Varianten von Vorstellungsgesprächen – Bedeutung für Unternehmen
Die digitalisierte Welt verändert oft Prozesse, doch der Ablauf von Bewerbungsgesprächen ist weitestgehend gleichgeblieben. Dennoch lassen sich heutzutage einige Unterschiede feststellen:
- Einstellungsgespräche finden nicht mehr nur face-to-face statt.
- Bei größeren Distanzen zwischen Personaler und Bewerber sind Online-Vorstellungsgespräche eine hilfreiche Option.
- Für ein spontanes Kennenlernen stellen Telefoninterviews eine geeignete Möglichkeit.
Jeder Arbeitgeber muss für sich entscheiden, welche Art des Gesprächs das Beste für ihn ist und welchen Rahmen er bevorzugt. Ein persönliches Bewerbungsgespräch vor Ort hat den Vorteil, dass du besser auf Körpersprache und Mimik deines Gegenübers achten kannst. Das verrät bereits viel über den Bewerber. Und was du immer bedenken solltest: Gib als Arbeitgeber dem Vorstellungsgespräch die nötige Gewichtung und bereite dich ausreichend vor. Schließlich willst du den idealen Kandidaten für die offene Stelle finden – und nicht nach kurzer Zeit schon wieder einen neuen Mitarbeiter finden müssen.
Planung und Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs
Du möchtest neue Mitarbeiter finden, hast eine Stelle ausgeschrieben und aus den eingegangenen Bewerbungen bereits deine Favoriten gewählt? Nach dem abgeschlossenen Auswahlprozess kommt nun der nächste Schritt: das Vorstellungsgespräch. Wenn du dich als Arbeitgeber im Vorfeld vorbereitest, gibt es einige Punkte, über die du dir Gedanken machen solltest. Unter anderem gehören hierzu:
- Der Ort und die Dauer des Bewerbungsgesprächs
- der Teilnehmerkreis des Einstellungsgesprächs
- der Inhalt des Vorstellungsgesprächs
1. Wann und wie lange? Die Dauer des Bewerbungsgesprächs
Für ein Vorstellungsgespräch ist natürlich die Uhrzeit von Bedeutung. Komm deinen Wunschkandidaten entgegen und lass diese Terminvorschläge machen oder biete selbst mehrere zur Auswahl. Wie viel Zeit du für ein Vorstellungsgespräch einplanen solltest, hängt dabei von der Stelle ab, die du zu besetzen hast. An folgenden Zeitplänen kannst du dich orientieren:
- Für ein Bewerbungsgespräch mit einem Sachbearbeiter oder Auszubildenden solltest du als Arbeitgeber eine Dauer von 45 bis 60 Minuten einplanen.
- Möchtest du den Posten einer leitenden Führungskraft besetzen, sind 60 bis 75 Minuten für einen umfangreichen Austausch erforderlich.
- Geht es um die Einstellung einer Aushilfe oder eines Minijobbers, mögen 30 Minuten reichen.
- Teile dem Bewerber die geplante Dauer im Vorfeld mit.
Setzt du mehrere Vorstellungsgespräche hintereinander an, solltest du diese so vorbereiten und ansetzen, dass es dazwischen Pausen gibt. Du kannst dann das vergangene Gespräch gedanklich noch einmal Revue passieren lassen und Abstand gewinnen, bevor du dich auf den nächsten Kandidaten konzentrierst. Denk daran, wenn du die Einladung und den Terminvorschlag zum Vorstellungsgespräch an die Bewerber versendest.
Auch der Ort muss zwingend passend gewählt sein. Ein Vorstellungsgespräch solltest du nicht in einem Café führen, auch wenn es zunächst schick und spontan klingt. Doch das Vorstellungsgespräch ist eine vertrauliche und auf einem Vertrauensverhältnis basierende Situation und benötigt dementsprechend einen ungestörten Rahmen. Als Ort bietet sich dein Büro an oder ein Konferenzraum.
2. Wer? Der Teilnehmerkreis des Einstellungsgesprächs
Auch über den Teilnehmerkreis des Vorstellungsgesprächs solltest du bei der Vorbereitung Überlegungen anstellen. In einem Kleinunternehmen wird es häufig der Fall sein, dass du als Arbeitgeber das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber allein führst. Suchst du aber z. B. einen Nachfolger für einen bewährten Mitarbeiter, kann es sinnvoll sein, dass dieser ebenfalls am Vorstellungsgespräch teilnimmt. Er kann am besten Auskunft darüber geben, welche Aufgaben die Stelle beinhaltet, und du erhältst eine zweite Meinung zum Kandidaten.
