Auszubildende: Diese Dinge müssen Sie beim Einstellen, Ausbilden oder Kündigen von Azubis beachten

Um zuverlässige und motivierte Lehrlinge zu finden, dürfen Sie keine Angst davor haben, selbst aktiv zu werden, um Mitarbeiter zu finden. Eine ansprechende Stellenanzeige mit individuellen Angaben wirkt auf Azubis einladender als standardisierte Varianten. Lassen Sie sich nicht von schlechten Noten in der Bewerbung abschrecken, sondern laden Sie potenzielle Anwärter ein, um sie durch ein verfeinertes Einstellungsverfahren oder einem Probearbeitstag näher kennenzulernen.

Unabhängig davon, ob Sie das erste Mal einen Auszubildenden einstellen möchten oder in den vergangenen Jahren nicht glücklich mit der Besetzung Ihres Ausbildungsplatzes bzw. dem Ausbildungsverlauf waren: Genauere Informationen rund um das Thema finden Sie in unserem E-Book Mitarbeiter einstellen, welches Ihnen einen ausführlichen Leitfaden für die Suche nach Auszubildenden an die Hand gibt.

Unternehmen dürfen Auszubildende laut Definition nur einstellen, wenn sie zur Ausbildung geeignet sind und die Anzahl der Azubis in einem angemessenen Verhältnis zur Anzahl der Fachkräfte steht. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn auf einen Auszubildenden ein bis zwei Fachkräfte kommen. Für Auszubildende gestaltet sich zudem die Lohnabrechnung etwas anders als bei bereits ausgelernten Arbeitnehmern. Mit unserem Programm „Lexware Office Lohn und Gehalt“ gehen Ihnen selbst komplexere bürokratische Aufgaben einfach von der Hand. Das Erstellen von Gehaltsabrechnungen ist damit für jede Person in Ihrem Betrieb gleich schnell erledigt.

Lassen Sie sich bei der zuständigen Industrie –und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer (HWK) von Ausbildungsberatern alles erklären, wenn Sie zum ersten Mal einen Auszubildenden einstellen möchten. Sie erfahren dort, wie Sie die Voraussetzungen für eine Ausbildung erreichen, in welchen Berufen Sie ausbilden dürfen und welche Ausbildungsinhalte für Ihre Branche vorgesehen sind.

Können Sie zum Beispiel nicht alle für die Ausbildung vorgeschriebenen Fertigkeiten vermitteln, weil Ihr Betrieb sehr spezialisiert tätig ist, besteht die Möglichkeit, gemeinsam mit einem oder mehreren anderen Betrieben auszubilden und sich Themen- und Fachgebiete entsprechend aufzuteilen.

Die Berufsausbildung jedes Ausbildungsberufs ist für alle Länder im Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Daneben gelten Gesetze wie:

• das Bundesurlaubsgesetz.
• das Arbeitszeitgesetz.

Ist einer Ihrer Auszubildenden in Ihrer Ausbildungsstätte schwanger oder schwerbehindert, gibt es die gleichen Sonderrechte - z. B. beim Kündigungsschutz – die auch für bereits ausgebildete schwangere oder schwerbehinderte Mitarbeiter gelten.

In der Probezeit können sowohl Sie als auch die Azubis jederzeit und ohne Frist die Ausbildung kündigen. Anders als Sie dürfen diese auch nach der Probezeit fristgerecht kündigen, wenn sie die Berufsausbildung beenden oder eine andere Ausbildung beginnen möchten. Die Azubis müssen dann eine Kündigungsfrist von vier Wochen einhalten. Ihnen als Arbeitgeber bleibt nach der Probezeit nur eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund oder ein Aufhebungsvertrag der Ausbildung.

Die wesentlichen Vertragspunkte sind vor Ausbildungsbeginn schriftlich zu regeln, wenn Sie einen Auszubildenden einstellen möchten. Die zuständigen Kammern stellen entsprechende Vertragsmuster zur Verfügung. Dennoch müssen Sie auf wichtige Besonderheiten beim Ausbildungsvertrag achten wie:

• Die Probezeit in einer Ausbildung darf höchstens vier Monate betragen und nicht wie bei Festangestellten häufig sechs Monate.
• Die Ausbildungsvergütung muss angemessen und nach Ausbildungsjahren gestaffelt sein. Ist Ihr Betrieb tarifgebunden, ergibt sich die Ausbildungsvergütung aus dem Tarifvertrag. Ansonsten orientieren Sie sich am besten an der Empfehlung Ihrer Innung bzw. der zuständigen Kammer.
• Der Ausbildungsvertrag sowie der Ausbildungsplan sind an die zuständige IHK bzw. HWK zu schicken, um die Anmeldung der Azubis, die Sie einstellen, vorzunehmen. Dort wird der Ausbildungsvertrag geprüft und in ein Verzeichnis eingetragen.

