Cloud-Lösung: Die günstige Alternative für Ihre IT
Eine Cloud ist heutzutage längst mehr als nur ein neuer Trend. Wer über einen Internetanschluss verfügt, kann auf Softwarelösungen und Services im Netz von quasi überall auf der Welt zugreifen. Gerade für kleine Unternehmen sind Cloud-Lösungen in vielerlei Hinsicht interessant: Sie können komfortable Anwendungen nutzen, ohne sich um Investitionen, Installationen und Wartung kümmern zu müssen. Erfahren Sie, was Ihnen eine Cloud-Lösung von Anbietern wie Google, Amazon oder Microsoft bietet und worauf Sie achten müssen.
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Definition
Was ist eine bzw. die Cloud?
Der Begriff Cloud kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „Wolke“. Das Symbol gilt mittlerweile als Sinnbild für internetbasierte Server, die ihren Nutzern Programme und Programmabläufe sowie Rechenleistung und Datenspeicher „virtualisieren“.
Um Cloud-Computing zu betreiben bzw. um Cloud-Lösungen zu nutzen, müssen Sie weder Hardware noch Personal aufstocken. Alle Programme und Daten sind nicht mehr lokal vorhanden und physisch greifbar, sondern werden direkt virtuell über das Internet genutzt.
Wie funktioniert eine Cloud-Lösung für Unternehmen?
Seit den 1990er Jahren nutzen die Menschen Cloud-Speicher. Alles begann damit, dass Unternehmen externe Speicherkapazitäten buchten, um ihre eigenen Ressourcen zu schonen und zu erweitern. In der Anfangszeit waren diese Dienste allerdings noch mit hohen Wartungs- und Internetkosten verbunden. Heutzutage sieht das anders aus. Dank weitestgehend flächendeckendem und günstigem Internet, welches das Auslagern relevanter Posten wie Wartung und Installation an Drittanbieter ermöglicht, sind Clouds ein wichtiger Faktor für die Optimierung von Unternehmensprozessen geworden.
Doch wie funktioniert die Cloud-Technologie? Im Grunde ist das Prinzip dahinter simpel:
- Sie erstellen Dokumente, Präsentationen oder Bildern auf Ihrem Endgerät.
- Eine Kopie laden Sie in eine Cloud hoch. Das Original bleibt bei Ihnen.
- Während die Datei auf einem Cloud-Server abgelegt wird, erstellt dieser verschiedene Kopien auf weiteren Servern.
- Dadurch wird das Verlustrisiko minimiert, dass Sie bei einem Totalausfall eines Servers Ihre Inhalte verlieren.
Der Vorteil: Es erfolgt eine permanente Synchronisation Ihrer Dateien. Weiterhin ist beispielsweise eine Bearbeitung in Echtzeit auf der Cloud möglich. Die sogenannte Wolke dient aber nicht nur als Ablageort für Dokumente, Bilder oder anderer Dateien. Die Cloud-Lösung bietet Ihnen ebenfalls das Potenzial, Programme virtuell zu nutzen, ohne diese auf Ihre PCs spielen zu müssen. Heutzutage ist es zudem möglich, Prozesse durch virtuelle Maschinen abzubilden und dadurch die komplette Infrastruktur eines Unternehmens effizienter zu gestalten.
Überblick: Welche Arten von Clouds gibt es?
Public Cloud, hybride Cloud-Lösungen, SaaS – wer sich mit der Thematik näher beschäftigen will, stößt über kurz oder lang auf eine Vielzahl von Begriffen. Deutlich wird, dass es nicht die eine Cloud gibt, sondern verschiedene Arten und Formen.
| Service-/Liefermodelle | Erklärung |
|---|---|
| Software as a Service (SaaS) | In diesem Fall werden Ihnen innerhalb der Cloud Softwarelösungen zur Verfügung gestellt. Es handelt sich hierbei um Demand-Dienste, die Sie Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen können. |
| Infrastructure as a Service (IaaS) | Wie der Name schon suggeriert, erhalten Sie die notwendige Infrastruktur für Ihr Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Speicher, Netze oder Rechner. |
| Platform as a Service (PaaS) | Rechen- und Datenkapazitäten werden für Unternehmen immer wichtiger, um flexibler agieren zu können. Bei PaaS wird Ihnen eine individuelle Softwareumgebung bereitgestellt. |
| Function as a Service (FaaS) | Gerade Funktionen mit sehr hoher Rechenleistung kosten viele Ressourcen. Diverse Cloud-Service-Anbieter ermöglichen es Ihnen, diese Funktionen auszulagern und eigene Kapazitäten zu sparen. |
| Public Cloud | Wie der Name schon suggeriert, handelt es sich hierbei um öffentlich zugängliche Cloud-Dienste. |
| Private Cloud | Sie können sich allerdings auch für eine private Cloud-Lösung entscheiden, die explizit nur für Ihr Unternehmen nutzbar ist. |
| Hybrid Cloud | Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus öffentlicher und privater Cloud-Lösung. |
Achtung
Die Grenzen der Begrifflichkeiten sind fließend
Obwohl Begriffe wie SaaS, IaaS und Cloud-Lösung/Cloud-Computing eigentlich unterschiedliche Dinge bezeichnen (Programme, Infrastruktur, Rechen- und Speicherzentren), sind die Grenzen fließend. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird oft nicht zwischen SaaS und IaaS unterschieden, und häufig werden auch sämtliche Dienstleistungen unter dem Begriff Cloud-Lösung zusammengefasst.
