Zusammenfassung
Der Wareneingang im Überblick
- Bevor es zum Wareneingang kommt, müssen Sie die benötigten Roh- oder Hilfsstoffe bestellen.
- Wird die Ware angeliefert, startet der Wareneingangsprozess in 5 Schritten.
- Zum Prozessablauf des Wareneingangs gehören Warenannahme, Wareneingangskontrolle, Erfassung des Warenbestands, buchhalterische Erfassung und Einlagerung der Ware.
- Im Gegensatz zum Warenausgang erhöht der Wareneingang den Bestand in Ihrem Unternehmen.
- Ein korrekt durchgeführter Wareneingang unterstützt Sie in Ihrem Unternehmen bei Qualitätskontrolle und -sicherung.
- Erst nach dem abgeschlossenen Wareneingang können die innerbetriebliche Weiterverarbeitung und schließlich der umsatzgenerierende Verkauf erfolgen.
Definition
Was ist der Wareneingang?
Wareneingang bezeichnet per Definition einen Prozess der Materialwirtschaft. Dieser Prozess wird in Ihrem Unternehmen ausgelöst, sobald Sie Materialien anfordern und diese geliefert werden.
Der Wareneingang beinhaltet folgende Schritte:
- Warenannahme
- kurze Zwischenlagerung
- Überprüfung der gelieferten Ware auf Vollständigkeit und Mängel
- Dokumentation
- Information (extern: an Frachtführer bzw. Lieferanten; intern: an Lager und Buchhaltung)
- interne Weitergabe und Einlagerung der Waren
- Verbuchen auf einem entsprechenden Konto
Sobald der Wareneingang abgeschlossen ist, kann dann die innerbetriebliche Weiterverarbeitung erfolgen.
Wareneingang vs. Warenausgang?
Hier die Unterschiede zwischen Wareneingang und -ausgang und die jeweiligen Aufgaben im Überblick:
| Wareneingang | Warenausgang | |
|---|---|---|
| Zentrale Frage | Welche Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zur Weiterverarbeitung oder -veräußerung nimmt das Unternehmen von außen auf? | Welche Waren, die im Produktionsprozess hergestellt oder zum Weiterverkauf erworben wurden, verlassen das Unternehmen? |
| Charakteristika | Erhöht den Bestand, bindet Kapital | Verringert den Bestand, erzeugt Umsatz |
| Zeitpunkt | Vor dem Produktions- oder Weiterverkaufsprozess | Nach dem Produktions- oder Weiterverkaufsprozess |
| Aufgaben | Eingekaufte Ware auf Qualität und Vollständigkeit hin kontrollieren, Warenannahme und -freigabe, Erfassen der Ware im internen Logistik-System, buchhalterische Erfassung der Waren, Einlagerung | Verschicken der Waren an Kunden oder Bereitstellung zur Abholung, Dokumentation des Ausgangs, Ausstellen und Prüfen der Belege des Warenausgangs (Rechnungen, Lieferscheine) |
Welche Schritte umfasst der Wareneingang?
Der Wareneingangsprozess besteht in der Finanzbuchhaltung aus den folgenden Schritten:
- Warenannahme
- Wareneingangskontrolle
- Erfassung des Warenbestands
- Buchhalterische Erfassung der Ware
- Einlagerung der Ware
1. Warenannahme
In der Warenannahme stellt das anliefernde Unternehmen die Ware bereit. Als Empfänger der Ware prüfen Sie nun die Lieferung zunächst rein äußerlich mithilfe von Warenbegleitpapieren wie:
- Abladebestätigung
- Lieferschein
- Frachtbrief
- Übernahmebestätigung
Geprüft werden je nach Art der Waren und des Unternehmens folgende Aspekte:
- Absender und Empfänger
- Kollianzahl und korrekte Mengen
- Feststellung von Verpackungs- und Transportschäden
Info
Kontrollieren Sie immer Ihre Ware
Sie können Ihre Ware bereits beim Abladen kontrollieren. Die genannten Warenbegleitpapiere werden jedoch erst anschließend inklusive Prüfvermerk übergeben.
2. Wareneingangskontrolle
Auch die anschließende Wareneingangskontrolle ist im Ablauf klar strukturiert:
- Im Bereich Wareneingang wird die Ware stichprobenhaft auf ihre Qualität hin geprüft und nicht Einwandfreies sofort zurückgewiesen.
- Den Lieferschein prüft ein Mitarbeiter auf Vollständigkeit der Bestellangaben und Artikelbezeichnungen.
- Nach der Prüfung und der Dokumentation (z. B. mit Hilfe eines Wareneingangsstempels) informiert der Mitarbeiter den Lieferanten über die ordnungsgemäße Lieferung.
Dieser Schritt im Wareneingangsablauf ist juristisch gesehen sehr wichtig. Denn nach der Bestätigung einer ordnungsgemäßen Lieferung können Sie Reklamationen nur noch unter folgenden Bedingungen durchsetzen:
- Versteckte Mängel wurden vom Lieferanten arglistig verschwiegen.
