Fixkosten senken: Tipps und Tricks

• Immer mehr Automatisierung, mehr Maschinen, weniger Produktionsmitarbeiter, weniger variable Kosten bei Material oder Wareneinsatz.
• Der Wunsch von Kunden nach mehr Vielfalt. Unternehmen müssen kleinere Serien fertigen und/oder mehr Produkte auf Lager halten. Das erhöht die Kosten in Produktion und Lagerhaltung.
• Mehr Aufgaben in der Verwaltung, etwa intensiverer Beratungsbedarf im Vertrieb, Notwendigkeit eines Qualitätsmanagements, flexiblere Logistik oder gesetzliche Anforderungen für die Buchhaltung und den Jahresabschluss.
• Nicht zuletzt weisen immer weniger Kostenarten einen typischen variablen Verlauf auf. Das ist vor allem bei den Fertigungslöhnen der Fall, die heute oft den Gehältern gleichkommen, da Sie bei Produktionsmitarbeitern auch Kündigungsfristen beachten müssen.

Betrachten Sie zunächst alle Fixkosten-Arten und ihre Höhe genauer. Erstellen Sie dazu eine Übersicht, in der Sie sowohl die Fixkosten als auch deren Volumen des aktuellen Jahres und der 2 Jahre zuvor auflisten. Um die Fixkosten zu berechnen, nutzen Sie am besten einen geeigneten Fixkostenrechner wie unseren Excel-Rechner zur Fixkosten-Analyse. So haben Sie die Übersicht im Nu erstellt und sparen – dank hinterlegten Formeln – viel Zeit bei der Berechnung der Fixkosten.

Haben Sie sehr viele Fixkosten-Arten, können Sie mehrere Positionen zu einem Block zusammenfassen: etwa Gehälter, Sozialkosten und andere Aufwendungen für die Mitarbeiter zu "Personalkosten" oder Strom-, Gas- und Wasserkosten zu "Energiekosten". Denn Energie- und Personalkosten sind ein fester Bestandteil der Fixkosten. Gleichzeitig sollten Sie den prozentualen Anteil jeder Kostenart am Gesamtvolumen der Fixkosten ausweisen. Dann erkennen Sie die Anteile einzelner Kostenarten oder -blöcke.

Der Vergleich mit den Vorjahren zeigt Ihnen, wo Kosten besonders stark gestiegen sind. Erst durch die genaue Auflistung erhalten Sie den Überblick, wo Sie Kosten senken können.

Zur Berechnung der Fixkosten wird eine Kostenstellenanalyse erstellt. Dabei können Sie in kleinen Unternehmen und Haushalten auf folgende einfache Formel zurückgreifen:

• Fixkosten = Gesamtkosten – variable Kosten

In größeren Unternehmen ist die Berechnung der Fixkosten allerdings etwas komplexer. Hier kann das sogenannte Schichtkostenverfahren zur Anwendung kommen. Dabei wird im Controlling der Firma die zu erwartende maximale und minimale Leistung und die Gehaltskosten einer Produktionsschicht errechnet:

• Schichtleistung = Maximale Leistung – Minimale Leistung
• Schichtkosten = Maximale Kosten Gehälter – Minimale Kosten Gehälter

Nun werden die Kosten der Schicht durch die Leistung der Schicht geteilt und dadurch die durchschnittlichen Stückkosten berechnet:

• Schichtkosten : Schichtleistung = Stückkosten

Bei den Stückkosten handelt es sich um die Kosten je Stück einer Ware. Indem die Stückkosten mit den produzierten Waren multipliziert werden, können dann die variablen Kosten berechnet werden:

• Produzierte Waren x Stückkosten = variable Kosten

Am Ende werden die errechneten variablen Kosten von den Gesamtkosten abgezogen und das Ergebnis sind die Fixkosten:

• Gesamtkosten – variable Kosten = Fixkosten

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Fixkosten langfristig senken wollen, müssen Sie sich dafür möglichst konkrete Ziele und Termine setzen. Beim Senken der Fixkosten formulieren Sie am besten absolute Ziele, also zum Beispiel die Kosten für Versicherungen von heute 9.000 EUR auf 8.000 EUR bis zum Ende des nächsten Jahres zu senken oder die KfZ-Kosten von 30.000 EUR auf 27.000 EUR vom kommenden Jahr an zu reduzieren. Können Sie sich nicht selbst um die Maßnahmen kümmern, benennen Sie Mitarbeiter, die für das Senken der Fixkosten in einer Sparte verantwortlich sind.

Um konkrete Maßnahmen zur Senkung der Fixkosten zu finden, binden Sie möglichst mehrere Mitarbeiter ein. So erhalten Sie viele Ideen und Vorschläge für Erfolg versprechende Aktivitäten. Außerdem steigern Sie damit die Bereitschaft, aktiv am Senken der Fixkosten mitzuarbeiten und auch unangenehme Entscheidungen mitzutragen, etwa bei der Personalkosten-Senkung.

