Das 1x1 der Buchhaltung: Die Grundlagen im Überblick

Unternehmer in Deutschland sind gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist eine ordentliche Buchführung das A und O für jeden Unternehmer. Denn wer gegen rechtliche Vorschriften verstößt, handelt sich Ärger mit dem Finanzamt ein und riskiert hohe Steuernachzahlungen, die schlimmstenfalls das Aus für dein Startup oder Unternehmen bedeuten. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist aber nicht nur rechtliche Notwendigkeit. Sie hat viele Aufgaben.
Die Grundlagen der Buchhaltung und des Rechnungswesens zu verstehen, ist im Eigeninteresse jedes Unternehmers. Denn sie bietet dir Kontrolle über Kosten und Liquidität, um den Erfolg deines Business zu überwachen und das betriebswirtschaftliche Handeln auszurichten. Gleichzeitig hilft das Buchhaltungswissen, Mitarbeiter kompetent zu steuern.

Die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen selbst lässt sich in Teildisziplinen gliedern. Praktisch relevant ist dies vor allem bei Unternehmen in der Wachstumsphase mit eigener Buchhaltung. Sich ein wenig in der Buchhaltung mit den Grundlagen auszukennen schadet aber auch in der Gründungsphase nicht, um Fachbegriffe korrekt zuordnen zu können:

• Debitorenbuchhaltung: Hier geht es um die Erfassung und Verwaltung von Forderungen (Schulden) und Gutschriften von Debitoren sowie das Mahnwesen.
• Kreditorenbuchhaltung: Bezieht sich auf die Verwaltung der Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren aus in Anspruch genommenen Leistungen oder Lieferungen.
• Finanzbuchhaltung: Hierbei werden alle Buchungen zusammengefasst, um das Gesamtergebnis des Unternehmens darzustellen.
• Lohnbuchhaltung: Darunter wird die Verwaltung aller buchhalterischen Vorgänge zu Lohn- und Gehaltszahlungen gefasst.
• Anlagenbuchhaltung: Der Teilbereich kümmert sich um die Verwaltung aller Güter, die Eigentum des Unternehmens sind.
• Bilanzbuchhaltung: Hier werden alle Geschäftsvorgänge verwaltet, die in der Bilanz erfasst werden.

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann bzw. jede Kauffrau in Deutschland zur Buchhaltung verpflichtet, wie sich aus § 238 Abs. 1 HGB ergibt. Als Kaufmann oder Kauffrau wird jeder gewerblich handelnde Unternehmer oder Unternehmerin verstanden. Diese unterliegen der Buchführungspflicht.
Je nach Rechtsform des Unternehmens und ausgeübter Tätigkeit können andere spezifischere Buchhaltungspflichten greifen. Diese sind im Wesentlichen in drei Gesetzen zu finden:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Abgabenordnung (AO)  

Letztlich ist für jeden Unternehmer, ob Gewerbetreibender, Kleinunternehmer oder Freiberufler, zumindest eine einfache Buchführung sinnvoll, um den betriebswirtschaftlichen Überblick über die Geschäftsvorgänge zu behalten. Eine doppelte Buchführung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen vorgeschrieben.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einfacher Buchführung und doppelter Buchführung (auch Bilanzierung oder Doppik genannt). Abhängig von der Art der laufenden Buchhaltung ist der Jahresabschluss an bestimmte Vorgaben gekoppelt.
Bei der doppelten Buchhaltung arbeitest du mit mehreren Büchern bzw. virtuellen Sachkonten. Jeder Geschäftsvorfall wird hierbei – wie der Name schon sagt – doppelt gebucht, auf ein Konto und ein Gegenkonto. So wird nach Soll und Haben gegliedert.
Wie viele Bücher die Buchhaltung unterscheidet, ist individuell verschieden. Grundlegend trennt man zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten, die im Hauptbuch festgehalten werden:

• Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) geben Auskunft über die Bestände des Unternehmens, zum Beispiel aus Forderungen, Vermögen, Eigenkapital und Rückstellungen, und sind für die Bilanz relevant.
• Erfolgskonten (Ertrags- und Aufwandskonten) werden dagegen für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) herangezogen. Hier werden in der Buchhaltung zum Beispiel Umsatzerlöse, Löhne und Gehälter und Steuern erfasst.

Der Aufwand für die Buchhaltung wird von Startups oft unterschätzt. Vor allem, wenn du zu Beginn viele Investitionen tätigst, summieren sich die monatlichen Stunden für die Buchhaltung schnell und die Buchführung wird immer umfangreicher. Wenn du Steuerberatungskosten reduzieren willst, solltest du daher zumindest die vorbereitende Buchhaltung selbst machen. Ein positiver Nebeneffekt: Wenn du deine Buchhaltung selbst erledigst, bleibst du ganz nah an der betriebswirtschaftlichen Entwicklung deines Unternehmens und hast immer alle Zahlen sowie das gesamte Rechnungswesen im Blick.

Ein wichtiger Punkt bei den Grundlagen der Buchhaltung sind die GoBD. Egal, ob du deine Buchführung als Freiberufler selbst organisierst und die Buchhaltung eigens übernimmst oder sie als Unternehmen auslagerst, bist du verpflichtet, die vom Bundesfinanzministerium erlassenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, einzuhalten und unterliegst darüber hinaus einer Buchführungspflicht. Im Kern geht es darum, dass Aufzeichnungen zu Geschäftsvorgängen

• vollständig
• nachvollziehbar
• richtig
• zeitnah
• unverfälscht
• und geordnet

erfolgen und entsprechend der rechtlichen Fristen aufbewahrt werden müssen. Verwendest du Buchhaltungssoftware und Dokumentenarchivierungssysteme, solltest du darauf achten, dass diese GoBD-konform sind.