Definition
Was ist eine E-Quittung?
Eine E-Quittung ist das elektronische Äquivalent zu einer Quittung in Papierform und kann damit für Unternehmer einige Vorteile haben. Denn eine elektronische Quittung lässt sich als Vorlage digital speichern und schnell aufrufen, wenn ein Kunde oder ein Lieferant einen Beleg über eine Zahlung oder eine Lieferung haben möchte.
Um eine E-Quittung rechtssicher und korrekt zu erstellen, gelten zunächst die gleichen rechtlichen Bedingungen wie für eine herkömmliche Quittung.
Bedeutung und Vorgaben zur Quittung
Eine Quittung ist weniger umfangreich als eine Rechnung. In erster Linie dient sie als Beleg dafür, dass der Quittungsempfänger eine Leistung oder eine Ware bezahlt bzw. erhalten hat.
Personen, die unternehmerisch tätig sind, sind dazu verpflichtet, dem Empfänger einer Leistung oder Ware auf Wunsch eine Quittung auszustellen. Ebenso wie eine Rechnung kann der Empfänger der Quittung diese beim Finanzamt vorlegen, um die Bezahlung einer Ware oder Leistung zu belegen. Die Quittung ist jedoch nur eine Bestätigung über die Bezahlung.
Stellen Sie als Unternehmer dagegen eine Rechnung an Ihren Kunden aus, dient die Rechnung als Aufforderung zur Zahlung und hat damit weitreichendere Konsequenzen als die Quittung. Das ist einer der Gründe, warum eine Rechnung umfangreichere formelle Kriterien als eine Quittung erfüllen muss.
Checkliste: Welche Angaben müssen auf die E-Quittung?
Wie sollte eine E-Quittung aussehen? Vergleichbar mit der Rechnung werden auch an den Inhalt von Quittungen und damit auch an E-Quittungen bestimmte formale Anforderungen gestellt, die Sie als Unternehmer kennen sollten:
- Die Quittung sollte mit der Überschrift „Quittung“ oder „E-Quittung“ betitelt sein.
- Sie sollten auf eine fortlaufende Nummerierung achten, um die Quittung später zweifelsfrei zuordnen zu können.
- Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmers oder Selbstständigen gehört auf die E-Quittung.
- Name (wenn gewünscht zusätzlich die Anschrift) des Quittungsempfängers sollte ebenfalls auf dem Dokument zu finden sein.
- Auf der (E-) Quittung müssen der Nettopreis und der Bruttopreis gesondert aufgeführt sein. Idealerweise sowohl als Zahl als auch in Worten.
- Genaue Bezeichnung, Menge und Art des Produktes oder der Dienstleitung, das/die der Empfänger erhalten hat.
- Der Steuersatz (7 oder 19 Prozent) muss ebenfalls klar erkennbar auf der Quittung genannt werden.
- Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, gehört auch dieser Hinweis auf die Quittung. Damit entfällt ein Steuersatz und -betrag.
- Ort, Datum und Unterschrift der Person, die die Quittung ausstellt. Wenn gewünscht, kann die Quittung mit einem Firmenstempel versehen werden.
Rechnung und Quittung: Die Unterschiede
Eine Rechnung muss dagegen noch weitere Pflichtangaben erhalten, um als korrekt zu gelten. Dazu zählen:
- Die Steuernummer des ausstellenden Unternehmens
- Angaben zu Kundendaten
- Angaben zu Liefer- und Leistungsdatum
Online Quittung erstellen: Wie erstelle ich eine E-Quittung?
Für Quittungen auf Papier gibt es spezielle Quittungsblöcke, die bereits alle wichtigen Angaben enthalten. Diese Vorlagen sind äußerst praktisch, weil man damit sicher sein kann, keine wichtigen Informationen auf der Quittung zu vergessen. Häufig verfügen die Quittungsblöcke schon ab Werk über einen Durchschlag, so dass Sie sich auch über die Durchschrift keine Gedanken machen brauchen. Die Durchschrift sollten Sie nämlich aufbewahren und zu der dazugehörigen Rechnung für den Vorgang heften.
