Reisekostenabrechnung für Unternehmer: So gehen Sie richtig vor

Wie das Finanzamt die Reisekosten und Ihre Reisekostenabrechnung als Unternehmer wertet, hängt vom Anlass der Reise ab: Sie dürfen die Aufwendungen als Betriebsausgabe nur dann geltend machen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Damit eine Reise als geschäftlich eingeordnet wird, müssen Sie die folgenden Punkte beachten:

• Die Reise muss außerhalb der betrieblichen Einrichtung stattfinden.
• Die Fahrt zur Arbeitsstätte zählt nicht als Geschäftsreise.

Das heißt, Sie müssen also vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Betriebsstätte bzw. Tätigkeitsstätte beruflich tätig sein.

Diese Grundsätze gelten nicht nur für Unternehmer, sondern auch für Reisekosten von Arbeitnehmern, etwa bei Dienstreisen oder Außendiensttätigkeiten.

Die „erste Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte” ist in den meisten Fällen die eigene Firma, kann aber auch eine Zweigstelle, eine Auslandsniederlassung oder ein Ladengeschäft sein, in dem Sie größtenteils verweilen. Dies kann von Ihnen selbst, aber auch vom zuständigen Finanzamt festgelegt werden und führt vor allem in Zusammenhang mit Arbeitnehmern und der Reisekostenabrechnung zu steuerlichen Änderungen. 

Folgende Voraussetzungen muss die erste Tätigkeitsstätte erfüllen, um als solche zu gelten: 

• Ortsfeste betriebliche Einrichtung
• Dauerhafte Zuweisung des Arbeitnehmers 

Reisekosten kommen immer dann in Betracht, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend

• außerhalb seiner Wohnung und
• außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte

beruflich tätig wird.

Für Arbeitnehmergruppen wie Kundendienstmitarbeiter und Berufskraftfahrer, die oftmals über keine erste Tätigkeitsstätte verfügen, ist nur das Wohnungskriterium entscheidend. Deshalb gelten die Reisekostenregelungen auch für Arbeitnehmer, die typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig sind.

Erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers ist nach der gesetzlichen Definition eine ortsfeste betriebliche Einrichtung 

• des Arbeitgebers,
• eines verbundenen Unternehmens oder
• eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Für die erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung infrage, an der ein Arbeitnehmer dauerhaft tätig werden soll. Fahrzeuge, Schiffe, Züge oder Flugzeuge scheiden dafür aus.

Für den Gewerbetreibenden, Freiberufler sowie Land- und Forstwirt enthält das Gesetz eine eigene Definition des Ausgangspunkts für die Annahme einer Auswärtstätigkeit. Reisekosten kann ein Unternehmer als Betriebsausgaben abziehen, wenn er von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig wird. Dieser reisekostenrechtliche Betriebsstättenbegriff im EStG 2014 wurde unverändert aus dem alten Recht übernommen.

Sie als Unternehmer haben die Möglichkeit, Reisekosten für eine sogenannte berufliche Auswärtstätigkeit steuerlich geltend zu machen. Das geschieht in der sogenannten Reisekostenabrechnung für Unternehmer. Welche Kostenpunkte dazu gehören und ab wie vielen Stunden Sie insbesondere Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen können, verraten wir Ihnen im Folgenden.

Beachten Sie zudem: Sie finden online auch zahlreiche Mustervorlagen für die Reisekostenabrechnung für Unternehmer. Einige Programme, wie beispielsweise die Reisekostenabrechnungssoftware von Lexware, bieten Ihnen außerdem direkte Masken und Sachkonten zur Erstellung der Abrechnung.

Als Unternehmer dürfen Sie nicht ohne Weiteres die tatsächlichen Verpflegungskosten buchen, sondern müssen sich an die festgelegten Pauschbeträge halten. Dabei gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

Diese sogenannte Tagespauschale für Reisekosten richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und ist gesetzlich genau definiert.

