Notfallordner: Was tun, wenn der Geschäftsführer ausfällt?

Durch das Coronavirus kann es auch für Sie als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin momentan ganz schnell gehen: Sie hatten Kontakt mit einer infizierten Person – und schon sind Sie in Quarantäne. Oder noch schlimmer, Sie erkranken selbst und sind möglicherweise für mehrere Wochen komplett außer Gefecht. Zwei Szenarien, die gerade jetzt verdeutlichen, wie notwendig es ist, für den Ernstfall vorbereitet zu sein.

Ein Notfallordner ist in so einem Fall unabdingbar. Sie kann bei Bedarf „aus der Schublade“ gezogen werden und enthält – wenn sie richtig geführt wird – alle wichtigen Informationen, die Ihr:e Stellvertreter:in benötigt, um die Firma in Ihrer Abwesenheit zu führen.

Normalerweise empfiehlt es sich, den Notfallordner bei Ihrem Rechtsanwalt oder Steuerberater zu hinterlegen. Da es nun aber auch möglich ist, dass deren Büros aufgrund einer Corona-Infektion geschlossen werden, sollten Sie den Ordner lieber an einem Ort aufbewahren, an den man auch in der aktuellen Situation jederzeit problemlos herankommt (z. B. bei Ihnen zu Hause). Informieren Sie in jedem Fall auch Ihren möglichen Stellvertreter und Ihre Assistenz über den Aufbewahrungsort.

Im Notfallordner sollten Sie alle wichtigen Fakten rund um die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und das notwendige Hintergrundwissen festhalten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Stellvertretung auf Anhieb alle anliegenden Geschäfte überblickt. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die unterschiedlichen Inhalte, die ein Notfallordner enthalten sollte:

Zu den wichtigsten Bestandteilen des Notfallordners gehören notwendige Vollmachten, damit Ihre Stellvertretung die Legitimation zum Handeln nachweisen kann. Gerade in solch unsicheren Zeiten, wie wir sie momentan durch die Corona-Pandemie erleben, ist es dabei wichtig, nicht nur eine Person, sondern mehreren Personen Vollmachten zu erteilen. Denn es ist nicht ausgeschlossen, dass gleichzeitig mehrere Personen kurz- oder mittelfristig ausfallen und nicht handlungsfähig sind. Halten Sie in der Akte auch fest, welchen Personen Sie welche Vollmachten gegeben haben.

Wenn Sie eine Liste, der in ihrer Firma und im Privatbereich erteilten Vollmachten, für den Notfallordner erstellen und diesem beifügen, erleichtern Sie Ihrem Stellvertreter die Arbeit ebenfalls sehr – und können diesen vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Für ein kleineres Unternehmen reicht eine Liste aus, in der alle Vollmachten – sowohl die für den Normalbetrieb als auch die für den Notfall – aufgezählt werden. Denken Sie auch hier unbedingt daran, die Angaben regelmäßig zu aktualisieren.

Damit Ihr Vertreter einen möglichst umfassenden Einblick erhält, was wann zu tun ist und welche Personen über was zu informieren sind, sollten Sie außerdem folgende Dokumente in den Notfallordner legen:

• To-do-Liste:
  Erstellen Sie eine To-do-Liste, die vorgibt, welche Maßnahmen zeitnah zu erledigen sind, wenn ein Stellvertreter Ihren Platz einnimmt. So weiß Ihre Vertretung sofort, welche Schritte sie zuerst angehen muss.
• Fristen und Termine:
  Sie sollten auch eine Liste mit den wichtigsten Fristen und Terminen für Ihren Notfallordner anlegen. Diese ergeben sich einerseits aus Gesetzen, zum Beispiel wenn es darum geht, wann die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben ist. Andererseits ergeben sie sich aus vertraglichen Regelungen, beispielsweise zu einem vereinbarten Liefertermin.
  Halten Sie im Notfallordner aktuelle Fristen und Termine in einem eigens dafür vorhandenen Kalender fest, der im Vorsorgefall Ihrem Stellvertreter zugänglich gemacht werden muss. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Termine und Fristen, die nicht im aktuellen Kalender auftauchen, in Form einer Liste zu dokumentieren. Dabei ist zwischen den Fristen und Terminen, die die Firma einzuhalten hat, und solchen, die von Dritten gegenüber dem Unternehmen zu wahren sind, zu unterscheiden.
• Kontaktpersonen und Ansprechpartner:
  Erstellen Sie eine Übersicht über die wichtigsten im Notfall anzusprechenden Kontaktpersonen und Ansprechpartner. Damit bekommt Ihr Stellvertreter einen Überblick darüber, welche Personen in welchen Fällen angesprochen werden können. Halten Sie in diesem Dokument auch besondere Anmerkungen zu den Kontaktpersonen fest, etwa wenn gegenüber einer Person bestimmte Informationen nicht preisgegeben werden sollen.
• Vereine und Verbände:
  Auch über die Zugehörigkeit zu Vereinen und Verbänden und der von Ihnen eventuell ausgeübten Funktionen sollten Sie Ihre Vertretung im Notfallordner informieren. So weiß sie Bescheid, wenn der Verein oder Verband eine Anfrage stellt.

Die Mitarbeiter einer Firma können der neu bestellten Geschäftsführung wichtige Unterstützung bieten. Im Notfall können sie mit ihren Kenntnissen dazu beitragen, den Betrieb vorläufig aufrechtzuerhalten. Geben Sie deshalb im Notfallordner Ihrem Stellvertreter einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur sowie über die Kenntnisse, Aufgabengebiete und Kompetenzen der Mitarbeiter.

Außerdem ist es für Ihren Stellvertreter wichtig, folgende Fakten zu wissen:

• Wer ist als Angestellter tätig und wer als freier Mitarbeiter?
• Wo sind die Arbeitsverträge hinterlegt
• Wann werden Lohn- und Honorarzahlungen fällig.

Über diese und ähnliche Angelegenheiten muss sich Ihr Stellvertreter zügig einen Überblick verschaffen können.

Ebenfalls notwendig ist es, Informationen über solche Regelungen mit Mitarbeitern niederzulegen, die nicht im Arbeitsvertrag erfasst sind: Etwa, wenn Sie einem Mitarbeiter ein Darlehen zur Verfügung gestellt haben, einer Mitarbeiterin und ihrer Familie besondere Vergünstigungen oder Rabatte gewährt werden oder einem Mitarbeiter ein Firmenwagen gestellt wird.

Für den Stellvertreter ist es wichtig, Zugang zu Codes, Kennwörtern und ähnlichen Informationen zu haben, um zum Beispiel Online-Überweisungen vornehmen zu können oder Zugang zu geschützten Daten und Dokumenten zu erhalten. Allerdings sollten Sie diese eventuell nicht direkt in den Notfallordner übernehmen. Denn Sie sollten beachten, dass Ihr Notfallordner auch in falsche Hände geraten kann, etwa infolge eines Einbruchs in Ihrer Firma oder bei der Person, bei der der Notfallordner hinterlegt ist.

Nehmen Sie daher in Ihren Notfallordner keine Liste mit Kennwörtern, Codes und anderen vertraulichen Informationen auf, sondern geben Sie darin nur Hinweise, wo diese zu finden sind. Wenn Sie eine Schlüsselordnung erstellt haben, gilt das Gleiche. Arbeiten Sie auch hier mit mindestens zwei Listen.

Bewahren Sie die Liste mit den eigentlichen Informationen so sicher wie möglich auf. Hinterlegen Sie sie zum Beispiel in einem Banksafe oder bei einer besonders vertrauenswürdigen Person, etwa bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater. Hier kann Ihre Vertretung die Liste dann in Empfang nehmen.

