Definition: Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Bedeutung des Begriffs Debitorenbuchhaltung lässt sich einfach erklären: Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens ist Teil bzw. ein eigenständiger Bereich der Finanzbuchhaltung und beschäftigt sich mit den offenen Forderungen gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern. Bleibt die Zahlung für eine Ware oder Dienstleistung aus, setzt sich die Debitorenbuchhaltung in Kontakt mit dem Debitor.
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Was bedeutet Debitor?
Debitor bedeutet Schuldner; gemeint ist beispielsweise ein Kunde oder eine Kundin, der bzw. die noch eine offene Rechnung zu begleichen hat. Für jeden Neukunden wird beim ersten Auftrag ein Debitorenkonto angelegt. Dessen Saldo fließt in den Bilanzposten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ein. Unter dem Begriff Kreditor versteht man in der Buchhaltung einen Lieferanten von Waren oder einen Dienstleister.
Arten von Debitorenkonten
Um die ausstehenden Zahlungen von Kunden an das Unternehmen festzuhalten ist ein Debitorenkonto unerlässlich. Im Rahmen der Buchhaltung sind solche Konten in einem Nebenbuch zu führen. Grob gibt es zwei Arten an Debitorenkonten:
- Für jeden Kunden legt die Debitorenbuchhaltung ein eigenes Debitorenkonto an.
- Wenn es sinnvoll ist, können gewisse Debitoren als Debitorengruppe ein Konto teilen.
Dank der Debitorenkonten behalten Debitorenbuchhalter den Überblick über den aktuellen Forderungsbestand. Zahlt der Debitor die ausstehenden Forderungen, werden diese entsprechend auf seinem Debitorenkonto ausgebucht und der Offene Posten aus der Offene-Posten-Liste (OPL) genommen. Dieser enthält die genauen Brutto- und Nettobeträge sowie das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
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Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung – was ist der Unterschied?
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind sich grundsätzlich ähnlich, da beide den Fokus auf zu zahlende Rechnungen legen. So ist die Kreditorenbuchhaltung das Gegenstück der Debitorenbuchhaltung. Hier werden die Rechnungen verwaltet, die das Unternehmen zu zahlen hat. Darunter fallen Waren sowie Dienstleistungen von dritten Unternehmen, beispielsweise die Kosten für Lieferservices oder Bestandteile des angebotenen Produkts. Gerade in Kleinunternehmen werden diese – und viele andere – Aufgaben der Buchhaltung meist von einem einzigen Mitarbeiter erfüllt.
Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Neben der Kontrolle und Buchung von Rechnungen und Gutschriften, beinhaltet die Debitorenbuchhaltung auch:
- das Forderungsmanagement
- die Beurteilung des Debitorenrisikos
- das zielführende Informationsmanagement
- das Mahnwesen des Unternehmens sowie Inkasso
- oder z. B. auch die Überwachung von gewährten Ratenzahlungen.
1. Forderungsmanagement in der Debitorenbuchhaltung
Als Unternehmer müssen Sie dafür sorgen, dass stets eine ausreichende Liquidität vorhanden ist. Wichtiger Grundpfeiler einer Liquiditätsplanung ist ein effizientes Forderungsmanagement. Um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern, zielt das Forderungsmanagement darauf ab, Zahlungsausfälle möglichst gering zu halten. Debitorenbuchhalter legen offene Forderungen im System und sehen sie in regelmäßigen Abständen ein. Alle sieben bis vierzehn Tage überprüfen sie den Status der offenen Forderungen.
Wenn Sie ein funktionierendes Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen, sollten Sie versuchen, Zahlungsausfällen und –verzögerungen vorzubeugen. Das geht am einfachsten durch rechtliche Absicherung im Vorfeld. Einige Beispiele dafür sind:
- Präzise AGBs zu formulieren
- Verträge rechtssicher zu gestalten
- korrekte Rechnungen zu stellen
2. Scoring von Debitoren
Darüber wird im Rahmen der Debitorenbuchhaltung das Debitorenrisiko bzw. die Bonität von Kunden geprüft. Dieses definiert sich aus drei Kategorien:
- Zahlungsverzug: Der Kunde zahlt die offene Rechnung nicht bis zur Frist.
- Zahlungsunfähigkeit: Der Kunde besitzt nicht die finanziellen Mittel, um die Rechnung zu zahlen.
- Zahlungsunwilligkeit: Der Kunde weigert sich vorsätzlich, die Rechnung zu bezahlen.
Buchhalter überprüfen die bisherige Zahlungshistorie (wie z.B. Zahlungseingänge) des Kunden und treffen dadurch Prognosen über die Zahlungsfähigkeit. Um diese Daten effizient zu verarbeiten, ist das gewissenhafte Pflegen der Stammdaten im Debitorenkonten unerlässlich. Ergibt sich aus diesem Scoring ein hohes Debitorenrisiko, sollte das Unternehmen keine Transaktionen mit dem Kunden eingehen oder eine Vorauszahlung verlangen.
3. Vorausschauendes Informationsmanagement
Anhand des Scorings der Debitoren lässt sich ihr Zahlungsverhalten ermitteln. Dieses ist ausschlaggebend für die weitere Geschäftsbeziehung - so helfen die Informationen dabei, die Firmenpolitik gegenüber den Schuldnern anzupassen.