Ab 2025 gelten für Dienstreisen in Deutschland folgende Pauschbeträge:

• Eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Mehrtägige auswärtige Tätigkeit, d. h. 24-stündige Abwesenheit: 28 Euro
• Anreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro
• Abreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und vorhergehender Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro

Der Gesetzgeber berücksichtigt bei der Pauschale für Reisekosten über 8 Stunden, dass längere Abwesenheiten auch einen höheren Verpflegungsmehraufwand bedeuten. Daher ist die 14-Euro-Pauschale an diese zeitliche Mindestgrenze geknüpft.

Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand sind eng miteinander verknüpft – insbesondere bei regelmäßigen Dienstreisen. Wer seine Auswärtstätigkeiten systematisch erfasst und die passenden Pauschalen anwendet, kann beides steuerlich optimal geltend machen. Eine saubere Trennung von Unterkunfts-, Fahrt- und Verpflegungskosten ist dabei entscheidend für die korrekte Abrechnung.

Die Reisekostenpauschale 2025 orientiert sich damit weiterhin an den bekannten Verpflegungspauschalen. Es empfiehlt sich jedoch, regelmäßig zu prüfen, ob das Bundesfinanzministerium Anpassungen vorgenommen hat. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Abrechnungen den aktuellen Vorgaben entsprechen.

Werden die Anforderungen für die Auszahlung der Verpflegungspauschale nicht erfüllt, haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern einen mit 25 Prozent pauschal versteuerten Betrag zu gewähren (bspw. für ein Abendessen). Das tritt ein, wenn

• sich der Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte befindet (Dreimonatsfrist).
• die auswärtige Tätigkeit weniger als 8 Stunden andauert.
• der Arbeitgeber nicht über die Abwesenheitszeiten informiert ist.

Erhalten Ihre Arbeitnehmer auf ihrer Reise von Auftraggebern oder Veranstaltern eine Mahlzeit, wird der Verpflegungsmehraufwand wie folgt gekürzt:

Für jedes gezahlte Frühstück müssen 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro) und für jedes Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro) von der Pauschale abgezogen werden.

Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung können Sie als Betriebsausgabe abziehen, wenn Sie sie mit Belegen nachweisen.

• Für Übernachtungsleistungen im Hotelgewerbe gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %.
• Verpflegungsleistungen wie z.B. ein Hotelfrühstück sind hingegen gesondert zu betrachten und mit 19% Umsatzsteuer zu belegen, wenn sie nicht als Nebenleistung zur Übernachtung gehören.
• Die Vorsteuer dürfen Sie aus tatsächlichen Kosten entsprechend ansetzen.

Lassen Sie sich daher vom Hotel zwei Rechnungen ausstellen oder bestehen Sie darauf, dass die unterschiedlich besteuerten Leistungen innerhalb einer Rechnung getrennt aufgelistet werden..

1. Keine Kostenübernahme: Arbeitgeber müssen Übernachtungskosten nicht übernehmen. Mitarbeiter können die Übernachtungskosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.
2. Auszahlung des tatsächlichen Betrags: Übernimmt der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, können diese als Betriebsausgaben deklariert werden. Ein Nachweis der Kosten ist erforderlich.
3. Übernachtungskostenpauschale auszahlen: Arbeitgeber können eine Übernachtungspauschale auszahlen. Die Pauschale variiert je nach Land oder Region. In Deutschland beträgt die Pauschale 20 Euro. Eine aktuelle Liste finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Die Pauschale wird nicht gezahlt, wenn der Mitarbeiter bei Freunden oder in Räumlichkeiten des Geschäftspartners übernachtet.

Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen müssen Sie getrennt ausweisen, da hier meist (kann im Einzelfall abweichen, da umsatzsteuerlich immer die konkrete Leistung einzeln betrachtet werden muss) der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % gilt. Sie dürfen jedoch als Service-Pauschale in einem Sammelposten zusammengefasst werden. Dazu zählen unter anderem:

• Gepäcktransport
• Reinigen und Bügeln von Kleidung
• Parkgebühren
• Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail, WLAN)
• Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen

Existiert nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, müssen Sie die Verpflegung (z. B. das Frühstück) für die Reisekostenabrechnung als Unternehmer herausrechnen. Lässt sich eine Verpflegungspauschale (z. B. Frühstücksabgabe) nicht feststellen, kürzen Sie den Gesamtbetrag um 20 % oder 40 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags (also von 28 Euro). Im Einzelnen bedeutet dies:

• Beim Frühstück wird um 20 % gekürzt, also 20 % von 28 Euro. Das ergibt einen Kürzungsbetrag von 5,60 Euro.
• Beim Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 % gekürzt, also beim Mittagessen bspw. 40 % von 28 Euro. Der Kürzungsbetrag beträgt demnach 11,20 Euro.
• Dasselbe gilt für Service-Pauschalen, in denen Verpflegungskosten, z. B. für das Frühstück, enthalten sind. Die Kürzung erfolgt immer tagesbezogen, maximal bis auf 0 Euro pro Tag.

Für Geschäftsreisen können Sie eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ohne Nachweis geltend machen. Diese Pauschale gilt aber nur, wenn die Dienstreise mit einem Privatfahrzeug getätigt wurde. Für dienstliche Fahrten mit dem Motorrad oder anderen Zweirädern können Sie 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer geltend machen.  

Für Fahrten mit einem Geschäftswagen müssen Sie die exakten Fahrtkosten ermitteln und entsprechend in der Reisekostenabrechnung angeben. Diese Regel gilt auch für Reisekosten, die für öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn) anfallen. Hier setzen Sie ebenfalls die tatsächlich anfallenden Kosten an.

Berücksichtigt werden Hin- und Rückfahrten sowie Fahrten am Zielort. Bei längeren Dienst- und Geschäftsreisen können Sie auch Zwischenheimfahren, also Fahrten zu Ihrem Wohnsitz, als Reisekosten berechnen.

Nutzen Sie ein hochpreisiges Privatfahrzeug für dienstliche Zwecke, kann es sich steuerlich für Sie auszahlen, wenn Sie für Ihre Reisekostenabrechnung anstelle der Kilometerpauschale (0,30 Euro) den individuellen Kilometersatz berechnen - auch wenn die Berechnung etwas aufwendiger ist. Hierfür müssen Sie alle Ausgaben zusammenrechnen, die in einem Jahr bei Ihrem privaten PKW anfallen (Steuer, Versicherung, Reparatur, Wartung, Sprit, Abschreibung, Zinsen). Die anfallenden Gesamtkosten teilen Sie anschließend durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Diesen errechneten Kilometersatz können Sie nun für jeden gefahrenen Kilometer Ihres Privatfahrzeugs in der Reisekostenabrechnung angeben.  

Hier organisieren Sie die Reise selbst und lassen alle Rechnungen, die durch die Reise entstehen, auf Ihren Namen ausstellen. Das heißt, Sie bezahlen die Reisekosten im Voraus, tragen die Kosten in Ihrer Buchhaltung ein und ziehen die Vorsteuer über Ihre Steuererklärung ab. Nach der Reise geben Sie die Auslagen in der Rechnung an Ihre Kunden als gesonderte Position mit an.

Beachten Sie, dass im Steuergesetz der folgende Grundsatz gilt: „Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung“ (UStH § 3.10 Abs. 5). Das heißt, für alle Posten muss der gleiche Steuersatz verwendet werden wie für die Hauptleistung (die selbstständige Tätigkeit). In der Auflistung stehen demnach die Nettobeträge der Reisekosten plus 19 % Umsatzsteuer, da für die selbstständige Leistung in der Regel 19 % Umsatzsteuer anfallen. Wichtig ist hier, dass die Reisekosten als Nettobeträge in die Rechnung mit aufgenommen werden und darauf 19 % Umsatzsteuer und nicht die ermäßigten, im Hotel gezahlten sieben Prozent gezählt werden. Die 19 % Umsatzsteuer werden dann an das Finanzamt abgeführt.

Aufgrund des geringen Aufwands wird diese Option sehr häufig genutzt.

Eine andere Option, die Reisekosten bei dem Auftraggeber einzuholen, ist das Erhöhen der Preise. Das heißt, Sie kalkulieren Ihre Preise so, dass die Spesen einer Geschäftsreise bereits abgedeckt sind.

