Führe das Kündigungsgespräch als Arbeitgeber selbst
Die Kündigung eines Arbeitnehmers muss immer schriftlich erfolgen. Oft wird im Vorfeld ein Rechtsanwalt hinzugezogen, um sich arbeitsrechtlich abzusichern.
Die Idee, ihn auch das Entlassungsgespräch führen zu lassen, ist naheliegend. Dennoch ist – zumindest in kleinen und mittleren Betrieben - davon abzuraten. Kleinere Betriebe haben den großen Vorteil, dass du jeden Mitarbeiter persönlich kennst. Vielleicht hast du schon jahrelang Seite an Seite vertrauensvoll zusammen gearbeitet. Vielleicht hast du sogar Privates mitbekommen. Ihr schätzt euch und möchtet euch auch in Zukunft ohne Groll begegnen können.
Bedenke, dass dein Verhalten als Unternehmer bzw. Führungskraft Außenwirkung hat. Das gilt natürlich auch, wenn die Kündigung eines Arbeitnehmers z. B. wegen Auftragsmangels oder Insolvenz eines Auftraggebers unumgänglich ist. Verbleibende Mitarbeiter, Kunden und Außenstehende sehen, wie du mit dieser Situation umgehst und ziehen ihre Schlüsse daraus.
Entlässt du einen Mitarbeiter z. B., weil er im Zorn Arbeitsmittel zerstört oder einen Kollegen angegriffen hat, musst du eventuell damit rechnen, dass die Kündigung zu weiteren unkontrollierbaren Wutanfällen führt. Dann kann es sinnvoll sein, das Gespräch mit einem Rechtsanwalt gemeinsam durchzuführen. Sprich dann mit ihm ab, welche Aufgaben du im Kündigungsgespräch übernehmen sollst und welche er übernimmt.
Bereite das Kündigungsgespräch gut vor
Ein Kündigungsgespräch mit deinem Arbeitnehmer zu führen, ist immer unangenehm - egal ob während der Probezeit oder nach vielen Jahren der Zusammenarbeit. Der Arbeitnehmer verliert seinen Arbeitsplatz, der Arbeitgeber muss die schlechte Botschaft überbringen. Letzterer hat den Vorteil, dass er das Gespräch wenigstens so angenehm wie möglich gestalten kann – für beide Seiten.
Dafür muss er wissen
- was vor dem Kündigungsgespräch zu klären ist,
- wie er das am besten macht,
- was er mit einem professionellen Gespräch erreichen kann und
- wie das im Einzelnen funktioniert.
Zeitpunkt des Kündigungsgesprächs
Zunächst ist zu überlegen, wann du als Vorgesetzter die Kündigung übergibst. Wenn möglich, sollte das am Anfang einer Woche geschehen. Der Arbeitnehmer kann so, anders als am Freitagnachmittag, umgehend z. B. einen Anwalt oder den Betriebsrat konsultieren, wenn er das möchte. Auf keinen Fall solltest du das Kündigungsgespräch am letzten Tag vor seinem Urlaub oder seiner sonstigen Abwesenheit führen.
Kündige nie am letztmöglichen Tag der Kündigungsfrist. Kommt etwas dazwischen, kannst du die Kündigung an diesem Tag vielleicht nicht mehr zustellen und das Ganze kann erst zu einem späteren Termin erfolgen. Vielleicht ahnt der Arbeitnehmer auch, was du vorhast und ist dann einfach nicht zu erreichen.
Vor der Kündigung zu klären
Ist die Kündigung eines Arbeitnehmers aus betrieblichen Gründen notwendig, überlegst du, wie du ihm verdeutlichen kannst, warum es gerade ihn erwischt. Frage dich, welche Argumente du hast und wie du diese formulieren kannst.
Vor Übergabe der Kündigung ist auch zu entscheiden, ob
- der Mitarbeiter bis zum Ablauf der Kündigungsfrist weiter beschäftigt werden soll,
- du ihn lieber freistellen möchtest,
- er noch Resturlaub oder offene Überstunden hat und wie mit diesen verfahren werden soll.
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Schriftliche Notizen im Vorfeld
Halte die Ergebnisse deiner Überlegungen zumindest in Stichworten im Vorfeld schriftlich fest.
Kündigung und Freistellung
Wenn die Kündigungsfrist nicht besonders lang ist und der Arbeitnehmer noch größere Urlaubs- oder Freizeitansprüche hat, darfst du ihn in der Kündigungsfrist normalerweise ohne seine Zustimmung freistellen. Je nach Sachlage kann das für die zurückbleibenden Mitarbeiter und/oder den gekündigten Arbeitnehmer die bessere Lösung sein. Selbstverständlich musst du seinen Lohn während der Freistellung weiterzahlen.
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Rechtssichere Freistellung
Wenn du dich für eine Freistellung entscheidest, informiere dich bitte, was du dabei beachten musst und wie du sie rechtssicher formulieren kannst.
