Was ist die 1-%-Regelung?
Wenn Sie sich bei der Besteuerung der Privatfahrten mit Ihrem Firmenwagen für die „pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswertes“ (1-%-Regelung oder Bruttolisten-Methode) entscheiden, müssen Sie für die privaten Fahrten monatlich 1 % des inländischen Listenpreises Ihres Dienstwagens inklusive Umsatzsteuer (Bruttolistenpreis) zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerten Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Entnahme (bei Selbstständigen) versteuern.
Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich zur 1-Prozent-Regelung 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises Ihres Firmenwagens pro Kilometer und Monat fällig. Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten (Ausnahme: Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung). Kürzungen dieser Beträge können nicht vorgenommen werden.
Für Arbeitnehmer, nicht jedoch für Unternehmer, ist auch eine tageweise Versteuerung möglich: Der lohnsteuerliche Vorteil wird mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer berechnet. Voraussetzung ist, dass der Dienstwagen an weniger als 180 Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde.
Arbeitgeber können die Lohnsteuer für Fahrten ihrer Mitarbeitenden zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch pauschal entrichten (15 %). Allerdings nur bis zu dem Betrag, für den diese Werbungskosten geltend machen kann.
Der pauschal zu versteuernde Teil berechnet sich mit 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und mit 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer für 15 Arbeitstage im Monat. Dann ist ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich. Aus Vereinfachungsgründen werden für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen bei der Lohnsteuer-Pauschalisierung 15 Fahrtage im Monat (180 Tage im Jahr) angenommen.
Achtung
Für welche Fahrzeuge wird die 1-Prozent-Regelung angewandt?
Die 1-Prozent-Regelung sowie das Fahrtenbuch sind lediglich für Dienstwagen und nicht für reine Privatfahrzeuge relevant.
Der Dienstwagen – Vorteile für Selbstständige
Die Nutzung eines Dienstwagens bringt eine Reihe steuerlicher Vorteile mit sich. So können Sie den gesamten Anschaffungspreis in Form einer Abschreibung über sechs Jahre sowie Steuern und Versicherungskosten für Ihr Fahrzeug steuerlich geltend machen. Da Sie das Fahrzeug allerdings nicht ausschließlich zu betrieblichen, sondern auch zu privaten Zwecken nutzen, werden Sie aus Sicht des Finanzamtes übervorteilt, schließlich werden die gesamten Anschaffungs- und Unterhaltungskosten des Fahrzeuges steuerlich geltend gemacht. Daraus resultiert für Selbstständige ein sogenannter geldwerter Vorteil. Diesen möchte das Finanzamt ausgleichen, indem er in Geld beziffert und wiederum besteuert wird.
Gerade bei der 1-Prozent-Regelung für Selbstständige – Umsatzsteuer spielt auch hier eine wichtige Rolle. Wird das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet und Vorsteuer geltend gemacht, ist bei der Anwendung der pauschalen Versteuerung der private Nutzungsanteil zusätzlich umsatzsteuerlich zu berücksichtigen. Das bedeutet: Auf den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung ist auch Umsatzsteuer abzuführen.
Warum die 1-%-Regelung für Selbstständige oft mit Leasing angewendet wird
Für die Anwendung der 1-Prozent-Regelung als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer ist es unerheblich, ob Sie das Fahrzeug besitzen oder es sich um ein Leasingauto handelt. Üblicherweise müssen Sie auch bei einem Leasingauto die Nebenkosten (Instandsetzungen, Steuer, Vollkaskoversicherung, TÜV, Sprit) selbst bezahlen. Unter Umständen nimmt Ihnen das Leasingunternehmen einen Teil dieser teilweise unwägbaren Kosten ab und rechnet alles für Sie in monatliche Raten um. Dadurch werden die Kosten planbarer und Sie ersparen sich außerdem die Abschreibungen.