Auch wenn du deine Mitarbeiter in die Entscheidung über eine Neubesetzung einbinden möchtest – z.B. um auszuloten, ob die Chemie zwischen dem Bewerber und den aktuellen Mitarbeitern stimmt – oder wenn du selbst nicht über das nötige fachspezifische Wissen der ausgeschriebenen Stelle verfügst, empfiehlt es sich, den Teilnehmerkreis des Bewerbungsgesprächs um 1-2 deiner Mitarbeiter zu erweitern. Dies solltest du berücksichtigen, wenn du das Vorstellungsgespräch vorbereitest, da es sich auch auf die Dauer des Vorstellungsgesprächs auswirken kann. In diesem Zusammenhang solltest du in der Vorbereitung folgendes beachten:
- Erstelle eine Liste an Fähigkeiten, die der Bewerber auf jeden Fall besitzen sollte. Gibt es Nice-to-have-Kriterien? Lege diese im Vorfeld fest.
- Falls mehrere Kollegen am Vorstellungsgespräch teilnehmen, solltest du zuvor definieren, wer welchen Part übernimmt und wer welche Bewerbungsgesprächsfragen stellt.
- Lies dir die Bewerbung gut durch, recherchiere im Netz über die Person. Vielleicht kannst du in deinem Umfeld etwas über den potenziellen Mitarbeiter erfahren. Wahlweise besteht die Möglichkeit, den Bewerber um Referenzen zu bitten.
Tipp
Neue Mitarbeiter einstellen: Das musst du wissen!
Im Lexware eBook "Mitarbeiter einstellen" findest du umfassende Informationen zu allen Themen rund um die Einstellung neuer Mitarbeiter: von der Ermittlung des Personalbedarfs über Stellenausschreibung, Vorstellungsgespräch und Bewerberauswahl bis hin zum Arbeitsvertrag. So kannst du dich voll und ganz auf die Auswahl deines Wunschkandidaten konzentrieren!
3. Was? Die richtigen Fragen des Arbeitgebers beim Vorstellungsgespräch
Nachdem du im Rahmen der Vorbereitung die Dauer und die Teilnehmer festgelegt hast, geht es im nächsten Schritt darum, die passenden Fragen für das Bewerbungsgespräch vorzubereiten. Im Vorstellungsgespräch geht es für den zukünftigen Arbeitgeber darum, die richtigen Fragen an den Bewerber zu stellen. Die folgenden Tipps helfen dir:
- Mach dir nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen zu jedem Kandidaten Notizen zu den Punkten, die dich als potenziellen Arbeitgeber interessieren.
- Vielleicht sind dir Lücken im Lebenslauf aufgefallen, die du gerne im Vorstellungsgespräch klären möchtest.
- Möglicherweise hast du nach dem Lesen der Bewerbung noch kein genaues Bild davon, welche Aufgaben der Kandidat im Moment wahrnimmt.
- Bereite Fragen vor, die für deine Ziele nützlich sind. Die klassischen Fragen nach Stärken und Schwächen haben im Vorstellungsgespräch schon lange ausgedient und sind nicht wirklich aussagekräftig. Gib stattdessen konkrete Situationen aus dem Berufsalltag vor und frage den Bewerber im Vorstellungsgespräch, wie er die Situation managen würde. Folgende Bewerbungsfragen könntest du beispielsweise stellen:
- Was denkst du, werden deine Zuständigkeiten in deinem Arbeitsumfeld sein?
- Nehmen wir Situation A an, wie würdest du agieren, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen?
- Welche Regel hast du zum letzten Mal gebrochen und warum?
- Welches Kriterium ist bei deiner Jobauswahl unverhandelbar?
- Welchen Benefit bieten wir, den dein aktueller Arbeitgeber nicht bietet?
Hast du diese Fragen an den Bewerber herausgearbeitet, solltest du diese noch um eine Reihe von Standardfragen ergänzen, die dir im Vorstellungsgespräch ein möglichst vollständiges und vergleichbares Bild über die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Persönlichkeit des Kandidaten vermitteln.
Tipp
Notizen während des Gesprächs helfen bei der Entscheidung
Notiere dir die wichtigsten Antworten des Bewerbers während des Bewerbungsgesprächs. Aussagekräftige Notizen im Nachhinein zu erstellen, wird dir wegen der vielen Informationen und Eindrücke schwerfallen.
Zulässige und unzulässige Bewerbungsfragen
Standardfragen gehören zum Repertoire. Aber: Zulässig sind im Vorstellungsgespräch nur Fragen an den potenziellen Arbeitnehmer, an denen der zukünftige Arbeitgeber im Hinblick auf das angestrebte Arbeitsverhältnis ein berechtigtes Interesse hat. Als unzulässige Fragen gelten hingegen solche, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Als Arbeitgeber darfst du nicht versuchen, folgende Punkte in Erfahrung zu bringen:
- Partnerschaft
- Familienplanung
- Ethnische Herkunft
- Glauben
- Krankheiten
- Vermögen
Achtung
Nur zulässige Fragen müssen vom Bewerber beantwortet werden
Der Bewerber muss nur zulässige Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Stellst du ihm im Bewerbungsgespräch eine unzulässige Frage, etwa nach seiner Familienplanung, darf er die Antwort verweigern oder sogar lügen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.
