Minijob: Das müssen Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten

Hier die wichtigsten Aspekte und Vorgaben für Beschäftigte auf 538 Euro-Basis im Überblick:

• Der Mitarbeiter verdient regelmäßig höchstens 538 Euro pro Monat. Darüber hinaus darf der Minijobber maximal 6.456 Euro pro Jahr verdienen.
• Wenn Sie Minijobber bzw. Aushilfen anmelden, darf die 538 Euro-Grenze in manchen Monaten überschritten werden, solange die jährliche Gesamtgrenze eingehalten wird.
• Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt.
• Für Sie als Arbeitgeber fallen 2024 Pauschalabgaben in Höhe von rund 31 % an:
  • 13 % für die Krankenversicherung 
  • 15 % für die Rentenversicherung
  • 2 % für Lohnsteuerpauschale
  • Insgesamt 1,4 % für geringfügige Umlagen (Entgeltfortzahlung, Schwangerschaft sowie Umlage im Falle einer Insolvenz) und einen individuellen Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung
  • Beiträge für die Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung entfallen
• Minijobber zahlen einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, wenn sie sich nicht ausdrücklich von diesem Pflichtbeitrag befreien lassen. Der Minijob selbst ist steuerfrei für den Arbeitnehmer.

Als Unternehmer sind für Sie zwei Faktoren besonders wichtig:

1. Sie möchten zum einen so viele Aufträge wie möglich abarbeiten.
2. Sie versuchen zum anderen die Betriebsausgaben niedrig zu halten. 

Mit Blick auf die Personalkosten liegt es nahe, Mitarbeitende auf Basis eines Minijobs einzustellen. Bei den oben gelisteten Pauschalzahlungen von ungefähr 31 % stellt sich die Frage, welche Kosten für Sie als Arbeitgeber durch eine angemeldete Aushilfe bzw. einen Minijobber entstehen. Hierbei sollten Unternehmer Folgendes beachten:

• Es ist ein weitverbreiteter Mythos, dass Minijobber bzw. Aushilfen für Arbeitgeber günstiger sind als Festangestellte. 
• Aufgrund der Tatsache, dass Sie Minijobber und Aushilfen offiziell anmelden, haben diese zudem einen gesetzlich festgelegten Anspruch auf bezahlten Urlaub.
• 538 Euro-Kräften steht darüber hinaus eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu. 

Inklusive bezahltem Urlaub und potenziellen Krankheitstagen kann eine angemeldete Aushilfe das 1,5-Fache ihres Lohns kosten.

Laut Minijob-Regelung sind geringfügig Beschäftigte genauso zu behandeln wie jeder andere Mitarbeiter auch. Minijobber und Aushilfen, die vom Arbeitgeber anzumelden sind, haben anteilig dieselben Ansprüche auf Urlaub, Weihnachtsgeld, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und für Feiertage.

Einziger Unterschied: Wenn sie länger als 6 Wochen krank sind, erhalten sie kein Krankengeld von der Krankenkasse. Für Mitarbeiter auf 538 Euro-Basis gelten zudem die ganz normalen Regeln für die Kündigung, auch hinsichtlich des Kündigungsschutzes. Müssen Sie nach Tarif bezahlen, muss auch der Minijobber Tariflohn bekommen. Sie dürfen ihn nicht anders behandeln, weil er nur aushilft.

Der gesetzliche Mindestlohn von 12,41 Euro gilt auch, sobald Sie Minijobber einstellen bzw. Aushilfen anmelden. Ausnahmen bestehen nur für wenige Personengruppen, wie z. B. bestimmte Praktikanten und Schüler. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, genaue Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu führen. Wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Minijob arbeitet, bleibt Ihnen überlassen.

Hier gibt es einen klaren Grundsatz: Wenn Sie als Unternehmer regelmäßig einen Minijobber bzw. eine Aushilfe beschäftigen und die Arbeit monatlich mit 538 Euro oder 6.456 Euro im Jahr vergüten, müssen Sie den Mitarbeiter bzw. die Aushilfe anmelden. 

