Gesetzliche Arbeitszeit: Was Sie über die Regelungen wissen müssen

Die Arbeitszeit an einzelnen Tagen und die maximale Wochenarbeitszeit ergibt sich in der Regel aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Ist die Verteilung der wöchentlichen bzw. monatlichen Arbeitszeit nicht durch Gesetz, Vertrag oder Vereinbarung geregelt, unterliegt sie nach § 106 GewO dem Weisungsrecht des Arbeitgebers. Der darf die Zeit der Arbeitsleistung dann nach billigem Ermessen genauer bestimmen. Was beim einzelnen Arbeitnehmer unter „Arbeit“ zu verstehen ist, also welche Tätigkeiten er ausführen muss, wird im Arbeitsvertrag geregelt. 

Bei der betrieblichen Gestaltung der Arbeitszeit sind zwingende Schutzvorschriften zu beachten. Sie ergeben sich in erster Linie aus dem Arbeitszeitgesetz. Daneben gelten für bestimmte Beschäftigte spezielle Arbeitszeitregelungen - abgeleitet z. B. aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und dem Mutterschutzgesetz (MuSchG).

Die Einhaltung des Arbeitsschutzes und damit des Arbeitszeitgesetzes wird vom Gewerbeaufsichtsamt bzw. Amt für Arbeitsschutz überwacht. Das Aufsichtsamt darf vom Arbeitgeber die für die Überprüfung notwendigen Auskünfte und Unterlagen verlangen. Vermutet ein Arbeitnehmer oder ein Betriebsrat Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, kann er Meldung an die Aufsichtsbehörde erstatten. Verstößt eine Anweisung des Arbeitgebers gegen das Arbeitszeitgesetz, darf der Arbeitnehmer die Arbeit verweigern.

Nach dem Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit, die regelmäßig mehr als acht Stunden pro Tag überschreitet, zu dokumentieren. Dasselbe gilt für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Auch das Mindestlohngesetz schreibt in bestimmten Fällen Arbeitszeitnachweise vor. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten grundsätzlich vollständig erfassen müssen und den Mitgliedsstaaten aufgegeben, entsprechende Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen.

In einem wegweisenden Urteil des Bundesgerichtshofs vom September 2022 wurde die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung von deutschen Unternehmen noch einmal bestätigt. Seit April 2023 liegt ein Referentenentwurf der Bundesregierung vor, jedoch ist nach wie vor unklar, was davon tatsächlich in einem Gesetz umgesetzt wird.

Werktags darf die Arbeitszeit grundsätzlich höchstens acht Stunden betragen. Gemäß Arbeitsrecht sind Pausen nicht mitzuzählen. Da das Arbeitszeitgesetz von einer 6-Tage-Woche ausgeht, beträgt die wöchentliche Höchstarbeitszeit damit 48 Stunden. Unter bestimmten Umständen dürfen Arbeitnehmer mehr arbeiten. 

Die tägliche Arbeitszeit darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines Ausgleichszeitraums von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich höchstens acht Stunden pro Werktag eingehalten werden, § 3 ArbZG. Tarifverträge können Ausgleichszeiträume von bis zu 12 Monaten vorsehen.

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsstellen, ist die Arbeitszeit aller Tätigkeiten zusammenzurechnen. Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und auch die nach dem Arbeitszeitgesetz vorgeschriebenen Ruhezeiten gewährleisten zu können, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber über den Umfang und die zeitliche Lage seiner Nebentätigkeit Auskunft geben.

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern Ruhepausen zu gewähren. Eine genaue Definition, was unter einer Pause zu verstehen ist, findet sich im Gesetz nicht. Allerdings versteht man darunter im Allgemeinen eine Unterbrechung der Arbeitszeit für eine bestimmte Dauer, die der Erholung des Arbeitnehmers dient.

Die gesetzliche Pausenregelung findet sich in § 4 des Arbeitszeitgesetzes. Einzelne Pausen müssen mindestens 15 Minuten dauern. Ohne Arbeitspause darf Ihr Mitarbeiter gesetzlich höchstens sechs Stunden arbeiten. Vorgeschrieben sind bei einer Arbeitszeit von

• mehr als 6 bis zu 9 Stunden insgesamt 30 Minuten Pause.
• mehr als 9 Stunden insgesamt 45 Minuten.

Zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag muss laut Arbeitszeitgesetz eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden liegen. Für Arbeitnehmer z. B. in Krankenhäusern sieht § 5 ArbZG unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen vor.

Auf den "Feierabend" muss gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG) grundsätzlich eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden folgen. In manchen Branchen z. B. Pflegeeinrichtungen, Gaststätten oder Verkehrsbetrieben darf die Ruhepause auf zehn Stunden gekürzt werden. Voraussetzung: Die verkürzte Ruhezeit wird innerhalb eines Kalendermonats bzw. vier Wochen durch Verlängerung der Ruhezeit innerhalb der maximalen Arbeitszeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen.

In Verbindung mit Rufbereitschaft ist in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen eine weitere Kürzung erlaubt.

Für Schichtarbeit gelten dagegen die allgemeinen Arbeitszeit-Regeln. Bei regelmäßiger Arbeit in mehreren Schichten dürfen Sie laut Arbeitszeitgesetz die Sonn- und Feiertagsruhe Ihrer Arbeitnehmer um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegen. Voraussetzung dafür ist, dass der Betrieb immer für 24 Stunden ruht.

In bestimmten Ausnahmefällen gelten anstelle der Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz besondere Regelungen für Ihre Arbeitnehmer:

Ist Ihr Mitarbeiter älter als 15, aber noch keine 18 Jahre alt, darf er höchstens 40 Stunden pro Woche arbeiten. Ihn dürfen Sie nur montags bis freitags beschäftigen, es sei denn, Sie betreiben z. B. eine Bäckerei, eine Gaststätte oder ein Seniorenheim. Arbeitet ein Jugendlicher an einzelnen Tagen weniger als acht Stunden, darf er an den übrigen Tagen bis zu 8,5 Stunden arbeiten.

Längere Pausenzeiten: Minderjährige müssen schon bei einer Arbeitszeit von 4,5 Stunden bis sechs Stunden gemäß Arbeitsschutzgesetz 30 Minuten Pause machen. Die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen muss 12 Stunden betragen. Dürfen jugendliche Arbeitnehmer in Ihrer Branche sonntags eingesetzt werden, müssen sie mindestens zwei Sonntage im Monat frei haben.

Schwangere und stillende Mütter dürfen höchstens 8,5 Stunden täglich und maximal 90 Stunden in der Doppelwoche arbeiten. Bei unter 18-jährigen sind es nur acht Stunden täglich und 80 Stunden in der Doppelwoche. 

Laut Arbeitszeitgesetz und Arbeitsrecht dürfen schwangere und stillende Mütter Überstunden nicht leisten. Nacht- sowie Sonn- und Feiertagsarbeit ist nur in Ausnahmefällenmöglich. Eine Beschäftigung bis 22 Uhr geht nur mit Einwilligung der Arbeitnehmerin.

Das Arbeitszeitgesetz lässt Raum für unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle. Verbreitet sind solche mit flexibler Arbeitszeit. Dabei ist die Arbeitsleistung nach bestimmten Regeln innerhalb eines vereinbarten Zeitraums zu erbringen. Zur Sicherstellung werden Arbeitszeitkonten geführt. Daneben steht die sogenannte Vertrauensarbeitszeit, bei der grundsätzlich auf eine Überprüfung der Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber verzichtet wird. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung der über die Regelarbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit kann dabei an die Arbeitnehmer delegiert werden. Bei allen Arbeitszeitmodellen ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes wie z. B. die tägliche Höchstarbeitszeit und die Pausenzeiten eingehalten werden.

Zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen gehören z.B.:

• die Gleitende Arbeitszeit mit Kernzeit
• die Funktions- oder Servicezeit

Bei der Gleitenden Arbeitszeit muss der Arbeitnehmer in einer festgelegten Kernzeit arbeiten. Darüber hinaus bestimmt er Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit in einem vorgegebenen Rahmen nach eigenen Wünschen.

Bei der Funktions- oder Servicezeit wird ein täglicher Zeitrahmen vereinbart, indem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen kann. Anstelle einer Kernzeit wird eine Funktions- oder Servicezeit festgelegt, in der eine Mindestbesetzung gegeben sein muss, um den zu leistenden Service oder das Erreichen von Arbeitszielen zu gewährleisten. Die Funktions- oder Servicezeit kann auch abteilungsbezogen sein. Die vorgegebene notwendige Besetzung wird durch Absprache innerhalb des Teams oder der Abteilung geregelt.