Hat ein Bewerber dagegen im Vorstellungsgespräch eine zulässige Frage bewusst falsch oder unvollständig beantwortet, und gab die verschwiegene Tatsache den Ausschlag für die Einstellung, kannst du den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten. Er endet dann ohne Kündigungsfrist.
Das Thema der zulässigen und unzulässigen Fragen im Bewerbungsgespräch wird auch im eBook Mitarbeiter einstellen behandelt. Im eBook findest du zudem viele weitere hilfreiche Informationen – von der Kostenkalkulation bis zur Einarbeitung.
Ablauf: So führen Arbeitgeber durch das Vorstellungsgespräch
Wenn du das Vorstellungsgespräch als Arbeitgeber führst, solltest du für einen geordneten, zielgerichteten und für beide Seiten positiven Gesprächsverlauf sorgen. Grundsätzlich lässt sich der Ablauf in folgende Einheiten aufteilen.
- Die Begrüßung
- Die Selbstpräsentation des Bewerbers
- Die Unternehmenspräsentation
- Rückfragen und Gehaltsverhandlung
1. Die Begrüßung
Die Begrüßung sollte so ausfallen, dass sich der Bewerber wohl fühlt. Dies sorgt von Beginn an für eine angenehme Atmosphäre und lässt positive Rückschlüsse auf das Betriebsklima zu.
- Starte die erste Gesprächsphase mit einem „ice-breaker“, indem du mit dem Kandidaten über etwas Unverfängliches redest, wie zum Beispiel der Anfahrt. Auch eine lustige Situation mit den Anwesenden Kollegen kann das Eis brechen und die Nervosität reduzieren.
- Stelle bei der Begrüßung alle persönlich vor: sowohl dich als auch alle im Vorstellungsgespräch anwesenden Personen mit ihrer Funktion.
2. Die Selbstpräsentation des Bewerbers
Nach einem kurzen Smalltalk und der Vorstellungsrunde folgt das Kennenlernen des Bewerbers. Diese Selbstpräsentation ist in der Regel durch den Kandidaten gut vorbereitet. Nutze diesen Teil des Vorstellungsgesprächs, um folgende Aspekte in Erfahrung zu bringen:
- Die Motivation des Bewerbers.
- Den beruflichen Werdegang, Vorkenntnisse und Qualifikationen.
- Eventuelle Lücken im Lebenslauf.
Tipps, wie du das Bewerbungsgespräch richtig führst:
- Konzentriere dich vollständig auf den Bewerber. Durch die Körpersprache kannst du viel erfahren.
- Begegne dem Bewerber auf Augenhöhe.
- Ermuntere den Bewerber zum Weiterreden, indem du weiterführende Fragen stellst.
- Frag nach, wenn du nicht sicher bist, ob du den Bewerber richtig verstanden hast.
- Überlasse dem Bewerber den Hauptteil der Redezeit. Nur so erhältst du die Informationen, die du haben möchtest.
- Lass Gesprächspausen zu, auch wenn du ungeduldig wirst. Du zeigst dein Interesse und gibst dem Bewerber Zeit, sich zu sammeln.
- Vermeide Suggestivfragen, die der Bewerber nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann. Solche Fragen bringen das Gespräch schnell ins Stocken.
- Höre geduldig zu. Lass den Bewerber ausreden, aber behalte auch deinen Leitfaden im Auge.
- Gehe offen auf Fragen des Bewerbers wahrheitsgemäß ein.
Tipp
Nicht nur die typischen Fragen stellen
Fragen wie „Wo siehst du dich in fünf Jahren?“ oder „Was sind deine Stärken und Schwächen?“ sind gängig und von Bewerbern einfach vorzubereiten. Souveränen Selbstdarstellern unter den Bewerbern machst du es damit leicht, sich zu vermarkten. Doch das bedeutet nicht, dass sie auch automatisch die besten Fachkräfte sind. Es gibt reichlich introvertierte Experten, die einfach nicht so gut darin sind, sich zu präsentieren, dafür fachlich aber die Nase vorn haben. Nutze darum Fragen im Bewerbungsgespräch zu deinem Vorteil und trau dich von typischen Fragestellungen abzuweichen. Zum Beispiel:
- Welche App hättest du gerne erfunden und warum?
- Wenn du unsere Firma aufgrund der dir bisher bekannten Informationen beschreiben müsstest, wie würde dies in drei Sätzen lauten?
- Bist du online mit einer eigenen Webseite etc. aktiv?