• Die klassische Haushaltshilfe, die Kinderbetreuung oder die Pflege alter und kranker Menschen – das sind klassische Minijobs, die auch von Privathaushalten angemeldet werden können.
• Im gewerblichen Bereich gehen die Möglichkeiten weit darüber hinaus. Hier kann für jede erdenkliche Arbeit ein Minijobber bzw. eine Aushilfe eingestellt werden. Egal, ob es ums Kellnern, die Buchhaltung oder Unterstützung in der Projektarbeit geht. Alles ist denkbar.

Damit Sie die Anmeldung von Aushilfen ordnungsgemäß durchführen, müssen Sie bestimmte Informationen abgeben. Als grundsätzliche Voraussetzung gelten die folgenden Unterlagen:

• die Betriebsnummer deiner Firma
• den ausgefüllten Personalbogen der Minijob-Zentrale
• Meldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Wenn Sie klassische 538 Euro-Aushilfen anmelden, müssen Arbeitgeber folgende Angaben machen: 

• An- und Abmeldungen: also wann die Tätigkeit aufgenommen oder beendet wurde. Beides kann auch gleichzeitig gemacht werden, beispielsweise wenn die Aushilfe nur einen Tag angemeldet werden muss. Das ist maximal 6 Wochen rückwirkend möglich.
• Jahresmeldungen und Unfallversicherung (UV)-Jahresmeldungen
• Unterbrechungsmeldungen
• Meldung in Insolvenzfällen

Bei der Variante von Aushilfen mit kurzfristiger Anstellung, müssen Sie bei der Anmeldung folgende Informationen weitergeben:

• An- und Abmeldung
• UV-Jahresmeldung

Sie können dabei auch die An- und Abmeldung zusammen abgeben, wenn Sie Spanne der Beschäftigung 6 Wochen oder darunter beträgt.

Bei einem fixen Monatsentgelt ist die Rechnung einfach: Der Mitarbeitende auf Minijob-Basis darf durchschnittlich höchstens 538 Euro pro Monat verdienen. Für die 538 Euro-Grenze sind alle Zahlungen relevant, die Sie dem Minijobber in einem Kalenderjahr voraussichtlich zahlen. Dazu gehört z. B. auch ein Weihnachtsgeld.

Alles in allem darf ein Minijobber in einem Jahr also höchstens 6.456 Euro verdienen. Wird die jährliche Grenze von 6.456 Euro eingehalten, darf das Monatsentgelt auch höher als 538 Euro sein. Steht von vornherein fest, dass der Minijobber keine 12 Monate beschäftigt wird, müssen Sie die Jahresgrenze anteilig herunterrechnen.

Beispiel: Weihnachtsgeld einrechnen

Ihr Mitarbeiter verdient jeden Monat 538 Euro. Wie alle Mitarbeiter erhält er ein Weihnachtsgeld in Höhe eines halben Monatsverdienstes. Da der Mitarbeiter durch das Weihnachtsgeld regelmäßig mehr als 538 Euro pro Monat verdient, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob. Stattdessen rutscht der Arbeitnehmer in einen Midijob.

Fällt der monatliche Verdienst voraussichtlich unterschiedlich aus, weil der Minijobber je nach Arbeitsaufkommen mehr oder weniger arbeiten soll, müssen Sie das durchschnittliche Entgelt schätzen.

Ihr neuer Minijobber soll je nach Arbeitsaufkommen unterschiedlich eingesetzt werden. Von April bis Oktober soll er auf je 300 Euro, von November bis März auf 500 Euro kommen. Liegt ein Minijob vor?

Antwort: Ja, es handelt sich um einen Minijob. Von April bis Oktober verdient Ihr Mitarbeiter insgesamt 2.100 Euro (300 x 7). Von November bis März kommen 2.500 Euro (500 x 5) dazu. Damit beträgt sein Verdienst in 12 Monaten 4.600 Euro. Er bleibt damit unter der Jahresgrenze von 6.456 Euro.

Alternative: Ihr Minijobber soll nur von November bis März beschäftigt werden und in dieser Zeit 700 Euro monatlich verdienen. Handelt es sich hierbei um einen Minijob?

Antwort: Nein. Da die Beschäftigung von vornherein auf weniger als 12 Monate ausgerichtet ist, müssen Sie von einer anteiligen Jahresgrenze ausgehen. Für die 5 Beschäftigungsmonate beträgt sie 2.690 Euro (538 x 5). Diese ist in diesem Fall mit 3.500 Euro eindeutig überschritten (700 x 5).

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er grundsätzlich mehrere Minijobs verrichten bzw. bei mehreren Arbeitgebern als Aushilfe angemeldet sein. Aber: Er darf in allen geringfügigen Beschäftigungen zusammengerechnet nicht mehr als 538 Euro Arbeitsentgelt im Monat erhalten. Beträgt sein Entgelt insgesamt mehr als 538 Euro, werden alle Jobs versicherungspflichtig und dürfen nicht mehr als Minijob abgerechnet werden.

Eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hat keine Auswirkung auf den Minijob bei Ihnen.

Hat der Minijobber bei einem anderen Arbeitgeber eine normale Hauptbeschäftigung oder einen Midijob, darf er bei Ihnen als Minijobber arbeiten. Ein Minijob bzw. ein Aushilfsjob neben der regulär angemeldeten Hauptbeschäftigung ist erlaubt.

Einer Ihrer angestellten Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit kann bei Ihnen keinen Minijob annehmen –  auch nicht in einem anderen Ihrer Betriebe. Übernimmt z. B. Ihr Produktionshelfer neben seiner Hauptbeschäftigung für Ihren Betrieb die Hausmeistertätigkeiten, kann er diese Arbeit nicht als Minijob erledigen.

Bezieher von Arbeitslosengeld I und II (Bürgergeld) dürfen mehrere Nebenjobs bis zur 538 Euro-Grenze haben. Allerdings wird ihnen der Verdienst, der über den jeweiligen Freibetrag hinausgeht, auf das Arbeitslosengeld angerechnet. Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen sogar eine geringfügige Beschäftigung bei Ihrem Hauptarbeitgeber haben.

Für den Minijob während des Studiums gelten die ganz normalen Minijob-Regeln.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb für einen kurzen Überbrückungszeitraum eine Aushilfe anmelden wollen, ist grundsätzlich die Rede von einer „Aushilfe mit kurzfristiger Beschäftigung“. Auch in diesem Rahmen müssen Sie einige elementare Punkte beachten:

• Zeitraum: Es besteht eine maximale Beschäftigungsdauer von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen. 
• Bezahlung: Sie müssen sich an das Mindestlohngesetz halten.
• Versicherung: Auch wenn Sie Aushilfen kurzzeitig anmelden, müssen diese im Fall eines Unfalls abgesichert sein.

Es gibt verschiedene Varianten, wie Arbeitnehmer in einer geringfügigen Beschäftigung die Krankenversicherung bzw. krankenversichert sind: 

Ihre Angestellten auf 538 Euro-Basis müssen eigenständig keine Krankenversicherungsbeiträge zahlen, wenn sie über Eltern oder Ehepartner familienversichert sind. Hier müssen Sie jedoch auch sicherstellen, dass Ihre Minijobber die 538 Euro-Grenze nicht überschreiten. 

Sind Ihre Beschäftigten ausschließlich auf 538 Euro-Basis angestellt, üben keinen Hauptberuf, sondern nur den Minijob aus, und sind nicht mehr Teil der Familienversicherung, müssen sie sich freiwillig bei einer Krankenversicherung melden. Dies kann entweder eine gesetzliche oder private Behörde sein. Freiwillig bezieht sich in diesem Fall auf die freie Wahl zwischen gesetzlicher oder privater Krankenversicherung. 

