Definition: Was ist ein Backup?
Bei einem Backup handelt es sich um eine Sicherung von Daten auf einem geeigneten Speichermedium – wie etwa einer CD, einem USB-Stick oder einer Cloud. Diese Datensicherungen können einmalig oder in unterschiedlichen Intervallen erfolgen. Dabei werden sensible Daten redundant, das heißt doppelt gespeichert. Nach dem Backup steht eine Sicherheitskopie zur Verfügung. Durch diese können Daten je nach Backup-Variante vollständig oder teilweise wiederhergestellt werden. Das sorgt für eine Datensicherheit, die für dich als Unternehmer besonders wichtig ist.
Wann werden Backups erstellt?
Durch Backups können Daten automatisch gespeichert werden. Demnach eignen sie sich für jeden, der seine Daten regelmäßig sichern will.
Besonders Selbstständige und Unternehmen profitieren von einem regelmäßigen Backup, da sie sensible Daten verarbeiten. Der Datenverlust kann schwere bis vernichtende Auswirkungen für den Betrieb haben.
Verlierst du beispielsweise wichtige Kundendaten, kann dies nicht nur den Ruf deines Unternehmens nachhaltig schädigen, weil Geschäftskunden plötzlich keine Rückmeldung mehr auf ihre Anfragen erhalten. Es kann auch zu starken finanziellen Verlusten durch Umsatzrückgang kommen.
Ein regelmäßiges Backup sichert deine Daten zweifach und schützt diese damit bei einem Datencrash.
Info
Hier einige Ursachen für einen Datencrash
- Hacker-Angriffe
- Trojaner
- Viren
- Technische Defekte
- Umstellung der IT-Sicherheit oder Hardware
Der feine Unterschied zwischen Backup und Datensicherung
Was heißt Backup eigentlich übersetzt? Backup bedeutet auf Deutsch schlicht „Datensicherung“ oder „Sicherungskopie“. Oft werden die Begriffe Datensicherung und Backup synonym verwendet oder gehen ineinander über. Einige IT-Experten sehen jedoch feine Unterschiede in der Begrifflichkeit:
- Was bedeutet Datensicherung: Mit der Datensicherung ist das einfache Sichern (Kopieren) von Daten wie Fotos, Dokumenten, Musik usw. auf einem von der Festplatte unabhängigen Datenträger gemeint (externe Festplatte, Brennen auf CD/DVD, Stick, Cloud usw.).
- Was ist ein Backup: Beim Backup hingegen erfolgt die Datensicherung durch eine oft regelmäßig erstellte Sicherungskopie. Diese Sicherung kann automatisiert durch ein separates Programm erfolgen.
Was musst du beachten, bevor du ein Backup erstellst?
Wenn du ein Backup auf deinem Server durchführen willst, solltest du dir zuvor einen guten Backup-Plan überlegen. Dazu kannst du dir folgende Fragen stellen:
- Wo will ich die gesicherten Daten ablegen?
Möchtest du deine Daten in einer Cloud, auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick ablegen? Dann überlege dir, welches Speichermedium für dein Datenvolumen am besten geeignet ist. Wichtig ist es auch, den Speicherort genau zu kennen und diesen wiederzufinden. Oft ist gerade bei automatisierten Backups unklar, wo die Daten-Kopien abgelegt werden. Finde den Speicherort heraus und notiere gegebenenfalls den Datenpfad. - Was will ich sichern?
Mach dir vorab Gedanken, was genau du sichern willst. Handelt es sich dabei um die Daten eines ganzen Laufwerkes oder möchtest du nur einen einzelnen Ordner sichern? Das Datenvolumen und die Sensibilität der Daten entscheidet über das geeignete Speichermedium und auch über die Backup-Variante. - Wie oft will ich sichern?