Gerade im Bereich Gewerbe-Leasing ist die 1-%-Regelung eine beliebte Methode, da sie eine einfache und pauschale Versteuerung der Privatnutzung ermöglicht. Für viele Selbstständige stellt diese Kombination eine attraktive Lösung dar, um Steuervorteile zu nutzen und gleichzeitig die monatlichen Kosten überschaubar zu halten. Bei der 1-Prozent-Regelung für Einzelunternehmen bietet Leasing somit eine interessante Kombination aus Steuervereinfachung und Liquiditätsvorteilen. Doch welche Vorteile bietet die 1-Prozent-Regelung für Selbstständige konkret? Neben der einfachen Handhabung der Besteuerung stellt sie eine pauschale und damit vergleichsweise unbürokratische Möglichkeit dar, den privaten Nutzungsanteil eines betrieblichen Fahrzeugs zu erfassen – unabhängig davon, ob das Fahrzeug gekauft oder geleast wurde.
Die Vorteile des Leasings liegen weniger in der Anwendung der 1-Prozent-Regelung als in der besseren Liquidität (keine hohe Anschaffungssumme), der stetigen Verfügbarkeit eines neuen Autos sowie der einfachen Abwicklung beim Fahrzeugwechsel. Prüfen Sie aber immer genau die Konditionen des Leasingvertrags, besonders mit Blick auf die Anzahlung, eine etwaige Nachzahlung und die Vorgaben zur Einhaltung der Wartungsintervalle.
Wie funktioniert die-1-Prozent-Regelung bei Selbstständigen ‒ Beispiel
Nehmen wir die 1-Prozent-Regelung für das Firmenauto einmal genauer unter die Lupe. Hierbei handelt es sich um ein pauschales Verfahren, das die Höhe des geldwerten Vorteils durch die private Nutzung eines Dienstwagens nach einem einfachen Schlüssel berechnet. Als Grundlage für die Berechnung dient der Bruttolistenpreis Ihres Dienstwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Dabei wird der vollständig gezahlte Preis berücksichtigt, welcher nicht nur den Pkw selbst, sondern beispielsweise auch eine Sonderausstattung umfasst.
Dieser Gesamtpreis wird anschließend mit dem Faktor 0,01 multipliziert – das berühmt-berüchtigte eine Prozent. Haben Sie Ihr Dienstauto beispielsweise für 30.000 Euro erworben, ergibt sich also ein fiktives zusätzliches Monatseinkommen von 300 Euro, welches versteuert werden muss. In einem Geschäftsjahr erhöht sich in diesem Rechenbeispiel der Gewinn und damit auch anteilig die Steuerlast um 3.600 Euro. Bei der Berechnung des fiktiven Einkommens spielt es übrigens keine Rolle, ob Sie einen Neuwagen gekauft oder geleast haben oder sich für einen Gebrauchtwagen entschieden haben.
Dieses einfache Beispiel der 1-Prozent-Regelung bezieht sich speziell auf Selbstständige und Freiberufler, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen.
Kleine Unterschiede – die 1-Prozent-Regelung für Gesellschaften
Wenn Sie bereits einen Schritt weiter und Geschäftsführer einer Gesellschaft wie einer GmbH oder einer UG sind, gestaltet sich die steuerliche Bewertung ein wenig komplexer. Wichtig für Unternehmer: Die Anwendung der 1-%-Regelung erfolgt zwar auf der gleichen Grundlage, jedoch wird der geldwerte Vorteil anschließend dem zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet. Für die Gesellschaft entsteht dabei ein höherer Gehaltsaufwand, während das Nettogehalt von Ihnen als Geschäftsführer sinkt.
Wann ist die 1-Prozent-Regelung sinnvoll?