Sie können allerdings auch eine Spesenpauschale berechnen, die Sie als extra Position in der Rechnung auflisten und mit 19 % Umsatzsteuer berechnen.

Beide dieser Möglichkeiten eignen sich vor allem, weil Selbstständige sich nicht für die tatsächlichen Preise rechtfertigen müssen. Über die Kalkulation, sei es über erhöhte Preise oder eine Spesenpauschale, ist alles Notwendige abgedeckt und der Kunde weiß, was für Kosten auf ihn zukommen.

Als dritte Möglichkeit können Sie vor der Geschäftsreise vereinbaren, dass der Kunde die Reisekosten direkt übernimmt. Das heißt, Sie buchen die Leistungen direkt im Namen des Auftraggebers und geben dessen Daten als Rechnungsempfänger an. Entscheiden Sie sich für diese Option, können Sie jedoch keine Vorsteuer abziehen, da die Adresse Ihres Kunden auf den Rechnungen steht.

Folgendes Beispiel soll die Option verdeutlichen:

Herr Wisowsky (selbstständiger Architekt) reist zu seiner Kundin Frau Martin, um ein Bauprojekt zu besichtigen. Er bucht Hin- und Rückfahrt sowie eine Hotelübernachtung im Namen von Frau Martin, streckt die Kosten vor und schickt Frau Martin im Anschluss die Rechnung. Frau Martin überweist die ausgelegten Reisekosten an Herrn Wisowsky und zieht die Vorsteuer selbst ab. Herr Wisowsky kann die Vorsteuer nicht abziehen, da die Rechnungen nicht auf seinen Namen ausgestellt sind.

Für Selbstständige ist die Abrechnung der Reisekosten sehr aufwendig. Viele Kunden präferieren diese Option, da sie so eine Einsicht in die tatsächlichen Kosten haben und die Vorsteuer abziehen können. Selbstständige selbst haben mit dieser Abrechnung jedoch nur einen Mehraufwand.

Die Reisekostenabrechnung ist ein offizielles Dokument und muss daher bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören:

• Name des Dienstreisenden
• Firmenname
• Zeitraum und Dauer der Reise
• Ziel der Reise
• Zweck der Reise
• Exakte Auflistung der anfallenden Reisekosten und Pauschalen
• Gesamter, für die Vorsteuer relevanter Betrag

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Reisekosten immer zeitnah abrechnen, spätestens im Monat nach der Reise. Bewahren Sie außerdem alle Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente auf, die Ihnen währenddessen ausgestellt werden. So gehen Sie sicher, dass Sie bei der Abrechnung nichts vergessen – und Ihre Buchhaltung bei Reisekosten vollständig und prüfungssicher ist. Am besten führen Sie einen eigenen Ordner, in den Sie alle Belege Ihrer Geschäftsreise aufbewahren.

Sie dürfen die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten für Verpflegung oder Übernachtung ansetzen, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die auf Sie ausgestellt ist und den Umsatzsteuerbetrag enthält (nur bei Rechnungen über 250 Euro).

Häufig übernehmen Kunden die Reisekosten, wie den Aufwand für Bahn- und Flugtickets oder Benzin. Sehr oft verlangen sie dann die Originalbelege als Nachweis und wünschen gleichzeitig, dass die Auslagen in der Rechnung angegeben werden. Grundsätzlich können Kunden die Originalbelege verlangen, Sie als Unternehmer sollten in diesem Fall jedoch darauf achten, dass Sie Kopien der Belege für Ihre Unterlagen anfertigen. Der Nettobetrag der Auslagen kann dann zzgl. Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden.

