Gesetzliche Arbeitszeit: Was Sie über die Regelungen wissen müssen

Nach § 1 ArbZG soll es folgende Faktoren regeln:

• Gewährleistung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeitszeitgestaltung
• Verbesserung der Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten
• Schutz der Sonn- und Feiertage als Tage der Arbeitsruhe
• Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit
• Zeitliche Lage der Arbeitszeit
• Pausen und Ruhezeiten

Das Arbeitszeitgesetz bezieht sich grundsätzlich auf Arbeitnehmer, d. h. Arbeiter und Angestellte und auf zur Berufsbildung Beschäftigte. Ausdrücklich ausgenommen sind zum Beispiel:

• Leitende Angestellte und Chefärzte,
• Arbeitnehmer in der Luftfahrt,
• im öffentlichen Dienst Beschäftigte,
• Beschäftigte unter 18 Jahren.

In diesen Fällen greifen andere gesetzliche Regelungen, wie beispielsweise das Jugendarbeitsschutzgesetz für Beschäftigte unter 18 Jahren.

Die Einhaltung des Arbeitsschutzes und damit des Arbeitszeitgesetzes wird vom Gewerbeaufsichtsamt bzw. Amt für Arbeitsschutz überwacht. Das Aufsichtsamt darf vom Arbeitgeber die für die Überprüfung notwendigen Auskünfte und Unterlagen verlangen. Vermutet ein Arbeitnehmer oder ein Betriebsrat Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, kann er Meldung an die Aufsichtsbehörde erstatten. In diesem Fall kommt es zu Kontrollen. Kontrollen ohne Verdacht sind selten, können aber auch nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verstößt eine Anweisung des Arbeitgebers gegen das Arbeitszeitgesetz, darf der Arbeitnehmer die Arbeit verweigern.

Nach dem Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit, die regelmäßig mehr als acht Stunden pro Tag überschreitet, zu dokumentieren. Dasselbe gilt für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Auch das Mindestlohngesetz schreibt in bestimmten Fällen Arbeitszeitnachweise vor. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten grundsätzlich vollständig erfassen müssen und den Mitgliedsstaaten aufgegeben, entsprechende Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen.

In einem wegweisenden Urteil des Bundesgerichtshofs vom September 2022 wurde die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung von deutschen Unternehmen noch einmal bestätigt. Seit April 2023 liegt ein Referentenentwurf der Bundesregierung vor, jedoch ist nach wie vor unklar, was davon tatsächlich in einem Gesetz umgesetzt wird.

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeitvorgaben in seinem Betrieb eingehalten werden (§§ 22, 23 ArbZG). Arbeitgeber in diesem Sinne ist jeder, dem Arbeitgeberpflichten verantwortlich übertragen wurden. Das kann der Betriebsleiter sein, aber auch z. B. ein Disponent oder ein Vorgesetzter. Bei Verletzung des Arbeitszeitgesetzes ist ein Bußgeld von bis zu 15.000 Euro vorgesehen. Bei Vorsatz und z. B. gesundheitlicher Gefährdung des Arbeitnehmers oder bei beharrlichem Verstoß ist eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr möglich.

Die tägliche Arbeitszeit darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines Ausgleichszeitraums von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich höchstens acht Stunden pro Werktag eingehalten werden, § 3 ArbZG. Tarifverträge können Ausgleichszeiträume von bis zu 12 Monaten vorsehen.

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsstellen, ist die Arbeitszeit aller Tätigkeiten zusammenzurechnen. Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und auch die nach dem Arbeitszeitgesetz vorgeschriebenen Ruhezeiten gewährleisten zu können, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber über den Umfang und die zeitliche Lage seiner Nebentätigkeit Auskunft geben.

Überstunden sind zwar nicht selten, sollten aber auch keine Gewohnheit werden. Zwar ist es erlaubt, dass Sie die Arbeitszeit pro Tag auf 10 Stunden erhöhen können, diese darf jedoch nicht weiter überschritten werden. Somit ist die Arbeit in einer Doppelschicht unzulässig. Genaueres dazu später in diesem Beitrag.

Passiert dies dennoch auf einer regelmäßigen Basis, muss ein Ausgleich zur Entlastung der betroffenen Mitarbeiter stattfinden. Es gilt: In einem Zeitraum von 6 Monaten muss der Durchschnitt 8 Arbeitsstunden pro Tag betragen, damit eine Erhöhung erlaubt ist. Bei Tarifverträgen ist die Zeit für den Ausgleich auf 12 Monate angesetzt.

Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022 muss eine Dokumentation der Arbeitszeit erfolgen. Zuvor war nur vorgeschrieben, dass eine Dokumentation bei einem Überschreiten der vorgegebenen acht Stunden passieren muss. Dies kann beispielsweise als Stundenzettel, Stempeluhr oder digitale Apps umgesetzt werden. Diese Dokumentation muss bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden.

Ist Ihr Mitarbeiter älter als 15, aber noch keine 18 Jahre alt, darf er höchstens 40 Stunden pro Woche arbeiten. Ihn dürfen Sie nur montags bis freitags beschäftigen, es sei denn, Sie betreiben z. B. eine Bäckerei, eine Gaststätte oder ein Seniorenheim. Arbeitet ein Jugendlicher an einzelnen Tagen weniger als acht Stunden, darf er an den übrigen Tagen bis zu 8,5 Stunden arbeiten.

Längere Pausenzeiten: Minderjährige müssen schon bei einer Arbeitszeit von 4,5 Stunden bis sechs Stunden gemäß Arbeitsschutzgesetz 30 Minuten Pause machen. Die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen muss 12 Stunden betragen. Dürfen jugendliche Arbeitnehmer in Ihrer Branche sonntags eingesetzt werden, müssen sie mindestens zwei Sonntage im Monat frei haben.

Schwangere und stillende Mütter dürfen höchstens 8,5 Stunden täglich und maximal 90 Stunden in der Doppelwoche arbeiten. Bei unter 18-jährigen sind es nur acht Stunden täglich und 80 Stunden in der Doppelwoche. 

Laut Arbeitszeitgesetz und Arbeitsrecht dürfen schwangere und stillende Mütter Überstunden nicht leisten. Nacht- sowie Sonn- und Feiertagsarbeit ist nur in Ausnahmefällen möglich. Eine Beschäftigung bis 22 Uhr geht nur mit Einwilligung der Arbeitnehmerin. Auch der Mutterschutz muss beachtet werden. Dieser startet in der Regel 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und reicht bis 8 Wochen nach der Entbindung.

Durch die stufenweise Wiedereingliederung wird einem arbeitsunfähigen Arbeitnehmer die Rückkehr ins Arbeitsleben ermöglicht. Hier ist neben einem Stufenplan auch eine ärztliche Bescheinigung notwendig. Die Mindestarbeitszeit liegt hier bei 2 Stunden täglich, die im 14-tägigen Rhythmus um eine Stunde erhöht werden kann.

Der Zeitraum für diese Wiedereingliederung hängt vom Gesundheitszustand ab, liegt aber grundsätzlich zwischen 6 Wochen und 6 Monaten.

In diesem Modell ist die Arbeitszeit nicht fest definiert. Zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen gehören z.B.:

• die Gleitende Arbeitszeit mit Kernzeit
• die Funktions- oder Servicezeit

Bei der Gleitenden Arbeitszeit muss der Arbeitnehmer gegebenenfalls in einer festgelegten Kernzeit arbeiten. Darüber hinaus bestimmt er Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit in einem vorgegebenen Rahmen nach eigenen Wünschen. So können Beruf- und Privatleben besser miteinander in Einklang gebracht werden (Work-Life-Balance).

So kann beispielsweise die Kernarbeitszeit einer Firma zwischen 10 und 15 Uhr liegen. Die übrigen drei Stunden Ihrer Arbeitszeit können sich die Mitarbeiter einteilen (z. B. Arbeitsbeginn um 7 Uhr oder Feierabend später am Abend).

Bei der Funktions- oder Servicezeit wird ein täglicher Zeitrahmen vereinbart, indem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen kann. Anstelle einer Kernzeit wird eine Funktions- oder Servicezeit festgelegt, in der eine Mindestbesetzung gegeben sein muss, um den zu leistenden Service oder das Erreichen von Arbeitszielen zu gewährleisten. Die Funktions- oder Servicezeit kann auch abteilungsbezogen sein. Die vorgegebene notwendige Besetzung wird durch Absprache innerhalb des Teams oder der Abteilung geregelt.

Die Vereinbarung zur Flexiblen Arbeitszeit enthält meist Regelungen zu möglichen Zeitsalden. Das heißt es wird z. B. festgelegt, wie viel Guthaben bzw. Zeitschuld ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum höchstens ansammeln darf. Bei Jahresarbeitszeitvereinbarungen muss die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit von z. B. 39 Stunden im Jahresdurchschnitt erbracht werden. Damit können Unternehmen durch gezielten Personaleinsatz flexibel auf Arbeitsspitzen und -flauten agieren. Vor allem in Branchen ohne Garantie für eine dauerhaft konstante Auftragslage ist dies ratsam.

Bei der Vertrauensarbeitszeit ist nur z. B. eine regelmäßige 39-Stunden-Woche vereinbart, die in einem bestimmten Rahmen beispielsweise montags bis freitags zwischen 7 Uhr und 19 Uhr zu erbringen ist. Wann genau er arbeitet oder Guthaben abbaut, entscheidet der Arbeitnehmer selbst. Eine Überprüfung der geleisteten Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber findet nicht statt. Die oben erwähnte Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten seit 2022 gilt auch für die Vertrauensarbeitszeit.

Wichtig ist hierbei zu erwähnen, dass dieses Modell einen großen Schritt geht. Als Arbeitgeber wird die Verantwortung komplett den Mitarbeitern übertragen. Die Grundlage ist also – wie im Namen bereits angedeutet – eine große Portion Vertrauen. 

An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Dazu sieht das Arbeitszeitgesetz aber zahlreiche Ausnahmen vor. Mehr dazu können Sie Im Artikel über die Regeln der Abrechnung bei Nachtarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit nachlesen.

Auch Nachtarbeit darf höchstens acht Stunden dauern. Wann Nachtarbeit vorliegt und welche besonderen Rechte Arbeitnehmer haben, legt das Arbeitszeitgesetz für Nachtarbeit im Einzelnen fest. 

Das Arbeitsrecht definiert die Arbeitszeit im Schichtbetrieb als „gegenseitige Ablösung der Beschäftigten bei der Arbeitsleistung nach einem fixen und überschaubaren Plan“. Vor allem in der Industrie ist dieses Modell verbreitet. Es werden 2-3 Schichten pro Tag gebildet, bei denen sich die Mitarbeiter gegenseitig ablösen. Je nach Firma können sich die Schichten überschneiden, damit eine Übergabe zwischen den Mitarbeitern stattfinden kann.

Wie bei Nachtarbeitern ist die Arbeitszeit bei Schichtarbeitern nach bestimmten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über menschengerechte Arbeitsgestaltung festzulegen. Soweit die Schichtarbeit in den Nachtstunden stattfindet, gelten auch die Regeln zur Nachtarbeit.

Wichtig ist auch hier: Doppelschichten sind nicht erlaubt und zwischen den beiden Schichten müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen (ArbZG).

Soll ein Arbeitnehmer nach Arbeitsanfall auf Abruf eingesetzt werden, ist nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz zumindest eine wöchentliche oder tägliche Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist das nicht der Fall, gelten automatisch 20 Stunden pro Woche und mindestens drei Stunden am Stück als vereinbart. Ein Einsatz ist dem Arbeitnehmer mindestens vier Tage im Voraus mitzuteilen, sonst ist er nicht zur Arbeit verpflichtet.

Bei Rufbereitschaft darf der Arbeitnehmer seinen Aufenthaltsort frei wählen, muss aber bei Bedarf jederzeit erreichbar sein, um die Arbeit aufzunehmen. Rufbereitschaft zählt grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit. Ausnahme: Die erlaubte Reaktionszeit ist so kurz, dass sich der Arbeitnehmer nur in geringer Entfernung zum Betrieb aufhalten kann. Das hat der Europäische Gerichtshof im Fall eines Feuerwehrmannes entschieden, der innerhalb von acht Minuten in der Feuerwache zu sein hatte.

Der Bereitschaftsdienst, bei dem sich der Arbeitnehmer an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort z. B. im Betrieb zur Verfügung halten muss, ist als Arbeitszeit zu rechnen.

Arbeitszeitbetrug ist z. B. gegeben, wenn der Arbeitnehmer

• die Zeiterfassung manipuliert, indem er z. B. den länger arbeitenden Kollegen für sich ausstempeln lässt.
• während der Arbeitszeit z. B. private Nachrichten bearbeitet oder Onlineshopping betreibt.
• vorgibt im Homeoffice gearbeitet zu haben, obwohl das nicht der Fall war.

Arbeitszeitbetrug kann eine Abmahnung und eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Eine Kündigung setzt voraus, dass

• der Arbeitszeitbetrug nicht nur geringfügig ist. Ein paar Minuten reichen nicht.
• durch die ungerechtfertigte Bezahlung ein nicht unerheblicher Schaden beim Arbeitgeber entstanden ist.

