Zusammenfassung
Die Zahlungsart Vorkasse im Überblick
- Vorkasse bedeutet die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen vor Lieferung
- Beliebte Zahlungsweise für Unternehmer, besonders in Onlineshops
- Vorteilhaft für den Verkäufer, da der Zahlungsausfall des Kunden/Käufers verhindert werden kann und sie sich durch die Vorkasse absichern
- Nachteil ist, dass die Zahlungsart beim Kunden oft nicht sehr beliebt ist
- Sichere Zahlungsart für den Verkäufer, allerdings nicht für den Käufer
- Geringe Kosten für Unternehmer, im Vergleich zu anderen Zahlungsarten wie Kreditkarte
- Alternative Zahlungsarten sind: Sofortüberweisung, Kreditkarte, PayPal (v.a. online beliebt), Ratenzahlung
Definition
Was bedeutet der Begriff Vorkasse?
Vorkasse (auch Vorauskasse oder Vorauszahlung; engl.: advance payment) bedeutet, dass ein Käufer seine Ware oder Dienstleistung bereits im Vorfeld und nicht erst nach der Lieferung bezahlen muss. In den meisten Fällen erfolgt die Zahlung per Vorkasse dabei unmittelbar nach der Bestellung.
Der Verkäufer versendet erst dann seine Ware beziehungsweise erfüllt seine Dienstleistung erst dann, wenn er das Geld dafür erhalten hat. Damit lässt sich für ihn ein Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall verhindern.
Wo bezahlt man mit Vorkasse?
Per Vorkasse zu zahlen, bietet sich für unterschiedliche Einsatzzwecke an. Das zeigt sich am besten anhand von zwei einfachen Beispielen:
Beispiel 1:
Frau Fischer ist im E-Commerce tätig und betreibt einen kleinen Onlineshop, in dem sie Kuscheldecken aus Alpakawolle verkauft. Die Decken haben einen hohen Einkaufspreis. Deshalb wäre ein Zahlungsausfall für sie mit einem erheblichen Verlust verbunden.
Aus diesem Grund bietet sie ausschließlich die Zahlungsmethoden Sofortüberweisung oder Vorkasse an und verschickt die Ware erst, wenn das Geld tatsächlich auf ihrem Konto eingegangen ist.
Beispiel 2:
Herr Brandt hat sich auf die Herstellung von Spezialteilen für Baumaschinen spezialisiert. Da er weltweit der einzige Anbieter ist, der diese Teile produziert, läuft sein Geschäft vor allem über den Außenhandel.
Er hat sich vor allem aus zwei Gründen bei den Zahlungsbedingungen für Vorkasse entschieden:
Zum einen kann er dadurch das erhöhte Risiko eines Zahlungsausfalls im internationalen Zahlungsverkehr abfedern und zum anderen erhält er dadurch das erforderliche Kapital, um die erforderlichen Materialien für den Bau kaufen zu können.
Wie funktioniert das Bezahlen mit Vorkasse?
Wollen Sie mit Vorkasse Rechnungen begleichen, sind in der Regel nur wenige Schritte erforderlich:
- Schritt 1: Der Käufer bestellt die Ware bzw. die Dienstleistung.
- Schritt 2: Der Verkäufer bestätigt die Bestellung und versendet eine Rechnung an den Käufer.
- Schritt 3: Der Käufer bezahlt die Rechnung. In den meisten Fällen erfolgt die Zahlung per Vorkasse als Überweisung (beispielsweise als SEPA Vorkasse oder PayPal Vorkasse). Vor allem in Onlineshops ist die zweite Option sehr beliebt. Bei persönlichen Geschäften (zum Beispiel bei einer Änderungsschneiderei) kann der Kaufpreis auch unmittelbar in bar bezahlt werden.
- Schritt 4: Der Verkäufer kontrolliert regelmäßig, ob der Käufer den Rechnungsbetrag bereits bezahlt hat.
- Schritt 5: Nachdem der Betrag vollständig entrichtet wurde, erbringt der Verkäufer die entsprechende Leistung (z. B. den Versand der Alpaka-Kuscheldecke oder die Änderung einer Hose in der Schneiderei)
- Schritt 6: Bei einer Vorkasse erfolgt nach der normalen Rechnung, die meist mit der Lieferung der Ware übergeben wird, häufig eine Schlussrechnung. Diese dokumentiert den Gesamtbetrag und verrechnet die Vorkasse. Es werden eventuelle Anpassungen vorgenommen, um sicherzugehen, dass diese Rechnung der tatsächlich erbrachten Leistung entspricht.
Wie lange hat man Zeit, um die Vorkasse zu bezahlen?
