Zusammenfassung
Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Überblick
- Die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine einfache Form der Gewinnermittlung, bei der die Betriebseinnahmen den Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt werden.
- Bei der EÜR gilt stets das Zufluss- und Abfluss-Prinzip, bei dem der Zeitpunkt des Geldflusses entscheidend ist.
- Die EÜR dürfen Unternehmer zur Gewinnermittlung heranziehen, die von der Buchführungspflicht befreit sind. Dazu gehören Selbständige und Kleinunternehmer, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten, sowie Freiberufler.
- Die EÜR wird mithilfe der sog. Anlage EÜR erstellt und über ELSTER an das Finanzamt übermittelt.
- Für etwaige Nachfragen der Steuerbehörden ist es erforderlich alle relevanten Aufzeichnungen lückenlos aufzubewahren.
Definition
Was ist die EÜR?
Bei der EÜR handelt es sich um eine Gewinnermittlungsart, bei der nur eine einfache Buchhaltung gefordert ist. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung bzw. dem Betriebsvermögensvergleich, muss jeder Geschäftsvorfall nur auf einem Konto erfasst werden, entweder als Einnahme oder als Ausgabe.
Vereinfacht ausgedrückt: Bei der EÜR ergibt sich der Gewinn, indem von den Betriebseinnahmen alle Ausgaben einer Periode abgezogen werden. In der Praxis wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung daher auch als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder als Vier-Drei-Rechnung bezeichnet. Für die Gewinnermittlung benötigen Unternehmer bei der Abgabe der Steuererklärung ein separates Formular, die sogenannte Anlage EÜR.
Was ist das Zufluss- und Abfluss-Prinzip?
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden grundsätzlich nur Geldflüsse aufgezeichnet. Dabei spricht man vom Zufluss- und Abfluss-Prinzip, das besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben dem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, in dem der Geldfluss stattgefunden hat bzw. stattfindet. Für Kontobewegungen heißt das konkret:
- bei EC- oder Kreditkartenzahlung ist es der Tag der Zahlung bzw. Abbuchung
- bei Überweisungen ist der Tag der Abbuchung oder Gutschrift relevant
Abgrenzungsbuchungen oder Rückstellungen dürfen bei der EÜR, anders als bei der klassischen Bilanzierung, nicht vorgenommen werden.
Welche Besonderheiten gelten bei der EÜR?
Vom sogenannten Zu- und Abflussprinzip der tatsächlichen Zahlung dürfen Sie bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nur in wenigen Fällen abweichen:
- Kreditkarten: Hier gilt, dass die Zahlung bzw. der Geldabfluss mit der Unterzeichnung des Zahlungsbelegs oder mit Eingabe des PINs erfolgt. Das heißt, dass Käufe mittels Kreditkarte im Dezember noch im Dezember als Aufwendungen berücksichtigt werden, auch wenn die Kreditkartenabrechnung mit der Abbuchung vom Konto erst im Januar des Folgejahres erfolgt. Dieselben Spielregeln gelten bei Zahlung mit EC-Karte.
- Regelmäßig fällige Ein- oder Auszahlungen: z. B. Mieten, Telefon, Darlehenszinsen, Versicherungen, die 10 Tage vor oder nach dem Ende des Wirtschaftsjahres gezahlt werden, ordnen Sie dem Jahr zu, in dem die Ausgaben entstanden sind. Wird etwa die Telefonrechnung für Dezember noch im selben Monat oder bis zum 10.1. des Folgejahres bezahlt, wird die Zahlung dem laufenden Kalenderjahr bzw. Geschäftsjahr zugeordnet, ansonsten dem nächsten Jahr. Darunter fällt auch die Umsatzsteuerzahlung aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember, die bis zum 10. Januar des Folgejahrs fällig und bezahlt wird.
- Abschreibungen: Hier kommt es auf den Anschaffungszeitpunkt und die tatsächliche Verfügbarkeit des Wirtschaftsguts an. Wird z. B. ein PKW kurz vor Jahresende geliefert und der Rechnungsbetrag erst Anfang Januar bezahlt, kann die Abschreibung trotzdem im alten Jahr anteilig angesetzt werden, da als Anschaffungsdatum der Liefertermin gilt. In § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG finden sich weitere Ausnahmen bei der EÜR, die für viele kleine Unternehmen häufig aber weniger wichtig sind.
Was sind die Rechtsgrundlagen der EÜR?
Wesentliche Rechts- bzw. Gesetzesgrundlagen für die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind u. a.:
- § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG (Einkommensteuergesetz): Diese Regelung besagt, dass alle, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, von der EÜR zur Gewinnermittlung Gebrauch machen dürfen.
- § 4 Abs. 4 EStG: Hier wird definiert, was Betriebsausgaben bzw. betrieblich veranlasste Ausgaben sind.
- § 60 Abs. 4 EStDV (Einkommensteuer-Durchführungsverordnung): Er legt fest, dass die EÜR grundsätzlich elektronisch dem Finanzamt zu übermitteln ist.
- § 12 EStG: Hier sind in den Nummern 1 bis 5 die Einkunftsarten aufgeführt, die nicht vom Einkommen abgesetzt werden dürfen. Damit wird geregelt, was zu den privaten und betrieblich veranlassten Ausgaben gehört.
- § 141 AO (Abgabenordnung): Hier wird definiert, wer zur Buchführung verpflichtet ist und eine Bilanz erstellen muss.
Wer muss die EÜR abgeben?
Folgende Berufsgruppen müssen jährlich ermitteln, welchen Gewinn oder Verlust sie erwirtschaftet haben. Die Gewinnermittlung kann entweder mittels Jahresabschlusses mit Bilanz und GuV oder mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfolgen.
- Kleinunternehmer / Kleingewerbe
- Freiberufler
- Einzelunternehmer
Voraussetzung für eine Gewinnermittlung via Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist meist die Kleinunternehmerregelung.
Tipp
Diese Rechtsformen müssen eine Bilanz erstellen
Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG) oder Personengesellschaften (OHG und KG) sind immer im Handelsregister eingetragen und müssen immer eine Bilanz erstellen.
Wer darf eine EÜR erstellen?
Folgende Unternehmer dürfen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung heranziehen:
- Einzelkaufmann mit Eintrag im Handelsregister: Voraussetzung: Sie erzielen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren höchstens 800.000 Euro Umsatz und höchstens 80.000 Euro Gewinn. Überschreiten Sie die Umsatz- oder Gewinngrenze, müssen Sie eine Bilanz erstellen. Das teilt Ihnen das Finanzamt mit.
- Unternehmen ohne Handelsregistereintrag: Voraussetzung: Sie haben höchstens 800.000 Euro Umsatz und höchstens 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.
- Freiberufler: Sie dürfen Ihren Gewinn immer nach den Regeln der EÜR ermitteln, unabhängig von Umsatz und Gewinn. Sie sind Freiberufler, wenn Sieim wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Bereich selbstständig sind. Dies sind z. B. Ärzte, Architekten, Ingenieure, beratende Betriebs- oder Volkswirte, Softwareentwickler, Fotografen, Künstler.
Info
Welche Tätigkeiten gelten als freiberuflich?
Eine genaue Liste der anerkannten freiberuflichen Tätigkeiten finden Sie in § 18 EStG. Sollten Sie Ihre Tätigkeit oder eine Ähnliche nicht in dieser Liste finden, können Sie ein Sachverständigengutachten einholen.
EÜR erstellen: Wie geht das?
Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind grundsätzlich dazu verpflichtet, die standardisierte Anlage EÜR in ihrer Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Dafür benötigen Sie ein Konto bei elster.de. Nachdem Sie sich angemeldet und zertifiziert haben, können Sie auf dem Portal Folgendes tun:
- die Anlage EÜR ausfüllen und elektronisch mit der Steuererklärung ans Finanzamt versenden
- das Formular für das benötigte Steuerjahr herunterladen
- auf Erklärungen und Erläuterungen zum Ausfüllen der EÜR-Formulare zugreifen
Info
Bis wann muss die EÜR abgegeben werden?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist Teil Ihrer Einkommensteuererklärung bzw. Feststellungserklärung, die Sie dem Finanzamt für jedes Geschäftsjahr bis zum 31. Juli des Folgejahres digital übermitteln. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, haben Sie bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres Zeit, um die Anlage EÜR abzugeben.
Beachten Sie diese Sonderregelungen:
Die Abgabefristen für die Einkommensteuererklärung wurden wegen Corona verlängert. Daher gelten für die folgenden Steuerjahre abweichende Abgabefristen:
- Für das Steuerjahr 2022: bis 02.10.2023, mit Steuerberater bis 31.07.2024
- Für das Steuerjahr 2023: bis 02.09.2024, mit Steuerberater bis 02.06.2025
- Für das Steuerjahr 2024: bis 31.07.2024, mit Steuerberater bis 30.04.2026
Durch einen Antrag können Sie auch ohne Steuerberater eine längere Frist erhalten. Hierfür müssen Sie beim Finanzamt nachfragen. Es liegt im Ermessen des jeweiligen Finanzbeamten, ob er Ihnen die Verlängerung gewährt oder nicht.
Was ist die Anlage EÜR?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist Bestandteil der Steuererklärung und ist unter dem Namen „Anlage EÜR“ zu finden.
- In der Anlage EÜR sind detaillierte Angaben zu den Einnahmen und Ausgaben zu machen.
- Zusätzlich gehört zur Anlage EÜR die Anlage AVEÜR bei Einzelunternehmen. Diese ist nichts anderes als ein Verzeichnis, in dem alle Vermögensgegenstände, auch Anlagegüter, Umlauf- und Anlagevermögen, erfasst werden. Das Anlageverzeichnis dient dabei nicht nur zur Erfassung und Darstellung des Betriebsvermögens, sondern auch zur Berechnung der AfA (Abschreibung). Auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) werden in der Anlage AVEÜR erfasst.
- Außerdem gibt es die Anlage SZE. Hier müssen nicht abzugsfähige bzw. begrenzt abzugsfähige Zinsen erfasst werden, wenn diese einen Betrag von 2.050 Euro pro Jahr übersteigen. Zinsaufwendungen werden nur dann unbegrenzt anerkannt, wenn sie mit betrieblichen Investitionen zusammenhängen, wenn also ein Kredit zur Anschaffung von Anlagevermögen aufgenommen wurde. Begrenzt abzugsfähig sind Zinsen dann, wenn sie durch Überziehung des Girokontos entstehen und nicht mit einer Investition zusammenhängen.
- In der Anlage zur EÜR sind zunächst alle Zinsen einzutragen. Die nicht abzugsfähigen Schuldzinsen werden dem Gewinn später hinzugerechnet.
Welche Belege müssen Sie wie aufbewahren?
Um die EÜR richtig und regelkonform auszufüllen, müssen Sie alle Belege lückenlos sammeln und archivieren, aus denen Ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben hervorgehen.
Info
Diese Belege müssen Sie u. a. aufbewahren:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Quittungen
- Kontoauszüge
- Verträge
Sie brauchen diese Belege in der Regel nicht beim Finanzamt einzureichen, müssen sie aber auf Verlangen der Behörde vorweisen. Außerdem sind bestimmte Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erfüllen, wenn auch nicht in der strengen Form, die für eine Bilanzierung und GuV notwendig sind. Folgendes gilt:
- Oft genügen für die EÜR handschriftliche Vorlagen oder mit dem PC erstellte Excel-Listen. Die Aufzeichnungen dienen dazu, die Geschäftsvorfälle besser voneinander zu trennen und nachvollziehbarer zu gestalten.
- Alternativ können die Geschäftsvorfälle auch auf Konten verbucht werden. Wegen der höheren Transparenz ist diese Vorgehensweise in jedem Fall besser und sollte daher unbedingt genutzt werden. Und natürlich gilt auch für die EÜR: Keine Buchung ohne Beleg.
Aufbau der EÜR: Welche Posten werden erfasst?
Die Gewinnermittlung erfolgt nach einem gewissen Schema. In einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind folgende Posten – zum Beispiel mithilfe einer Buchhaltungssoftware –separat aufzeichnen:
- Einkünfte getrennt nach Umsatzsteuersätzen
- Erhaltene Umsatzsteuer
- Private KFZ-Nutzung
- Abschreibungen und Sonderabschreibungen, die für Wirtschaftsgüter in Anspruch genommen werden
- Kosten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Anschaffungskosten 250,01 – 800 Euro netto.
- Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, z. B. Bewirtungen von und Geschenke an Geschäftsfreunde, häusliches Arbeitszimmer.
- Kosten für das Anlagevermögen sowie ggf. für Gesellschaftsanteile, Wertpapiere und Immobilien, mit denen gehandelt wird (Anlageverzeichnis).
- Entnahmen und Einlagen, wenn Sie mehr als 2.050 Euro Schuldzinsen für Kredite ansetzen wollen, die nicht zur Finanzierung von Anlagevermögen dienen. Hierzu muss die Anlage SVE genutzt werden.
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ergibt sich der Gewinn aus der Differenz von der Summe der Einnahmen und Ausgaben inklusive Abschreibungen.
So füllen Sie die Anlage EÜR richtig aus
Im Folgenden wird in den zentralen Punkten skizziert, wie sich das EÜR-Formular für ELSTER hinsichtlich Einnahmen und Ausgaben ausfüllen lässt. Basis ist das Formular für 2023, es kann geringfüge Änderungen zur aktuellen Version geben.
Erste Seite
Auf der ersten Seite des Formulars werden die persönlichen Daten eingetragen, z. B. Name, Steuernummer und Betriebsart.
