Wann genau verjähren Rechnungen?
Für Rechnungen aller Art gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Der Ablauf der Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Forderung gestellt wurde:
Handelt es sich also zum Beispiel um eine Rechnung vom 03. Mai 2023, so verjährt die Rechnung zum 31.12.2026.
Diese Verjährungsfrist für Rechnungen ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§194 ff. BGB) geregelt. Eine Verjährung bedeutet, dass Ihre Ansprüche aus der Rechnung erlöschen. Das heißt im Klartext: Ist die Verjährungsfrist abgelaufen, muss Ihr Kunde die Rechnung nicht mehr bezahlen. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Rechnungen, die an Sie gestellt wurden.
Verjähren Rechnungen, die rückwirkend gestellt werden?
Hierzu sei zunächst einmal gesagt: Rechnungen können unbegrenzt rückwirkend gestellt werden. Egal, ob Ihre Leistung einen Monat, ein Jahr oder zehn Jahre in der Vergangenheit liegt – solange Sie noch zuverlässig nachweisen können, dass Sie eine Leistung erbracht haben, können Sie auch noch eine Rechnung schreiben und an den Kunden senden.
Achtung
Beachten Sie die gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung
Grundsätzlich aber sollten Sie als Unternehmer die gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung beachten. Es gilt eine Frist von sechs Monaten nach Leistungserbringung. Welche Regelungen hier genau gelten, können Sie in §§ 14,14a UStG nachlesen.
Die Verjährung beginnt nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung, sondern zum Zeitpunkt der Leistungserbringung. Auch die Forderungen aus rückwirkend gestellten Rechnungen verjähren also drei Jahre nach der Leistungserbringung. Das heißt, Sie können Ihrem Kunden zwar eine Leistung in Rechnung stellen, die vor fünf Jahren erbracht wurde. Begleichen muss Ihr Kunde diese Rechnung dann aber nicht mehr. Eine solche rückwirkende Rechnungslegung ist in manchen Fällen aus buchhalterischen Gesichtspunkten sinnvoll.
Beispiel: Verjährung einer Handwerkerrechnung
Ein Handwerker erbringt eine Leistung am 01.07.2020. Der Handwerker stellt zunächst keine Rechnung. Am 01.04.2023 geht beim Kunden eine Rechnung für die erbrachte Leistung ein. Da die Rechnung den Kunden noch innerhalb der Verjährungsfrist erreicht, muss der Kunde den offenen Rechnungsbetrag begleichen.
Geht die Rechnung aber im Januar 2024 beim Kunden ein, ist der Anspruch des Handwerkers bereits verjährt. Der Kunde kann die Rechnung zu den Akten legen und ist nicht mehr dazu verpflichtet, die Rechnung zu bezahlen.
Wie verlängert man die Verjährungsfrist von Rechnungen?
Der erste Schritt nach einer nicht bezahlten Rechnung ist es, eine Mahnung auszustellen und an den Schuldner zu senden. Doch eine von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen ausgestellte und versendete Mahnung hat zunächst keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist bei der Rechnungsstellung. Auch ändert sich die Verjährung einer Rechnung nicht, wenn Inkasso-Maßnahmen eingeleitet werden. Damit Ihr Anspruch nicht verjährt, ist ein gerichtliches Mahnverfahren notwendig. Ist ein solches Verfahren eingeleitet, verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre – und Sie als Gläubiger haben eine gute Chance, dass Ihre Ansprüche beglichen werden.
Zahlung setzt neue Verjährung in Gang
Leistet der Kunde nach einer Mahnung eine Abschlagszahlung, Zinsen oder eine Sicherheitsleistung, wird die bisherige dreijährige Verjährungsfrist unterbrochen und es beginnt ab dem Tag der Zahlung eine neue dreijährige Verjährungsfrist (§ 212 BGB). Leistet der Kunde nach einer Mahnung eine Abschlagszahlung, Zinsen oder eine Sicherheitsleistung, wird die bisherige dreijährige Verjährungsfrist unterbrochen und es beginnt ab dem Tag der Zahlung eine neue dreijährige Verjährungsfrist (§ 212 BGB).
Die Verjährung von Rechnungen in allen Branchen
Die Verjährung gewerblicher Rechnungen ist branchenunabhängig. Egal, ob Sie beim Kunden eine Dienstleistung, eine Warenlieferung oder eine andere Art Service in Rechnung stellen – die Verjährungsfrist beträgt immer drei Jahre. Das trifft auf die Arztrechnung genauso zu wie auf die Handwerker- oder Telefonrechnung.
Was tun, um das Verjähren von Rechnungen zu vermeiden?
Als Gläubiger wollen Sie selbstverständlich vermeiden, dass ein Kunde so lange nicht zahlt, bis die Verjährungsfrist ihn seiner Schulden enthebt. Damit das nicht passiert haben wir ein paar wertvolle Tipps, die der Verjährung Ihrer Ansprüche vorbeugen:
- Prüfen Sie Ihre Kunden. Wenn es Ihnen möglich ist, stellen Sie über das Internet oder per Telefon sicher, dass es sich bei Ihren Kunden um vertrauenswürdige Vertragspartner handelt. Auch können Sie zum Beispiel bei Kollegen nach Erfahrungen fragen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Unklare oder inkorrekte Rechnungsangaben sind ein Grund für Kunden, die Zahlung zurückzuhalten.
- Stellen Sie Ihre Rechnungen möglichst kurzfristig nach Leistungserbringung aus. Das spart unnötigen Administrationsaufwand und lässt Ihnen im Falle eines Zahlungsverzugs mehr zeitlichen Spielraum.
- Wenn ein Kunde nicht zahlt, schicken Sie zeitnah eine Mahnung als Erinnerung. Wenn Sie hier gut strukturiert vorgehen, haben Sie genug Zeit, um Ihre Kunden erst selbst zu mahnen und dann bei Bedarf ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
- Bei zeit- und kostenintensiven Aufträgen kann es sinnvoll sein, die Gesamtsumme in Teilrechnungen einzufordern. Das bedeutet nicht nur für den Kunden eine geringere finanzielle Last, sondern Sie vermeiden ebenfalls, dass Sie zu weit in Vorleistung gehen und das gesamte finanzielle Risiko auf Ihnen und Ihrem Unternehmen lastet.