Stellen Sie minderjährige Auszubildende ein, müssen die erziehungsberechtigten Eltern den Ausbildungsvertrag ebenfalls unterschreiben. Zudem gelten für jugendliche Auszubildende einige Vergünstigungen im Vergleich mit älteren Azubis, wie zum Beispiel:

• besondere Pausenregelungen.
• einen (nach Alter gestaffelten) höheren gesetzlichen Urlaubsanspruch.

Jedoch zahlen selbst minderjährige Mitarbeiter während der Ausbildung ganz normal in die gesetzliche Krankenversicherung ein und sind nicht mehr familienversichert.

Während der Ausbildung gibt es einige Grundlagen, an die Sie sich halten müssen: 

• Stellen Sie die für die Ausbildung und Prüfung nötigen Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge und Werkstoffe kostenlos zur Verfügung.
• Melden Sie den Auszubildenden, den Sie einstellen, in der Berufsschule sowie zu den Prüfungen an und sorgen Sie dafür, dass die Schüler den Unterricht auch besuchen.
• Sehen Sie sich regelmäßig die Ausbildungsnachweise wie die Berichtshefte Ihrer Azubis durch.
• Existiert in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, müssen Sie für eine Jugend- und Auszubildendenvertretung sorgen, wenn Sie mindestens fünf Auszubildende unter 26 Jahren beschäftigen. 

• Die Auszubildenden müssen nur Aufgaben wahrnehmen, die zur Ausbildung beitragen und sie körperlich nicht überfordern.
• Werden ihnen unerlaubte Aufgaben übertragen, dürfen sie diese verweigern.
• Für Azubis sind keine Überstunden vorgesehen. Diese können zwar anfallen, aber nur im absoluten Notfall.
• Zudem müssen Sie die Ausbildungsvergütung für den Besuch der Berufsschule sowie für die notwendigen Wegezeiten weiterzahlen, da diese der Arbeitszeit angerechnet werden.
• Eine Fahrtkostenerstattung in der Ausbildung müssen Sie in der Regel nur leisten, wenn es sich um externe Schulungen handelt, auf die Sie bestehen.
• Sie dürfen Azubis einen Minijob oder einen Nebenjob neben der Ausbildung nicht verweigern, wenn Sie das nicht explizit im Ausbildungsvertrag festgehalten haben. Allerdings müssen die Auszubildenden Sie darüber in Kenntnis setzen.

Nicht jede geschäftliche Beziehung läuft ohne Reibungen ab, weshalb es verständlicherweise auch zwischen Auszubildenden und Ausbildern immer wieder zu Herausforderungen kommen kann. Häufig betreten die Azubis, die Sie eingestellt haben, das erste Mal in ihrem Leben ein berufliches Umfeld, sodass verschiedene Welten aufeinandertreffen. Mit einer umsichtigen und weitsichtigen Einstellung können Sie dem entgegenwirken.

Um Konflikte mit Ihren Auszubildenden gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollten Sie von Anfang an regelmäßig mit ihnen sprechen:

• Fragen Sie diese, was ihnen gefällt und was nicht.
• Im Gegenzug sollten Sie ihnen offen mitteilen, was Sie von ihnen erwarten bzw. was Sie gerne anders hätten. Vermitteln Sie dabei die Pflichten der Auszubildenden.
• Damit können Sie gemeinsam mit Ihren Azubis nach Lösungen suchen.

Sind Auszubildende uneinsichtig, kann eine schriftliche Abmahnung helfen, ihnen den Ernst der Lage deutlich zu machen. In der Abmahnung sollten zwei wichtige Punkte enthalten sein:

• Erläutern Sie genau, was die Auszubildenden falsch gemacht haben. Führen Sie z. B. akribisch auf, an welchen Tagen sie zu spät gekommen sind, wie viel zu spät sie da waren und wann der eigentliche Arbeitsbeginn ist.
• Drohen Sie Konsequenzen wie eine Kündigung für den Fall an, dass die Auszubildenden ihr falsches Verhalten wiederholen.