Der größte Vorteil der 1-Prozent-Regelung liegt auf der Hand: Da es sich um eine pauschale Berechnung handelt, haben Sie durch die Regelung keine zusätzliche Arbeit mit Papierkram und Bürokratie. Darüber hinaus kann die Regelung als Berechnungsgrundlage des zusätzlichen Einkommens auch finanziell lohnenswert sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie sich für ein Fahrzeug mit einem eher niedrigen Bruttolistenpreis entschieden haben. In diesem Fall fällt nämlich auch die zusätzliche Steuerlast überschaubar aus, während Besitzer von teuren Dienstautos von der Regelung eher benachteiligt werden. Auch dann, wenn Sie Ihren Dienstwagen hauptsächlich für private Zwecke nutzen, ist die Anwendung der 1-Prozent-Regelung vermutlich eine gute Entscheidung.
Info
1-%-Regelung buchen – So geht’s richtig
Die 1-%-Regelung buchen Sie als geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Firmenwagens. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) wird der Betrag als nicht zahlungswirksame Betriebseinnahme erfasst, bei Bilanzierung über Privatentnahme an Erlöse verbucht – inkl. Umsatzsteuer, wenn zuvor Vorsteuer gezogen wurde.
Beispiel:
Bruttolistenpreis 30.000 € → 300 €/Monat als Betriebseinnahme buchen
Wichtig: Auch die Umsatzsteuer ist bei der Firmenwagen-Buchung zu berücksichtigen.
Beispielrechnung: 1-%-Regelung für 1.000 Kilometer im Jahr
| Berechnungswert | Ergebnis |
|---|---|
| Bruttolistenpreis Firmenwagen | 20.000 € |
| 1 % des Bruttolistenpreises | 200 € |
| 200 € * 12 Monate | 2.400 € |
| Entfernung zwischen Wohnung und Firma | 20 km |
| Fahrten zwischen Wohnung und Firma (20*6 [0,03 % von 20.000]) | 120 €/Monat |
| 120 € * 12 Monate | 1.440 € |
| Zusätzliche Lohnsteuer auf (2.400 € + 1.440 €) | 3.800 € |
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung für Selbstständige: Was ist besser?
Die Frage nach der günstigeren Alternative lässt sich nicht pauschal beantworten. In der Praxis nutzen Unternehmer den Firmenwagen für:
- dienstliche Fahrten
- Fahrten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung, z.B. bedingt durch weit voneinander entfernte Wohn- und Arbeitsorte
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, die in die Kategorie geldwerter Vorteil fallen
- private Fahrten, die ebenfalls in die Kategorie geldwerter Vorteil fallen
Als erster Anhaltspunkt lässt sich aber bereits jetzt festhalten, dass bei geringer privater Nutzung das Führen eines Fahrtenbuchs sinnvoller erscheint. Die 1-Prozent-Regelung ist dagegen bei einem hohen Privatnutzungsanteil die bessere Variante.
Info
Steuervergleich: Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung?
Wichtig beim Vergleich von Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung: Selbstständige sollten genau abwägen, welche Methode für sie steuerlich vorteilhafter ist. Statt einer pauschalen Berechnung, wie sie bei der 1-Prozent-Regelung der Fall ist, ist das Fahrtenbuch also exakter und berücksichtigt nur die Fahrten, die Sie tatsächlich privat mit Ihrem Dienstwagen unternommen haben. Sind dies nur wenige, ist das Fahrtenbuch die deutlich günstigere Variante. Dies gilt auch, wenn Sie sich ein Dienstfahrzeug zu einem besonders hohen Bruttolistenpreis gegönnt haben. Auch wenn das Fahrzeug Teil eines Fuhrparks oder einer Flotte ist, sollten Sie auf jeden Fall auf ein Fahrtenbuch zurückgreifen. Nicht zuletzt lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuches auch dann, wenn mehrere Fahrer den gleichen Firmenwagen nutzen, damit eventuelle Verstöße nicht auf den Fahrzeughalter, sondern den tatsächlichen Fahrer zurückgeführt werden können.
Ist das Fahrtenbuch seinen hohen Aufwand wert?