Viele Selbstständige beginnen ihre Tätigkeit im eigenen Haus oder einem kleinen Büro. Wenn mehr Kunden gewonnen werden, steigt i.d.R. die Anzahl der Kunden, die einen besuchen, es müssen ggf. Schulungen durchgeführt oder Produktpräsentationen vorgenommen werden. Bei der Suche nach den Büroräumen sollte man v.a. darauf achten, dass diese nicht zu groß sind.

Oft wird damit geworben, dass die Miete pro Quadratmeter bei großen Objekten günstiger ist. Größere Flächen haben aber auch höhere Nebenkosten wie Strom, Reinigung oder Abgaben zur Folge. Und Vermieter möchten gerne Verträge mit langen Laufzeiten abschließen. Wer Verträge mit Laufzeiten von z.B. 5 Jahren eingeht, generiert schnell mehr als 30.000 Euro Fixkosten.

Durch Leasing oder Finanzierung entstehen auch beim Firmenwagen häufig hohe Fixkosten. Je größer der Wagen, desto höher die Betriebskosten, wie Benzin, Versicherungen, Steuern, Reparaturen/Wartung. Wer ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke benötigt, sollte sich deswegen überlegen, ob es nicht auch ein preiswertes oder gebrauchtes Mittelmodell sein kann. Vorteil: die laufenden Kosten sind geringer.

Wenn man ein Fahrzeug finanzieren muss, belasten die monatlichen Raten die Liquidität weniger. Um bei Engpässen Probleme zu vermeiden, sollte man statt Leasing mit Kredit finanzieren. Hier besteht häufig die Möglichkeit, bei Engpässen aus dem Vertrag herauszukommen, wenn auch mit Verlusten. Bei Leasing ist eine vorzeitige Auflösung selten möglich. Und man ist nach Vertragsende oft nicht Eigentümer und muss den Prozess erneut durchlaufen.

Steigt das Auftragsvolumen, liegt es nahe, Mitarbeiter einzustellen. Diese Entscheidung muss allerdings gut überlegt werden, denn ein Beschäftigter verursacht Fixkosten, da man ihn oft nur unter Beachtung von Kündigungsfristen entlassen kann (Ausnahme: Bei Betrieben mit weniger als 10 Mitarbeitern besteht kein Kündigungsschutz).

Die Kosten für einen Mitarbeiter beschränken sich außerdem nicht nur auf das zu zahlende Bruttogehalt. Vielmehr fallen Kosten an, wie gesetzliche und tarifliche Sozialabgaben, Aus- und Weiterbildung und Bereitstellung der benötigten Infrastruktur (u.a. EDV, Büro). Zudem haben Mitarbeiter Anspruch auf bezahlten Urlaub und können ausfallen. Faustregel: Mitarbeiter verursachen je Sachverhalt das 1,5 bis 1,8-fache des Bruttogehalts an Kosten.

Steigt das Arbeitspensum, sollte man vor Einstellung eines Mitarbeiters prüfen, ob und welche Arbeiten sich u.U. temporär auslagern lassen. Die Honorare sind zwar höher als die Kosten, die ein Festangestellter für die gleiche Arbeit verursacht. Dafür entstehen die Aufwendungen nur, wenn es tatsächlich Arbeit gibt.

Eine reguläre Arbeitskraft sollte also nur eingestellt werden, wenn absehbar ist, dass das steigende Arbeitsvolumen dauerhaft anfallen wird. Das bedeutet, dass es für mehr als ein- bis anderthalb Jahre hoch bleiben wird. Das kann der Fall sein, wenn man mehrere neue Mandanten akquiriert, mit denen länger laufende Verträge abgeschlossen werden.

Als Unternehmer ist man ständig Risiken ausgesetzt, die beim Eintreten u.U. die Existenz kosten können. Versicherungen helfen, die Risiken zu reduzieren. Einige sind für Unternehmer Pflicht, etwa eine Betriebs- oder Vermögenshaftpflicht (die private Risiken mit absichert), eine Kranken- oder eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Auch eine Gebäudeversicherung bei eigenem Besitz ist zwingend.

Der Abschluss weiterer Policen sollte aber gut überlegt werden, weil den Kosten oft kein adäquater Nutzen gegenübersteht. Auch, wenn man nur wirklich notwendige Policen hat, sollte geprüft werden, ob man die richtigen Anbieter mit einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis gewählt hat. Hier einige Tipps, wie man die Kosten für Versicherungen senken kann:

• Die Kosten für Versicherungen können um etwa 10-20 Prozent reduziert werden, wenn man alle Policen bei einem Anbieter abschließt.
• Auch beim Abschluss mehrjähriger Verträge gibt es oft Ermäßigungen.
• Versicherungsberater oder -makler aus dem Berufsverband bekommen oft günstigere Konditionen von den Versicherungen, weil sie eine Vielzahl potenzieller Kunden repräsentieren.

Ob man richtig und günstig versichert ist, kann man selbst oft nicht zuverlässig prüfen. Auch Vergleichsportale liefern nicht immer eindeutige Antworten, weil z.B. zu viele individuelle Aspekte berücksichtigt werden müssen. In der Praxis hat es sich bewährt, einen Versicherungsmakler oder -berater zu konsultieren.

Makler arbeiten nicht für eine bestimmte Gesellschaft, sondern haben mehrere Policen im Angebot. Sie arbeiten auf Provisionsbasis, daher ist u.U. die Versuchung groß, Verträge zu vermitteln, an denen sie selbst gut verdienen.

Besser ist deshalb oft, sich an Versicherungsberater zu wenden. Diese haben eine gerichtliche Zulassung und beraten wirklich unabhängig. Sie empfehlen nur Versicherungen, die man abschließen sollte, vermitteln aber keine Anbieter. Berater verlangen für ihre Tätigkeit, im Gegensatz zu Maklern, ein Honorar.

Ob der Umsatz reicht, um alle aktuellen Kosten sowie weitere Auszahlungen durch den Geschäftsausbau bezahlen zu können, lässt sich mit einer einfachen Mindestumsatzberechnung erheben. Der Mindestumsatz ergibt sich, indem man die aktuellen Entnahmen (wenn man selbst ein Gehalt bezieht, sollte es bei den Kosten aufgeführt werden, sonst bei den Entnahmen), Vorsorgeaufwendungen, Rücklagen, Investitionen, Tilgungszahlungen, Steuernachzahlungen sowie betriebliche Kosten und den Gewinnwunsch addiert.

Wenn man die aktuellen Zahlen erhoben oder geschätzt hat, kann man im Anschluss die gleiche Aufstellung mit den gestiegenen Werten für z.B. mehr Personal, höhere Tilgungsraten, Leasing oder höhere andere Kosten zusammenstellen. Aus der Differenz von aktuellen und künftigen Werten ergibt sich, um wie viel höher der Umsatz ausfallen muss, wenn man die Kosten bzw. Tilgungsleistungen erhöht.

Für viele Unternehmer wie z. B. Handwerker ist ein Materiallager unverzichtbar. Dafür benötigen sie manchmal ein Betriebsgelände mit einem Lagergebäude. Oft ist die Lagerhaltung jedoch nicht optimiert. Denn viele beschaffen Material, um alles da zu haben. Genau hier liegt aber das Problem. 
Während Sie häufig benötigte Werkstoffe auf Lager haben sollten, ergibt eine pauschale Vorratshaltung nur wenig Sinn. Einerseits bindet ein hoher Lagerbestand wenig gebrauchter Werkstoffe unnötig Kapital. Andererseits können Wertverluste durch Preisveränderungen Rohstoffe zu einem Kostenfaktor ohne Profit machen. Eine umfangreiche Inventur hilft dir, unnötige Lagerbestände zu senken und dadurch bares Geld zu sparen.

Zu den größten Kostenpunkten in Unternehmen zählen die Energiekosten. Je nach Branche fallen diese unterschiedlich hoch aus. Aufgrund der steigenden Strom- und Gaspreise lohnt es sich aber für jeden Unternehmer, die Energiekosten zu senken.
 

Einsparungen erreichen Sie zum einen durch Sparsamkeit, etwa indem Sie Geräte oder Licht ausgeschaltet lassen, wenn Sie diese nicht benötigen. Andererseits können Sie auch durch die Wahl des Strom- oder Gasanbieters Ihre monatlichen Kosten senken. Weiterhin gibt es nachhaltige Energiekonzepte wie Photovoltaik-Anlagen auf dem Dach, mit deren Hilfe Sie Ihre Fixkosten reduzieren.

Nicht auf die Zielgruppe zugeschnittene Online-Ads oder teure Werbeanzeigen in Printmedien können schnell ein Loch in das Werbebudget reißen. Oft werden Maßnahmen umgesetzt, obwohl nicht bewusst ist, ob die Strategie zielführend ist.
 

Ein Grundverständnis von Marketing ist für Unternehmer stets von Vorteil. Schließlich müssen Sie sich selbst vermarkten, um Kunden zu gewinnen. Auf der anderen Seite wissen Sie dann auch besser, welche Maßnahmen und Kanäle für Sie Sinn ergeben. So sparen Sie sich unnötige Werbekosten für Flyer oder Anzeigen, mit denen Sie Ihre Zielgruppe am Ende gar nicht erreichen.

In jedem Unternehmen fallen Bürokosten an. Vom Smartphone über Schreibwaren wie Stifte und Papier bis hin zu Kosten für Geräte wie PC oder Drucker braucht fast jedes Unternehmen zumindest eine gewisse Ausstattung – diese Ausgaben können Sie genauso reduzieren:

• Überlegen Sie sich, welche Geräte Sie wirklich brauchen und wie oft Sie diese benutzen. Sie brauchen sich z. B. keine teure Telefonanlage anschaffen, wenn Sie nur über Ihr Smartphone mit Kunden kommunizieren.
• Drucken Sie nur die Dokumente aus, die Sie in Papierform brauchen, und steigen Sie ansonsten auf ein digitales Büro um. So senken Sie Druckerkosten und schonen gleichzeitig die Umwelt.
• Vergleichen Sie Handytarife und wählen den, der für Ihren Bedarf ausreicht und am wenigsten kostet.