des Unternehmens zum Beispiel Verträge abzuschließen und Geschäfte zu tätigen. Um seine Funktion zu verdeutlichen, fügt der Prokurist seiner Unterschrift in der Regel ein „pp“ oder „ppa“ (Abkürzung im Lateinischen für „per procura autoritate“ oder „aufgrund erteilter Prokura“) hinzu. Diese Kenntlichmachung ist in § 51 HGB (Handelsgesetzbuch) vorgeschrieben.
Info
Unterschied zwischen Prokura und Handlungsvollmacht
Obwohl es sich bei beidem um Formen der geregelten Stellvertretung handelt, unterscheiden sich Prokura und Handlungsvollmacht deutlich.
- Handlungsvollmacht: Eine Handlungsvollmacht (§ 54 HGB) kannst du an Mitarbeitende übertragen, ohne eine eindeutige Willenserklärung auszusprechen. Dafür sind die Rechte des Mitarbeitenden eingeschränkt und er darf dein Unternehmen nur in sehr spezifischen Situationen vertreten.
- Prokurist: Im Gegensatz dazu darf der Prokurist dein Unternehmen sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich vertreten. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Prokura im Handelsregister eingetragen ist.
Aufgaben des Prokuristen
Ob Handelsgewerbe, Dienstleistungssektor oder Industrie: Prokuristen finden sich in nahezu jeder Branche und vielen Unternehmen. Große Firmen beschäftigen oft sogar mehrere Prokuristen, da es weder gesetzliche Beschränkungen noch sonstige Regeln oder Vorschriften für die Anzahl der Prokuristen gibt. Die Anzahl hängt immer von den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens ab. Die Befugnisse des Prokuristen können dabei auch auf bestimmte Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens beschränkt sein. Daher unterscheiden sich die Aufgaben eines Prokuristen von Unternehmen zu Unternehmen. Grob lässt sich jedoch sagen, dass ein Prokurist stets Folgendes tun kann:
- Verträge unterzeichnen und abschließen
- Geschäftsstrategien entwickeln und mitgestalten
- Mitarbeiter einstellen, befördern oder kündigen
- Rechnungen bezahlen und Buchhaltungsunterlagen prüfen
- Beziehungen zu Kunden und Lieferanten pflegen
- Marketing- und Vertriebsmaßnahmen planen und umsetzen
- Verhandlungen führen, zum Beispiel mit Geschäftspartnern
- Sich um rechtliche Angelegenheiten und Streitigkeiten kümmern
- Geschäftsberichte erstellen und -präsentationen halten
- Compliance- und Regulierungsvorschriften kontrollieren
- Neue Fertigungsmethoden einführen und überwachen
- Lizenzen und Genehmigungen beantragen
- Waren und Dienstleistungen einkaufen und beschaffen
- Geschäftsreisen und -veranstaltungen organisieren
Obwohl ein Prokurist eine große Bedeutung für Unternehmen und vielseitige Aufgaben hat, ist er alles andere als übermächtig. Letzten Endes ist ein Prokurist auch nur ein Angestellter und hat nicht dieselben Rechte wie ein Geschäftsführer oder gar Geschäftsinhaber. So können Prokuristen zwar die Unternehmensstrategie durch ihre Handlungen mit beeinflussen. Sie sind jedoch nicht befugt, Entscheidungen zu treffen, welche die strategische Ausrichtung oder die grundlegenden Geschäftspraktiken des Unternehmens betreffen. Auch schließt die Vollmacht nicht automatisch die Befugnis zur Änderung der Unternehmenssatzung oder zur Ernennung oder Abberufung von Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern ein.
Grundlagen- und Prinzipalgeschäfte sind dem Prokuristen untersagt:
Solche Geschäfte, die kraft Gesetzes dem Kaufmann vorbehalten sind, kann der Prokurist nicht tätigen. Zu diesen sogenannten Grundlagen- und Prinzipalgeschäften zählen insbesondere:
- Bilanzen und Jahresabschlüsse unterzeichnen
- Belastung und Veräußerung von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten (§ 49 Abs. 2 HGB), es sei denn die Prokura umfasst diese Rechtsgeschäfte
- Eide im Namen der Geschäftsführung leisten
- selbst Prokura für andere vergeben
- Anträge zur Anmeldung im Handelsregister stellen
- Gesellschafter kündigen oder neu aufnehmen
- das Unternehmen verkaufen oder auflösen
- Insolvenz beantragen
Rechte und Pflichten: Wofür haftet ein Prokurist?
Ein Prokurist ist außerdem dazu verpflichtet, keine Entscheidungen zu treffen, diestrafrechtliche oder finanzielle Konsequenzen für das Unternehmen haben. Was macht ein Prokurist, wenn das trotzdem passiert? Verletzt beispielsweise ein abgeschlossener Vertrag das Gesetz oder verursacht Schäden, haftet der verantwortliche Prokurist persönlich dafür. Schwere Verstöße können außerdem die Kündigung zur Folge haben. In diesem Sinne ist ein Prokurist bei Rechtsgeschäften im Rahmen seiner Befugnisse genauso haftbar wie ein Geschäftsführer oder -inhaber.