Die Vereinbarung zur Flexiblen Arbeitszeit enthält meist Regelungen zu möglichen Zeitsalden. Das heißt es wird z. B. festgelegt, wie viel Guthaben bzw. Zeitschuld ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum höchstens ansammeln darf. Bei Jahresarbeitszeitvereinbarungen muss die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit von z. B. 39 Stunden im Jahresdurchschnitt erbracht werden. Damit können Unternehmen durch gezielten Personaleinsatz flexibel auf Arbeitsspitzen und -flauten agieren.

Bei der Vertrauensarbeitszeit ist nur z. B. eine regelmäßige 39-Stunden-Woche vereinbart, die in einem bestimmten Rahmen beispielsweise montags bis freitags zwischen 7 Uhr und 19 Uhr zu erbringen ist. Wann genau er arbeitet oder Guthaben abbaut, entscheidet der Arbeitnehmer selbst. Eine Überprüfung der geleisteten Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber findet nicht statt.

An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Dazu sieht das Arbeitszeitgesetz aber zahlreiche Ausnahmen vor. Mehr dazu können Sie Im Artikel über die Regeln der Abrechnung bei Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit nachlesen.

Auch Nachtarbeit darf höchstens acht Stunden dauern. Wann Nachtarbeit vorliegt und welche besonderen Rechte Arbeitnehmer haben, legt das Arbeitszeitgesetz für Nachtarbeit im Einzelnen fest. 

Das Arbeitsrecht definiert die Arbeitszeit im Schichtbetrieb als „gegenseitige Ablösung der Beschäftigten bei der Arbeitsleistung nach einem fixen und überschaubaren Plan“. Wie bei Nachtarbeitern ist die Arbeitszeit bei Schichtarbeitern nach bestimmten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über menschengerechte Arbeitsgestaltung festzulegen. Soweit die Schichtarbeit in den Nachtstunden stattfindet, gelten auch die Regeln zur Nachtarbeit.

Soll ein Arbeitnehmer nach Arbeitsanfall auf Abruf eingesetzt werden, ist nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz zumindest eine wöchentliche oder tägliche Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist das nicht der Fall, gelten automatisch 20 Stunden pro Woche und mindestens drei Stunden am Stück als vereinbart. Ein Einsatz ist dem Arbeitnehmer mindestens vier Tage im Voraus mitzuteilen, sonst ist er nicht zur Arbeit verpflichtet.

Bei Rufbereitschaft darf der Arbeitnehmer seinen Aufenthaltsort frei wählen, muss aber bei Bedarf erreichbar sein, um die Arbeit aufzunehmen. Rufbereitschaft zählt grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit. Ausnahme: Die erlaubte Reaktionszeit ist so kurz, dass sich der Arbeitnehmer nur in geringer Entfernung zum Betrieb aufhalten kann. Das hat der Europäische Gerichtshof im Fall eines Feuerwehrmannes entschieden, der innerhalb von acht Minuten in der Feuerwache zu sein hatte.

Der Bereitschaftsdienst, bei dem sich der Arbeitnehmer an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort z. B. im Betrieb zur Verfügung halten muss, ist als Arbeitszeit zu rechnen.

Täuscht der Arbeitnehmer nicht geleistete Arbeitszeit vor und lässt sich diese vom Arbeitgeber bezahlen, kann eine ordentliche oder sogar fristlose Kündigung gerechtfertigt sein. Grund sind die darin enthaltene Pflichtverletzung und der Vertrauensmissbrauch.

Arbeitszeitbetrug ist z. B. gegeben, wenn der Arbeitnehmer

• die Zeiterfassung manipuliert, indem er z. B. den länger arbeitenden Kollegen für sich ausstechen lässt.
• während der Arbeitszeit z. B. private Nachrichten bearbeitet oder Onlineshopping betreibt.
• vorgibt im Homeoffice gearbeitet zu haben, obwohl das nicht der Fall war.

Arbeitszeitbetrug kann eine Abmahnung und eine Kündigung rechtfertigen. Eine Kündigung setzt voraus, dass

• der Arbeitszeitbetrug nicht nur geringfügig ist. Ein paar Minuten reichen nicht.
• durch die ungerechtfertigte Bezahlung ein nicht unerheblicher Schaden beim Arbeitgeber entstanden ist.

Hat der Arbeitnehmer nicht bewusst „betrogen“, muss der Arbeitgeber davon ausgehen, dass eine Abmahnung genügt, um zukünftiges Fehlverhalten zu vermeiden. Ansonsten ist eine verhaltensbedingte Kündigung gerechtfertigt, in schweren Fällen auch eine fristlose.

Damit Sie nicht lange suchen müssen, haben wir im Folgenden Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Arbeitszeit gesammelt.

Ein gesetzlicher Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzttermin geht. Der Arbeitnehmer ist angehalten, den Arztbesuch möglichst außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Ist eine Untersuchung, z. B. die Blutabnahme auf nüchternen Magen nur morgens, während der Arbeitszeit, möglich und zumutbar, muss der Arbeitnehmer freigestellt werden. Dasselbe gilt bei unaufschiebbaren Arztbesuchen bei akuten Beschwerden. Besteht eine Gleitzeitvereinbarung oder arbeitet der Mitarbeiter Teilzeit, kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer den Termin außerhalb der Kernzeit bzw. der Arbeitszeit wahrnimmt.

Gehört das Reisen zur Hauptleistungspflicht, wie z. B. bei Berufskraftfahrern oder Außendienstmitarbeitern gehört die Reisezeit auch zur Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Bei anderen Arbeitnehmern ist Reisezeit immer dann Arbeitszeit, wenn die Reise während der regulären Arbeitszeit erfolgt. Erfolgt die Reise außerhalb der normalen Arbeitszeit gilt: Arbeit nach dem Arbeitszeitgesetz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• z. B. während der Zugfahrt auf Weisung des Arbeitgebers arbeiten muss oder 
• in der Reisezeit im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers beansprucht wird, weil er z. B. den Reise-PKW lenken muss.

Davon unabhängig ist die Vergütungspflicht. Die bei Dienstreisen erforderliche Hin- und Rückreise ist nach der Rechtsprechung grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten (Bundesarbeitsgericht, Urteil v.  17.10.2018, 5 AZR 553/17). Ob der Arbeitnehmer in dieser Zeit arbeitet oder nicht, spielt keine Rolle. Gibt der Arbeitgeber den Reiseverlauf und das Reisemittel vor, ist davon auszugehen, dass die Reisezeit erforderlich war. Entscheidet der Arbeitnehmer selbst über den Reiseverlauf, muss er die Notwendigkeit im Streitfall darlegen und beweisen. Für private Zwischenstopps besteht keine Vergütungspflicht. Dienstreisevereinbarungen können z. B. eine geringere Vergütung von außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit anfallenden Reisezeiten vorsehen.

Bei Fahrtzeiten müssen Sie unterscheiden, ob es sich um Dienstreisen oder reine Wegezeit zum Arbeitsort handelt. Wegezeit ist dann Arbeitszeit, wenn Sie beispielsweise mit der Deutschen Bahn fahren und währenddessen Arbeit erledigen – auf Anweisung Ihres Vorgesetzten. Arbeiten Sie freiwillig, ist es quasi Ihr Privatvergnügen.

Sind Sie mit einem Pkw unterwegs, um Ihr Dienstreiseziel zu erreichen, und sind der Fahrer, zählt dies ebenfalls als Arbeitszeit. Sind Sie hingegen Beifahrer und könnten somit während der Fahrt private Dinge tun, gilt dies nicht als Arbeitszeit.

Prinzipiell haben Arbeitnehmer die Möglichkeit einer Arbeitszeitreduzierung. Dafür muss das Arbeitsverhältnis allerdings mindestens sechs Monate betragen. Weitere Anforderungen sind:

• Das Unternehmen hat mindestens 15 Mitarbeiter.
• Der Antrag wird drei Monate vorher gestellt.
• Eine Zustimmung erfolgt, sofern nichts dagegen spricht.

Durch Kurzarbeit kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Angestellten reduzieren, wenn ein wirtschaftlicher Grund vorliegt. Z. B. bei schlechter Auftragslage oder Rohstoffmangel. Kurzarbeit kann jedoch nur angemeldet werden, wenn der Arbeitsausfall vorübergehend und unvermeidbar ist. Sind alle Anforderungen erfüllt, wird den Arbeitnehmern Kurzarbeitergeld bezahlt. Dieses muss der Arbeitgeber selbst berechnen. Hierfür können Sie ganz einfach unseren Kurzarbeitergeld-Rechner nutzen.