Zahlungsausfall verhindern: So geht's
Einen Großteil der Zahlungsausfälle kannst du bereits im Vorfeld verhindern – so beispielsweise indem du deinen Kunden keinen "Spielraum" für verspätete oder reduzierte Zahlungen ermöglichst. Das geht am einfachsten durch präzise AGB, eine entsprechende Vertragsgestaltung und vor allem korrekte Rechnungen. Der zweite Baustein ist ein strukturiertes, im Idealfall automatisiertes Mahnwesenbzw. Forderungsmanagement. Dieses sorgt dafür, dass kein Schuldner mehr übersehen wird.
Außerdem solltest du klar festlegen, was mit Kunden geschieht, die auch die dritte Mahnung ignorieren.
Zehn Maßnahmen, um Forderungsausfälle zu vermeiden
Ein leistungsfähiges Mahnwesen zu etablieren, ist gar nicht so einfach. Wir geben dir daher eine umfassende Anleitung mit praktischen Tipps an die Hand, um ausbleibende Zahlungen von Kunden zu vermeiden.
Tipp 1: Vermeide Fallstricke in der Vertragsgestaltung und in den AGB
Viele Verträge enthalten Formfehler oder Ungenauigkeiten, die es einem findigen Schuldner erlauben, Geld zurückzuhalten oder gar nicht zu bezahlen. Achte daher auf exakte, eindeutige und formal richtige Formulierungen sowie Inhalte im Vertrag, den AGB und auf den Rechnungsunterlagen. Bei Musterformulierungen oder -verträgen solltest du in jedem Fall prüfen, ob eventuell einzelne Bestandteile für deinen Zweck angepasst werden müssen, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.
Tipp 2: Dokumentiere alle geschäftlichen Vorgänge
Ebenso wichtig wie der Vertrag selbst sind Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb solltest du alle Lieferungen, Abnahmen, zusätzliche oder später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter oder erbrachte (auch zusätzliche) Dienstleistungen, Service- oder Garantiefälle etc. dokumentieren. Im Zweifel kannst du damit deine erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen – notfalls auch vor Gericht.
Tipp 3: Stelle Rechnungen immer zeitnah und korrekt aus, als Schutz vor Zahlungsausfall
Stelle die Rechnung immer zeitnah, am besten unmittelbar nach der Lieferung/Erbringung der Leistung. Das schont deine Liquidität, und der Kunde hat noch einen frischen Eindruck der von dir erbrachten Leistung, was bei zufriedenen Kunden häufig eine positive Wirkung auf die Zahlungsbereitschaft hat. Wenn du mit einer professionellen E-Rechnung-Software elektronische Rechnungen erstellst, sparst du zusätzlich Zeit sowie Kosten und vermeidest Zahlungsausfälle.
Achte außerdem darauf, dass alle Angaben auf der Rechnung korrekt sind. Das spart zusätzliche Zeit, die sonst für Extra-Korrekturschleifen anfällt.
Tipp 4: Mache Sofortzahlungen attraktiv
Versuche, den Anteil von Sofortzahlungen zu erhöhen, wenn du ausbleibende Zahlungen vermeiden willst. Das lässt sich über die von dir angebotenen Bezahlverfahren (z. B. Zahlung per Paypal oder Google Pay, Einzugsermächtigungen, Lieferung gegen Nachnahme etc.) steuern oder auch über entsprechende Rabatte/Skonto, wodurch Sofortzahlungen für Kunden attraktiver werden und Zahlungsausfall verhindert wird.
Händler, Handwerker oder Dienstleister, die vor allem für Privatkunden arbeiten, sollten prüfen, ob sie die erbrachten Leistungen bargeldlos unmittelbar vor Ort abrechnen können. Damit es nicht später zum Streit kommt, sollte schon im Rahmen der Auftragserteilung klar darauf hingewiesen werden, dass man auf sofortiger Zahlung vor Ort besteht. Dabei sollten dem Kunden die Möglichkeiten genannt werden, die er für die Zahlung nutzen kann.
