Cloud-Speicher: Externer Speicherplatz für deine Daten

Du nutzt bei einem externen Cloud-Speicher Speicherplatz eine fremde Storage-Infrastruktur. Dieses Servicemodell nennt man SaaS (Storage-as-a-Service). Der Zugriff auf diese Technologie geschieht auf zwei Arten: Schalte dich über eine öffentliche Internetverbindung zu oder nutze eine gesonderte, private Netzwerkverbindung. Wenn du dich für einen Anbieter entschieden hast, läuft die Handhabung daher stets gleich ab:

• Du erstellst einen Nutzernamen bzw. verwendest deine E-Mail-Adresse
• Du legst ein sicheres Passwort fest
• Du speicherst deine Daten wie Fotos, Dokumente oder andere Dateien
• Du verwaltest von jedem möglichen Endgerät deine im Cloud-Speicher befindlichen Dateien

Neben der Funktionsweise eines cloudbasierten Speichersystems gilt es weiterhin zu klären, warum ein Cloud-Speicher sinnvoll und notwendig ist. Folgende Gründe sprechen für den Einsatz eines virtuellen Speicherdienstes:

• Reduziere Kosten: Aufgrund der Nutzung von Cloud-Speichern musst du keine Hardware mehr kaufen oder Geld in die Wartung von Storage Area Networks (SANs) ausgeben. Buche bei großen Datenmengen Speicherplatz hinzu oder reduziere Speicherkapazitäten. Was ein Cloud-Speicher kostet, orientiert sich an deinem Bedarf. Du zahlst daher nur den Platz, den du zum jeweiligen Zeitpunkt brauchst. Die schnelle Skalierbarkeit ermöglicht eine flexible Anpassung sowohl nach oben als auch nach unten.
• Steigere deine Flexibilität: Durch die Bereitstellung von Daten in einem zentralen Cloud-Speicher kannst du die Zusammenarbeit innerhalb deines Unternehmens verbessern. Benötigte Dokumente, Tabellen oder Präsentationen stehen an einem Ort zur Verfügung und sind für alle Mitarbeiter gebündelt zugänglich.
• Beschleunige die Datenbereitstellung: Mithilfe der schnellen Datenverarbeitung können gespeicherte Unterlagen in wenigen Klicks gefunden werden und in Sekundenschnelle heruntergeladen werden. Durch den digitalen Datenfluss wird die übergreifende Übertragung und Verwaltung von Dokumenten von tagelangen Prozessen auf wenige Minuten reduziert.

Wenn du eine Cloud verwendest, wählst du gezielt aus, was du dort speicherst. Die Daten kannst du jederzeit im Cloud-Speicher verwalten, bearbeiten und löschen bzw. diesen vollständig leeren. Bei einem Cloud-Backup hingegen handelt es sich um eine automatische Speicherung. Diese Anwendung sichert all deine Daten ab, ohne dass du das bewusst steuern musst. Damit sind deine Dateien immer sicher, selbst wenn zum Beispiel ein Virus deinen Rechner befällt oder deine Festplatte durch einen Kurzschluss gelöscht wird.

Es gibt sehr viele Cloud-Speicher-Anbieter auf dem Markt. Zusätzlich zum Speicherplatz unterscheiden sich diese im Funktionsumfang. Diese Faktoren hängen vom jeweiligen Hersteller und dem gewählten Paket ab. Darin gibt es auch Abweichungen in der Verfügbarkeit der User-Lizenzen. Diese brauchst du für jeden Benutzer, der in deinem Unternehmen mit dem Cloud-Speicher arbeiten möchte.
Daneben trennen die Hersteller häufig die angebotenen Preise, die Laufzeit (Monat oder Jahr) sowie die Größe des Speicherplatzes. Wir haben ein paar Cloud-Speicher-Dienste im Vergleich für dich zusammengefasst:

*Eine kostenfreie Version ist nur für die private Nutzung erhältlich.

Was tust du, wenn dein Cloud-Speicher voll ist? Entweder löschst du veraltete Dateien oder buchst zusätzliche Speicherkapazität hinzu.

Um auf der sicheren Seite zu sein, kannst du deine Daten verschlüsseln, bevor du diese in den Cloud-Speicher lädst. Diese Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten einige Cloud-Speicher-Anbieter bereits in ihren Paketen an. Ist das nicht der Fall, kannst du die Verschlüsselung auch selbst in die Hand nehmen. Zum Beispiel mit separaten Tools, wie das häufig bereits vorinstallierte 7-Zip.

Es gibt nicht den besten Cloud-Speicher. Allerdings haben Betriebe die Möglichkeit, eine eigene private Unternehmens-Cloud aufzubauen. Das kann sich in manchen Fällen bereits für kleine bis mittelständische Firmen lohnen. Die benötigte Hardware mietest du bei einem Cloud-Anbieter. Dann entscheidest du, ob du oder der Dienstleister die gesamte Verantwortung des Betriebssystems übernimmst. Das betrifft:

• Sicherheitsaktualisierungen
• Datenverwaltung
• Datenschutz

Deine interne Cloud ist allerdings nur über dein Intranet, über einen VPN-Client oder in einem passwortgeschützten Bereich zugänglich. Dies kann die Sicherheit des Cloud-Speichers deutlich erhöhen.

Doch nicht nur die Speicherung der Unternehmensdaten in der Cloud ist für die Geschäftsprozesse und Datensicherheit von Vorteil. Auch der Einsatz einer cloud-basierten Unternehmenssoftware wie Lexware Office kann viele Abläufe vereinfachen. Durch die immer verfügbaren Daten kann man Buchungen, Rechnungen oder Lieferscheine ganz einfach von unterwegs aus verwalten und profitiert von der ständigen Erreichbarkeit der Anwendung über den Browser.

Das hängt davon ab, worauf du Wert legst. OneDrive zum Beispiel bietet weniger Speicherplatz an, wenn du ohne Microsoft Office arbeitest. Hier bist du also an das System gebunden. Dropbox hingegen ist sehr beliebt bei privaten Nutzern. Allerdings werden die Daten dabei außerhalb der EU gespeichert. Das spricht für eine geringere Sicherung. Oder du verwendest enorm große bzw. viele Daten. Dann kommen nur kostenpflichtige Cloud-Speicher mit bis zu 10 TB Speicherplatz infrage.

Mit einer kostenfreien Version kannst du dir einen ersten Eindruck von einem Cloud-Speicher verschaffen. Wenn du Cloud-Speicher vergleichst, solltest du beachten, dass diese sehr differenziert für unterschiedliche Unternehmens- und Teamgrößen angeboten werden. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen nicht immer das leistungsstärkste Paket mit unendlicher Speicherkapazität. Überlege daher vor dem Kauf deines Cloud-Speichers, welche Funktionen für dich wichtig sind, wie viele Mitarbeiter Zugriff erhalten sollen und achte insbesondere auf eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung.