Online-Terminvergabe: Welche Vorteile bietet sie und was gilt es als Unternehmer zu beachten?

Selbstständige, die eine Online-Terminvergabe anbieten, ermöglichen es ihren Kunden, sich ihre Termine ganz bequem im Netz zu reservieren. Meist sind die Tools zur Online-Terminvergabe auf der Webseite der jeweiligen Dienstleister eingebunden. Dieser Service eignet sich hervorragend für Sie, wenn Sie beispielsweise einen Frisörsalon, ein Kosmetikstudio oder eine Arztpraxis betreiben. Auch Handwerksbetriebe sowie Dienstleister in Bereichen wie Marketing und Webdesign profitieren davon.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger administrativer Aufwand: Terminmanagement, Telefonate und Abstimmungen – all das gehört zum Alltag von Unternehmern jeder Branche dazu. Tools zur Online-Terminvereinbarung können Ihnen helfen, den damit verbundenen administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Da alles automatisiert und elektronisch abläuft, gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Kerntätigkeit.
• Zugang zu mehr Kundschaft: Die Hemmschwelle, einen Online-Termin zu vereinbaren, ist im Vergleich zu einem Anruf wesentlich geringer. Hinzu kommt, dass zur Online-Terminvergabe mehr Personen Ihrer Zielgruppe auf Ihrer Website sind und Sie diese somit rund um die Uhr ansprechen können. Im besten Fall erhöht das Ihre Conversion Rate und Umsätze.
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Die Konkurrenz ist groß und lauert überall. Vielleicht nutzen noch nicht alle Ihre Mitbewerber Tools zur Online-Terminvergabe, einige jedoch mit Sicherheit. Um keine potenziellen Kunden an sie zu verlieren, sollten Sie Ihrer Zielgruppe mindestens den gleichen Komfort bieten.
• Guter Eindruck: Eine Webseite mit Onlinediensten wie Terminbuchungen hinterlässt bei Ihren Besuchern einen guten Eindruck. Zum einen schenkt es ihnen mehr Flexibilität und Komfort, zum anderen zeigt es, dass Sie mit den neuesten digitalen Standards vertraut sind. Besonders, wenn Sie in Branchen wie dem digitalen Marketing tätig sind, sollten Sie diese Professionalität umsetzen.

Die Entscheidung, eine Online-Terminvergabe einzurichten, ist bereits der erste Schritt, um Ihr Selbstmanagement zu optimieren. Gute Online-Tools zeichnen sich durch vielfältige und effiziente Funktionen aus. Hier ein Überblick:

• Echtzeitbuchung: Terminreservierungen sollten in Echtzeit gebucht werden. Schließlich möchten Sie nicht, dass sich plötzlich zwei Kunden zur gleichen Uhrzeit ankündigen. Solche Tools zeigen Kunden an, welche Daten und Uhrzeiten noch frei sind.
• Individualisierung: Damit Ihr Corporate Design sich auch in Ihrem Terminbuchungstool zeigt, sollten Sie mit dem Tool Farben, Schriften und Logos individualisieren können. Funktionen z. B. zur Auswahl der Terminart sind ebenfalls sinnvoll. So lassen sich Termine besser koordinieren und notwendige Zeitfenster dafür reservieren. Beispielsweise macht es für Fotografen einen Unterschied, ob sie ein Familienshooting oder lediglich Passfotos einplanen müssen.
• Responsivität: Achten Sie darauf, dass Ihr gewähltes Tool auf allen gängigen Geräten funktioniert. Responsivität ist in Zeiten von „Mobile first“ besonders wichtig, da die meisten Online-Nutzer auf Webseiten über ihre Handys oder Tablets zugreifen.
• Synchronisierung: Damit Sie immer Bescheid wissen, welche Termine online bereits vergeben sind, sollte sich das Buchungstool mit Ihrem Kalender synchronisieren – und zwar unabhängig davon, ob Sie Google, iCloud oder einen anderen Terminkalender nutzen.
• Automatische Benachrichtigungen: Eine Software zur Online-Terminvergabe sollte Bestätigungsmails sowie Terminerinnerungen an Kunden versenden. Das reduziert Ihre Bearbeitungszeit sowie Umsatzausfälle, die durch die Nichteinhaltung von Terminen entstehen können. Bestätigungsmails bieten den Empfängern meist auch die Möglichkeit, den Termin in ihren Kalender zu übertragen.
• Zahlungsoption: Vielen Dienstleistern ist es wichtig, vorab Zahlungen entgegenzunehmen. Auch Kunden schätzen es immer häufiger, auf Barzahlung zu verzichten. Bei einigen Tools gibt es nach der Reservierung von Online-Terminen deshalb die Option zum Log-in bei PayPal, Apple Pay und anderen gängigen Zahlungsschnittstellen.

Es gibt eine große Auswahl kostenpflichtiger sowie kostenloser Online-Tools zur Terminvergabe. Bevorzugen Sie eine kostenlose Lösung, können Sie beispielsweise über Doodle Termine vergeben. Umfassendere Tools sind SimplyBook.me oder Calendly. Es gibt sie als kostenlose Basis-Versionen. Für Funktionen wie Gutscheinausgaben und die Personalisierung der Bestätigungsmails müssen Sie allerdings zahlen. Vergleichen Sie am besten vorab alle Funktionen und Preise Ihrer favorisierten Buchungstools miteinander, bevor Sie sich entscheiden.

Datenschutz wird in Europa großgeschrieben. Daher empfehlen wir: Wenn Sie eine Online-Terminvergabe einrichten möchten, dann entscheiden Sie sich für eine Software eines Unternehmens, das in der Europäischen Union ansässig ist. Der Grund: Sie können in dem Fall sicher davon ausgehen, dass sich das Unternehmen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hält.

Doch es gibt einige Kriterien, die Sie bei der Einrichtung Ihres Buchungstools für Online-Termine beim Log-in beachten sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Online-Terminvereinbarung für Kunden aus dem B2C- oder B2B-Bereich anbieten.

Beachten Sie diese rechtlichen Kriterien:

Die gute Nachricht zuerst: Um ein Buchungstool für Terminanfragen einzurichten, brauchen Sie nicht viel Zeit und auch keine Programmierkenntnisse. Nachdem Sie sich für ein Tool entschieden haben, gibt es einige Aspekte, die bei der Einrichtung wichtig sind:

• Anmeldung: Bei der erstmaligen Anmeldung müssen Sie grundlegende Daten wie Ihren Namen, Ihre Öffnungszeiten und Website-URL sowie sämtliche Informationen zu Ihrer Firma oder Tätigkeit angeben. Hier empfiehlt sich auch eine Verlinkung Ihrer Social-Media-Profile sowie die Synchronisierung mit Ihrem Kalender. Welche Angaben Sie machen müssen, hängt vom jeweiligen Tool-Anbieter ab.
• Logo: Bei zahlreichen Tools zur Online-Terminvergabe können Sie Ihr Logo und eigene Hintergrundbilder hochladen. Das Angebot sollten Sie auf jeden Fall wahrnehmen, um einen stringenten Markenauftritt sicherzustellen. So hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck bei Ihren Kunden.
• Farben und Schriften: Nutzen Sie alle Optionen zur Individualisierung und stimmen Sie die Farb- und Schriftwelt des Tools auf Ihre Website und Marketingmaterialien ab.
• Benachrichtigungen: Hier hinterlegen Sie die Texte, die in den Bestätigungs- und Erinnerungsmails an Ihre Kunden gehen sollen.
• Einbindung: Im finalen Schritt binden Sie das Tool auf Ihrer Webseite und gegebenenfalls auch auf Social Media ein. Buttons mit der Aufschrift wie „Jetzt Termin buchen“ vermitteln dabei eine klare Handlungsaufforderung und können zu effektiven Ergebnissen führen.

Nachdem Sie die Einrichtung der Software für die Online-Terminvergabe abgeschlossen haben, müssen Ihre Kunden nur noch ihre Online-Termine mit dem Tool buchen. Dafür suchen sie sich einen verfügbaren Termin aus, hinterlassen ihre Kontaktdaten und erhalten eine Bestätigungsmail. Dabei kann es immer passieren, dass Termine nicht zu halten sind. Damit Ihre Kund:en gebuchte Termine frühzeitig absagen oder verlegen können, sollten Sie beispielsweise einen Link in der Bestätigungsmail anbieten, den sie im Falle eines Stornierungswunsches nutzen können. Müssen Sie als Dienstleister selbst absagen, melden Sie sich am besten früh genug, entschuldigen sich und schlagen dem Kunden eine Alternative vor.