Definition: Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Mit einer Debitorenbuchhaltung managen Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihren Kunden. Es handelt sich um einen speziellen Teil der Buchführung, genauer ist sie ein Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Man spricht in diesem Kontext auch vom unternehmerischen Forderungsmanagement.
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Was bedeutet Debitor?
Ein Debitor ist nichts anderes als ein Schuldner. Es handelt sich um einen Kunden, der Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung kauft. Die Kundenbeziehung zu einem Debitor ist folglich von Forderungen geprägt, die noch beglichen werden müssen. Solche Forderungen unterliegen grundsätzlich einem Ausfallrisiko. Deshalb sollten Sie die Debitoren Ihres Unternehmens über eine separate Finanzbuchhaltung verwalten und überwachen.
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Was ist der Unterschied zwischen Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung?
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ähneln sich in ihrer Grundfunktion, denn beide konzentrieren sich auf die Verwaltung von Rechnungen.
Während die Debitorenbuchhaltung die eingehenden Zahlungen von Kunden überwacht, kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung um die Ausgaben, die das Unternehmen für Waren und Dienstleistungen externer Anbieter tätigen muss.
Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Zentrale Aufgaben sind die Durchführung von Lastschriften und Mahnverfahren. Erfolgreiche Debitorenbuchhaltung ist aber vor allem erfolgreiches Informationsmanagement und beinhaltet auch die Beurteilung des Debitorenrisikos. Umgangssprachlich wird häufig vom Forderungsmanagement gesprochen. Das Forderungsmanagement ist bei näherer Betrachtung jedoch ein deutlich größerer Arbeitsbereich.
Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind vielfältig und teilen sich in mehrere Bereiche auf:
Forderungsmanagement
Als Unternehmer liegt es in Ihrer Verantwortung, stets für genügend finanzielle Mittel – also Liquidität – zu sorgen. Ein Schlüsselelement dabei ist ein straffes Management Ihrer offenen Kundenforderungen. Das Forderungsmanagement behandelt alle Forderungen. Für diese Forderungen müssen Rechnungen erstellt werden.
Das Ziel ist, das Risiko von Zahlungsausfällen so klein wie möglich zu halten. Ihre Buchhaltung spielt dabei eine wichtige Rolle, sie erfasst fällige Zahlungsansprüche und kontrolliert diese wiederkehrend, oft alle ein oder zwei Wochen.
Um in Ihrem Geschäft ein solides Mahnwesen zu etablieren und Zahlungsschwierigkeiten zu vermeiden, sollten Sie auf eine starke juristische Grundlage setzen. Hier einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können:
- Verfassen Sie klar definierte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).
- Sorgen Sie für juristisch einwandfreie Verträge.
- Stellen Sie korrekte und vollständige Rechnungen aus.
Außerdem wird über ein übersichtliches Verfahren festgehalten, welche Forderungen bezahlt wurden und welche nicht.
Informationsmanagement
Über die Kunden werden Informationen gesammelt, um ihr Zahlungsverhalten zu bewerten. Im Grunde geschieht das fast automatisch, da schon das Kaufverhalten und die Einhaltung von Zahlungsfristen, die Nutzung von Skonto oder Zahlungsverzüge Informationen liefern.
Diese Informationen werden im Rahmen des Debitoren-Scorings verwendet.
Ebenso wichtig ist ein detaillierter Überblick über die noch ausstehenden Zahlungen. Mit diesem Wissen um den Zeitpunkt, die Höhe und die Eintrittswahrscheinlichkeit von Zahlungseingängen steuern Sie die Liquidität Ihres Unternehmens und sichern damit wichtige Unternehmensprozesse wie den Einkauf von Material, die Auszahlung von Gehältern oder die Durchführung von Investitionen.
Debitoren-Scoring
Das Debitoren-Scoring analysiert das Zahlungsverhalten und leitet daraus Informationen über die Kreditwürdigkeit (Bonität) von Kunden ab. Das ist wichtig, um langfristig Zahlungsausfälle zu vermeiden. Die Bonität eines Kunden definiert sich aus drei Kategorien:
- Zahlungsverzug: Der Kunde zahlt die offene Rechnung nicht bis zur Frist.
- Zahlungsunfähigkeit: Der Kunde hat nicht die notwendigen finanziellen Mittel, um die Forderung zu begleichen.
- Zahlungsunwilligkeit: Der Kunde weigert sich vorsätzlich, die Rechnung zu bezahlen.
So können Kunden, die öfter in Zahlungsverzug geraten, frühzeitig erkannt werden. Bestimmte Aufträge werden dann nur noch per Vorabzahlung oder direkt an andere Kunden vergeben.