Tipp 5: Prüfe die Bonität
Bei Neukunden oder Geschäften mit einem besonders großen Auftragsvolumen solltest du die Bonität deiner Kunden vor Vertragsabschluss prüfen. Das geht entweder über diverse Wirtschaftsauskunfteien (z. B. Schufa) oder mit einer entsprechenden Selbstauskunft deines Geschäftspartners (beispielsweise, indem er seine Zahlungsfähigkeit plausibel belegen kann, etwa mit Sicherheiten, eigenen Forderungen etc.).
Bei Unternehmenskunden lohnt sich auch ein Blick ins Insolvenzverzeichnis. Betriebe, die hier gelistet sind, sind zahlungsunfähig. Das Verzeichnis einzusehen, ist eine sinnvolle und einfache Maßnahme, um Forderungsausfälle zu minimieren.
Tipp 6: Etabliere ein festes Forderungsmanagement
Baue ein strukturiertes, mehrstufiges Mahnwesen auf mit festen Fristen, Musteranschreiben und klaren Zuständigkeiten. Scheue dich nicht, als letzten Schritt auch gerichtliche Maßnahmen gegen einen Kunden einzuleiten. Es gibt nämlich Firmen, die damit rechnen, dass insbesondere kleine Unternehmen vor diesem Schritt zurückschrecken.
Tipp 7: Behalte die Kosten im Blick
Die Anwaltskosten orientieren sich im Allgemeinen an dem Wert und der Komplexität des Gegenstands bzw. des Verfahrens. Allerdings kannst du durchaus davon abweichende Vergütungsvereinbarungen mit deinem Anwalt treffen, v. a. wenn du beispielsweise häufig wiederkehrende, sehr ähnlich gelagerte Fälle hast, die wenig Aufwand verursachen. Dann kannst du auch erwarten, dass dein Rechtsanwalt dir sein Honorar genau beziffern kann. Keinesfalls solltest du dich mit vagen Andeutungen oder Schätzungen der Kosten zufriedengeben.
Tipp 8: Handle Zwischenzahlungen aus, wenn du Zahlungsausfälle verhindern möchtest
Beim Auftrags- oder Projektgeschäft ist es ratsam, einen Zahlungsplan zu vereinbaren, in dem Anzahlungen oder Zwischenzahlungen gemäß dem Arbeitsfortschritt festgelegt werden. Auch das beugt Zahlungsausfälle vor.
Tipp 9: Analysiere das Zahlungsverhalten
Lege zumindest von deinen größten/wichtigsten Kunden jeweils ein Profil an, in dem du deren Zahlungsverhalten erfasst. Dank dieses "Frühwarnsystems" kannst du entsprechend reagieren, wenn ein Kunde häufiger auffällig wird. Die Maßnahmen reichen dann von einem freundlichen Gespräch bis zum Kürzen der Kreditlinie.
Tipp 10: Trenne dich von den Unverbesserlichen
Kein Unternehmer verzichtet gern auf Umsatz. Trotzdem solltest du dich im Extremfall nicht scheuen, dich von einem Kunden zu trennen, wenn dieser deine Zahlungen mehrfach oder besonders lange hinauszögert und auch auf entsprechende Bitten nicht reagiert. Beziehe bei der Bewertung einer solchen Situation auch in deine Überlegungen ein, wie viel Aufwand (Zeit, Portokosten für die Mahnung, Anwaltskosten, evtl. Kosten für Zwischenfinanzierung, etc. - ganz zu schweigen von deinen Nerven) der Kunde bei dir verursacht.
Konsequent angewendet, solltest du mithilfe unserer Tipps auch säumige Zahler dazu bewegen können, Rechnungen pünktlich zu begleichen. Insbesondere durch ein leistungsfähiges Forderungsmanagement verhinderst du Zahlungsausfälle zuverlässig.