- Wenn du dir einen Hashtag auf ein Shirt drucken lassen würdest, der dich beschreibt, welcher wäre das?
3. Die Unternehmenspräsentation
Nach der Vorstellungsrunde bist du als Unternehmer an der Reihe, dein Unternehmen und die Position zu präsentieren. Folgende Kriterien kannst du aufnehmen:
- Die Unternehmensphilosophie und Unternehmensziele
- Die Alleinstellungsmerkmale deiner Firma
- Die Strukturen innerhalb der Abteilung
Tipp
Das A und O für Arbeitgeber: gelungene Selbstpräsentation
Der Arbeitsmarkt ist im starken Wandel: Heutzutage kämpfen immer mehr Unternehmen um gutes Personal und nicht mehr umgekehrt. Stichwort: Fachkräftemangel. Du selbst bist es also, der sich um Mitarbeiter bemüht und deine Attraktivität stets aufs Neue beweisen muss.
Bereits beim Erstkontakt und einem folgenden Vorstellungsgespräch werden wichtige Weichen für das Zustandekommen eines Arbeitsvertrags gestellt.Präsentiere dich daher als Unternehmen von deiner besten Seite.
4. Rückfragen und Gehaltsverhandlung
Am Ende ist nochmals Zeit für Rückfragen seitens des Bewerbers. Folgende Fragen können auf dich zukommen:
- Woran misst du Erfolg?
- Welche Erwartungen hast du an mich?
- Wie sind die internen Abläufe im Team?
- Wieso ist die Stelle vakant?
- Welche Karriereoptionen gibt es?
- Wie sieht es mit bezahlter Weiterbildung aus?
Diese Phase ist in der Regel auch der Zeitpunkt, an dem die Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch eingebunden wird. Als Arbeitgeber solltest du auf dieses Thema gut vorbereitet sein. Wie viel kannst oder willst du anbieten? Oft wird das Thema Gehalt auch erst in einem zweiten Vorstellungsgespräch geklärt.
Sind alle wichtigen Punkte besprochen, folgt ein angenehmer Abschluss des Interviews.
- Frage beim Kandidaten nach, ob all seine Themen geklärt werden konnten.
- Bedanke dich beim Bewerber für seine Zeit.
- Gib dem Bewerber einen groben Zeitraum, in dem er mit einer Zu- oder Absage rechnen kann.
Was kommt nach dem Vorstellungsgespräch?
Nach allen Vorstellungsgesprächen kommt für dich als Arbeitgeber die Bewerberauswahl. Stell dir und allen Mitarbeitern, die in den Bewerbungsgesprächen dabei waren, folgende Fragen:
- Welcher Kandidat hat dich fachlich überzeugt?
- Mit wem hat die Chemie gestimmt?
- Wer passt menschlich gut in dein Unternehmen?
Geh hierzu auch deine Notizen durch, denn sie helfen dir dabei, dich an wichtige Punkte aus den Vorstellungsgesprächen wieder zu erinnern und erleichtern dir so die Nachbereitung. Mach dir am besten auch Gedanken darüber, ob es Alternativkandidaten gibt, bei denen du dir eine Einstellung ebenfalls vorstellen könntest, falls es mit deinem Wunschkandidaten doch nicht klappt.
Wichtig: Du erleichterst dir die Bewerberauswahl, indem du den Auswahlprozess und das Bewerbungsgespräch sorgfältig dokumentierst. Gleichzeitig sicherst du dich ab für den Fall, dass ein abgewiesener Bewerber dich wegen einer Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verklagt. Weiterhin sind folgende Schritte erforderlich:
- Hast du dich schließlich für die Anstellung eines bestimmten Bewerbers entschieden, geht es an das Versenden der Zusage und des Vertragsangebots. Dies sollte möglichst zeitnah geschehen.
- Schicke den anderen Bewerbern auf jeden Fall eine Absage, denn schließlich möchte jeder Kandidat wissen, woran er ist. Alles andere wirkt unprofessionell und kann im schlimmsten Fall deiner Reputation schaden.
- Die Bewerbungsunterlagen des eingestellten Kandidaten - wie Anschreiben und Lebenslauf - werden in die Personalakte aufgenommen.
- Steht fest, dass kein Arbeitsverhältnis zustande kommt, musst du postalisch empfangene Bewerbungen der betreffenden Kandidaten unverzüglich auf deine Kosten zurückschicken.
- Bewerberdaten, die du in einer Datei aufgenommen hast, musst du löschen. Du darfst Bewerbungsunterlagen ausnahmsweise aufbewahren, wenn der Bewerber einverstanden ist, weil er die Bewerbung für zukünftige Ausschreibungen aufrechterhalten möchte oder du einen Rechtsstreit wegen der erfolglosen Bewerbung erwartest.
