Einzelunternehmen vs. GmbH: Die richtige Rechtsform für Selbstständige ohne Mitarbeiter
Gerade in der Anfangsphase bietet es sich für die meisten Freelancer und Selbstständige an, ein Einzelunternehmen zu gründen. Denn das ist schnell und kostengünstig erledigt. Außerdem musst du kein Mindestkapital einbringen und bis zu einem Jahresumsatz von 800.000 Euro bzw. einem Gewinn von 80.000 Euro bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dadurch bleibt der Verwaltungsaufwand für dich überschaubar.
Im Gegensatz dazu bedeutet die Gründung einer GmbH einen größeren Aufwand und mehr Verpflichtungen. Und auch das notwendige Startkapital von 25.000 Euro ist für Einzelkämpfer ein Grund mehr, sich zu Beginn gegen eine GmbH zu entscheiden.
Mit wachsendem Erfolg kann es für dich jedoch sinnvoll sein, eine Gesellschaft zu führen. Insbesondere Haftungsgründe und steuerliche Vorteile sprechen dafür, dein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln. Denn als Einzelunternehmer stehst du wortwörtlich mit deinem Namen hinter deinem Business und haftest mit deinem Privatvermögen.
Wann lohnt es sich, ein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln?
Die Gründe für die Umwandlung in eine Gesellschaft sind unterschiedlich, hängen aber meist mit dem Unternehmenswachstum zusammen. Das ist auch logisch. Je besser dein Business läuft, desto mehr Verpflichtungen kommen auf dich als Einzelunternehmer zu. Steigt zum Beispiel dein Jahresumsatz auf über 800.000 Euro, hast du die Pflicht zur doppelten Buchführung.
Als Einzelunternehmer unterliegst du außerdem der Einkommensteuer. Bei hohen Gewinnen zahlst du also schnell den Spitzensteuersatz von 45 %, während du in der GmbH nur rund 30 % Steuern (15 % Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und 15 % Gewerbesteuer) abführen musst.
Folgende Aspekte sprechen zum Beispiel dafür, dein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln:
- Dein Umsatz und Gewinn sind so hoch, dass du als Einzelunternehmer den Spitzensteuersatz zahlen musst. Es ergeben sich durch die Umwandlung in eine GmbH also steuerliche Vorteile.
- Du möchtest dein Privatvermögen schützen.
- Du planst langfristig den Verkauf deines Unternehmens bzw. möchtest den Bestand durch eine Nachfolge sichern.
- Du möchtest personell wachsen und die Geschäftsführung abgeben.
Achtung
Kapitalertragsteuer bei Dividendenausschüttung
Werden Dividenden an die Gesellschafter einer GmbH ausgeschüttet, fällt zusätzlich die Kapitalertragsteuer (25% + Soli) an.
Checkliste zur Umwandlung deines Einzelunternehmens in eine GmbH
Bevor du dein Einzelunternehmen bzw. dein Gewerbe in eine GmbH umwandelst, solltest du dein Vorhaben aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Das schafft dir einen klareren Blick, ob die Umwandlung für dich sinnvoll ist. Wir haben dir dafür eine praktische Checkliste mit den wichtigsten Fragen zusammengestellt, welche du abarbeiten kannst:
Deine beruflichen Wünsche und Zukunftsplanungen: Was willst du mit deinem Business erreichen? Wohin soll es sich entwickeln?
Steuerliche Faktoren: Ergeben sich durch die Umwandlung steuerliche Vorteile für dich?
Wirtschaftliche Faktoren: Welche Umsatz- und Gewinnentwicklung erwartest du? Wie steigert sich dein Unternehmenswert durch die Umwandlung?
Rechtliche Faktoren: Gibt es Haftungsrisiken, gegen die du dich besser absichern möchtest? Lohnt sich eine Trennung von Inhaber- und Geschäftsvermögen?
Reputation und Kreditwürdigkeit: Steigert die Umwandlung dein Image und deine Kreditwürdigkeit?
Personelle Veränderungen: Sollen weitere Gesellschafter beteiligt oder Mitarbeitende eingestellt werden? Möchtest du die Geschäftsführung an jemand anderen geben?
Nachfolge: Planst du langfristig den Verkauf deines Unternehmens?
Berücksichtigst du alle diese Punkte, erhältst du ein besseres Verständnis dafür, ob sich die Umwandlung für dich lohnt oder nicht. Im Grunde kommt es vor allem darauf an, was du möchtest und wo du dein Unternehmen in Zukunft siehst. Auf der anderen Seite bringt dir die Umwandlung neben steuerlichen Vorteilen auch eine gewisse Sicherheit bei Haftungsfragen.
Wie läuft die Umwandlung vom Einzelunternehmen in eine GmbH ab?