Noch wichtiger ist der fundierte Überblick der offenen Rechnungen: Denn dadurch lässt sich die Liquidität des Unternehmens erfassen und für die Zukunft planen. Denn nur wenn Sie wissen, wann, in welcher Höhe und mit welcher Wahrscheinlichkeit (Ausfallquote) Rechnungen beglichen werden, können Sie:
- Material oder Waren einkaufen
- Gehälter zahlen
- oder Investitionen seriös planen.
4. Effizientes Mahnwesen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung
Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung geht das Forderungsmanagement Hand in Hand mit dem Mahnwesen. Oftmals sammeln die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung also nicht nur wichtige Informationen über die Kunden (wie z. B. deren Zahlungsmoral), sondern übernehmen direkt das Mahnwesen, um Zahlungsausfälle zu verhindern.
Je nach Verhältnis zum Kunden setzen Debitorenbuchhalter verschiedene Möglichkeiten des Mahnverfahrens ein. Diese beginnen zunächst außergerichtlich in mehreren Schritten und münden bei fehlenden Zahlungen in gerichtlichen Maßnahmen.
Schriftliches, dreistufiges Mahnverfahren
Die in der Praxis der Debitorenbuchhaltung am weitesten verbreitete Variante ist das schriftliche, dreistufige Mahnverfahren.
- Im ersten Mahnschreiben sollte der Debitor höflich auf die offene Forderung, das ursprünglich vereinbarte Zahlungsziel sowie auf eine Fristsetzung zur Zahlung hingewiesen werden.
- War die erste Mahnung nicht erfolgreich, sollte dem Debitor in der zweiten Mahnung eine weitere Frist gesetzt werden und nach Ablauf dieser auf ein zwangsweises Verfahren hingewiesen werden. D. h., dass bei Nichtzahlung die Forderung aus der Debitorenbuchhaltung an einen Rechtsbeistand weitergegeben wird und das Ganze in einem gerichtlichen Mahnverfahren endet.
- Hat der Debitor nach Ablauf der Frist des zweiten Mahnverfahrens seine Schulden immer noch nicht bezahlt, empfiehlt es sich, die Forderung direkt an einen Rechtsbeistand oder ein Inkassounternehmen weiterzugeben.
Mündliches Mahnverfahren
Grundsätzlich kann auch mündlich gemahnt werden. So können Sie z. B. am Fälligkeitstag den Schuldner persönlich auf die Forderung ansprechen. Erfolgt daraufhin keine Zahlung, wird nach wenigen (maximal fünf) Tagen ein einziges Mahnschreiben verschickt, das bereits einen Termin mit Verzugszinsen und Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens enthält.
Automatisiertes Mahnverfahren
Gerade Unternehmen mit vielen Kunden oder frequenten Transaktionen bauen auf ein automatisiertes Mahnverfahren. Sind die Zahlungsfristen und Beträge ordentlich im System eingespeichert, verschickt die Software nach der Überschreitung des Fälligkeitsdatums eine direkte Mahnung. Häufig findet das Verfahren beispielsweise im Online-Handel Verwendung.
Tipp
Kommunikation ist der Schlüssel im Mahnwesen
Sollte eine Mahnung nötig sein, ist ein emphatischer Umgang mit dem Schuldner der Schlüssel zum langfristigen Erfolg. Gerade im Kontext von wirtschaftlichen Krisenzeiten sind viele Verbraucher und Unternehmen in einer finanziellen Notlage. Hier greift Ihre Debitorenbuchhaltung statt der automatisierten Mahnung am besten zum persönlichen Gespräch. Denn die gemeinsame Lösungssuche steigert die Kundenbindung und ist eine wirtschaftlichere Alternative zum kompletten Zahlungsausfall. Vereinbaren Sie monatliche Ratenzahlungen oder auf den Kunden abgestimmte Zahlungspläne, um positiv aus der Situation hervorzugehen.
Buchhaltung und Mahnwesen leicht gemacht
Lexware Buchhaltung ist perfekt auf Kleinunternehmen, Freiberufler und Handwerksbetriebe zugeschnitten und garantiert Liquiditätssicherung durch ein automatisch ablaufendes Forderungsmanagement. Damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Hier informieren.
Die Debitorenbuchhaltung anhand eines Beispiels
- Ihr Unternehmen verkauft Stühle und Tische für Büros. Ein Kunde möchte nun seinen neu eröffneten Standort möblieren und beantragt Ihre Ware in hoher Stückzahl.
- Da es sich um einen Neukunden handelt, erstellt Ihre Debitorenbuchhaltung ein Debitorenkonto. Besteht bereits ein Konto, gibt das vorherige Zahlungsverhalten Aufschluss über die Art des Vertrags.
- Der Vertrag wird abgeschlossen, der Kunde zahlt auf Rechnung. Die Möbel treten beim Kunden ein, doch die Forderung bleibt selbst einige Tage nach Überschreitung der Frist unbezahlt.
- Die Debitorenbuchhaltung verschickt Zahlungserinnerungen und informiert den Vertrieb über die aktuelle Situation. Gespräche auf Augenhöhe mit den Schuldnern führen zu keiner Lösung, auch das Angebot einer Ratenzahlung nimmt er nicht wahr.
- Im Anschluss beginnt die Debitorenbuchhaltung nach mehreren Mahnungen mit dem gerichtlichen Mahnverfahren und schaltet einen Anwalt ein.
- Die Zahlungsmoral ist fortgehend im Debitorenkonto vermerkt. In diesem Fall gilt für den Kunden ein hohes Debitorenrisiko – das Unternehmen passt den Umgang an, fordert bei erneuter Beauftragung Vorauszahlungen oder entscheidet sich gegen einen Vertrag mit dem Debitor.
