GuV-Analyse: Fehlentwicklungen in der Gewinn- und Verlustrechnung erkennen und verhindern

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Zahlen aus dem vorigen Geschäftsjahr. Die Arbeit mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie Lexware buchhaltung kann  auch eine aktuellere GuV liefern. Sinnvoll für die folgenden Überlegungen ist das dann, wenn auch für diese aktuelle Gegenüberstellung von Erlösen und Aufwendungen die  Bewertungen für den Jahresabschluss durchgeführt wurden. Aus der Gegenüberstellung der Erträge und Aufwendungen werden aber nicht nur Gewinn oder Verlust ermittelt. Die einzelnen Posten enthalten auch Informationen, die für die Zukunft des Unternehmens von Bedeutung sind.

Zwei Themen stehen bei einer GuV im Blickfeld: der wirtschaftliche Erfolg (Gewinn oder Verlust) und die Liquidität, also die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens. Alarmzeichen für Fehlentwicklungen offenbaren beide Bereiche. Empfehlenswert ist es, bei der GuV-Analyse die Kennzahlen der  betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) einzubeziehen. Sie erfasst monatlich Zahlen aus der GuV und bietet damit aktuellere Daten.

Den wirtschaftlichen Erfolg in einem Zeitraum zu ermitteln, ist die Hauptaufgabe der GuV. Bei der GuV-Auswertung sollten Sie folgende Posten betrachten:

• Umsatzerlöse
• Veränderungen im Bestand an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
• Materialaufwand (z. B. für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, für bezogene Waren und bezogene Leistungen)
• Personalaufwand (Löhne und Gehälter, soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung)
• Abschreibungen
• Zinserträge und Aufwendungen für Zinsen
• Sonstige Erträge (z. B. aus Beteiligungen, Wertpapieren etc.)
• Sonstige Aufwendungen

Gibt es bei diesen Einzelposten erhebliche Veränderungen gegenüber den Vorjahreswerten, sollten Sie die einzelnen Positionen genauer analysieren. Einige Ansatzpunkte für diese GuV-Analyse wären:

• Umsatzsteigerung bei sinkendem Gewinn: Dies signalisiert höhere Aufwände. Hier lohnt ein Blick auf die Entwicklung der Personal- und Materialkosten. Auf der anderen Seite kann die Umsatzsteigerung durch niedrigere Verkaufspreise erkauft sein.
• Umsatzrückgang bei steigendem Gewinn: Das kann ein Hinweis sein, dass Zinserträge und außerordentliche Erträge den Gewinn erhöhen, während das laufende Geschäft rückläufig ist.
• Umsatzrückgang bei Zunahme an Beständen. Achtung: Hier wird auf Lager produziert, während der Absatz stockt oder die Preise sinken.
• Umsatzsteigerung bei Abnahme der Bestände: Hier werden Lagerbestände verkauft. Möglicherweise fehlen Lagerreserven für einen kommenden Aufschwung.
• Abschreibungen nehmen ab, Umsatz nimmt zu: Dies zeigen abnehmende Investitionen. Hier sollten Sie prüfen, wie sich das Anlagevermögen entwickelt.

Eine alte Kaufmannsweisheit lautet: „Liquidität geht vor Gewinn“, oder populär ausgedrückt: Nur Bares ist Wahres! Die Erfahrung zeigt: Sogar wirtschaftlich gesunde Unternehmen mit guter Auftragslage und zukunftsträchtigen Produkten scheitern, weil die Geschäftsleitung bei positiver Umsatz- und Gewinnentwicklung die Zahlungsfähigkeit aus den Augen verloren hat.

Bei gravierenden Liquiditätsengpässen kann schon nach wenigen Wochen das Aus kommen. Deshalb sollten Sie eine solide Liquiditätsplanung erstellen. Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden und Kreditgeber sind selten geduldig, wenn Sie nicht pünktlich zahlen!

In korrelierender Betrachtung von Bilanz und GuV-Analyse können Sie  einige Anhaltspunkte für entstehende Schieflagen erkennen:

• Gewinne steigen, aber auch der Forderungsbestand: Sehen Sie bei der Analyse der GuV, dass Gewinne und Forderungsbestand gleichzeitig steigen, deutet das auf eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden hin. Gegebenenfalls sollten Sie stärker auf die Bonität der Kunden und den Abbau der Forderungen achten (etwa durch Skonto oder besseres Forderungsmanagement).
• Zu hohe Privatentnahmen bei steigendem Gewinn: Entnehmen Sie aus dem Unternehmen zu viel Geld für private Zwecke, sinkt die Liquidität.
• Umsatzsteigerung bei abnehmendem Lagerbestand: Hier besteht das Risiko, dass Sie im kommenden Jahr Ihr Lager wieder aufbauen müssen und dafür hohe Ausgaben notwendig sind.

Alarmsignale für die Liquidität stecken im Bilanzposten „Verbindlichkeiten“. Bei folgenden Ereignissen sollten Sie rasch mit der Bank sprechen und die Finanzierung klären. Unter Umständen müssen Sie prüfen, ob Sie Insolvenz anmelden müssen, um nicht dem Vorwurf der Insolvenzverschleppung ausgesetzt zu werden.

• Überfällige Löhne/Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge,
• unbezahlte Steuerschulden,
• nicht eingelöste Lastschriften und Schecks, nicht durchgeführte Überweisungen durch die Bank,
• Zahlungsrückstände bei Zinsen oder Tilgungen für Bankkredite.

Die Analyse von Gewinn und Verlust gehört zu einer wichtigen Aufgabe der Buchhaltung bzw. zur Führung eines Unternehmens. Daher sollten Sie einige grundsätzliche Fakten zur GuV immer im Hinterkopf haben:

• Die GuV-Analyse ist wiederum ein Teil der Bilanzanalyse und ein fundamentaler Bestandteil des Jahresabschlusses. Daher ist diese Analyse in der Regel ein Mal im Jahr durchzuführen.
• In einem sehr großen Konzern, in dem viel Kapital hin und her fließt ist es sogar sinnvoll, eine Auswertung des GuV monatlich durchzuführen.
• Die GuV-Auswertung ist ein Unterpunkt des Kontos Eigenkapital und fällt unter die Passivseite der Bilanz.
• Es gibt keine explizite Anordnung, wie die Buchhaltung eine GuV-Analyse aufbauen sollte. Lediglich Übersichtlichkeit und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) werden erwartet.
• Im Falle einer Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG, KGaA) kommt hinzu, dass die Darstellung in Staffelform festgeschrieben ist (laut § 275 Abs. 1 HGB).
• Was wiederum für alle Unternehmen gilt, ist die Abbildung nach den Richtlinien des Gesamtkosten- oder des Umsatzkostenverfahrens.
• In der englischen bzw. internationalen Wirtschaftssprache wird die GuV-Analyse als „Profit-Loss-Analysis“ bezeichnet.