Wer ist als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt?

Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) in den Paragrafen 15 und 15a geregelt. Darin ist zu lesen, dass ein Unternehmer die Umsatzsteuer, die er oder sie an ein anderes Unternehmen, an die Eingangszollstellen oder an die Finanzämter bezahlt hat, wieder abziehen darf. Und zwar über einen Umweg. Nämlich dann, wenn er oder sie selbst eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellt. 

Was zunächst ein wenig kompliziert klingt, ist bei näherer Betrachtung eigentlich ganz einfach: Nehmen wir an, dass Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen und daher auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen. Erhalten Sie nun von einem anderen Unternehmen eine Rechnung für eine Dienstleistung oder den Kauf eines Produkts, können Sie wiederum die Umsatzsteuer aus den von Ihnen gestellten Rechnungen mit der Umsatzsteuer auf der erhaltenen Rechnung verrechnen. 

Das bezeichnet man dann als Vorsteuer. Hier ein Beispiel:

Häufig stellt sich die Frage, ob auch Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die einfache und schnelle Antwort lautet: Nein, sind sie nicht. Der Grund: Sie weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Kleinunternehmer nach nach § 19 UStG haben somit keine Umsatzsteuer eingenommen, die sie als Vorsteuerabzugsberechtigte verrechnen könnten. Es sind nur Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, die auch auf ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Diese können die gezahlte Umsatzsteuer entweder im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung verrechnen.

Neben Kleinunternehmern sind folgende juristische und natürliche Personen ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt: 

• Privatpersonen 
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts oder Körperschaften. Voraussetzung: Sie beziehen steuerfreie Leistungen bzw. Umsätze 

Um vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden – zusätzlich zu den bisher genannten. Nämlich diese hier:

• Sie kaufen das Produkt oder die Dienstleistung für Ihren Geschäftsbetrieb. Private Anschaffungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig. 
• Sie erbringen selbst Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind. 
• Die Umsatzsteuer ist auf der jeweiligen Rechnung korrekt ausgewiesen. Außerdem enthält die Rechnung alle weiteren Pflichtangaben. 
• Das erworbene Produkt oder die Dienstleistung ist umsatzsteuerpflichtig. 
• Das Produkt oder die Dienstleistung gehört zu den sogenannten abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Im Hinblick auf die jeweilige Rechnung sollten Sie beachten, dass sich nicht alle Rechnungen für den Vorsteuerabzug eignen. Falls Sie unsicher sein sollten, ob Sie für die vorliegende Rechnung vorsteuerabzugsberechtigt sind, orientieren Sie sich an der folgenden Auflistung: 

• Die Rechnung liegt Ihnen im Original vor. 
• Falls die Rechnung als elektronische Variante vorliegt, muss sie lesbar, unversehrt und echt sein. 
• Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz. Nämlich: 

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers und Rechnungsstellers 
2. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens 
3. das korrekte Rechnungsdatum sowie eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer 
4. die Menge und Art des gelieferten Gegenstandes oder der Dienstleistung 
5. den korrekten Lieferzeitpunkt 
6. die Steuersätze, Steuerbeträge und ggf. Steuerbefreiungen, die für die jeweiligen Waren und/oder Dienstleistungen gelten, inklusive Umsatzsteuer 
7. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist 
8. Betrag in netto 
9. Betrag in brutto 

Um beurteilen zu können, wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, gibt es noch weitere Aspekte, die beachtet werden müssen. Denn es gibt verschiedene Vorsteuerarten. 

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können folgende Beträge abziehen: 

• Umsatzsteuer auf Leistungen oder Waren, die für das eigene Unternehmen gebraucht werden. 
• Die Umsatzsteuer bei Anzahlungen. Allerdings muss dazu die Anzahlung bereits gezahlt worden sein. 
• Die Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die aus dem Ausland importiert wurden. 
• Die Erwerbssteuer, die für Gegenstände des innergemeinschaftlichen Erwerbs gilt. 
• Die Umsatzsteuer, die das Unternehmen wegen des Reverse-Charge-Verfahrens oder der Umsatzsteuerlager zahlen musste.

Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, können Sie diesen Vorsteuerabzug im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung oder Ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung geltend machen. Das bedeutet, dass Sie entweder mehrmals pro Jahr die Vorsteuer geltend machen oder erst am Ende des Geschäftsjahres mit Ihrer abschließenden Umsatzsteuererklärung.

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit stellen sich viele Unternehmer die Frage, ob sich das teilweise umfangreiche Verfahren für eine Vorsteuerabzugsberechtigung für sie überhaupt lohnt. Unter Umständen könnte ja auch die Kleinunternehmerregelung viel sinnvoller sein. 

Wer sich dafür einsetzen sollte, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein und damit im Gegenzug auf die Kleinunterunternehmerregelung verzichten sollte, hängt von den individuellen Voraussetzungen ab:

Bis Ende 2022 galt Folgendes: Bestimmte Berufsgruppen, wie z. B. Handwerksbetriebe vieler Gewerke, Einzelhändler vieler Branchen, Gastgewerbebetriebe und Angehörige freier Berufe, konnten den pauschalen Vorsteuerabzug beantragen. Damit konnten diese sich die genaue Auflistung der Umsatzsteuer sparen und pauschal einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes vorab abziehen (§§ 69,70 UStDV). Ab 1.1.2023 ist diese umsatzsteuerliche Vergünstigung leider weggefallen.

Allerdings war diese Vereinfachung an einige Voraussetzungen gebunden:

• Das Unternehmen erstellte eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), um den Jahresgewinn zu ermitteln. 
• Der Umsatz lag im vorangegangenen Jahr unter 61.356 Euro. 
• Das Unternehmen gilt als gemeinnützige Körperschaft oder eine Personenvereinigung, es ist nicht zur Buchführung verpflichtet und der Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr war nicht höher als 35.000 Euro. 
• Das Unternehmen fällt in den land- oder forstwirtschaftlichen Bereich.

Daneben gibt es noch weitere Fragen, die immer wieder im Zusammenhang mit einer Vorsteuerabzugsberechtigung auftauchen. Wir geben Ihnen in aller Kürze eine Antwort auf diese Fragen.