10 Tipps für erfolgreiche Meetings

Eins haben Meetings alle gemeinsam: Wie sie organisiert und ob sie professionell durchgeführt werden, bestimmt das Ergebnis. Wir haben für dich die 10 wichtigsten Tipps für das Durchführen erfolgreicher Meetings zusammengestellt.

Eine ergebnisorientierte Besprechung kann notfalls auch im Café oder am Küchentisch im Homeoffice  stattfinden, solange den Teilnehmern nur keine direkten Ablenkungen serviert werden. Je größer die Gruppe oder der Besprechungsraum nämlich sind, desto wichtiger ist es, unnötige Störungen zu vermeiden. Im Normalfall wirst du dich also um einen angemessenen großen Raum bemühen, der die benötigte technische Ausstattung hat, um das Meeting erfolgreich durchführen zu können.

Wer mit oder vor einer Gruppe Menschen spricht, ist immer auch auf Improvisationstalent angewiesen, denn man weiß nie, welche Fragen zusätzlich kommen. Umso wichtiger ist es, dass die für eine Besprechung angesetzten Themen bzw. die entsprechenden Handouts, Folien und eigenen Unterlagen vernünftig vorbereitet sind, damit du daran nicht auch noch denken musst und dein Meeting erfolgreich durchführen kannst.

Die Teilnehmer sollen Kopien erhalten? Erstelle sie am Vortag. Du brauchst einen Beamer? Mache einen Testlauf. Ein Mikrofon wird benötigt? Probiere es aus, solange du noch allein im Raum bist. Flipchart, Stifte, Getränke für die Teilnehmer – alles, was reibungslos abläuft und worüber du deswegen nicht nachdenken musst, ist während des Meetings ein Pluspunkt.

Wie du ein Meeting eröffnest, was du als Einleitung zu welchem Thema sagst und wie du auf kritische Rückfragen reagierst – all das kannst du üben und dir dadurch eine Routine aneignen. Networking-Veranstaltungen oder kleine Vorführungen im Bekanntenkreis sind gute Möglichkeiten, ohne jedes Risiko zu lernen, wie du die eigene Befangenheit und das Lampenfieber abschüttelst und frei über die eigenen Themen sprichst.

Viele Einleitungen, die man sich vorab überlegt, klingen nicht mehr so gut, sobald sie ausgesprochen werden – und andersherum funktionieren andere als gesprochene Ansagen sehr gut. Übe für ein erfolgreiches Meeting vor dem Spiegel, sprich mit dem Hund, der Familie und auf kleineren Events über dein Projekt. Je sicherer du dich fühlst, desto weniger musst du dich zukünftig aufs freie Sprechen vorbereiten und desto optimaler erreichst du die Zielgruppe, die du bestenfalls zuvor mithilfe einer Zielgruppenanalyse festgelegt hast.

Es gibt viele Faktoren, die du nicht beeinflussen kannst: Einige Teilnehmende standen vielleicht im Stau oder müssen während deines Treffens den Posteingang im Auge behalten, weil es in einem anderen Projekt gerade brennt. Sie haben vielleicht keine Lust auf das Meeting oder betrachten es mit Skepsis. Andere hingegen kehren eventuell erfolgreich und euphorisch von einer Messe zurück oder erwarten viel von deinem Termin. 

Bevor du also erfüllt von deinem eigenen Thema einfach loslegst, solltest du dir unbedingt ein paar Minuten Zeit nehmen und bereits bei der Begrüßung herausfinden, welche Stimmungen heute mit dir am Tisch sitzen, um darauf – wo nötig – einzugehen. So gelingt dir ein erfolgreiches Meeting.

Aus gutem Grund ist für ein erfolgreiches Meeting auch eine Vorstellungsrunde der klassische Bestandteil der meisten Meetings mit größeren Gruppen oder ganz neuen Personen. Die meisten Menschen sprechen sehr gerne über sich selbst, ihre Branche und Arbeit und ihre Erwartungen ein Meeting betreffend.

Mit der Frage, was sie sich vom heutigen Tag versprechen, schlägst du also zwei Fliegen mit einer Klappe, denn du weißt dann auch gleich, mit welchen Fragen später zu rechnen ist.
Stell dich auch selbst vor – und deineErwartungenan das Meeting. So kann bereits vorab geklärt werden, wenn bezüglich eines bestimmten Themas von unterschiedlichen Voraussetzungen ausgegangen wird. Das kommt nicht oft vor, aber wenn, dann kann es ein Meeting auch sprengen. Besser ist es für dein erfolgreiches Meeting also, du sprichst vorher darüber, nicht im Nachhinein.