Hat der Arbeitnehmer nicht bewusst „betrogen“, muss der Arbeitgeber davon ausgehen, dass eine Abmahnung genügt, um zukünftiges Fehlverhalten zu vermeiden. Ansonsten ist eine verhaltensbedingte Kündigung gerechtfertigt, in schweren Fällen auch eine fristlose. Die genauen Folgen sind jedoch meist je nach Schwere des Betrugs abzuleiten. Denn wenn beim Berechnen der täglichen Arbeitszeit ein paar Minuten addiert wurden, wird noch keine Kündigung ausgestellt. Grundlage ist ein erheblicher Schaden (z.B. finanzieller Verlust der Firma). 

Ein gesetzlicher Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzttermin geht. Der Arbeitnehmer ist angehalten, den Arztbesuch möglichst außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist eine Untersuchung, z. B. die Blutabnahme auf nüchternen Magen nur morgens, während der Arbeitszeit, möglich und zumutbar, muss der Arbeitnehmer freigestellt werden. Dasselbe gilt bei unaufschiebbaren Arztbesuchen bei akuten Beschwerden. Besteht eine Gleitzeitvereinbarung oder arbeitet der Mitarbeiter Teilzeit, kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer den Termin außerhalb der Kernzeit bzw. der Arbeitszeit wahrnimmt.

Gehört das Reisen zur Hauptleistungspflicht, wie z. B. bei Berufskraftfahrern oder Außendienstmitarbeitern gehört die Reisezeit auch zur Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Bei anderen Arbeitnehmern ist Reisezeit immer dann Arbeitszeit, wenn die Reise während der regulären Arbeitszeit erfolgt. Erfolgt die Reise außerhalb der normalen Arbeitszeit gilt: Arbeit nach dem Arbeitszeitgesetz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• z. B. während der Zugfahrt auf Weisung des Arbeitgebers arbeiten muss oder
• in der Reisezeit im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers beansprucht wird, weil er z. B. den Reise-PKW lenken muss.

Davon unabhängig ist die Vergütungspflicht. Die bei Dienstreisen erforderliche Hin- und Rückreise ist nach der Rechtsprechung grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten (Bundesarbeitsgericht, Urteil v.  17.10.2018, 5 AZR 553/17). Ob der Arbeitnehmer in dieser Zeit arbeitet oder nicht, spielt keine Rolle. Gibt der Arbeitgeber den Reiseverlauf und das Reisemittel vor, ist davon auszugehen, dass die Reisezeit erforderlich war. Entscheidet der Arbeitnehmer selbst über den Reiseverlauf, muss er die Notwendigkeit im Streitfall darlegen und beweisen. Für private Zwischenstopps besteht keine Vergütungspflicht. Dienstreisevereinbarungen können z. B. eine geringere Vergütung von außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit anfallenden Reisezeiten vorsehen.

Bei Fahrtzeiten müssen Sie unterscheiden, ob es sich um Dienstreisen oder reine Wegezeit zum Arbeitsort handelt. Wegezeit ist dann Arbeitszeit, wenn Sie beispielsweise mit der Deutschen Bahn fahren und währenddessen Arbeit erledigen – auf Anweisung Ihres Vorgesetzten. Arbeiten Sie freiwillig, ist es Ihr Privatvergnügen.

Sind Sie mit einem Pkw unterwegs, um Ihr Dienstreiseziel zu erreichen, und sind der Fahrer, zählt dies ebenfalls als Arbeitszeit. Sind Sie hingegen Beifahrer und könnten somit während der Fahrt private Dinge tun, gilt dies nicht als Arbeitszeit.

Prinzipiell haben Arbeitnehmer die Möglichkeit einer Arbeitszeitreduzierung. Dafür muss das Arbeitsverhältnis allerdings mindestens sechs Monate betragen. Weitere Anforderungen sind:

• Das Unternehmen hat mindestens 15 Mitarbeiter.
• Der Antrag wird drei Monate vorher gestellt.
• Eine Zustimmung erfolgt, sofern nichts dagegenspricht.

Durch Kurzarbeit kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Angestellten reduzieren, wenn ein wirtschaftlicher Grund vorliegt. Z. B. bei schlechter Auftragslage oder Rohstoffmangel. Kurzarbeit kann jedoch nur angemeldet werden, wenn der Arbeitsausfall vorübergehend und unvermeidbar ist. Sind alle Anforderungen erfüllt, wird den Arbeitnehmern Kurzarbeitergeld bezahlt. Dieses muss der Arbeitgeber selbst berechnen. Hierfür können Sie ganz einfach unseren Kurzarbeitergeld-Rechner nutzen.