Das Fahrtenbuch klingt im Vergleich zur klassischen 1-Prozent-Regelung für viele Selbstständige nach einer fairen und vor allen Dingen finanziell attraktiven Lösung. Da das Finanzamt verständlicherweise hohe Ansprüche an das Fahrtenbuch stellt, ist seine Führung jedoch auch mit einem erhöhten Aufwand verbunden, welcher wertvolle Arbeitszeit beansprucht. So muss das Fahrtenbuch durchgehend sowie lückenlos geführt und unmittelbar nach jeder einzelnen Fahrt aktualisiert werden. Dabei müssen Informationen wie das Datum, das Reiseziel, der Zweck der Fahrt sowie der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt festgehalten werden. Nicht zuletzt darf das Fahrtenbuch nicht manipulierbar sein, sprich nicht aus losen Blättern oder einer selbst geführten Excel-Tabelle bestehen.
Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig den Arbeitsaufwand so klein wie möglich zu halten, empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Mithilfe einer speziellen Software sorgt es für einen automatischen Eintrag jeder Fahrt und nimmt Ihnen auf diese Weise mühsame Arbeit ab. Bei der Wahl der Software sollten Sie unbedingt auf eine seriöse Lösung zurückgreifen, die den Anforderungen vollständig gerecht wird. Andernfalls kann es sein, dass das Finanzamt Ihr elektronisches Fahrtenbuch nicht akzeptiert und stattdessen doch die 1-Prozent-Regelung als Berechnungsgrundlage Ihrer zusätzlichen Steuerlast nimmt.
Führen eines Fahrtenbuchs
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sich aber durchaus lohnen kann. Sie müssen Ihre Fahrten vollständig erfassen und Belege sammeln.
Erfassung von Fahrten
In einem Fahrtenbuch müssen Sie lückenlos sämtliche Fahrten erfassen, die im vorherigen Abschnitt bereits genannt wurden: Dienstfahrten, Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten.
Zu jeder Fahrt müssen Pflichtangaben gemacht werden, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Zu Beginn und Ende jeder dienstlichen Fahrt müssen Sie folgende Angaben im Fahrtenbuch notieren:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand
- Ziel der Reise
- sollten Sie Umwege gefahren sein, muss die Reiseroute erfasst werden
- Zweck Ihrer dienstlichen Reise
- der aufgesuchte Geschäftskontakt
Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist es ausreichend, die Kilometer im Fahrtenbuch zu vermerken. Bei einem doppelten Wohnsitz müssen Sie die sogenannten Familienheimfahrten als solche erfassen.
Werden auf Dienstfahrten immer die gleichen Kunden besucht, darf eine Kundenliste mit Nummern geführt werden. Dann wird nur die jeweilige Nummer als Reiseziel eingetragen. Von solchen grundsätzlichen Erleichterungen profitieren besonders Berufsgruppen, die ein hohes Fahrtaufkommen haben, beispielsweise Handelsvertreter, Fahrlehrer oder Kurierdienst- und Taxifahrer.
Übrigens: Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Buchform aufweisen.
Nachweis von Kosten
Die tatsächlich entstandenen Kosten müssen durch Rechnungen oder Quittungen nachgewiesen werden. Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten Ihres Autos, der auf Ihre privaten Fahrten entfällt.
Zu den Gesamtkosten gehören nicht nur die Benzinkosten, sondern auch Kosten für Reparaturen, TÜV und Versicherung, aber auch Leasingraten. Dabei ist es unerheblich, ob eine mögliche Instandsetzung auf einen Unfall während einer privaten oder geschäftlichen Fahrt zurückzuführen ist. Bei der Berechnung der Gesamtkosten werden die Aufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer und die Abnutzung, diesogenannte Abschreibung, addiert.
Die jährliche Abschreibung errechnet sich aus den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zuzüglich Umsatzsteuer geteilt durch die voraussichtliche Nutzungsdauer des Autos. Die Nutzungsdauer wird bei einem neuen Auto in der Regel mit sechs Jahren angesetzt. Bei Gebrauchtwagen verkürzt sich die Nutzungsdauer entsprechend dem Alter des Fahrzeugs.