Bedeutung für Unternehmen: Warum sind Cloud-Lösungen für große und kleine Unternehmen sinnvoll?
Sobald Sie Informationen auf verschiedenen Endgeräten (Smartphone, PC, Tablet etc.) lagern oder mehrere Standorte betreiben, lohnt es sich für Sie, sich mit dem Thema Web-Cloud auseinanderzusetzen. In beiden Fällen ist das Risiko groß, dass wichtige Informationen verlorengehen. Entweder weil Mitarbeiter vielleicht vergessen, Dokumente abzulegen oder weil verschiedene Standorte auf dieselben Programme zugreifen müssen und die Koordination erschwert wird. Eine cloudbasierte Lösung hilft Ihnen dabei, alle Inhalte an einem Ort zu speichern und einen zentralen Zugriff zu ermöglichen.
Eine Cloud ist nicht nur sinnvoll, wenn Sie unabhängig von einem PC arbeiten wollen. Sie können ebenfalls Bereiche wie die Buchhaltung digitalisieren. Selbstverständlich müssen Sie auch weiterhin alle relevanten Unterlagen für die Finanzbehörden aufbewahren. Es ist jedoch nicht mehr notwendig, die Buchführung mittels sogenannter Zettelwirtschaft durchzuführen. Stattdessen arbeitet jeder Mitarbeiter am eigenen Desktop, die Änderungen werden jedoch in der Cloud gespeichert.
Weitere relevante Schlagworte sind Virtualisierung und Visualisierung. Die Virtualisierung ermöglicht es Ihnen, Ressourcen und Hardware voneinander zu trennen.
Ein Beispiel: Sie sind Produzent von technischen Gütern. Die Produktion selbst ist auf verschiedene Standorte verteilt und wird mittels mehrerer PCs koordiniert. Dies ist aufwändig, kostenintensiv und gibt durch Fehlerquellen die Möglichkeit, die Lieferungen zu verzögern. Besser ist es, wenn Sie beispielsweise auf virtuelle Maschinen setzen, alle Prozesse digital abbilden und es Mitarbeitern verschiedener Standorte erlauben, jeden Schritt auch aus der Entfernung zu kontrollieren.
An dieser Stelle setzt die Visualisierung durch die Cloud-Lösung an. Ermitteln Sie Fehlerquellen und Potenziale, indem Sie Ihre Infrastruktur darstellen.
Cloud-Lösungen werden von vielen bekannten Unternehmen angeboten: Google ist ebenso dabei wie die IT-Größen SAP, Apple und Microsoft. Sie umfassen verschiedenste Bereiche – zum Beispiel Online-Datensicherung, Kundenverwaltung, Software für den Personalbereich, Projektorganisation, CAD usw.
Neben dem vielfältigen Angebot existieren weitere Vorteile, die für eine Hosting-Cloud sprechen.
Tipp
Gerade in Krisenzeiten ist eine Cloud-Backup-Lösung essentiell
Corona hat bewiesen, dass es Situationen gibt, in denen nicht alle Mitarbeiter im Büro arbeiten. Durch Homeoffice wird es Arbeitnehmern ermöglicht, flexibler und vor allem ortsunabhängig zu arbeiten. Unternehmen stehen hierbei vor der Mammutaufgabe, für verbesserte Kommunikationswege und Computer-Ressourcen zu sorgen. Cloud-Server sowie Cloud-Lösungen machen dies möglich. Alle Befugten haben Zugriff auf relevante Informationen und das mobile Arbeiten gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsablauf.
Flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse
Cloud-Computing wird oft mit herkömmlichen Leasing-Verfahren verglichen. Grundsätzlich ist dies richtig, da in beiden Fällen nicht die Anschaffungskosten, sondern nur die Nutzungskosten zu Buche schlagen und finanziert werden müssen.
