Checkliste zur Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Die Checkliste dient Ihnen zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung durch einen Betriebsprüfer vom Finanzamt. Sie können anhand der Checkliste z. B. die Korrektheit und Vollständigkeit aller notwendigen Belege und Unterlagen sowie der für die Betriebsprüfung relevanten Verträge überprüfen. Ebenso beantworten wir Ihnen organisatorische Fragen vor Beginn der Prüfung:
- Wie lange dauert die Betriebsprüfung und welchen Umfang hat sie?
- Wer darf und muss überhaupt dem Betriebsprüfer Rede und Antwort stehen?
- Welche Kollegen suchen die für die Betriebsprüfung relevanten Belege und Unterlagen heraus?
- Welche Rolle übernimmt Ihre Steuerkanzlei bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung und wann sollte sie dem Betriebsprüfer zur Verfügung stehen?
Für den vereinbarten Termin sollten Sie alle Buchhaltungsunterlagen sortiert und griffbereit haben. Können Sie dem Prüfer nicht alle Unterlagen vorlegen, die er sehen möchte, kann er Ihren Gewinn schätzen oder Ihren Vorsteuerabzug kürzen. Bereiten Sie deswegen mit Hilfe der Checkliste alles vor, was in der Betriebsprüfung Thema werden könnte. So können Sie souverän auf die Anfragen des Prüfers reagieren und ersparen sich Schätzungen oder Strafen für verspätet eingereichte Unterlagen.
Wenn Sie Unterlagen nicht zeitnah finden, kann ein Verzögerungsgeld vom Prüfer festgesetzt werden. Es beträgt mindestens 2.500 Euro und bleibt auch bestehen, wenn Sie die Unterlagen später vorzeigen. Die Checkliste hilft Ihnen, bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung alle nötigen Unterlagen zusammenzusuchen und abzuhaken – denn das letzte, was Sie in der Betriebsprüfung wollen, sind böse Überraschungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Steuerberater eine Kopie der Prüfungsanordnung erhalten hat.
Rechtzeitig auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob sich die finanziellen bzw. steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens regelkonform darstellen. Zu dieser Prüfung kommt ein amtlich bestimmter Betriebsprüfer, der sich vorab anmelden muss und eine bestimmte Vorlauffrist gewähren muss. Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt von der Größe des Betriebs ab. Große Unternehmen werden häufiger geprüft, Kleinunternehmer nur alle 10 bis 20 Jahre. Bei Letzterem entscheidet oft das Zufallsprinzip. Es gibt drei Phasen der Betriebsprüfung, auf die Sie sich vorbereiten können:
Phase 1 – Der Prüfer meldet sich an:
Bevor der Betriebsprüfer des Finanzamtes Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung zuschickt, wird er in der Regel erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine persönlich absprechen und Ihnen mitteilen, wo genau geprüft wird und welchen Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Jahre) die Prüfung betrifft.
Kontrollieren Sie zunächst, ob der Termin auf Unternehmensseite machbar ist. Steht z. B. ein Großauftrag an oder ist der Steuerberater im Urlaub, können Sie Einspruch gegen den Termin einlegen. Gehen Sie dabei jedoch diplomatisch vor. Bitten Sie die Betriebsprüfer zunächst um einen neuen Termin und begründen Sie Ihr Anliegen. Sorgen Sie außerdem für einen abschließbaren Arbeitsraum für den Prüfer des Amtes.
Bis zum postalischen Eingehen der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt könnten Sie bei wissentlichen Unregelmäßigkeiten noch Selbstanzeige einreichen. Wichtig: Selbst bei einer Selbstanzeige sprechen Sie zunächst mit Ihrer Steuerkanzlei. Für eine Straffreiheit müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Bis zum Start der Betriebsprüfung sollten Sie die Unterlagen, Belege und Verträge alle auf Vordermann bringen. Auch hierzu finden Sie Punkte in der Betriebsprüfungscheckliste, die Ihnen in der Vorbereitungsphase als Gedankenstütze dienen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Ort der Betriebsprüfung) können Sie im Extremfall juristisch vorgehen.
Phase 2 – Die eigentliche Prüfung erfolgt:
Legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens genau fest, wer dem Betriebsprüfer oder generell dem Finanzamt Auskünfte erteilen darf und wer nicht. Die Anwesenheit Ihres Steuerberaters und Buchhalters ist sehr zu empfehlen.
Liefern Sie die geforderten Unterlagen immer zeitnah und lassen Sie sich die Feststellungen durch das Finanzamt schriftlich mitteilen.
Mögliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen:
- Der Betriebsprüfer kürzt Ihren Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
- Der Betriebsprüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz Ihres Unternehmens bestimmte Beträge dazu.
- Der Betriebsprüfer setzt ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen. Eine Rückzahlung durch das Finanzamt ist leider ausgeschlossen.
Phase 3 – Schlussbesprechung:
Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, ist es empfehlenswert, eine Schlussbesprechung zu beantragen. Gehen Sie die Checkliste zur Betriebsprüfung noch einmal durch und markieren Sie die strittigen Punkte. So können Sie diese in der Schlussbesprechung erneut aufrollen und diskutieren. Hier kann Ihr Steuerberater Ihnen zur Seite stehen und vielleicht den einen oder anderen Punkt zu Ihren Gunsten entscheiden. Wichtig: Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.
An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Betriebsprüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber oftmals meist aufgeschlossener als der Betriebsprüfer selbst.
In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen und noch nicht aufgelösten) neu aufgerollt und abschließend verhandelt. Hier kann auch die Steuerberatung ihre Kompetenz ins Spiel bringen und so manche Feststellung mit gezielten Argumenten aus dem Weg räumen. Sprechen Sie vor der Schlussbesprechung mit Ihrer Steuerkanzlei über die Strategie im Gespräch mit dem Betriebsprüfer.