Backups können manuell oder automatisch erfolgen. Sie können vollständig, differenziell oder schrittweise (inkrementell) durchgeführt werden. Wenn du beispielsweise oft über einen langen Zeitraum hinweg umfangreiche Arbeitsdateien generierst, solltest du für den Ernst- und Rekonstruktionsfall auch Backups von Zwischenversionen parat haben. Das Backup-Intervall ist abhängig von der Art und Weise, wie du Daten generierst und welches Volumen generiert wird.
Backup-Strategie: inkrementell, differenziell und vollständig
Es gibt drei Methoden einer Backup-Strategie, die diverse Vor- und Nachteile beinhalten. Damit du dir für dein Unternehmen die passende Backup-Strategie überlegen kannst, solltest du den Unterschied zwischen den drei Methoden kennen:
- Was ist ein vollständiges Backup:
Das vollständige Backup erfolgt täglich neu und speichert jeden Tag eine Sicherheitskopie der gewünschten Datenmenge ab. Dabei werden alte und neue Daten täglich zusammen abgelegt. Dadurch werden auch unveränderte Dateien permanent dupliziert. Dies verschlingt große Summen Speicherkapazität. Bei dieser Methode kannst du das Backup jedoch am einfachsten wiederherstellen, da es immer alle Daten umfasst. Der Datenverlust ist bei dieser Methode am niedrigsten, dafür ist der Speicher- und Zeitverlust am höchsten. Die automatische Datensicherung kann hier zum Beispiel auf einer externen Festplatte erfolgen, die eine hohe Speicherkapazität hat. Die Daten werden dann gesichert, indem eine Sicherheitskopie direkt auf der Festplatte erstellt wird. - Was ist ein differenzielles Backup:
Beim differenziellen Backup wird einmal wöchentlich ein vollständiges Backup durchgeführt. Es werden pro weiteren Tag sämtliche Differenzen zum Referenz-Backup archiviert. Wenn du also am Montag ein vollständiges Backup durchführst, werden am Dienstag nur die Differenzen, die von Montag auf Dienstag entstanden sind, erfasst. Bei dieser Methode wird weniger Speicherplatz verbraucht. Wenn die Referenzsicherung jedoch bereits Schäden aufweist, nutzen auch die Differenz-Backups wenig. - Was ist ein inkrementelles Backup:
Das inkrementelle Backup verbraucht am wenigsten Speicherplatz. Nach einem einmal wöchentlichen Gesamtbackup werden an den folgenden Tagen nur die Änderungen und neuen Daten gespeichert. Diese Methode ist sehr schnell und belastet kaum deine Ressourcen. Das Wiederherstellen gestaltet sich bei diesem Backup jedoch schwieriger. Nach der Vollsicherung müssen schrittweise alle inkrementellen Backups wiederhergestellt werden. Bei der inkrementellen Methode muss besonders auf eine geordnete Archivierung geachtet werden.
Zusammenfassung
Wann ist welche Backup-Methode sinnvoll?
- Hast du genug Speicherkapazität sowie Zeit zur Verfügung und willst eine übersichtliche Datenmenge sichern, kannst du auf das vollständige Backup zurückgreifen.
- Bei geringen täglichen Veränderungen der Daten und begrenztem Speichervolumen ist die differenzielle Methode die Passende.
- Fallen regelmäßig große Datenmengen an und sind die Zeit- und Speicherressourcen begrenzt, ist die inkrementelle Sicherung vorzuziehen.
Wie wird ein Backup durchgeführt?
Die Backup-Durchführung variiert von Anwendung zu Anwendung:
- Die Durchführung eines Backups erfolgt bei Windows über die Systemsteuerung deines Computers. Unter dem Punkt ‚System und Sicherheit‘ kannst du ein Backup in Form eines Systemstandbildes durchführen.
- Auf externen Speichermedien funktioniert die Drag and Drop-Methode oder das Kopieren des Dateiordners. Die Kopie kannst du dann auf dem externen Laufwerk (USB-Stick, CD, externe Festplatte) unter ‚Mein Computer‘ ablegen.
- Bei kostenlosen Cloud-Anbietern wie Dropbox kannst du über das Internet auf die Cloud zugreifen und Kopien hochladen.