Besitzt du ein Einzelunternehmen, das du in eine GmbH umwandeln möchtest, musst du dieses in die Gesellschaft einbringen. Das bedeutet nichts anderes, als das Einzelunternehmen als Sach- bzw. Stammeinlage in die GmbH zu integrieren. Dafür gibt es zwei Varianten:
Du bringst dein Einzelunternehmen in eine bestehende Gesellschaft ein (Sachkapitalerhöhung).
Es wird eine neue GmbH für diesen Zweck gegründet (Sachgründung).
1. Einbringung des Einzelunternehmens in eine bestehende GmbH
Du möchtest dein Einzelunternehmen in eine bestehende GmbH einbringen? Der laufende Betrieb kann nahtlos integriert werden: Die Gesellschafter der GmbH beschließen zunächst eine Kapitalerhöhung. Anschließend bringst du das Einzelunternehmen als Sacheinlage ein. Zum Abschluss ändert das zuständige Registergericht den Handelsregistereintrag der GmbH entsprechend.
2. Einbringung des Einzelunternehmens in eine neu gegründete GmbH
Die Sachgründung läuft ähnlich ab wie eine Sachkapitalerhöhung. Auch hier wird dein Einzelunternehmen als Sacheinlage in die GmbH eingebracht. Nach der Eintragung der neuen GmbH ins Handelsregister ist dein Einzelunternehmen fortan Teil der Gesellschaft und rechtlich nicht mehr davon abzugrenzen.
Achtung
Eine Sachgründung mit einer UG ist nicht möglich
Eine Ausnahme bildet die UG (haftungsbeschränkt). Ihre Gründung ist ausschließlich als Bargründung möglich, da Sacheinlagen verboten sind. Du kannst dein Einzelunternehmen dementsprechend nicht ohne Weiteres in eine UG umwandeln. Was allerdings z. B. möglich ist: die Veräußerung deines Einzelunternehmens an eine UG.
Werden Verträge automatisch übernommen?
Geschlossene Verträge werden bei der Umwandlung nicht automatisch von der GmbH übernommen. Das heißt, du musst alle bestehenden Verträge und Verbindlichkeiten auf die GmbH übertragen und in einem Einbringungsvertrag auflisten.
Info
Hol dir fachlichen Rat, wenn du dein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandelst
Hol für die Umwandlung auf jeden Fall einen Steuerberater mit ins Boot. Unter Umständen ist auch die Beauftragung eines Fachanwalts für Gesellschaftsrecht sinnvoll. Diese können dir die richtigen Informationen für den geeigneten Zeitpunkt sowie die steuerlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen liefern.
Info
Wie funktioniert die Umwandlung eines Einzelunternehmens zur GmbH in Lexware Office?
Bei der Umwandlung deines Einzelunternehmens in eine GmbH ändern sich wichtige rechtliche und steuerliche Grundlagen – beispielsweise erhältst du eine neue Steuernummer oder Betriebsnummer.
Aus diesem Grund ist in Lexware Office die Einrichtung eines neuen Accounts für die GmbH erforderlich.
So gehst du am besten vor:
- Lege einen neuen Account für deine GmbH an.
- Kündige anschließend den bestehenden Account deines Einzelunternehmens.
Keine Sorge: Deine bisherigen Daten gehen nicht verloren. Der alte Account bleibt im Lesemodus erhalten, sodass du jederzeit auf deine Unterlagen zugreifen kannst. Eine Bearbeitung ist dort jedoch nicht mehr möglich.
Bitte beachte:
Eine direkte Änderung der Rechtsform innerhalb des bestehenden Accounts ist leider nicht möglich. Auch rückwirkende Anpassungen der Firmendaten können nicht vorgenommen werden.
Bei Fragen ist das Lexware Office Support-Team für dich da.
Was kostet die Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH?
Ein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln, kann ganz schön teuer werden. Unter anderem können folgende Kosten anfallen:
- Notarkosten: Der Notar beglaubigt den Gesellschaftsvertrag, den Gründungsbeschluss sowie die Eintragung ins Handelsregister. Das kostet je nach Leistungsumfang zwischen 500 und 900 Euro.
- Eintrag ins Handelsregister: Für die Eintragung erhebt das Registergericht eine Gebühr von 150 Euro.
- Steuerberatung: Wenn du dich für eine GmbH entscheidest, solltest du einen Steuerberater beauftragen, um dich vor Nachzahlungen zu schützen. Je nach Arbeitsaufwand und Kanzlei variieren die Kosten.
- Rechtsberatung: Ein Anwalt für Gesellschaftsrecht unterstützt dich zum Beispiel bei der Einbringung von Vermögenswerten oder Verträgen in die GmbH. Je nach Leistungsumfang entstehen dir dadurch Kosten ab 200 Euro.
