Unternehmensführung

Erfolgsfaktor Prozessautomatisierung: In 5 Schritten zu effizienteren Abläufen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse mit einem hohen Arbeitsaufwand, die oft sehr träge ablaufen. Für mehr Effizienz braucht es das richtige Zusammenspiel von Daten und Technologien. Dann wandeln sich arbeitsintensive Aufgaben von gestern in automatisierte und hocheffiziente Workflows von heute. Denn nur mit automatisierten Geschäftsprozessen werden KMU im globalen Wettbewerb bestehen. Wir erklären Ihnen in diesem Beitrag, weshalb strategisch angewandte Prozessautomatisierungen Sinn machen und wie Sie unternehmensinterne Abläufe in 5 Schritten automatisieren können.

Zuletzt aktualisiert am 18.03.2024
Von Karsten Zunke
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Mit Prozess-Automation das Unternehmen voranbringen

Stammdatenaktualisierungen, Dokumentenablage, Filialverfügbarkeit, Paketversand, Bearbeitung von Kundenanfragen: Es gibt in jedem Unternehmen dutzende Prozesse, die mitunter eher träge sind und mit einem hohen manuellen Anteil ablaufen, weil sich das über Jahre so eingeschliffen hat. Eine Prozessautomatisierung beseitigt solche Ineffizienzen. Somit steigert die Automatisierung von Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Definition

Was bedeutet eigentlich Prozessautomatisierung?

Per Definition versteht man unter einer Prozessautomatisierung die technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen – sie wird synonym auch als Geschäftsprozessautomatisierung bezeichnet. Der englische Fachbegriff „Business Process Automation“ (BPA) setzt sich hierzulande für die Automatisierung komplexer Prozesse immer mehr durch. Im Gegensatz zum sogenannten „Business Process Management“ geht es bei der Prozessautomatisierung jedoch nicht um Optimierung, sondern um reine Automatisierung. Eine gelungene Prozessautomatisierung im Unternehmen basiert auf einer Nutzwertanalyse. Diese gibt Aufschluss darüber, ob es lohnend ist, Abläufe in einzelnen Abteilungen zu automatisieren. Immer dann, wenn Prozessabläufe standardisierbar sind und somit automatisiert werden sollen, helfen besondere Tools, die einzelnen Teilschritte in einen Workflow zu überführen. Immer dann, wenn dieser Workflow aktiviert wird, koordiniert die betreffende Software alle einzelnen Schritte so lange, bis der Prozess final ist.

Warum Prozessautomatisierung?

Vorrangige Ziele automatisierter Prozesse in Unternehmen sind meist Zeit- und Kosteneinsparungen. Vorteile einer Automatisierung sind in diesem Zusammenhang, dass mit automatisierten Prozessen Fehlerquoten verringert und die Servicequalität erhöht werden können. Kostspielige Verweilzeiten lassen sich nachweislich ebenfalls reduzieren und Reaktionszeiten verkürzen. KPIs oder Schlüsselkennzahlen belegen das. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Prozessautomatisierung deshalb ein unverzichtbarer Bestandteil der Digitalisierung.

Was sind die Vorteile digitaler Prozessautomatisierungen?

Unabhängig von Branche und Geschäftsmodell profitieren KMUs stets von automatisierten Abläufen innerhalb des Unternehmens. In den jeweiligen Abteilungen werden Mitarbeiter entlastet und haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Somit steigern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit und sorgen gleichzeitig für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Weitere Vorteile sind:

  • Produktivität von Mitarbeitern steigt
  • Fehlerquote sinkt
  • Verwaltungskosten reduzieren sich
  • Daten sind tagesaktuell verfügbar
  • Datenschutz und Datensicherheit sind besser gewährleistet
  • Workflows sind skalierbar
  • Arbeitstempo nimmt zu

Was kann automatisiert werden?

Eine Prozessautomatisierung eignet sich grundsätzlich für alle Abteilungen im Unternehmen und kommt dort für Abläufe in Frage, die sich wiederholen, manuell sehr zeitintensiv sind, regelmäßig vorkommen oder in hohen Volumina auftreten. Automatisierungen bieten sich für folgende Bereiche an:

  • Finanzen und Finanzbuchhaltung, Marketing, Vertrieb sowie HR. Dort können automatisierte Prozesse, zum Beispiel zur Lead-Erfassung oder im Rahmen des Kontakt-Managements, die Effizienz von Abläufen erheblich steigern.
  • Einkauf, Logistik und Kundenbetreuung können ebenfalls von einer intelligenten Prozessautomatisierung profitieren.