Um sich schnell einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu verschaffen, benötigt Ihr Stellvertreter eine Zusammenstellung des vorhandenen Vermögens und der Verbindlichkeiten. Deshalb sollten Sie im Notfallordner auch Ihre jährliche Bilanz bzw. EÜR und am besten auch Ihre monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hinterlegen.

Wenn der Notfall eintritt, muss Ihr Stellvertreter auch einen Einblick in die Liquidität des Unternehmens erhalten. Außerdem muss er in der Lage sein, eventuelle Verbindlichkeiten fristgerecht auszugleichen. Das ist nur möglich, wenn die entsprechenden Kontoverbindungen bekannt sind und entsprechende Kontovollmachten vorliegen. Aus diesem Grund sind die Bankverbindungen besonders sorgfältig zu dokumentieren und stets aktuell zu halten – am besten in digitaler Form.

Als Geschäftsführer werden Sie in der Regel eine Fülle von privaten und betrieblichen Versicherungen abgeschlossen haben. Listen Sie diese getrennt voneinander auf, vor allem wenn Sie unterschiedliche Personen als Vorsorgebevollmächtigte für den privaten Bereich einerseits und den betrieblichen andererseits eingesetzt haben.

Wie Sie sehen, ist ein Notfallordner für Unternehmen essentiell – unabhängig davon, ob der Geschäftsführer erkrankt oder verstirbt. Um eine bessere Übersicht zu garantieren, empfiehlt sich zunächst ein Inhaltsverzeichnis, durch welches ersichtlich ist, welche Bestandteile der Notfallordner hat – auch einzelne Register sind möglich. Wenn Sie die Dokumente zusammenstellen, achten Sie darauf, dass alle Inhalte vorliegen und haken Sie diese entsprechend ab. Dann vergessen Sie nichts und Ihr Unternehmen ist im Fall der Fälle in sicheren Händen:

• Gesellschaftsverträge
• Handelsregisterauszüge
• Geschäftsführungsordnung
• Vollmachten und Zugangsberechtigungen
• Berater und alle Vertraute (mitsamt vollständigem Namen, Adresse und dazugehörigen Telefonnummern)
• Beiratsmitglieder (ebenfalls mit allen notwendigen Daten)
• Bankverbindungen
• (stille) Gesellschafter und Darlehensgeber (ebenfalls mit allen notwendigen Daten)
• Versicherungsverträge
• Mietverträge
• Leasingverträge
• Grundstücksliste
• Jahresabschlüsse
• Passwörter

Denken Sie zudem daran, nicht nur einen Notfallordner für Ihr Unternehmen anzulegen. Der private Bereich ist ebenfalls wichtig.

Tritt der Ernstfall ein und ein Gesellschafter-Geschäftsführer verstirbt, stellt dieser Umstand gerade Familienmitglieder vor eine große Herausforderung – besonders dann, wenn es sich um ein Inhaber-geführtes Familienunternehmen handelt. In besonderen Fällen gab es im Vorfeld keinen Stellvertreter, weil Sie sich bester Gesundheit erfreuten und Risiken weit weg schienen. Gehen Sie daher kein Risiko ein und fügen Sie Ihrem Notfallordner eine Maßnahmenliste hinzu. Diese sollte folgende Punkte beinhalten:

• Aktuelle Geschäftspolitik
• Kontaktdaten und Unterlagen bezüglich der Hausbank mit Hinweisen zur Kontaktaufnahme
• Überblick aller relevanten Projekte, Produkte und Dienstleistungen
• Kontaktdaten der wichtigsten Kunden, Lieferanten und aller relevanten Personen rund um das Unternehmen mit Hinweisen zur Kontaktaufnahme
• Details zur etwaigen Waisen- und Witwenversorgung durch das Unternehmen
• Gesellschafterversammlung einberufen
• Kontaktaufnahme mit den Mitgesellschaftern