Zeilen 11-22
Hier werden die Einnahmen Ihres Gewerbebetriebs eingetragen. Die Zeilen zu den Betriebseinnahmen der EÜR-Vorlage als Kleinunternehmer werden mit Brutto-Beträgen eingegeben, wenn man nach UStG nicht umsatzsteuerpflichtig ist. Andernfalls werden in den folgenden Feldern die umsatzsteuerpflichtigen und ggf. umsatzsteuerfreien Netto-Umsätze eingetragen. Hinzu kommen weitere Einnahmen, z. B. die vereinnahmte Umsatzsteuer, die Privatnutzung des PKW oder des Telefons, Verkaufserlöse aus Anlagevermögen oder vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer.
Zeilen 23-59
Hier werden die Betriebsausgaben erfasst. Von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer geben Bruttobeträge an, alle anderen Selbstständigen führen Netto-Werte auf. Zunächst werden die uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben eingegeben, z. B. Waren, Fremdleistungen, Personal, Abschreibungen, Raumkosten, Bewirtung, Reise, Beratung oder gezahlte Vorsteuer-Beträge. In der EÜR finden sich weitere Positionen, so dass keine Aufwendungen vergessen werden können
Zeilen 60-64
In diesen Zeilen tragen Sie beschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Bewirtungsaufwendungen oder Ausgaben für Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner sowie Verpflegungsmehraufwendungen und Aufwendungen für die Tätigkeit in der häuslichen Wohnung (Tagespauschale) ein.
Zeilen 65-70
Hier tragen Sie KFZ- und andere Fahrtkosten ein. Der separate Ausweis soll u. a. verhindern, dass man als Selbstständiger für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb höhere Ausgaben ansetzt als nicht selbstständige Arbeitnehmer. Daher ist zunächst eine Erfassung der betrieblichen KFZ-Kosten (u. a. Leasing, Benzin, Wartung, Reparaturen, Versicherungen, Steuern, Maut) und sonstigen Kosten für Geschäftsreisen (u. a. Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Flugtickets) erforderlich. Abschreibungen und Zinsen werden hier nicht aufgeführt, da diese schon vorher berücksichtigt wurden. Fallen Fahrten zwischen Privatwohnung und Betrieb an, müssen diese separat angesetzt und von den KFZ-Kosten abgezogen werden.
Zeile 81
Wer noch Investitionsabzugsbeträge bilden oder auflösen muss, muss den Gewinn in dieser Zeile entsprechend korrigieren.
Zeile 97
Aus der Differenz aller Betriebseinnahmen und -ausgaben innerhalb der EÜR ergibt sich der steuerpflichtige Gewinn/Verlust, der im Geschäftsjahr erzielt wurde.
Info
So erfassen Sie Rücklagen in der EÜR
Wenn Sie ein Wirtschaftsgut, z. B. ein KFZ mit Gewinn verkaufen, besteht die Möglichkeit, eine Rücklage zu bilden. Den Verkaufserlös müssen Sie erst als Betriebseinnahme in Zeile 18 verbuchen und den Restbuchwert in Zeile 37 erfassen. Das Thema Rücklagen ist komplex und sollte möglichst nicht ohne Hilfe z. B. eines EÜR-Programms oder eines Steuerberaters gelöst werden. Eine Rücklage muss innerhalb von vier Jahren (bei Gebäuden sechs Jahre) in Anspruch genommen werden. Ansonsten ist sie zu verzinsen und gewinnerhöhend aufzulösen.
EÜR mit einer Buchhaltungssoftware oder Vorlage erstellen?
EÜR-Vorlage
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung lässt sich mit einer Vorlage in Excel, einem Vordruck oder einer Software erledigen. Ein Excel-Muster ist jedoch eher für den Anfang zu empfehlen oder wenn Sie Ihre Buchhaltung von einer Steuerkanzlei erledigen lassen. Ein Formular für die EÜR können Sie dann ausgefüllt, zusammen mit Ihren Buchhaltungsdaten, an ihren Steuerberater übermitteln bzw. in die Anlage EÜR des Finanzamts übertragen. Das heißt, der Aufwand ist tendenziell höher, als wenn Sie eine moderne EÜR-Software verwenden.
EÜR-Software
Die einfachste Art, die EÜR rechtssicher zu erstellen und ans Finanzamt zu übermitteln, ist der Einsatz einer EÜR-Software bzw. einer Buchhaltungssoftware. Der Grund: Das Programm füllt die Anlage EÜR automatisiert für Sie aus. Grundlage dafür sind die Einnahmen und Ausgaben, die Sie während des Geschäftsjahres in die Software eingegeben haben. Auch die Übermittlung ans Finanzamt ist per Klick erledigt.
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