Beispiel für Prozessautomatisierung

Typische Beispiele für automatisierte Workflows finden sich in der Buchhaltung: Cloudbasierte Buchhaltungslösungen bieten unter anderem die Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks Rechnungen oder Angebote im Design Ihres Unternehmens zu erzeugen. Die Zahlungseingänge der Kunden wiederum werden von der Software über eine Bankschnittstelle mit der zugehörigen Rechnung verknüpft und automatisch korrekt verbucht.

Weitere Prozessdigitalisierungen sorgen dafür, dass Papier und sogar Archivräume eingespart werden. Wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, lesen Sie in unserem weiterführenden Artikel "Buchhaltung digitalisieren: So gehen Sie vor".

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

Für Sie als Unternehmer ist die Zeit reif, um Prozessautomatisierung als Teil Ihrer digitalen Strategie zu definieren. Mit der richtigen Software können Sie Ihre Betriebsabläufe strukturiert, präzise und schnell umsetzen. So schonen Sie Ressourcen, Zeit und Geld – was wiederum Ihrem Geschäftsmodell zugutekommt.

Geht es darum, beispielsweise Prozesse für administrative Aufgaben zu automatisieren, sind drei verschiedene Arten zu unterscheiden – die simple, die intelligente und die regelbasierte. Hier ein kurzer Überblick:

  1. Die regelbasierte Prozessautomatisierung (RPA): Dieses System kommt dann zum Einsatz, wenn Daten nur über Hypothesen in Form von definierten Regeln organisiert werden. Beispiel: „Wenn eine E-Mail im Postfach ankommt, dann öffne diese E-Mail". Ein Prozess, der auf Regeln basiert, folgt stets sogenannten „Wenn-dann-Funktionen“. Vorteil: Regelbasierte Prozesse können fast immer automatisiert und anschließend vom RPA-System selbstständig umgesetzt werden.  
  2. Die simple Prozessautomatisierung: Sie findet dort Anwendung, wo es bereits vor Einführung einer Automatisierung feste Abläufe gab. Ein Beispiel ist eine automatisierte Mahnung an Kunden, die das Zahlungsziel nicht eingehalten haben.
  3. Die intelligente Prozessautomatisierung: Hier kommt die Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) zum Einsatz. Die Art der KI-basierten Prozessautomatisierung ist beispielsweise in der Lage, im Rahmen ihrer Analysekompetenz Kundenwünsche oder E-Mails zu interpretieren und Abläufe entsprechend darauf auszurichten.

Wie automatisiere ich einen Prozess?

Basis für die Automatisierung von Prozessen ist zum einen die Datenqualität und zum anderen eine passende technische Lösung. Außerdem müssen die Mitarbeiter in die Automatisierungsprojekte einbezogen werden.

Eine große Herausforderung ist es, die neuen Prozesse – und entsprechend neue technische Lösungen – zu implementieren, ohne das Tagesgeschäft zu behindern. In jedem Fall empfiehlt sich daher ein überlegtes und schrittweises Vorgehen.

In 5 Schritten zum automatisierten Prozess

Immer noch schrecken viele Unternehmen davor zurück, ihre ineffizienten Abläufe zu automatisieren. Häufiger Grund: Sie wissen nicht, wo sie anfangen und wie sie vorgehen sollen. Hier sind 5 Schritte, die sich in der Praxis bewährt haben:

1. Identifizieren Sie zu automatisierende Prozesse

Bevor Sie mit der konkreten Umsetzung beginnen, müssen Sie zuerst herausfinden, wo überhaupt der Schuh drückt. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick über die Prozesse des jeweiligen Bereiches:

  • Wo gibt es Probleme?
  • Wo sind Abläufe zu langsam?
  • Welche Prozesse sind noch nicht digitalisiert?
  • Wo müsste die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen schneller und reibungsloser verlaufen?

Sprechen Sie dazu auch mit Ihren Mitarbeitern! Diese sind schließlich ganz nah am Geschehen dran.

2. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Haben Sie potenzielle Automatisierungskandidaten identifiziert, sollten Sie Ihr weiteres Vorgehen betriebswirtschaftlich analysieren. Als Faustregel gilt: Einfache Prozesse können oft auch recht einfach automatisiert werden. Zu vergleichsweise geringen Kosten lassen sich auf diese Weise erste Effizienzpotenziale heben. Die richtigen Einsparpotenziale werden häufig jedoch erst bei der Automatisierung komplexer Prozesse realisiert.

Info

Verlieren Sie keine Zeit

Lassen sich Prozesse ohne großen Zeit- und Kostenaufwand optimieren, sollten Sie diese Prozessautomatisierungen sofort umsetzen, bevor sie sich den komplizierten Abläufen widmen.

3. Mitarbeiter in die Prozessautomatisierung einbeziehen

Beziehen Sie Mitarbeiter sehr frühzeitig in geplante Prozessautomatisierungen ein. Eventuell gibt es schon Teil-Lösungen oder eine Nachbarabteilung hat ihre Prozesse bereits mit einer bestimmten Software automatisiert, aber damit schlechte Erfahrungen gesammelt.

Info

Gehen Sie auf die Sorgen Ihrer Mitarbeiter ein

Sie sollten Antworten auf die Sorgen ihrer Mitarbeiter haben, wenn diese befürchten, durch eine Prozessautomatisierung eventuell nicht mehr gebraucht zu werden. Nur wenn die involvierten Mitarbeiter eine neue Lösung akzeptieren, wird eine Prozessautomatisierung den gewünschten Erfolg bringen.

4. Recherchieren Sie Tools, die Sie bei der Prozessautomatisierung unterstützen

Auf Basis der bisherigen Erkenntnisse zur Systemlandschaft und der Einstellung der Mitarbeiter, kann nun auf dem Softwaremarkt nach passenden Tools recherchiert werden, mit denen sich die gewünschten Automatisierungen umsetzen lassen:

  • Hilfreich sind dafür Vergleichsportale für Business-Software wie Capterra, Trustradius, G2 oder OMR Reviews. Solche Portale bieten nicht nur einen Überblick über die wichtigsten Features einer Lösung, sondern listen auch die Erfahrungen von Unternehmensanwendern auf.
  • Das kann neben den Kostenaspekten und der voraussichtlichen Mitarbeiterakzeptanz wesentlich zur Entscheidungsfindung beitragen.
  • Holen Sie sich zusätzlich externe Unterstützung durch Fachleute. So profitieren Sie von einer herstellerneutralen Beratung und können sich bei Bedarf bei der Implementierung der Software zur Prozessautomatisierung unterstützen lassen.

5. Implementieren Sie die Lösung und automatisieren Sie den Prozess

Definieren Sie einen Zeitplan für die Implementierung und benennen Sie Verantwortliche für das Projekt. Beachten Sie:

  • Gegebenenfalls bietet es sich an, Großprojekte in Teilprojekte zu zerlegen und schrittweise zu implementieren.
  • Bedenken Sie auch, dass Sie internes Know-how benötigen, um neue technische Lösungen später bedienen zu können.
  • Ebenso sollten die neuen Abläufe und Zuständigkeitenfrühzeitig geklärt werden.
  • Mitarbeiterschulungen und Trainings können notwendig werden und sollten idealerweise bereits im Vorfeld erfolgen.
  • Zur Implementierung großer Prozessautomatisierungen bietet es sich zudem an, auf Implementierungspartner oder die Hilfe des jeweiligen Toolanbieters zu setzen.

Zusammenfassung

Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für KMU

Die Digitalisierung schreitet immer stärker voran und durchdringt alle Unternehmensbereiche. Unsere Wirtschaft befindet sich auf dem Weg zur sogenannten Industrie 4.0. Die Prozessautomatisierung ist dafür ein erster und wichtiger Schritt.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen können von der Digitalisierung der Geschäftsprozesse profitieren. Durch Prozessautomatisierungen können sich KMU ihre schnelle Reaktionsfähigkeit bewahren,

an Agilität gewinnen und sich so weiter von schwerfälligen Konzernen abheben. differenzieren. Auf Dauer wird kein Unternehmen daran vorbeikommen, Unternehmensabläufe möglichst effizient zu gestalten. Die Automatisierung der Prozesse ist hierbei ein wichtiger Faktor.

Übrigens: Die Bundesländer in Deutschland bieten auch Förderprogramme für die Digitalisierung. Welche es gibt und wie Sie diese nutzen können, erfahren Sie in untenstehendem Artikel.