Grundsätzlich sollten Sie, wie bei Rechnungen auch, alle Belege und Quittungen sorgfältig verwahren. Geht aber doch einmal ein Dokument verloren, ist die Abrechnung von Reisekosten dennoch möglich. Dafür erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass dieser die typischen Merkmale eines Belegs enthält:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Art der Aufwendung
• Datum der Aufwendung
• Betrag
• Grund, warum ein Eigenbeleg ausgestellt wurde (z. B. Verlust)
• Datum und Unterschrift

Das Finanzamt akzeptiert solche Eigenbelege, wenn die Aufwendung einen betrieblichen Nutzen erfüllt und die Höhe der Aufwendungen glaubhaft ist. Beachten Sie zudem, dass bei einem Eigenbeleg kein Vorsteuerabzug durchgeführt werden kann. 

Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen, keine Pauschalen. Sind im Übernachtungspreis Service-Pauschalen oder das Frühstück enthalten, müssen diese Kosten, wie bei den Inlandsreisen, herausgerechnet werden. Für Verpflegungskosten gibt es auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge, die bei der Abrechnung von Reisekosten und Steuern eine wichtige Rolle spielen. Diese variieren jedoch je nach Land. Informieren Sie sich als Unternehmer genau, um in Ihrer Reisekostenabrechnung keine Ungereimtheiten entstehen zu lassen.

Die Auslandspauschalen ab 01. Januar 2025 finden Sie im BMF Schreiben vom 02.12.2024.

Bei Ihrer Reisekostenabrechnung sollten Sie als Selbstständiger außerdem darauf achten, dass die Reisenebenkosten innerhalb Ihrer Betriebskosten angemessen sind. Was angemessen ist, entscheidet Ihr zuständiges Finanzamt. Allerdings hilft Ihnen dabei schon Ihr gesunder Menschenverstand: Ihre Übernachtung in einem Mittelklassehotel wird wahrscheinlich problemlos bewilligt. Wenn Sie allerdings ein hochpreisiges 5-Sterne-Hotel buchen, ist das eher fragwürdig und wird womöglich nicht bewilligt.

Sie sind wieder im Büro angekommen? Dann sollten Sie unbedingt Ihre Geschäftsreise nachbereiten. Neben der korrekten Aufzeichnung aller Reisekosten sollten Sie auch Kontakte pflegen und Folgetermine planen.

Wir haben zeitsparende Tipps für Sie, wie Sie Ihre Geschäftsreisen abrechnen und effizient nachbereiten:

1. Für die Abrechnung der Dienstreise Reisedetails notieren

Damit bei der späteren Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Steuererklärung keine Fragen entstehen – wie „Wann bin ich nochmal abgereist und angekommen?“ –, sollten Sie die Reisedetails Ihrer Dienstreise am besten sofort festhalten. Dazu ein Deckblatt verwenden, ausfüllen, Belege sortieren und anheften. Es müssen nicht immer gekaufte Formulare sein und es besteht keine gesetzliche Formularpflicht.

Wichtig für die steuerlich relevanten Reisekosten sind nur Angaben wie:

• Abreise (Datum und Zeit) zur Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands
• besuchter Ort (eventuell noch besuchte Personen)
• Zweck der Dienstreise

Jetzt nur noch unterschreiben, fertig. So gelingt Ihnen die Abrechnung der Dienstreise, ohne dass Sie zeitaufwendig nach den richtigen und wichtigen Informationen suchen müssen.

2. Neue Kontakte erfassen und pflegen

Mit welchem potenziellen Geschäftspartner, den ich neu kennengelernt habe, möchte ich den Kontakt intensivieren? Speichern Sie Ihre neuen Kontakte im Anschluss an die Reise ab. Prüfen Sie auch auf geschäftlichen Plattformen wie LinkedIn, ob dort Kontakte vorhanden sind. All diese Dinge können Sie bereits auf der Zugfahrt oder im Hotel erledigen. So sparen Sie viel Zeit und halten Ihre Kontakte stets aktuell.

3. Folgetermine planen

Bevor der Geschäftsalltag Sie wieder einholt: Was hat sich durch neue Kontakte in anderen Städten oder den Besuch einer Messe ergeben? Sind E-Mails zu schreiben? Brauchen Sie Folgetermine? Gibt es bereits Aufgaben oder Aufträge zu erledigen? Zur optimalen Planung – sowie zur Datensynchronisation und Arbeit in Gruppen – bietet sich der Google-Kalender an.