• Die gesetzliche Krankenversicherung zum Minijob: Entscheiden sich Ihre Angestellten mit einem 538 Euro-Job dazu, sich bei einer gesetzlichen Krankenkasse zu versichern, müssen sie für den gesamten Beitragssatz, also für alle Kosten der Krankenversicherung, selbst aufkommen. Das bedeutet, dass sie sowohl den Betrag für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer selbst bezahlen. 

• Die private Krankenversicherung zum Minijob: Für 538 Euro-Kräfte, die sich bei einer privaten Krankenkasse versichern, entfällt der Pauschalbetrag für Arbeitgeber. 

Wenn Sie Studierende als Minijobber einstellen bzw. als studentische Aushilfe anmelden, müssen Sie berücksichtigen, wie alt diese sind. Unter 25 Jahren sind sie in der Regel mit den Eltern familienversichert. Ab 25 Jahren fallen Studenten aus der Familienversicherung heraus und sie müssen sich zu einem Studenten-Tarif selbst versichern. Hierbei haben sie die Wahl zwischen einer gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung. 

Wenn Sie als Arbeitgeber Rentner anstellen, läuft deren Krankenversicherung entweder weiterhin über den Rentenversicherungsträger der gesetzlichen Krankenkasse oder aber über die private Krankenversicherung, die bereits vorher bestand. 

Wenn ein Minijobber bei Ihnen ein maximales Einkommen von 538 Euro erhält und einer Hauptbeschäftigung nachgeht, über die er auch krankenversichert ist, so fallen für ihn keine weiteren Kosten bezüglich der Krankenversicherung an. 

Neben dem pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung, den Sie als Arbeitgeber tragen, muss der Minijobber aus seinem Verdienst zusätzlich einen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen, wenn er die Zeit angerechnet haben möchte. Der Beitragssatz beträgt 3,6 % des Arbeitsentgelts.

Bei Beschäftigung von Rentnern in einem Minijob, gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln. Nur Rentner, die eine Vollrente, also die komplette Rente, wegen Alters beziehen sowie Ruhestandsbeamte sind nach Erreichen der Regelaltersgrenze rentenversicherungsfrei und müssen deshalb keinen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der pauschale Beitrag des Arbeitgebers fällt unter diesen Bedingungen auch bei ihnen an.

Für Ihren Minijobber kann sich der Eigenbeitrag durchaus lohnen, z. B. um Wartezeiten in der Rentenversicherung aufzufüllen. Beurteilen kann das nur ein Rentenfachmann im Einzelfall. Möchte der Minijobber keinen Eigenanteil zahlen, kann er sich von dieser Beitragspflicht befreien lassen.

So geht's:

• Ihr Minijobber reicht einen schriftlichen Antrag zur Befreiung bei Ihnen ein.
• Sie informieren innerhalb von 6 Wochen die Minijob-Zentrale und melden den geringfügig Beschäftigten dort an, indem Sie bei der Sozialversicherungsmeldung bei Rentenversicherung die Beitragsgruppe 5 angeben.
• Den Antrag nehmen Sie - versehen mit dem Eingangsdatum zu Ihren Abrechnungsunterlagen. Sie benötigen ihn als Beleg für zukünftige Sozialversicherungsprüfungen. Auch wenn Sie Aushilfen anmelden, gilt es, sämtliche Personaldaten vollständig zu führen.

Der Minijobber kann sich auch im laufenden Arbeitsverhältnis noch von der Beitragspflicht befreien lassen.

Für Minijob-Verträge bzw. Anmeldungen von Aushilfen, die schon vor dem 01.01.2014 bestanden haben, gilt altes Recht. Dieser Minijobber hat eine Versicherungsfreiheit bei der Rentenversicherung, wenn sein Entgelt 400 Euro nicht übersteigt. Wenn doch, kann sich dieser auch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen.