Daten aus dem Backup wiederherstellen
Die Wiederherstellung deiner Sicherungskopien ist abhängig vom Anbieter. Bei vielen Software-Anbietern reicht es aus, wenn du den Speicherort der Sicherung auswählst, das Backup aussuchst und auf Wiederherstellung drückst. Unter der Funktion ‚Einstellungen‘ findest du bei Smartphones oft eine Weiterführung zur Möglichkeit, Backups zu erstellen oder wiederherzustellen.
Info
Beispiel Windows 11:
Bei Windows 11 findest du unter ‚Sichern und Wiederherstellen‘ innerhalb der Systemsteuerung die Wiederherstellungsfunktion.
- Öffne das Startmenü und suche nach "Systemsteuerung".
- Klicke innerhalb der Systemsteuerung auf "Sichern und Wiederherstellen".
- Wähle danach "Sicherheit und Wartung" aus.
- Klicke anschließend auf "Wiederherstellung".
- Nun wählst du "Systemwiederherstellung öffnen" aus.
- Jetzt musst du die Administrator-Kennung eingeben. Im Normalfall stimmt diese mit den Nutzerdaten überein.
- Bestätige in den nächsten beiden Fenstern jeweils mit "Weiter" und wähle den richtigen Wiederherstellungspunkt aus. Danach klickst du auf "Fertigstellen".
Welches Speichermedium eignet sich: externe Festplatte oder Online-Backup?
Für die Datensicherung stehen verschiedene Speichermedien zur Verfügung. Jedes Medium hat dabei diverse Vor- und Nachteile. Welches Medium für dich infrage kommt, hängt wiederum davon ab, welche Anforderung du an das Medium hast:
Optische Datenträger
Blu-Ray, CD und DVD sind sichere Speichermedien und ideal für ein sogenanntes ‚kaltes Backup‘. Dabei handelt es sich um ein Backup, bei dem Daten offline konserviert werden, das heißt, während das System nicht aktiv ist. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten vor Trojanern und Hackerangriffen geschützt sind. Der Nachteil ist jedoch, dass bei hohen Datenmengen viel Zeit- und Ressourcenaufwand anfällt. Die zahlreichen Daten müssen dann auf diversen CDs gebrannt werden. Die hohe Materialnutzung ist ökologisch belastend. Außerdem zeigen sich bei längerer Aufbewahrung Abnutzungserscheinungen, sodass optische Datenträger nur für eine kurze Verwahrungszeit geeignet sind.
Externe Festplatte
Eine externe Festplatte ist günstig sowie mobil und besitzt eine hohe Speicherkapazität. Bei sogenannten RAID1-Systemen kann durch eine doppelte Festplatte in ein und demselben Gehäuse sogar eine doppelte externe Sicherung der Daten erfolgen. Bei Backups auf einer externen Festplatte sind diese jedoch nicht vollständig vor Malware geschützt. Außerdem kann die externe Festplatte zum Beispiel durch Herunterfallen beschädigt werden und zeigt eine begrenzte Lebenszeit.
Tipp
Analyse-Tool für die externe Festplatte
Bei der Nutzung einer externen Festplatte solltest du bei sensiblen Daten vor dem Backup ein Analyse-Tool anwenden. Dieses überwacht die Funktionstüchtigkeit und kontrolliert das Ausfallrisiko der Festplatte.
NAS
Ein NAS-Backup erfolgt auf einem netzgebundenen Speicher oder Netzlaufwerk. Das NAS-Gerät ist über ein Kabel mit einem Router oder einem anderen Verteiler mit dem Netzwerk verbunden. Mithilfe von Übertragungsprotokollen kannst du Daten im Netzwerk teilen.
Eine NAS-Datensicherung verläuft meist automatisiert – immer dann, wenn einer der PCs im Netzwerk angeschaltet ist. So wird sichergestellt, dass du alle Daten jederzeit als Backup speicherst. Nachteile sind hier die langsame Datenübertragung und die Gefahr von Malware.