Info
Doppelte Buchführung bei GmbHs
Beachte, dass für eine GmbH immer die Pflicht der doppelten Buchführung und damit zur Anfertigung eines Jahresabschlusses mit einer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Wenn du diese Aufgabe an deinen Steuerberater abgibst, kommen mehr Kosten auf dich zu. Außerdem gibt es bei einer GmbH weitere Aspekte, die dein Steuerberater beachten muss – wie z. B. verdeckte Gewinnausschüttungen, verdeckte Einlagen oder Statusfeststellungsverfahren des Gesellschafter-Geschäftsführers, um nur einige zu nennen. Kalkuliere diese also ebenfalls mit ein.
Diese Kosten sollten dir vorab bewusst sein. Umso wichtiger ist es, dass du die Umwandlung nicht im Alleingang, sondern mit der Unterstützung von Fachleuten durchführst.
Welche Steuern fallen für eine GmbH an?
Mit der Umwandlung deines Einzelunternehmens in eine GmbH ändert sich auch die Besteuerung deiner Einnahmen. Während du als Einzelunternehmer auf deine Gewinne Einkommensteuer zahlen musst, fällt für deine GmbH die Körperschaftsteuer an. Natürlich musst du auch weiterhin Gewerbe- und Umsatzsteuer zahlen. Solltest du bisher von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht haben, kommt für dich die Umsatzsteuer neu hinzu.
Die für eine GmbH relevanten Steuern im Überblick:
- Körperschaftsteuer: 15 % + Solidaritätszuschlag
- Gewerbesteuer: mindestens 7 % (festgelegt durch Gemeinde, auch bei Einzelunternehmen schon erforderlich)
- Umsatzsteuer: 19 % bzw. 7 % (ggf. auch schon beim Einzelunternehmen)
Umwandlung überdenken: Ist das Einzelunternehmen für dich doch besser?
Vielleicht kommst du am Ende auch zu dem Schluss, dass das Einzelunternehmen doch die bessere Rechtsform für dich ist. Etwa, weil deine Umsätze bzw. Gewinne stark schwanken und sich die steuerlichen Vorteile der GmbH dadurch langfristig nicht auszahlen oder weil du deine Entscheidungsfreiheit nicht aufgeben möchtest.
Die Vor- und Nachteile eines Einzelunternehmens im Überblick
Bist du dir noch unsicher, ob das Einzelunternehmen oder die Umwandlung in eine Gesellschaft besser ist, hilft dir ein Blick auf die Vor- und Nachteile des Einzelunternehmens:
Vorteile
- Niedrige Gründungskosten
- Maximale Entscheidungsfreiheit
- Einfache Buchführung (bis 800.000 Euro Jahresumsatz bzw. 80.000 Euro Gewinn)
- Kein Mindestkapital notwendig
- Geringere Steuerlast bei niedrigeren Gewinnen
Nachteile
- Keine Haftungsbeschränkung
- Alleinige Verantwortung
- Bilanzierungspflicht bei großen Umsätzen
- Unternehmensbezeichnung muss deinen Namen enthalten
- Spitzensteuersatz bei hohen Gewinnen und dadurch höhere Zahllast als bei GmbH
Dein Fahrplan für die Umwandlung in eine GmbH
Entscheidest du dich dafür, dein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln, solltest du dir eine passende Strategie zurechtlegen und diese umzusetzen. Eine Umwandlung sollte niemals ein Blindflug und gut überlegt sein. Ein Wechsel der Rechtsform kann sonst schnell teuer oder zu einem großen Missverständnis werden.
Achtung
Vorsicht vor Bußgeldern
Du musst das Handelsregister und ggf. das Transparenzregister rechtzeitig informieren, wenn du dein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandelst. Sonst kannst du mit Bußgeldern abgestraft werden.
Zusammenfassung
Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH: Das Wichtigste zusammengefasst
Ein Einzelunternehmen muss langfristig nicht zwangsläufig die passende Rechtsform für dich bleiben.
Eine Umwandlung zur Gesellschaft ist sinnvoll, wenn die steuerlichen Vorteile die zusätzlichen Kosten übersteigen.
Die Haftung einer GmbH ist im Regelfall auf das Unternehmensvermögen begrenzt (außer bei Missachtung der Sorgfaltspflicht).
Die Umwandlung lohnt sich also, wenn du ein erhebliches Privatvermögen besitzt und gleichzeitig dein Betrieb ein enormes Haftungsrisiko hat, das du schützen möchtest.
Die Umwandlung kann durch eine Sachkapitalerhöhung oder als Sachgründung erfolgen.
Eine Gesellschaft bedeutet immer einen höheren Verwaltungsaufwand als ein Einzelunternehmen.
Eine Umwandlung kostet Geld und kann bei Versäumnissen noch teurer werden, da Bußgelder anfallen.
Hol dir daher am besten die Expertise von Fachleuten aus dem Steuer- und ggf. dem Gesellschaftsrecht ein.