Wer auf der Suche nach einem Minijob ist, findet diese Art des Beschäftigungsverhältnisses entweder in einem gewerblichen Bereich oder auch in Privathaushalten. Wenn Sie als private Person einen Minijobber beschäftigen wollen, gelten hinsichtlich Entgeltgrenze, Urlaubsanspruch, Arbeitstage usw. im Wesentlichen die gleichen Bestimmungen wie für Minijobber im gewerblichen Umfeld (wie bisher beschrieben). Dennoch sollten Sie hierbei einige Aspekte beachten:

• Minijobs in Privathaushalten stellen eine besondere Art der geringfügigen Beschäftigung dar.
• Gesetzlich ist diese Art des Aushilfsjobs unter § 8a SGB IV geregelt.
• Der Arbeitgeber, der im privaten Umfeld einen Minijobber anstellt, zahlt geringere Pauschalbeiträge. Insgesamt beläuft sich der Beitragsanteil auf ca. 15 %. Diese teilen sich auf in:
  • 5 % Krankenversicherung
  • 5 % Rentenversicherung
  • 2 % Lohnsteuer
  • 1,6 % Unfallversicherung
  • 1,1 % Umlage bei Krankheit
  • 0,24 % Umlage bei Mutterschutz
• Wenn Sie in Ihrem Privathaushalt einen Minijobber einstellen, sind Sie verpflichtet, die Person auch anzumelden. Ist die Erwerbstätigkeit des Minijobbers nicht angemeldet, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer Geldstrafe von 5.000 Euro geahndet werden.
• Passiert einem nicht angemeldeten Minijobber in Ihrem privaten Haushalt ein Unfall, müssen Sie auch mit einem Regress der Berufsgenossenschaft rechnen.
• Angemeldet wird der Minijobber im Privathaushalt über das Haushaltsscheckverfahren, das von der Minijob-Zentrale betrieben wird. Hiermit wird Ihnen eine Steuererstattung zugesichert.

Die Schlagworte privater Haushalt und gewerbliches Umfeld ergeben weiterhin die Frage, ob man einen Minijob auch von zu Hause aus ausführen kann.

• Ob man den Minijob im Home-Office ausführen darf, hängt von den Regelungen des Arbeitgebers ab.
• Handelt es sich bei dem Minijob um eine Tätigkeit, die zum Beispiel rein mit der Hilfe eines Computers oder Laptops ausgeführt werden kann, spricht nichts dagegen, dass der Minijobber seinen Nebenjob auch von zu Hause aus verrichten kann.

Nachdem sämtliche Regelungen und Ausnahmen erläutert wurden gilt es abschließend noch zu klären, von welchen Vorzügen Sie als Arbeitgeber profitieren, wenn Sie Minijobber bzw. Aushilfen anmelden. Die Einstellung von 538 Euro-Kräften hängt mit der wirtschaftlichen Lage und Ihren betriebsinternen Konditionen ab:

• In der schnelllebigen Wirtschaftswelt müssen Sie heutzutage häufig flexibel sein und angemessen auf Marktschwankungen reagieren können. 
• Sprengt ein Auftrag beispielsweise Ihre eigenen Kapazitäten, ist es hilfreich, wenn Sie Minijobber bzw. Aushilfen angemeldet haben, die einspringen, die unvorhersehbare Auftragsspitze abfedern können und somit zur Prozessoptimierung beitragen.
• Das erhöht gerade bei kleinen Unternehmen die Flexibilität immens.
• Durch die Einstellung von Minijobbern bzw. Aushilfen fallen in der Regel dennoch geringere Sozialkosten an. 
• Außerdem ist die Anmeldung einer Aushilfe vergleichsweise mit einem geringen bürokratischen Aufwand für Sie verbunden.