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Ausnahmen bei der Haftung
Kann ein Prokurist nachweisen, dass er sich an die Unternehmensrichtlinien und die ihm zugewiesenen Befugnisse gehalten hat, ist er gegebenenfalls nur beschränkt haftbar. Durch die beschränkte Haftung kann der Prokurist nur in begrenztem Umfang oder gar nicht zur Verantwortung gezogen werden. Dies ist allerdings immer von der konkreten Situation, den internen Unternehmensrichtlinien sowie der jeweiligen Rechtsprechung abhängig.
Einschränkung des Handlungsspielraums durch das Unternehmen
In der Prokura ist der Handlungsspielraum des Prokuristen sehr genau festgelegt. Während er bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise Handelsregistereintragungen, per se nicht durchführen kann, werden ihm für andere Aufgaben deutliche Grenzen gesetzt. Diese gelten allerdings nur im Innenverhältnis zum Unternehmen. Im Außenverhältnis mit anderen Akteuren sind diese Einschränkungen unwirksam.
Beispiel: Ein Prokurist ist befugt, Ressourcen im Wert von 100.000 Euro einzukaufen. Stattdessen gibt er jedoch 120.000 Euro aus. Gegenüber dem Verkaufspartner ist das Unternehmen des Prokuristen trotz der entsprechenden internen Beschränkung zur Zahlung verpflichtet. Das Unternehmen kann in so einem Fall allerdings Schadensersatz vom Prokuristen verlangen.
Wie kannst du Prokurist werden?
Prokurist ist kein Beruf, den du im Sinne einer Ausbildung oder eines Studiums erlernen kannst. Zwar ist es möglich, sich gezielt auf entsprechende Stellenausschreibungen zu bewerben. Viele Unternehmen besetzen die Position jedoch intern, da Prokuristen im besten Fall das uneingeschränkte Vertrauen der Geschäftsführung genießen. Darüber hinaus solltest du für den Job des Prokuristen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Berufliche Qualifikation, zum Beispiel eine käufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung, bestenfalls mit Führungsverantwortung
- Volle Geschäftsfähigkeit, also unter anderem Volljährigkeit
Je nach Rechtsform des Unternehmens haben außerdem Mitarbeitende in bestimmten Positionen keine Aussicht auf den Job des Prokuristen. So darfst du nicht Prokurist werden, wenn du zum Beispiel Geschäftsführer einer GmbH, Vorstandsmitglied einer AG oder Komplementär einer KG bist.
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Das verdient ein Prokurist
Das Gehalt variiert stark nach Branche, Qualifikation und Berufserfahrung. Stand 2025 liegt das Jahresgehalt von Prokuristenin Deutschland bei 72.500 Euro brutto (Mediangehalt). Was genau ein Prokurist verdient, ist allerdings sehr unterschiedlich, weil Gehälter auch von den individuellen Pflichten und Aufgaben abhängen. Da der Prokurist durch seine Vertretungsmacht jedoch eine hohe Verantwortung trägt, ist seine Bezahlung in der Regel überdurchschnittlich gut.
Quelle Stepstone
5 Tipps, um Prokuristen zu finden und zu führen
Möchtest du nicht selbst Prokurist werden, sondern einen Prokuristen für dein Unternehmen finden? Dann haben wir hier 5 hilfreiche Tipps für dich:
- Prüfe die Kosten und den Nutzen, bevor du eine Prokura erteilst – gegebenenfalls mit rechtlicher Beratung.
- Achte bei der Personenauswahl sowohl auf Fachkenntnisse als auch auf menschliche Eigenschaften wie Vertrauenswürdigkeit.
- Definiere Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sehr präzise in einem schriftlichen Vertrag oder einer Vollmacht. Kläre die Frage: Was genau macht ein Prokurist in deinem Unternehmen?
- Überwache die Tätigkeiten des Prokuristen und führe gegebenenfalls interne Prüfungen durch, um mögliche Risiken oder Verstöße frühzeitig zu erkennen.
- Informiere den Prokuristen sowohl über seine Aufgabenbereiche und Handlungsspielräume als auch über seine Haftung und Verantwortung bei Schäden sehr genau.
Beachte: Die Erteilung einer Prokura kann grundsätzlich jederzeit erfolgen – genauso wie ihr Widerruf. Bedenke dabei: Wenn du einem Prokuristen seine Vollmacht entziehst, musst du dies dem Handelsregister melden und die entsprechende Eintragung streichen lassen.
Tipp
Erleichtere dir die Buchhaltung
Ein Prokurist kann die Unternehmensführung deutlich erleichtern – zumindest in rechtlichen Angelegenheiten. Geht es um Themen wie Verwaltung und Finanzbuchhaltung musst du auf andere Möglichkeiten zurückgreifen – zum Beispiel auf unsere intelligenten Buchhaltungsprogramme. Entlaste dich maximal dank vieler praktischer Funktionen zur Automatisierung.
