Wie können Unternehmer ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen?

Als Unternehmer hast du deine persönliche, durch Erfahrungen geprägte Sicht der Dinge. Die Ansicht deiner Mitarbeiter kann aber eine ganz andere sein. Folgende Gründe zeigen, weshalb du regelmäßige Gespräche mit deinen Angestellten führen solltest:

• Einblick in dein Team: In Mitarbeitergesprächen kannst du das Unternehmen oder deine Abteilung auch vom Standpunkt deiner Mitarbeiter sehen, Erwartungen und potenzielle Konflikte erkennen.
• Kommunikation: Durch den Dialog verbesserst du die Zusammenarbeit mit deinen Arbeitnehmern, räumst bestehende Missverständnisse aus und sorgst für ein besseres Arbeitsklima.
• Personalentwicklung: Indem du Personalgespräche führst, kennst du die Ziele und Probleme deiner Mitarbeiter und hilfst Ihnen, diese mittels Zielvereinbarungen zu erreichen bzw. Herauforderungen zu meistern.
• Mitarbeitermotivation: Wenn du Feedbackgespräche richtig führst, steigerst du nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität deiner Team-Mitglieder, sondern auch die Mitarbeiterbindung.

Auch wenn es keinen aktuellen, dringenden Gesprächsbedarf gibt, ist es sinnvoll, mit jedem Mitarbeiter ein Jahresgespräch zu führen.

Gerade als junger Unternehmer arbeitest du vielleicht noch nicht lange in der Personalführung. Steht der erste Termin mit einem deiner Angestellten an, ergibt sich die Frage „Wie führe ich ein Personalgespräch?“. Unsere Checkliste versorgt dich mit den notwendigen Informationen, damit du deine Mitarbeitergespräche erfolgreich führst.

Auch wenn du mit vielen, operativen Aufgaben beschäftigt bist, solltest du deine Mitarbeitergespräche gut vorbereiten. Beachte im Vorfeld folgende Punkte:

• Plane genügend Zeit ein. Dein Mitarbeiter soll nicht den Eindruck erhalten, dass du ihn zwischen Terminen abfertigst.
• Lege fest, wo du das Gespräch führen willst. Findet es in deinem Büro statt, solltest du dich keinesfalls hinter deinem Schreibtisch verschanzen. Das betont die Hierarchie unnötig und erschwert es dem Mitarbeiter, offen mit dir zu reden. Schaffe eine gute Gesprächsatmosphäre.
• Du solltest deinen Mitarbeiter rechtzeitig informieren, dass du ein Mitarbeitergespräch führen willst. Teile ihm Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs mit, damit er sich ebenfalls vorbereiten kann.
• Lege fest, was du erreichen möchtest. Je genauer du dein Ziel kennst, umso besser wird es dir gelingen, das Gespräch darauf auszurichten. Das Ziel muss erreichbar und zumutbar sein; und es muss rechtlich erlaubt sein.
• Musst du die Zielvereinbarungen verhandeln, solltest du für dich selbst Ober- und Untergrenzen festlegen. Bei allen Gesprächsinhalten kann es sinnvoll sein, ein Alternativziel parat zu haben.
• Sammle schlüssige Argumente für deine Ziele und überlege, welche Fragen du deinem Mitarbeiter stellen möchtest.

Als Teamleiter wünschst du dir, dass der Termin mit deinem Angestellten zwar ergebnisorientiert, aber auch harmonisch abläuft. Damit beide Bedingungen eintreten, gibt es einige Aspekte zu beachten, während du Mitarbeitergespräche führst.

• Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch braucht eine Struktur. Du musst vorher in groben Zügen den Ablauf planen. Das Vorgehen erläuterst du deinem Mitarbeiter, damit auch er sich darauf einstellen kann. Am besten orientierst du dich an einem Gesprächsleitfaden.
• Geh offen und ohne Vorurteil ins Gespräch. Für den Gesprächseinstieg kannst du mit dem Anlass und den Zielen der Besprechung starten und Erfolge des Mitarbeiters hervorheben.
• Achte darauf, dass dein Mitarbeiter beim Thema bleibt. Werde nicht ungeduldig: Dein Mitarbeiter ist vielleicht ungeübt darin, seine Interessen im Gespräch zu vertreten.
• Wenn du Mitarbeitergespräche führst, sollte dies auf Augenhöhe geschehen und beide Parteien sollten zu Wort kommen. Hierbei darf deinem Angestellten gerne ein höherer Redeanteil zukommen. Mit der 70-30-Regel spricht der Mitarbeiter zu 70 % und die Führungskraft zu 30 %.
• Konzentriere dich voll auf deinen Gesprächspartner und schenke ihm deine volle Aufmerksamkeit. Frage gegebenenfalls nach und vermeide Unterbrechungen. Dieses „aktive Zuhören“ hilft dir, persönlichen Kontakt zum Mitarbeiter herzustellen, seine Interessen, Wünsche und Vorstellungen besser zu erkennen und leichter gemeinsame Lösungen zu finden.
• Rede keinesfalls über abwesende Mitarbeiter.
• Sorge für einen sachlichen Ablauf des Personalgesprächs. Wenn das gar nicht funktioniert, brich das Gespräch ab, und unternimm später einen neuen Versuch. 