Die genauen Regelungen, wie viel Zeit Ihnen bleibt, um die Zahlung der Vorkasse vorzunehmen, sind ungenau. Im Normalfall sollte der Austausch von Waren und Bezahlung zeitgleich erfolgen, und die Waren werden in der Regel erst nach Erhalt der Ware bezahlt. Bei der Vorkasse ist dies jedoch anders: Die Ware wird erst nach dem Eingang der Zahlung versendet und die Rechnung liegt meistens der Ware bei, die zu diesem Zeitpunkt bereits bezahlt sein muss.
Das Prinzip der Vorkasse besagt also, dass die Ware erst versendet wird, wenn die Bezahlung eingegangen ist. Je später Sie die Zahlung ausführen, desto später erhalten Sie die Ware.
Darüber hinaus beeinflusst die Vorkasse gesetzliche Regelungen im BGB, die eigentlich beiden Seiten eines Kaufvertrags ein Zurückbehaltungsrecht einräumen. Normalerweise können Käufer die Zahlung bis zur Überprüfung der Ware zurückhalten. Dies entfällt im Falle der Vorkasse.
Info
Gesetzliche Regelungen für die Vorkasse
Für den Abschluss eines Kaufvertrages gelten die gesetzlichen Regelungen aus dem BGB. Der § 433 sieht dabei eine Kaufabwicklung Zug um Zug vor. Das heißt, der Käufer ist zur Zahlung der Ware erst dann verpflichtet, wenn er die Ware erhält oder eine Dienstleistung erfüllt wurde.
Darüber hinaus gibt es im § 320 das Zurückbehaltungsrecht. Dieses gibt dem Käufer das Recht, die Zahlung so lange zurückzuhalten, bis die Ware wie bestellt ausgeliefert wurde.
Doch eine vertraglich vereinbarte Vorkasse hebelt diese Regelungen aus.
Welche Vor- und Nachteile hat die Zahlungsart Vorkasse für Verkäufer?
Wenn Sie sich als Verkäufer dazu entschließen, Ihr Angebot nur gegen Vorkasse zu liefern, hat das nicht nur Vorteile, sondern zum Teil auch erhebliche Nachteile:
Vorteile der Zahlungsart Vorkasse für Verkäufer:
- Das Risiko eines Zahlungsausfalls entfällt, da der Verkäufer erst liefert, wenn die Rechnung per Vorkasse bezahlt wurde. Dies bietet den Unternehmen eine gewisse Sicherheit, und sie können sich durch die Vorkasse absichern.
- Leistungen können durch die Zahlung vorfinanziert werden. Das ist insbesondere dann nützlich, wenn für die Herstellung der Produkte teure Materialien eingekauft oder bei einer Dienstleistung Honorare oder Löhne bezahlt werden müssen.
- Der zeitliche und finanzielle Aufwand für eine Mahnungentfällt.
- Die Gebühren sind niedriger als bei anderen Zahlungsarten wie beispielsweise Kreditkarten.
- Die Zahlungsart gilt als übersichtlicher, da sie keine Teilzahlungen inkludiert.
Nachteile der Zahlungsart Vorkasse für Verkäufer:
- Die Beliebtheit mit der Zahlungsart Vorkasse Rechnungen zu bezahlen, hält sich bei vielen Kunden in Grenzen. Dadurch wird das eigene Angebot weniger attraktiv und mögliche Aufträge können verloren gehen.
- Durch die Vorkasse können sich die Lieferzeiten verzögern, bis die Zahlung offiziell eingegangen ist. So müssen die Kunden länger auf ihre Bestellungen warten.
- Vielen Kunden fehlt das Vertrauen, eine Vorauszahlung an unbekannte Anbieter vorzunehmen. Zudem sind sie von anderen Onlineshops sicherere Zahlungsmöglichkeiten gewöhnt.
- Im Falle einer Insolvenz des Unternehmens erhalten Kunden ihre Ware nicht. Denn die Vorkasse gilt als Insolvenzmasse und ist nicht erstattungsfähig.
- Die laufende Kontrolle der Zahlungseingänge stellt einen höheren Verwaltungsaufwand dar.
- Bei den Nachteilen ist auch der Ruf der Vorkasse einzuordnen. Dieser ist zwar nicht per se negativ, aber durch die Entwicklung des Online-Handels dennoch mit Vorsicht zu betrachten. Die Vorkasse wird häufig von betrügerischen Onlines-Shops verwendet, die das Geld der Kunden einfordern, bevor die Ware versendet wird. Diese kommt gar nicht oder beschädigt bei den Kunden an. Eine Erstattung der Vorkasse ist oft nicht zu erwarten.
Sicherheit: Wie sicher ist die Bezahlung per Vorkasse?
Für den Verkäufer ist diese Zahlungsart absolut sicher, weshalb Vorkasse gerade für kleinere Onlineshops eine große Bedeutung hat. Wenn der Käufer nicht per Vorkasse Rechnungen bezahlt, erhält er auch nicht die gewünschte Ware oder Dienstleistung.