Wechseln zwischen beiden Modellen – so funktioniert es
Nachdem nun alle Vor- und Nachteile von 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch auf dem Tisch liegen, könnte es sein, dass Sie einen Wechsel zu dem jeweils anderen Modell anstreben. Den Wechsel können Sie nicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollziehen. Vielmehr gibt es zwei Gelegenheiten, von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch oder umgekehrt zu wechseln. So ist der Wechsel zwischen beiden Methoden entweder zum Jahresbeginn oder bei Neuanschaffung eines Dienstwagens möglich. Wägen Sie daher bei jeder Gelegenheit ab, ob sich etwas an Ihrem Pkw oder Ihrem Nutzungsverhalten geändert hat, um stets vom passenderen Modell zu profitieren.
Tipp
Fazit: Die 1 %-Regel ist einfach, aber nicht immer die günstigste Lösung!
Der Vorteil der 1 %-Regel gegenüber der Fahrtenbuchmethode liegt auf der Hand: Die Berechnung ist einfach und spart Zeit. Sie brauchen nicht jede Ihrer Fahrten mit dem Firmenwagen einzeln zu erfassen. In vielen Fällen fahren Sie jedoch günstiger, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen.
Förderung für Elektro-Firmenwagen
Unternehmer, die für ihren Betrieb einen Elektrofirmenwagen ohne Kohlendioxidemission kaufen oder leasen, steht seit 1.1.2019 eine steuerliche Vergünstigung zu: Beträgt der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des E-Autos nicht mehr als 70.000 Euro (bis 31.12.2023: 60.000 Euro), darf bei der Ermittlung des Privatanteils der Bruttolistenpreis mit nur einem Viertel berücksichtigt werden.
Wird der Privatnutzungsanteil des Firmenwagens nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, reduzieren sich die Gesamtkosten um drei Viertel der PKW-Abschreibung bzw. der Leasingraten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 und Satz 3 Nr. 3 EStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2019). Diese Steuervergünstigung gilt bis zum 31.12.2030 (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 4 und 5 und Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2019).
Neuregelung 2024: Für reine E-Fahrzeuge, die ab 1.1.2024 angeschafft wurden, profitieren Unternehmer und Arbeitnehmer von dieser besonderen Förderung bis zu einem Bruttolistenpreis von 70.000 Euro (bisher 60.000 Euro).
Achtung
Vergünstigung gilt nicht für Umsatzsteuer
Die Reduzierung des Bruttolistenpreises bzw. der PKW-Abschreibung und der Leasingraten bei den Gesamtkosten des Firmenwagens gilt übrigens nicht bei Ermittlung der Umsatzsteuer für die Privatnutzung. Die Vergünstigung betrifft nur die ertragsteuerliche Behandlung eines betrieblichen E-Fahrzeugs.
Besondere Regelungen für Plug-in Hybride
Bei Plug-in Hybriden muss nur die Hälfte des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung berücksichtigt werden, wenn der Firmenwagen nach der 1-%-Regelung versteuert wird. Bei der Fahrtenbuchmethode gilt, dass die Abschreibung des PKW oder die Leasingkosten nur zu 50 % einbezogen werden müssen. Voraussetzung:
Je nachdem, wann der Hybridwagen gekauft wird, sind zusätzliche Voraussetzungen zu erfüllen, um von den Vergünstigungen zu profitieren:
- Kauf oder Leasing ab 1.1.2019 bis 31.12.2021: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss eine Fahrleistung von mindestens 40 km erreicht werden.
- Kauf oder Leasing ab dem 1.1.2022 bis 31.12.2024: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine des Firmenwagens muss eine Fahrleistung von mindestens 60 km erreicht werden.
- Kauf oder Leasing ab dem 1.1.2025 bis 31.12.2030: Bei ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine muss eine Fahrleistung von mindestens 80 km erreicht werden.
- Die Mindestreichweite ist unbeachtlich, wenn die Kohlendioxidemission bei Kauf oder Leasing eines Fahrzeugs innerhalb dieser Zeiträume 50 g/km nicht übersteigt.