Welche Art von Frage du für dein erfolgreiches Meeting stellst, kommt auf das Thema der Besprechung an, aber grundsätzlich wirst du immer einen Vorteil haben, wenn du die Bedürfnisse deiner Gesprächspartner direkt adressierst. Bei einem Produkt oder einer Lösung, welche du anbieten möchtest, könntest du beispielsweise nach Herausforderungen oder Problemen in dem Sachgebiet fragen, für das du eine Lösung auf den Tisch packen wirst. Wenn es um eine mögliche Projektzusammenarbeit geht, fragst du nach den Erfahrungen bei ähnlicher Zusammenarbeit bisher und wenn eine Krise besprochen wird, beginnt man am besten damit, das Problem ohne Umschweife bei den Hörnern zu packen und zu fragen, welche Überlegungen bisher dazu entstanden sind. 

Du bringst Pläne, Ziele und Ideen mit in das Meeting und wirst vielleicht erleben, dass nicht alle darauf so enthusiastisch reagieren wie du. Das ist zu erwarten, muss aber nicht so bleiben: Statt frustriert zu sein, weil du dich erst einmal eher unverstanden fühlst, solltest du den Funken deiner Begeisterung überspringen lassen – Dein Meeting wird dennoch erfolgreich sein. Öffne dich und erzähle den Meeting-Teilnehmern, was dich selbst an deinem Thema interessiert, welches Potenzial du siehst und welche Möglichkeiten sich bieten.

Am besten beginnst du damit, die Entstehungsgeschichtedeiner Idee zu erzählen. Wie kam sie zustande, wann hat sie Fahrt aufgenommen und wieso stehst du jetzt hier? Es ist deine Geschichte. Erzähle sie richtig, und du wirst deine Zuhörer mit deiner Begeisterung anstecken und ein erfolgreiches Meeting durchführen.

Meetings setzen sich in der Regel zusammen aus kurzer Vorstellungsrunde, ausführlicher Information, anschließender Besprechungmit Diskussion und dann einer Entscheidung oder Verteilung von zu erledigenden Aufgaben und Terminen.

Für ein erfolgreiches Meeting solltest du mindestens diese Entscheidung oder die Dinge, die beschlossen wurden, stichpunktartig in Form eines Protokolls festhalten und im Anschluss an alle Teilnehmer verteilen. Das ist besonders wichtig, wenn es um Termine und Verteilung von Aufgaben geht. Das geht auch durch gemeinsame Notizen auf einem Flipchart – mit Smartphones lässt sich schließlich innerhalb von Minuten ein Foto des Beschlusses an alle verteilen.

Ein erfolgreiches Meeting hat einen Anfang und ein Ende, die vorher bekannt sind und auch kommuniziert werden. Es beginnt und endet pünktlich, hat in angemessenem Abstand Kaffee- und Verschnaufpausen und eine zumindest grobe Agenda, an der sich der Zeitplan orientiert.

Bereits bei der Anmeldung sollte also feststehen, wie lang ein Meeting dauert – nicht nur, damit der passende Raum gebucht werden kann, sondern auch, damit die Teilnehmer kommunizieren können, in welcher Zeitspanne sie nicht erreichbar sind. Ebenfalls sollte bekannt sein, ob noch weitere Termine geplant sind.

Es ist nur ein Meeting. Selbst wenn es trotz Übung und guter Vorbereitung nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, so ist es doch nur eins von vielen möglichen Meetings und das nächste läuft gleich wieder um ein Vielfaches besser.

Natürlich wäre es schön, auf einen Schlag fünf neue Aufträge an Land zu ziehen oder eine Gruppe Entscheider vom aktuellen Konzept zu überzeugen. Am Ende des Tages war es aber nur ein Meeting, und wenn du dein Bestes gegeben hast, wird dieser Einsatz den richtigen Menschen in Erinnerung bleiben, auch wenn das Meeting selbst vielleicht nicht so überwältigend erfolgreich war, wie du es dir gewünscht hast.

Doch auch für ein überaus erfolgreiches Meeting gilt: Die Umsetzung der anliegenden Aufgaben ist wichtiger, und sie findet nicht im Meeting statt.