Quittung schreiben: So gelingt es professionell mit einer Muster-Vorlage
Quittungen sind in manchen Bereichen ein wichtiger Bestandteil von Zahlungsabläufen. Früher noch mussten Verkäufer, Handwerker und Co. regelmäßig diese Belege ausstellen. Heutzutage sind Quittungen wegen moderner Kassensysteme und bargeldlosen Transaktionen nicht mehr so verbreitet.
Definition
Was ist eine Quittung?
Unter einer Quittung versteht man ein schriftliches Dokument, das einen geschäftlichen Vorgang zwischen zwei Parteien belegt. Insofern ist wichtig, diese Belege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist von Quittungen liegt bei 10 Jahren.
Vor allem, wer eine Barzahlung tätigt, kann eine Quittung einfordern. So steht es auch in § 386 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
Sogenannte “schriftliche Empfangsbekenntnisse” sind auf dreierlei Weise wichtig:
- Quittungen sind zum einem der Nachweis, dass die Leistung oder die Ware den Empfänger erreicht hat.
- Sie belegen, dass der Schuldner die Forderung tatsächlich bezahlt hat. Die beiden Parteien sind also “quitt”.
- Auch für das Finanzamt bzw. die Steuererklärung sind Quittungen wichtig: Sie dienen Unternehmen als Beleg für Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Sie sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Wie bei vielen anderen Dokumenten in der Welt der Buchhaltung auch, gibt es beim Erstellen von Quittungen einiges zu beachten, damit sie alle rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.
Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Quittungen, die Sie individuell anpassen und digital ausfüllen können. So sparen Sie sich jede Menge Zeit und können dieses Muster immer wieder nutzen.
Welche Pflichtangaben müssen bei einer Quittung enthalten sein?
Sie wollen oder müssen eine Quittung ausstellen und wissen nicht wie? Sie haben auch keinen Quittungsblock zur Hand? Unser Musterbeispiel hilft ihnen dabei, keine essenziellen Bestandteile zu vergessen und alle nötigen Angaben zu machen. Der Gesetzgeber hat hier klare formale und inhaltliche Punkte formuliert.
Folgende Punkte sollte das Dokument in jedem Fall enthalten:
- Name des Zahlenden
- Name des Zahlungsempfängers
- Art und Menge der Produkte bzw. der Leistung
- Höhe des Bruttopreises in Ziffern und Worten (genaue Centbeträge müssen nicht ausgeschrieben werden. Es reicht der Zusatz “Cent wie oben”)
- aktuell geltender Mehrwertsteuersatz
- ggf. Nettobetrag
- ggf. fortlaufende Quittungsnummer
- Vermerk über den Erhalt der Leistung/Ware
- Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungsempfängers und ggf. Firmenstempel
Unterschreiben muss derjenige, der den Betrag entgegengenommen hat.
Übrigens: Auch bei Privatkäufen können Quittungen nach unserer Vorlage ausgestellt werden. Dann lassen Sie den Punkt zur Mehrwertsteuer einfach unberücksichtigt und streichen ihn weg.
Achtung
Mindestangaben beachten
- Fehlt es an einer der Mindestangaben, so ist eine Quittung nichtig.
- Fehlerhafte Angaben können unter Umständen dazu führen, dass Sie den Vorsteuerabzug beim Finanzamt nicht geltend machen können.
- Solange allerdings alle Anforderungen enthalten sind, kann eine Quittung formlos und handschriftlich auf Papier ausgestellt werden.
- Es ist kein Quittungsblock mit Durchschlagpapier oder eine Vorlage aus dem Internet nötig.
- Sollten Sie als Unternehmer oder Freelancer mit einem Quittungsblock arbeiten, so erhält der Waren-/Leistungsempfänger das Original und der Quittungsaussteller bzw. Zahlungsempfänger die Durchschrift als Kopie.
- Ist der Beleg digital erstellt worden, so können Sie ihn abspeichern und versenden oder doppelt ausdrucken.
Regelungen zur Quittung für Kleinunternehmer
Sind Sie Kleinunternehmer und erreichen eine gewisse Umsatzgrenze nicht, weisen Sie auf Quittungen wie bei Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Sie müssen dann den Hinweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung auf dem Beleg formulieren.
Unterschiede: Rechnung, Quittung, Kassenbon
Fragen Sie sich nun, ob eine Rechnung oder ein Kassenbon Quittungen sind oder als solche verwendet werden können? Tatsächlich gibt es hier eindeutige Unterschiede:
- EineRechnung zeigt nur an, dass eine Forderung besteht. Sie ist kein Beweis für eine geleistete Zahlung.
Ausnahme: Wenn auf der Rechnung der Vermerk “Zahlung erhalten” steht und eine Datumsangabe sowie die Unterschrift des Empfängers vorhanden sind. - Andersherum kann eine Quittung keine Rechnung ersetzen, da dort wichtige Angaben wie vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungs- und Kundennummer fehlen.
Ausnahme: Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro ist grundsätzlich keine Rechnung im eigentlichen Sinne nötig. Hier würde eine Quittung nach unserer Vorlage reichen. Man spricht hier von sogenannten Kleinstbetragsrechnungen. - Kassenbons werden in der Regel nicht als Quittungsersatz anerkannt, auch wenn sie im Sprachgebrauch oft so genannt werden. Es fehlen schlichtweg die erforderlichen Angaben.