Belegschaft vor Kündigungen informieren
Musst du in einem kleineren Betrieb mehreren Arbeitnehmern kündigen, solltest du möglich frühzeitig mit allen Mitarbeitern gemeinsam über die schwierige betriebliche Situation sprechen. Sonst besteht die Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter etwas mitbekommen und unschöne Gerüchte entstehen. Das Betriebsklima kann darunter erheblich leiden. Die Kündigungsgespräche solltest du führen, sobald die betroffenen Mitarbeiter feststehen und alle Vorbereitungen erfolgt sind.
So sollte ein Kündigungsgespräch ablaufen
Zu den Aufgaben des Arbeitgebers gehört es, das Gespräch zu steuern. Er hat dafür zu sorgen, dass es strukturiert und geordnet abläuft.
Das Kündigungsgespräch muss ungestört verlaufen können. Es darf weder durch Telefonate noch durch andere Personen unterbrochen werden. Hat dein Büro einen Besprechungstisch, kann das Gespräch dort stattfinden. Vermeide es, dich hinter deinen Schreibtisch zu setzen. Die dadurch entstehende Barriere erschwert die ohnehin schwierige Situation unnötig.
Sorge dafür, dass das Kündigungsgespräch ruhig und sachlich bleibt. Hat ein Arbeitnehmer nicht mit seiner Kündigung gerechnet, reagiert er möglicherweise völlig geschockt. Lass ihm die Zeit, sich ein bisschen zu sammeln, bevor du weitere Punkte ansprichst.
Kündigung: Schnell auf den Punkt kommen
Anders als bei anderen Mitarbeitergesprächen solltest du ein Kündigungsgespräch so führen, dass du schnell auf den Punkt - die Kündigung - kommst. Smalltalk ist hier fehl am Platz. Wenn du z. B. noch einige Worte zur schlechten Auftragslage sagen möchtest, mach das hinterher. Wenn du magst, sag, dass du es bedauerst, den Arbeitnehmer entlassen zu müssen, aber rechtfertige dich nicht.
Sag klar und deutlich, dass und zu welchem Termin du das Arbeitsverhältnis kündigst. Du kannst auch von Entlassung oder Trennung sprechen, es muss nur unmissverständlich sein.
Lass dich auf keine Diskussion ein, wenn du ein Kündigungsgespräch führst. Diese ist nicht zielführend. Deine Entscheidung ist getroffen. Besprich noch zu klärende Punkte, z. B. wann der Mitarbeiter seinen Resturlaub nehmen kann. Bei Bedarf biete ihm ein weiteres Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt zum Kündigungsgrund an.
Frag ihn, ob er die Kollegen selbst über die erfolgte Kündigung informieren möchte. Überlässt er es dir, erledige das umgehend. Belass es aber bei der Mitteilung der Kündigung und den Punkten, die die Belegschaft wissen muss, z. B. dem Ausscheidungstermin. Rechtfertigungen und Gesprächsdetails gehören da nicht hin.
Auf die Kündigungen reagiert jeder anders
Mit der Kündigung konfrontiert zu werden, bringt den Arbeitnehmer in eine Ausnahmesituation, selbst wenn er damit rechnet. Zu erfahren, dass es wirklich ihn trifft, kann unterschiedlichste Emotionen hervorrufen:
- Ein Mitarbeiter ist vielleicht so geschockt, wenn du ein Kündigungsgespräch mit ihm führst, dass er kein Wort mehr herausbringt.
- Ein anderer wird wütend und macht dir Vorwürfe.
- Einer versucht zu verhandeln.
- Einem anderen kommen die Tränen.
- Ein anderer nimmt die Kündigung sehr gelassen auf.
Jede dieser Reaktionen ist völlig normal.
Besonders, wenn du aus betrieblichen Gründen kündigen musst, wird dir daran liegen, das Kündigungsgespräch so erträglich wie möglich zu führen – für beide. Wichtig ist, dass du sachlich bleibst. Du darfst Verständnis zeigen. Aussagen wie „Kopf hoch“ oder „Das wird schon wieder“ lässt du besser.
Als Inhaber eines kleineren Betriebs kennst du deinen Mitarbeiter persönlich und kannst vielleicht abschätzen, wie er reagieren wird. Dann kannst du vorher überlegen, wie du am besten vorgehst.
Kündigungsgespräch: So ist es leichter
Wenn du deinem Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen kündigen musst, sage ihm, dass
- es nicht an seiner Leistung liegt.
- du ihn sehr schätzt und immer gerne mit ihm zusammengearbeitet hast.
Zeige kein übertriebenes Mitleid und gib keine „guten“ Ratschläge. Mache ihm keine übertriebenen Hoffnungen und versprich vor allem nichts, was du nicht halten kannst.