Cloud-Lösungen
Backup-Software kannst du als Cloud-Lösung erwerben. Backup-Cloud-Lösungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, da sie einige Vorteile haben:
- Wer seine Daten online speichert, spart eine Menge Speicherplatz ein.
- Professionelle Software-Anbieter können dir Programme zur Verfügung stellen, die deine Backups nach deinen Wünschen automatisch durchführen, leicht bedienbar sind und über fast unbegrenzte Speicherkapazität verfügen.
- Backup-Lösungen können dadurch enorme Datenmengen archivieren und die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens entlasten.
- Sie ersparen dir das manuelle Synchronisieren und überflüssigen Materialabfall.
- Backup-Software-Lösungen sind von überall aus und von jedem Gerät zu jeder Zeit anwendbar.
- Ein zertifizierter Cloud-Anbieter schützt deine sensiblen Daten vor Fremdzugriffen und handelt DSGVO-konform.
Die Bedingungen für eine funktionale Backup-Software sind lediglich eine schnelle Netzanbindung mit ausreichender Bandbreite und die notwendige technische Ausrüstung.
Tipp
Tool-Tipps
Programme wie UrBackup, Ashampoo oder Aomei Backupper kannst du auch als umfangreiche Backup-Freeware aus dem Internet runterladen. Setzt du eine Lexware Software ein? Dann nutzt du das integrierte Tool Lexware datensicherung online. Dies kannst du jederzeit direkt über deine Software dazubuchen.
Anwendungen, die du via Cloud-Backup sichern kannst
Welche Anwendungen mit einem Cloud-Backup gesichert werden können, ist einerseits abhängig von der Anwendung selbst und der Backup-Software. Einige Betriebssysteme haben bereits einen begrenzten eigenen Cloud-Speicher.
Generell werden beim Mac-PC genauso Backups erstellt wie beim Android-Smartphone.
Info
Zusätzliche Sicherheit durch Verschlüsselungs-Code
Windows- oder Cloud-Software-Lösungen wie Google Drive bieten für Backups auch Codes zur Verschlüsselung an. Nachdem du dein Backup erstellt hast, kannst du die Sicherheitskopie durch einen Rechtsklick mit der Maus mit einem Sicherheitscode versehen. Dadurch kannst du die Daten zusätzlich vor Fremdeingriffen schützen.
Wie lange werden die Backup-Daten aufbewahrt?
Wie lange Backup-Daten erhalten bleiben, ist abhängig von deiner Konfiguration und dem Speichermedium. Bei einer Backup-Software können diese unbegrenzt konserviert werden. Auch externe Speichermedien erhalten Datenkopien ohne dein Eingreifen bis zu ihrem Verfallszeitpunkt.
Wichtig ist, dass du bei der Datensicherung auf die Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht achtest. Wie lange du die Daten verwahren musst, ist abhängig von deinem Inhalt und den entsprechenden Vorschriften.
Bei der Aufbewahrung von Daten ist grundsätzlich zwischen einer längerfristigen Archivierung und einer kurzfristigen Aufbewahrung zu unterscheiden:
- Längerfristige Datenarchivierung:
Bestimmte Daten unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Bei der längerfristigen Datenarchivierung musst du diese Aufbewahrungsfristen berücksichtigen. Bestimmte Mitarbeiterdaten müssen – beispielsweise nach dem Arbeitszeiten- und Mutterschutzgesetz – mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Handels- und steuerrechtliche Daten sollten zehn Jahre archiviert werden. Mehr Infos dazu findest du in unserem Artikel:
- Kurzfristige Aufbewahrung:
Die kurzfristige Aufbewahrung umfasst in der Regel einen Zeitraum von wenigen Tagen bis zu drei Monaten. Sie erfolgt durch die Fertigung von Sicherungskopien (Backups) oder durch Speichern der zu sichernden Daten auf einer externen Festplatte. Speichere personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die notwendigen Zwecke erforderlich ist. Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, sind sie – nach Angaben der DSGVO – zu löschen.