Manche Angestellte tendieren dazu, innerhalb der Konversation vom Thema abzulenken oder kommen gar nicht erst auf den Punkt. Bei solchen Mitarbeitern musst du die Gesprächsführung übernehmen. Dies gelingt dir mit folgenden Maßnahmen:

• Mit den richtigen Fragen kannst du geschickt das Gespräch lenken, unsichere Mitarbeiter zum Reden bringen und allzu redselige zurück zum Thema führen.
• Falls du dich von einer Frage deines Mitarbeiters oder Einwänden überrumpelt fühlst: Wiederhole wichtige Aussagen mit eigenen Worten; damit gewinnst du wertvolle Zeit, in der du dir eine Antwort überlegen kannst.
• Bei einem impulsiven Mitarbeiter musst du auch mit aggressiven Reaktionen rechnen. Bleib ruhig, spiegle sein Verhalten wider, frag ihn nach der Ursache für sein Aufbrausen. Lässt er sich gar nicht beruhigen, brichst du besser das Gespräch ab und schlägst einen neuen Termin vor.

Wenn du Mitarbeitergespräche führst, sind diese meistens mit dem Ziel der Verbesserung verbunden. Daher geht mit jedem Mitarbeitergespräch die Nachbereitung einher. Folgende Aspekte solltest du durchführen:

• Reflektiere das Gespräch. Was hast du gut oder nicht so gut gemacht? Welchen Eindruck hast du von deinem Mitarbeiter erhalten?
• Erörtere, welche Ziele du im Termin erreicht hast und welche noch offen sind.
• Setze die erarbeiteten Absprachen um. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verlassen das Personalgespräch mit dem Ziel auf Veränderung bzw. Verbesserung. Daher solltest du die getroffenen Vereinbarungen auch einhalten.

Neben dem regelmäßigen Mitarbeitergespräch gibt es noch andere Varianten von Beurteilungsgesprächen. Diese können zwar dem gleichen Gesprächsleitfaden (s. o.) folgen, aber meist einen konkreten Anlass haben. Das sind:

• das Anerkennungsgespräch
• das Kritikgespräch
• das Konfliktgespräch

Mitarbeiter M bittet Unternehmer U um ein persönliches Gespräch. Um sich darauf vorbereiten zu können und den Zeitbedarf abschätzen zu können, fragt U nach dem Anlass. M erklärt, Grund sei sein Gehalt, das seit 2 Jahren unverändert sei. Er glaubt, eine Gehaltserhöhung verdient zu haben. In einem Mitarbeitergespräch möchte er um mehr Gehalt verhandeln.

U, dessen Unternehmen nicht tarifgebunden ist, hat sich die Gehälter vor einigen Monaten angesehen. Er hat festgestellt, dass Ms Gehalt im Vergleich zu dem anderer Mitarbeiter angemessen ist. Er weiß, dass seine Mitarbeiter im vorigen Jahr gut gearbeitet haben, und hätte gerne eine allgemeine Gehaltserhöhung gewährt. Er musste jedoch erkennen, dass sich das Unternehmen, im Zusammenhang mit den anderen Personalkosten, eine spürbare Gehaltserhöhung derzeit nicht leisten kann. 

Auch M hat in den vergangenen Monaten gut gearbeitet, sogar mehr geleistet als die anderen. Er hat den Auftrag mit dem Kunden K1 zügig und eigenverantwortlich abgearbeitet. K1 hat sich ausdrücklich beim Unternehmer U für die rasche und erfolgreiche Arbeit bedankt. U überlegt, wie er Ms Leistung anerkennen könnte, ohne sein Gehalt zu erhöhen. Ihm fällt ein, dass M einen verhältnismäßig kleinen Firmenwagen fährt und sich wegen seiner 2 Kinder schon häufiger den Kombi eines Kollegen geliehen hat.