Als Unternehmer sind Sie jedoch nicht verpflichtet, Ihre Quittungen auf einem Quittungsblock auszustellen. Sie können – falls Sie gerade keinen derartigen Blick zur Hand haben – auch auf ein Blanko Papier zurückgreifen und die notwendigen Angaben darauf von Hand festhalten.
Praktischer und zeitgemäßer ist ein elektronischer Quittungsblock oder eine elektronische Quittung. Denn die hat den Vorteil, dass die E-Quittung online ausgefüllt werden kann. Noch dazu hat eine elektronische Quittung, die mit einer Vorlage erstellt wurde, den Vorteil, dass Ihnen als ausstellendem Unternehmer keine Fehler unterlaufen.
Denken Sie daran: Machen Sie falsche Angaben beim Inhalt der E-Quittung könnte sich das unter Umständen auf Ihren Vorsteuerabzug negativ auswirken.
Welche Form kann die E-Quittung haben?
Eine E-Quittung ist eine elektronische Form einer Quittung. Sie liegt daher digital vor. Abhängig davon, für welches System sich der Anwender entscheidet, sieht die Online-Quittung anders aus.
Mittlerweile gibt es Rechnungs- und Buchhaltungslösungen, die bereits eine Vorlage für E-Quittungen integriert haben. Als Unternehmer können Sie aber auch auf eine Vorlage zurückgreifen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die elektronische Quittung alle notwendigen Angaben (vgl. oben) enthält. Denken Sie daran, dass fehlende Angaben zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs führen können.
Als weitere Möglichkeit können Sie selbst eine Vorlage für eine E-Quittung erstellen, die Sie jedes Mal, wenn Sie eine digitale Quittung ausstellen möchten, aufrufen und mit den entsprechenden Kundendaten und Angaben zum Vorgang versehen.
Diese E-Quittung können Sie als Vorlage in Word oder Excel erstellen und bei Bedarf als PDF speichern und ablegen, ausdrucken oder per E-Mail-Anhang versenden. Eine digitale Quittung hat zahlreiche Vorteile im Vergleich zu einer Quittung in Papierform, die zunächst digitalisiert werden müsste.
Die Vorteile der E-Quittung
Entscheiden Sie sich für eine Vorlage, die bereits in Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm integriert ist, können Sie von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren:
- In der Vorlage sind alle notwendigen Angaben für eine korrekte E-Quittung enthalten.
- Der Brutto- und Nettobetrag inklusive der dazugehörigen Steuersätze wird ausgewiesen und berechnet.
- Datum und fortlaufende Nummerierung werden automatisch aufgeführt.
- Eine digitale Quittung kann am PC ausgestellt werden und ist daher leserlicher als eine handschriftliche Quittung.
- Auf der elektronischen Quittung können bestimmte unternehmensspezifische Elemente der Corporate Identity meist mit wenigen Klicks hinzugefügt werden.
- Das Ablagesystem kann vereinfacht werden. Wenn Sie eine Software nutzen, kann die elektronische Quittung sofort dem entsprechenden Vorgang und der dazugehörigen Rechnung zugeordnet werden.
Behalten Sie jedoch immer den Buchführungsgrundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ im Hinterkopf. Es könnte sein, dass das Finanzamt eine Vorlage für eine E-Quittung aus dem Internet nicht als Beleg im buchhalterischen Sinne anerkennt. In diesem Fall hätten Sie ein Problem. Verwenden Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware und die darin Integrierte Vorlage für eine digitale Quittung, sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite sein.
Lassen Sie sich im Zweifel von ihrem Steuerberater dazu beraten oder fragen Sie bei den Mitarbeitern beim Finanzamt nach, worauf Sie bei ihrer E-Quittung achten sollten.