Sehen Sie trotz aller Bemühungen keine Chance auf Besserungen, sollten Sie als letzte Möglichkeit eine Entlassung in Betracht ziehen. Möchten Sie das Ausbildungsverhältnis beenden, sollten Sie das schon in der Probezeit tun. Nur in der Probezeit können Sie den Ausbildungsvertrag von Mitarbeiter kündigen, ohne dafür eine Kündigungsfrist einzuhalten oder eine Begründung angeben zu müssen. 

Nach der Probezeit können Sie den Ausbildungsvertrag Ihrer Auszubildenden, die Sie eingestellt haben, nur noch fristlos kündigen, wenn Sie einen sogenannten wichtigen Grund haben. Diese setzt voraus, dass:

• Sie alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft haben.
• Sie Ihre Auszubildenden erfolglos abgemahnt haben.
• es Ihnen beim besten Willen nicht zumutbar ist, das Ausbildungsverhältnis fortzusetzen.

Auf die Abmahnung darf nur in ganz gravierenden Fällen, z. B. bei Straftaten im Betrieb verzichtet werden. Ihr Kündigungsgrund muss umso schwerer wiegen, je jünger Ihre Auszubildenden sind und je länger das Ausbildungsverhältnis schon dauert.

Kurz vor der Abschlussprüfung ist eine Kündigung nur noch in ganz außergewöhnlichen Fällen möglich:

• Ihre Azubis kommen trotz mehrerer Gespräche und Abmahnungen häufig viel zu spät oder gar nicht.
• Jemand schwänzt trotz Abmahnung wiederholt die Schule und gefährdet damit den Abschluss.
• Jemand äußert sich gegenüber ausländischen Kollegen mit üblen rassistischen Parolen.

Mit unserem Lohnabrechnungsprogramm haben Sie die einfache Möglichkeit, jederzeit Fehlzeiten einzutragen, damit Sie diese im Falle einer Kündigung vollständig nachweisen können.

Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. Bei der Kündigung von Auszubildenden nach der Probezeit müssen Sie den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben genau und nachvollziehbar angeben. Fehlt er, ist die Kündigung unwirksam. Allgemeine Formulierungen wie z. B. „schlechtes Benehmen“ oder „Zuspätkommen“ reichen nicht aus. Ebenso ungenügend ist es, auf die mündlich genannten Kündigungsgründe hinzuweisen.

Sachverhalt:

Sie entschließen sich, einen Azubi zu kündigen, der noch minderjährig ist. Da die Probezeit noch nicht ganz abgelaufen ist, braucht es keinen besonderen Grund. Sie adressieren das Schreiben an die Eltern und lassen es aus Zeitdruck am letzten Tag der Probezeit frühmorgens in den Hausbriefkasten der Eltern einwerfen. Die Eltern, die zu diesem Zeitpunkt verreist sind, erfahren erst zwei Tage später durch ihr Kind von der Kündigung. Haben Sie alles richtig gemacht?

Antwort:

Ja, Sie haben noch rechtzeitig in der Probezeit gekündigt. Wenn Auszubildende noch minderjährig sind, müssen Sie die Kündigung an die Eltern richten. Die Kündigung war frühmorgens auch rechtzeitig im Hausbriefkasten der Eltern. Die Eltern mussten an diesem Tag noch mit der üblichen Postzustellung rechnen. Dass sie im Urlaub waren, spielt keine Rolle, auch wenn Sie davon wussten.

Noch während der Ausbildungszeit stellt sich die Frage der Übernahme. Wenn diese nicht in einem Tarifvertrag geregelt ist, liegt die Wahl frei bei Ihnen:

• Haben Sie nach der Ausbildung keine Übernahme vorgesehen, müssen Sie Ihre Entscheidung den Auszubildenden drei Monate vor Ende der Ausbildung schriftlich mitteilen.
• Sind Sie zufrieden mit der Leistung der Auszubildenden und möchten diese übernehmen, können Sie dies rein rechtlich erst sechs Monate vor dem Ende der Ausbildung vereinbaren.

Im Rahmen eines Übernahmegespräches geht es um die bisherige Zusammenarbeit mit den Azubis, bei welchem Sie die Entwicklung bewerten können. Dieses Gespräch findet in der Regel zu Beginn des dritten Lehrjahres, spätestens jedoch drei Monate vor Ausbildungsende statt. 
In diesem können Sie beispielsweise Hindernisse oder Bedenken Ihrerseits ansprechen, auf welche die Auszubildenden Bezug nehmen können. Im besten Fall hilft Ihnen das Übernahmegespräch dabei, Ihre Entscheidung zu festigen, ob Sie der Person, die Ihnen gegenübersitzt, einen Einstellungsvertrag für die Übernahmeanbieten möchten.