Für Käufer ist die Zahlungsart Vorkasse allerdings mit einem erheblichen Risiko verbunden, denn das Betrugspotential ist hoch. Es bleibt das Risiko, ob Sie die Ware tatsächlich erhalten oder Sie die Zahlung getätigt haben, ohne eine tatsächliche Lieferung erwarten zu können.
Wie buchen Sie eine Rechnung bei Vorkasse?
Beim Buchen einer Rechnung auf Vorkasse wird der Kontenrahmen SKR 04 verwendet. Hier wird die Zahlung erfasst, die der Kunde im Voraus leistet, bevor die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird.
Die Kosten für Händler bei Vorkasse
Viele Verkäufer entscheiden sich für Vorkasse als Zahlungsart, weil ihnen dadurch vermeintlich keine Kosten entstehen.
Das stimmt auch, denn anders als bei anderen Zahlungsarten wie beispielsweise der Kreditkarte, wo die Händler an das Kreditkartenunternehmen bei jeder Transaktion ein Disagio leisten müssen, fallen bei der Zahlung mit Vorkasse keine Gebühren an.
Allerdings ist dafür der Verwaltungsaufwand enorm hoch. Denn während bei anderen Zahlungsarten nur dann eine Aktion erforderlich ist, wenn es bei der Zahlung zu Komplikationen kommt, muss der Eingang der Zahlung bei der Vorkasse regelmäßig kontrolliert werden. Wird der erforderliche Betrag per Vorkasse nicht bezahlt, muss der Käufer an die Zahlung erinnert werden, damit das Geschäft doch noch zustande kommen kann.
Die Kosten finden sich also unter Umständen indirekt entweder bei den Gehältern für das Personal oder in der Pauschalrechnung der Steuerberatung wieder.
Welche Arten von Vorkasse gibt es?
Bei der Vorkasse wird grundsätzlich zwischen drei unterschiedlichen Arten unterschieden, die im BGB festgehalten sind:
- Gesetzlich zulässige Vorkasse: In bestimmten Branchen wie beispielsweise bei Reiseanbietern oder Anwälten sind die Anbieter per Gesetz dazu berechtigt, eine Anzahlung per Vorkasse zu verlangen. Wenn Sie also beispielsweise ein Reiseveranstalter sind, dürfen Sie bei Vorlage eines gesetzlichen Reisesicherungsscheins 20 Prozent des gesamten Reisepreises als Anzahlung von Ihren Kunden verlangen.
- Vorkasse im Außenhandel: Bei Geschäften im Außenhandel ist es üblich, dass der Käufer die Kaufsumme oder einen prozentualen Anteil davon per Vorkasse tätigt. Der Verkäufer versendet die Ware in diesem Fall erst nach dem Geldeingang. Als Absicherung ist es für den Käufer möglich, eine Anzahlungsgarantie einer Bank zu verlangen. Banken bieten außerdem an, dass Sie eine Anzahlung leisten, die erst bei der Warenübergabe an den Lieferanten ausgezahlt wird.
- Vertraglich vorgesehene Vorkasse: Hierbei handelt es sich um jene Variante, die vor allem in Onlineshops zum Einsatz kommt. Sie wird vor allem bei neuen Kunden angewendet und soll die tatsächliche Zahlung sicherstellen. Für Käufer ist hier Vorsicht geboten. Denn unter den zahlreichen Shops, die ausschließlich diese Methode zur Zahlung anbieten, sind leider auch sehr viele Fake-Shops zu finden. Eine weitere Form sind die Karten für Prepaid-Handys, die ebenfalls durch eine Vorkasse aufgeladen werden.
Welche Alternativen für die Zahlungsart Vorkasse gibt es?
Die Vorkasse bietet Ihnen als Verkäufer zwar das größte Maß an Sicherheit. Das ist allerdings auch mit dem Risiko verbunden, dass potentielle Kunden nicht bei Ihnen kaufen, da sie nicht mit dieser Zahlungsbedingung einverstanden sind. Daher sind Alternativen wichtig, vor allem bei Kunden, die bereits als vertrauenswürdig gelten.
Um das Risiko eines Zahlungsausfalls ein wenig abzufedern und den Kunden eine Alternative zur Vorkasse anzubieten, sind vor allem die folgenden Zahlungsarten geeignet:
- Sofortüberweisung (auch dabei handelt es sich im eigentlichen Sinn um eine Vorauszahlung, jedoch mit Voraussetzung eines Online-Bankings)
- Zahlung per Kreditkarte
- Barzahlung bei Abholung
- Vereinbarung einer Anzahlung
- Zahlung in mehreren Kreditraten (Anbieter wie Klarna übernehmen dabei das volle Kredit- und Betrugsrisiko, verlangen dafür allerdings auch entsprechende Gebühren und können bei Käufern zu negativen SCHUFA-Einträgen führen)