Mahnwesen
Das Mahnwesen wird dann tätig, wenn eine Forderung nicht innerhalb der Frist beglichen wird. Die ersten Mahnungen werden im Rahmen des Mahnwesens selbst verschickt. Bei weiterem Zahlungsverzug kann es aber auch notwendig werden, weitere Maßnahmen zu ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Je nach Verhältnis zum Kunden setzen Debitorenbuchhalter hier verschiedene Maßnahmen ein. Im Rahmen des Mahnwesens werden gerichtliche Mahnverfahren beantragt oder ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Forderung beauftragt. Diese kommen aber in der Regel erst dann zum Einsatz, wenn ein außergerichtliches Mahnverfahren keinen Erfolg zeigt.
Arten von Mahnverfahren
Im Mahnwesen haben Sie verschiedene Möglichkeiten. So können Sie entweder schriftlich oder mündlich mahnen. Sie können außerdem ein automatisiertes Mahnverfahren einrichten.
Schriftliches, dreistufiges Mahnverfahren
Das häufigste Vorgehen in der Debitorenbuchhaltung ist das schriftliche Mahnverfahren in drei Stufen:
- Beim ersten Anschreiben erinnern Sie den Schuldner freundlich an die unbezahlte Rechnung, das vereinbarte Zahlungsziel und setzen eine neue Zahlungsfrist.
- Bleibt diese Mahnung erfolglos, weisen Sie im zweiten Schreiben auf eine letzte Frist hin und machen deutlich, dass bei Nichtzahlung rechtliche Schritte folgen. Dies bedeutet, dass die Forderung an einen Anwalt übergeben wird und es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen kann.
- Sollte der Schuldner auch nach dieser Frist nicht zahlen, ist es ratsam, die Angelegenheit unmittelbar einem Rechtsbeistand oder Inkassodienst zu übergeben.
Mündliches Mahnverfahren
Prinzipiell ist es möglich, auch mündlich zu mahnen. Am Tag der Fälligkeit könnten Sie den Schuldner persönlich auf die ausstehende Forderung hinweisen. Sollte keine Zahlung erfolgen, versenden Sie nach wenigen Tagen (höchstens fünf) eine schriftliche Mahnung. Dieses Schreiben sollte bereits einen konkreten Termin für die Zahlung inklusive Verzugszinsen festlegen und auf die Möglichkeit eines gerichtlichen Mahnverfahrens hinweisen.
Automatisiertes Mahnverfahren
Unternehmen, die viele Kunden haben oder regelmäßig Zahlungen abwickeln, setzen oft auf automatisierte Mahnsysteme. Sobald Zahlungsfristen und Beträge im System hinterlegt sind, sendet die Software automatisch Mahnungen, sobald ein Zahlungstermin überschritten wird. Dies wird besonders häufig im Online-Handel eingesetzt.
Tipp
Erfolgreiches Mahnwesen basiert auf guter Kommunikation
Wenn eine Mahnung erforderlich wird, ist ein verständnisvoller Umgang mit dem säumigen Kunden entscheidend. Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten können Kunden oder Unternehmen finanziell unter Druck stehen. In solchen Fällen ist es ratsam, dass Ihre Buchhaltung das persönliche Gespräch sucht, anstatt eine automatische Mahnung zu versenden.
Eine Lösung, die gemeinsam erarbeitet wird, kann die Kundenbeziehung stärken und ist oft wirtschaftlicher als ein kompletter Forderungsausfall. Indem Sie individuell angepasste Ratenzahlungen oder Zahlungspläne vereinbaren, können Sie die Situation zum Positiven wenden.
Das Debitorenkonto
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Was ist ein Debitorenkonto?
Laut Definition stellt das Debitorenkonto die offenen Rechnungen dar, die ein Schuldner gegenüber dem Unternehmen hat. Jedem Debitorenkonto ist eine Debitorenkontonummer zugeordnet. Diese eindeutige Identifikationsnummer dient dazu, die Konten einzelner Kunden in der Buchhaltung eines Unternehmens genau zu identifizieren und zu verwalten. Mithilfe dieser Nummer ist es möglich, alle Transaktionen, offenen Forderungen und Zahlungseingänge, die einen bestimmten Kunden betreffen, eindeutig diesem zuzuordnen und effizient nachzuverfolgen.
Um offene Forderungen immer gut im Blick zu behalten, werden im Rahmen der Buchhaltung sogenannte Debitorenkonten angelegt. Jeder Schuldner bekommt so ein Debitorenkonto zugewiesen.
Auf dem Debitorenkonto werden alle Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verbucht, die vom entsprechenden Kunden offen sind.