Die Flexibilität betrifft aber nicht nur die Nutzungskosten. Viel wichtiger ist die Anpassungsfähigkeit im Hinblick auf Kapazität, da eine Cloud bedarfsgerecht mitwächst und mitschrumpft:
- Wird mehr Cloudspeicher benötigt, ist er da.
- Werden zusätzliche Kommunikationsserver benötigt, stehen sie im Handumdrehen zur Verfügung.
- Ist die unternehmensinterne Intranet-Lösung nicht mehr notwendig, wird sie abbestellt.
Die bedarfsgerechte Versorgung durch eine Online-Cloud befreit Sie außerdem von der Notwendigkeit, Reservekapazitäten oder Sicherheitsreserven vorhalten zu müssen.
Info
Beispiel zu flexiblen Softwarelösungen im Bereich Buchhaltung
Bei einer Online-Lohnabrechnung wird zum Beispiel pro Arbeitnehmerabrechnung gezahlt, sodass saisonale Schwankungen der Mitarbeiterstärke berücksichtigt werden. Programme und Programmpakete, die Sie direkt über das Internet nutzen, werden monatlich pro Computer abgerechnet. Ändert sich die Anzahl der Geräte, passen sich auch die Nutzungsgebühren an. Ein Beispiel aus unserem Produktsortiment wäre lexoffice Lohn & Gehalt.
Auslagerung von Hardware, Wartung und Aktualisierung
Wichtiger als die Flexibilität ist oft die komplette Auslagerung komplexer Hard- und Softwarekomponenten. Eine sichere Cloud-Lösung macht nicht nur die Anschaffung eigener Hard- und Software überflüssig, sondern erübrigt auch deren Wartung und Aktualisierung. Mangels eigener Fachkräfte müssten diese Punkte unter Umständen von teureren Fremdfirmen durchgeführt werden.
Tipp
Beispiel: Eine Cloud senkt Kosten
So kann beispielsweise ein Bürobetrieb mit acht PC-Arbeitsplätzen ein eigenes Intranetsystem für die interne Kommunikation und die gemeinsame Projektarbeit nutzen. Dafür müssen Sie nun nicht in einen teuren und wartungsaufwendigen eigenen Kommunikationsserver investieren. Bei einer Cloud-Lösung wie Microsoft Office 365 ist der für das Intranet notwendige SharePoint-Server gleich mit dabei. Er bietet als Online-Cloud-Speicher ein benutzerfreundliches System zum Teilen und Sortieren Ihrer Ordner mit Dokumenten, Fotos, Mails etc. im Backup.
Auch bei SaaS-Lösungen hat die Fremdwartung den entscheidenden Vorteil, dass nicht nur Sicherheitsupdates, sondern auch Aktualisierungen unmittelbar vorgenommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass das Unternehmen immer mit Programmen arbeitet, die aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Dank Cloud-Computing können auch Kleinunternehmen Programme und IT-Infrastrukturen nutzen, die bisher größeren Unternehmen vorbehalten waren.
Datensicherung mit Cloud-Lösungen
Für viele Unternehmen wäre es fatal, käme es zu einem Serverausfall oder zu einem Hardwareverlust. Ohne Zugriff auf die eigene Infrastruktur können Prozesse nicht durchgeführt werden, was wiederum finanzielle Auswirkungen hat. Ähnlich ist es bei einem Datenverlust – ein solcher kann beispielsweise Unterlagen von Projekten, Kunden oder Mitarbeitern umfassen. Cloud-Plattformen bieten Ihnen die Sicherheit, dass dies nicht geschieht. Datensicherheit besteht, Dateien bleiben vorhanden, ein Zugriff wird gewährleistet und selbst dann, wenn ein Server abstürzt, können Sie durch mehrere Backups arbeiten wie zuvor.
Welche ist die beste Cloud-Lösung?
Welche Cloud-Lösung am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt ganz vom tatsächlichen Bedarf Ihres Business nach Speicherplatz und Rechenkapazität ab. Stellen Sie auch Prognosen darüber an, inwieweit sich diese Zahlen in der Zukunft ändern und finden Sie Möglichkeiten zur Erweiterung. Hinzu kommt, ob Sie Software-Anwendungen oder weitere Funktionen auslagern möchten und wie lange Sie den Dienst in Anspruch nehmen wollen. Fragen Sie sich also, welche Anforderungen Sie an die Cloud-Lösung haben.