- Trotz eingehender Kontrolle waren die Mängel nicht festzustellen.
- Die Frist zur Beanstandung muss eingehalten werden.
Tipp: Nutzen Sie für die Wareneingangskontrolle eine Checkliste. So stellen Sie sicher, dass Sie keinen Punkt der Qualitätskontrolle auslassen.
Info
Möglicher Zwischenschritt: Sperrlagerung und Freigabe
Nutzt Ihr Unternehmen ein eigenes Verfahren zur Qualitätssicherung bzw. zum Qualitätsmanagement oder nimmt es bei Auslandslieferungen zollgerechte Abfertigungen vor? Dann wird die Ware in einem (Zoll-)Sperrlager eingelagert. Die Mitarbeiter Ihrer Qualitätssicherung oder des Zolls erteilen dann die Freigabe für den nächsten Schritt.
3. Erfassung des Warenbestands im Lager
An dieser Stelle des Wareneingangsprozesses wird die Ware im Bestand des Unternehmens erfasst und bei Bedarf neu etikettiert. Dieser Schritt erfolgt im Lager über eine Lagersoftware. Ein Barcodescanner kann hierbei eine große Unterstützung sein, da er Artikelart und -anzahl in das Logistiksystem einliest.
Weicht die gelieferte Menge von den Angaben im Lieferschein ab? Dann muss an dieser Stelle die Buchungsmenge korrigiert werden.
4. Buchhalterische Erfassung der Ware
Ein Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung bewertet nun die Waren und bucht sie auf die entsprechenden Konten. Dazu benötigt er die entsprechenden Belege wie Lieferscheine oder Eingangsrechnungen. Diese Dokumentation dient sowohl für interne Zwecke als auch für mögliche Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.
Zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verbuchung finden Sie weiter unten.
5. Einlagerung der Ware
Im letzten Schritt des Wareneingangs wird die Ware eingelagert und auf die entsprechenden Lagerorte verteilt. Hier kommt es auf einen guten Überblick an. Denn für den Produktionsprozess muss Ihr Unternehmen schnell auf die eingelagerten Waren zugreifen können. Andernfalls kommt es zu zeitlichen Verzögerungen in der Produktion und damit entstehen Zusatzkosten oder finanzielle Verluste.
Wareneingang buchen: So geht‘s
Als gewerblicher Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihren Wareneingang aufzuzeichnen – entweder über ein Wareneingangsbuchoder ein Wareneingangskonto. Für die Verbuchung der Ware haben Sie 2 Möglichkeiten:
- Bestandsorientierte Buchführung: sinnvoll bei lagerintensiven Betrieben. Über ein aktives Bestandskonto bzw. Wareneingangskonto schreiben Sie die Zugänge und die Abgänge von Ware durch den Bestand im Lager fort.
- Aufwandsorientierte Buchführung: sinnvoll, wenn die Ware sofort verbraucht wird (wie typischerweise im Handel). Bei dieser Just-in-time-Buchung buchen Sie die Wareneinkäufe mit Einkaufspreisen auf dem Aufwandskonto „Warenaufwand“ im Soll. Der unterstellte sofortige Verbrauch wird im Haben verbucht. Der Saldo ergibt dann in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) den Wareneinsatz.
Warum ist das Thema Wareneingang wichtig für Ihr Unternehmen?
Aus folgenden Gründen sollten Sie sich als gewerblicher Unternehmer mit dem Thema Wareneingang und seinem Prozessablauf vertraut machen:
- Ihr Unternehmen kann nur dann wirtschaftlich handeln, wenn es eingehende Waren kontrolliert und bewertet (und im Fall von Mängeln die Annahme verweigert).
- Der Überblick hilft Ihnen dabei, den Prozess des Wareneingangs zu optimieren und damit Zeit und Geld zu sparen. Im Wareneingangsprozess zeigen sich beispielsweise Engpässe wie zu wenige LKW-Rampen für die Anlieferung, mangelnder Raum, um die Ware abzustellen und einzulagern, fehlende Mitarbeiter und die Notwendigkeit einer Software, um die Waren zu erfassen und verbuchen.
- Durch diesen Überblick behalten Sie außerdem den Bestand im Auge und können Maßnahmen treffen, diesen möglichst gering zu halten und Durchlaufzeiten zu optimieren.
- Die Auseinandersetzung mit einem optimierten Wareneingangsprozess hilft Ihnen dabei, lange und unnötige Kapitalbindung zu vermeiden. Denn unverarbeitete Ware verursacht zunächst Kosten. Umsatz wird erst nach der Weiterverarbeitung realisiert, wenn die Ware verkauft wird.
- Fehler im Endprodukt können Sie vermeiden durch einen konsequent durchgeführten und dokumentierten Wareneingang.
- Sie sind laut § 143 AO zur Aufzeichnung des Wareneingangs verpflichtet, entweder über ein Wareneingangsbuch oder ein Wareneingangskonto.