Es ist auch möglich, mehrere Kunden in einem Debitorenkonto zu führen. Dabei spricht man von einer Debitorengruppe. Das ist dann sinnvoll, wenn Kunden beispielsweise miteinander in Verbindung stehen oder Sie nur selten mit ihnen Geschäfte machen. Dann lohnt sich nicht immer ein einzelnes Debitorenkonto.
Debitorenkonten sind besonders wichtig für die Übersichtlichkeit und Organisation offener Forderungen. Zusätzlich dienen sie aber auch dem Mahnwesen als Basis für die Einleitung von Mahnverfahren und dem Debitoren-Scoring als Informationsquelle über das Zahlungsverhalten von Kunden.
Die Führung von Debitorenkonten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, und auch die Verwaltung ist frei gestaltbar.
Vorteile und Zweck der Debitorenbuchhaltung
Die finanzielle Planungssicherheit Ihres Unternehmens kann deutlich verbessert werden, wenn Ausfallrisiken der Finanzbuchhaltung kalkulatorisch ausgedrückt und berücksichtigt werden. Außerdem können die Verluste durch Forderungsausfälle auf diesem Weg verringert oder teilweise sogar ganz vermieden werden.
Die Debitorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Sie den Überblick über alle Kunden behalten. Zudem vereinfacht sie gewisse Abläufe, wenn Sie Ihre Debitoren über ein Debitorenkonto buchen.
So können beispielsweise mit Debitorennummern und Kreditorennummern die Anzahl an Buchungen und Unstimmigkeiten verringert werden.
Die Debitorenkonten vereinfachen die Verbindung von Rechnungen und Zahlungen. Darüber hinaus wird die Informationsbeschaffung erleichtert und somit auch die zukünftige Planung mit bestimmten Kunden.
Was Sie zur Debitorenbuchhaltung wissen müssen
- Mit der Debitorenbuchhaltung werden Forderungen erfasst und verwaltet. Gleichermaßen arbeitet dieser Teilbereich auf die Realisierung von offenen Posten in den Bereichen Lieferungen und Leistungen hin, indem die Mahnstufen mit der Debitorenbuchhaltung ebenfalls verwaltet werden. Es werden die laufenden Geschäftsvorfälle aus dem Kundengeschäft eines Unternehmens bearbeitet. Außerdem ist hier das betriebliche Mahnwesen angesiedelt und Lastschriften werden eingezogen.
- Im Zusammenhang mit Kundenkontakten ist immer das mögliche Ausfallrisiko zu beachten, das bei dem einzelnen Kunden oder der Kundin bei der Forderung gegen ihn oder sie besteht.
- In der Verwaltung der Debitoren wird es deshalb auch darum gehen, die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden vorab festzustellen, um dieses Risiko zu minimieren. Auch verwaltet dieser Bereich der Buchhaltung mögliche Kreditlinien, die Kunden eingeräumt werden.
- Die Debitorenbuchhaltung kann ihre Aufgabe als Forderungsmanagement nur erfüllen, wenn alle Rechnungen, Gutschriften, anderweitige Forderungen sowie Zahlungen – also alle laufenden Geschäftsvorfälle im Debitorenbereich – sorgfältig und vollständig verbucht werden. Die Debitorenbuchhaltung bildet die entsprechenden Geschäftsvorfälle im Forderungsbestand und idealerweise in einer gesonderten Liste offener Posten ab.
- Debitorenkonten sind regelmäßig klassische Kontokorrentkonten. In der Praxis arbeitet man mit Debitorengruppen sowie der Zuweisung gesonderter Debitorenkonten auf einzelne Debitoren.
- Die erwähnte Liste der offenen Posten ist der erste Schritt im außergerichtlichen Mahnwesen, das das Unternehmen ebenfalls im Kontext der Debitorenbuchhaltung betreibt.
- Debitorenforderungen prägen maßgeblich die Bilanzsumme des Unternehmens und den Gewinn oftmals vor Geldzufluss. Auf der anderen Seite wirken hohe Forderungen in der Debitorenbuchhaltung negativ auf die Liquidität ein. Eine gute Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen essenziell.
Debitorenbuchhaltung mit Lexware Office
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Es hilft Ihnen dabei, Ihre Liquidität zu sichern und diese in jedem Augenblick exakt bewerten zu können. Auch die Verbuchung entsprechender Geschäftsvorfälle in die Debitorenbuchhaltung ist mit Lexware Office denkbar simpel und präzise.
Mit einem Klick wirft das Programm eine Mahnung an Ihren Kunden aus, eine weitere elegante Arbeitserleichterung für Ihr Forderungsmanagement.