Benötigen Sie einen reinen Online-Backup-Speicher oder möchten Sie auch Software-Anwendungen zeitgleich mit anderen Personen verwenden? Die meisten Cloud-Anbieter verfügen zudem über Apps, die auf ihre Desktop-Anwendungen abgestimmt sind. One Drive, Dropbox oder Google Drive zählen zu den bekanntesten Beispielen. Auch von diesen Cloud-Lösungen sollten Sie gehört haben:
- Amazon Web Services (AWS) ist der Cloud-Computing-Service von Amazon. Die Cloud-Lösungen für Firmen sind nach Größe des Unternehmens und nach Branche geordnet. Darunter sind auch passende Cloud-Lösungen für KMU zu finden. AWS bietet neuen Kunden sogar ein ganzes Jahr als Test-Phase; danach gelten spezifische Preise, je nach Paket.
- Die Google Cloud ist ebenso vielseitig, was ihr Angebot betrifft. Neben Online-Cloud-Speichern und Online-Backup-Lösungen bietet der Dienstleister auch Datenbankdienste und Infrastruktur – optimiert auf verschiedene Arbeitslasten, darunter auch KI.
- Cloud-Lösungen von Microsoft sind ebenso auf die Branchen Ihrer Nutzer zugeschnitten. Das Angebot reicht unter anderem von KI-generierten Codes, über Erfassung von Daten zur Nachhaltigkeit von Unternehmen bis hin zu Online-Cloud-Speichern und Rechenkapazitäten. Der Dienstleister hebt folgende Bereiche hervor: das Gesundheitswesen, Finanzdienstleister, die Fertigungsbranche und den Einzelhandel.
Welche Cloud eignet sich zur Datensicherung?
Cloud-Lösungen zur Datensicherung sind die wohl bekanntesten Formen unter den Clouds. Online-Backup-Speicher sichern Ihre Daten automatisch. Überlegen Sie sich, welche Speicherkapazität durch die Cloud-Lösung für Ihre Firma verfügbar sein muss. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile verschiedener privater und öffentlicher Cloud-Anbieter und entscheiden Sie nach dem Kosten-Nutzen-Prinzip.
Dienste privater Cloud-Anbieter sind eine sichere und flexible Lösung für Firmen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten selbst zu verwalten oder aber verwalten zu lassen. Es entsteht so ein rein privat zugänglicher, verschlüsselter Cloud-Space, allein für Ihr Team. Diese Cloud-Lösung ist sowohl für KMU als auch größere Firmen attraktiv.
Wie sicher sind Cloud-Lösungen?
Prüfen Sie, ob die Cloud-Lösungen, die zur Wahl stehen, die Richtlinien der DSGVO erfüllen. Vertrauliche Informationen über Kunden, Mitarbeiter oder interne Arbeitsabläufe sollten auf keinen Fall in die Hände Dritter geraten. Cloud-Anbieter beschreiben auf Ihren Websites Ihre Standards zum Datenschutz und zur Datensicherheit.
Dropbox versichert beispielsweise, seine Anwendungen – die auf verschiedene Unternehmensgrößen zugeschnitten sind – EU-DSGVO-konform zu betreiben. Verwenden Sie die Dienste eines Cloud-Anbieters aus Deutschland oder dem europäischen Ausland, sind Sie auf der sichereren Seite: Diese Anbieter unterliegen der EU-DSGVO. Die Standards zum Datenschutz internationaler Cloud-Dienstleister unterscheiden sich mitunter stark von denen, die Ihren Sitz innerhalb des europäischen Raumes haben. Somit kann es vorkommen, dass Ihre Daten außerhalb der EU gespeichert werden, wenn Sie sich für einen nicht europäischen Anbieter entscheiden.
Was kostet eine Cloud-Lösung?
Unterschiede in der Speicher- und Rechenkapazität, der Zeitdauer der Nutzung sowie der Anzahl der Nutzer bzw. der Rechner, die Zugriff auf die Cloud-Lösung haben, sind meist preisbildende Leistungen der Cloud-Anbieter. Je nach Zusammenstellung dieser Komponenten können Sie unterschiedliche Pakete buchen.
Viele Cloud-Anbieter bieten Verträge über ein Jahr, die sich automatisch verlängern, falls Sie den Dienst nicht kündigen. Diese Verträge sind mit die günstigsten. Etwas teurer, aber auch flexibler, gestalten sich halbjährliche Verträge oder Verträge über wenige Monate.
Sind Sie auf der Suche nach einer kostenlosen Cloud-Lösung, haben Sie bei vielen Anbietern die Möglichkeit, eine kostenlose Test-Phase zu buchen. Falls Sie nicht zufrieden sind, vergessen Sie nicht, das Abonnement nach der Test-Phase abzubestellen und für Datensicherheit zu sorgen. Sonst entstehen ungewollt Kosten.
Ab gewissen Datenmengen, die gespeichert werden sollen, gibt es keine kostenlosen Cloud-Lösungen mehr. Gleiches gilt für die Nutzung spezieller Software-Angebote.
